Szablon zarządzania procesami biznesowymi

Firmy stale się rozwijają i ewoluują. Aby zachować konkurencyjność i utrzymać swoje przedsiębiorstwo w dobrej kondycji, należy udoskonalać również procesy biznesowe. Aktualizacja procesów biznesowych może zająć dużo czasu – jest jednak tego warta. 

Na szczęście szablony zarządzania procesami biznesowymi mogą pomóc w procesie optymalizacji. Zobaczmy, do czego taki szablon może się nam przydać. 

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi? 

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) polega na analizie i optymalizacji procesów biznesowych. W miarę ewolucji firm, używane dotychczas procesy biznesowe tracą na aktualności i stają się niewydajne. BPM pomaga zwiększyć wydajność organizacyjną poprzez aktualizację procesów biznesowych.

Można to porównać do remontu kuchni. Po około 10 latach użytkowania sprzęty kuchenne stają się przestarzałe. Oczywiście mogą nadal działać, ale najprawdopodobniej będą już niewydajne, a przygotowywanie rodzinnych obiadów będzie udręką. Dlatego robisz remont; wymieniasz stare sprzęty na nowe, lśniące i oferujące szereg nowych funkcji. Na tym samym polega zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach – na wymianie przestarzałych procesów na nowe i bardziej wydajne. 

Czym jest szablon zarządzania procesami biznesowymi?

Szablon zarządzania procesami biznesowymi to matryca przeglądu i optymalizacji procesów biznesowych. Jest to punkt wyjścia dla wszystkich ulepszeń procesów biznesowych, ponieważ nakreśla pięć etapów zarządzania procesami biznesowymi – analiza, modelowanie, wdrożenie, monitorowanie i optymalizacja – oraz eliminuje konieczność wykonywania tych samych czynności wstępnych w ramach opracowywania planu zarządzania procesami biznesowymi. 

Największą zaletą szablonów zarządzania procesami biznesowymi jest możliwość ich wielokrotnego wykorzystania, co wpływa na ustandaryzowanie procesu planowania BPM w Twoim zespole. Niezależnie od tego jaki proces biznesowy chcesz zoptymalizować, począwszy od procesów zatrudniania i wdrożenia nowych pracowników po integrację nowych narzędzi lub usprawnienie procedury przeglądu, pierwszym punktem planu optymalizacji procesu może być utworzenie szablonu zarządzania procesami biznesowymi.  

Korzyści z szablonu zarządzania procesami biznesowymi

O ile możliwe jest utworzenie szablonu zarządzania procesami biznesowymi np. w dokumencie Word lub arkuszu Excel, ma to swoje wady. Po pierwsze w takich dokumentach należy ręcznie aktualizować postępy projektu, a po drugie utrudniają one współpracę międzyfunkcyjną. 

Z drugiej strony szablony zarządzania procesami biznesowymi utworzone w narzędziu do zarządzania projektami umożliwiają standaryzację i usprawnienie procesu BPM we wszystkich działach. 

Oto kilka korzyści płynących z korzystania z cyfrowego szablonu zarządzania procesami biznesowymi: 

• Standaryzacja etapów optymalizacji procesów w ramach zespołu lub organizacji 

• Możliwość szybkiego przejścia do optymalizacji procesów po przeprowadzeniu ich analizy  

• Widok nadchodzących zadań i faz projektu w czasie rzeczywistym

• Wizualizacja postępów projektu poprzez pulpity nawigacyjne

• Podgląd dat rozpoczęcia zadań, osób za nie odpowiedzialnych oraz ich statusów 

• Możliwość łatwego dostosowania do potrzeb konkretnego celu projektowego

• Możliwość współpracy z członkami zespołu międzyfunkcyjnego 

• Możliwość załączenia stosownych plików i dokumentów do każdego zadania lub fazy projektu

Co powinien zawierać szablon zarządzania procesami biznesowymi

Ponieważ szablon zarządzania procesami biznesowymi stanowi początek optymalizacji różnych procesów biznesowych, najlepiej aby miał on charakter ogólny. Będzie on wtedy można wykorzystać go przy optymalizacji wielu różnych procesów. 

Rozpocznij od uwzględnienia w szablonie pięciu etapów BPM: analizy, modelowania, wdrożenia (lub wykonania), monitorowania i optymalizacji. Następnie wprowadź kluczowe informacje, których będzie potrzebował Twój zespół podczas korzystania z szablonu, takie jak właściciel zadania, data rozpoczęcia i zakończenia oraz status. 

Jak korzystać z szablonu zarządzania procesami biznesowymi

Utworzywszy szablon zarządzania procesami biznesowymi, możesz go używać do śledzenia statusu projektów optymalizacji procesów. W celu skorzystania z szablonu:

1. Określ, który proces biznesowy wymaga optymalizacji,dokonując analizy procesów biznesowych. 

2. Powiel szablon zarządzania procesami biznesowymi i dostosuj go do wymogów procesu, który chcesz zoptymalizować (np. projekt optymalizacji procesu wdrażania nowych pracowników). 

3. Dostosuj szablon do celów projektu procesu optymalizacji. Możesz utworzyć zadania dla czynności, które należy wykonać w poszczególnych fazach, przypisać te zadania do ich właścicieli, oraz ustalić daty wykonania i statusy. 

4. Wykonaj swój plan optymalizacji procesu i monitoruj rezultaty, korzystając z projektu BPM przez cały cykl życia Twojego projektu.

Zintegrowane funkcje

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o przełączaniu się pomiędzy wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji. 

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

Polecane aplikacje

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

Często zadawane pytania