Czym są tablice Kanban? Przewodnik dla początkujących.

Wyobraź sobie, że Twój zespół właśnie rozpoczyna nowy projekt. Potrzebujesz prostego sposobu na zwizualizowanie całej pracy, aby na bieżąco śledzić, kto i nad czym pracuje, na jakim etapie znajdują się prace i na kiedy muszą zostać wykonane. Możesz czerpać te informacje z dokumentacji projektowej, arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i wiadomości, albo wyświetlić wszystko w jednym miejscu za pomocą tablicy Kanban.

Jeśli już wiesz nieco o  zarządzaniu projektami lub sposobach wizualizowania swojej pracy, możliwe, że pojęcie Kanban nie jest Ci obce. Tablice Kanban to jedna z form wizualnego zarządzania projektami i jest szczególnie popularna wśród zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych, niemniej jednak może być wykorzystywana przez każdy zespół. W tym artykule dowiesz się, czym są tablice Kanban, jak działają i jak efektywnie je wykorzystać do zarządzania pracą Twojego zespołu.

Czym jest Kanban?

Kanban jest sposobem na zrównoważenie pracy w zespole przy uwzględnieniu dostępnych mocy przerobowych wszystkich jego członków. System Kanban opiera się na filozofii ciągłego ulepszania, gdzie elementy pracy są „pobierane” z rejestru zadań (ang. backlog), a następnie wprowadzane do przepływu pracy.

System Kanban jest stosowany za pośrednictwem tablic Kanban, stanowiących formę wizualnego zarządzania projektami, w której zespoły mogą skuteczniej wizualizować swoje obciążenie pracą oraz przepływy. Na tablicy Kanban praca jest wizualizowana w postaci tablicy projektu, zorganizowanej według kolumn. Przeważnie każda kolumna odpowiada etapowi pracy. Podstawowa tablica Kanban może zawierać kolumny takie, jak Do zrobienia, W toku i Ukończone. Pojedyncze zadania – przedstawione jako wizualne karty na tablicy – są przenoszone między kolumnami do momentu ich ukończenia.

Wirtualne tablice Kanban

Tablice Kanban można tworzyć na tablicy, na papierze lub — w celu uzyskania najlepszych wyników — w dedykowanym narzędziu online. Narzędzia do tworzenia tablic Kanban online ułatwiają dynamiczną wizualizację treści i uzyskanie szybkiego wglądu w całą pracę nad projektem. Często zespoły używają wirtualnych tablic Kanban, takich jak widok tablicy w Asanie, aby zwizualizować przechodzenie pracy przez etapy:

Historia Kanban

Kanban został opracowany przez Taiichi Ohno, inżyniera firmy Toyota z Japonii w późnych latach 40. XX w. Ohno zauważył, że może ulepszyć system produkcyjny Toyoty poprzez włączenie zasad „szczupłego zarządzania” (ang. lean manufacturing): zamiast tworzenia nowych produktów w oparciu o przewidywany popyt, struktura Kanban zaproponowana przez Ohno produkowała i zaopatrywała w produkty w następstwie popytu konsumpcyjnego. Struktura Kanban przekształciła proces produkcji w Toyocie z procesu „wpychania” produktów na rynek w proces „wyciągania”, gdzie produkty są tworzone w oparciu o popyt rynkowy. Oznaczało to, że Toyota mogła mieć niższy poziom zapasów, pozostając jednocześnie konkurencyjnym podmiotem rynkowym.

Struktura „szczupłego zarządzania” stworzona przez Ohno opiera się na kartach Kanban. Tak naprawdę, „Kanban” to połączenie dwóch japońskich słów: 看 (Kàn), które oznacza „znak” i 板 (Bǎn), oznaczającego „tablica”. W Toyocie, karty Kanban były zrobione z papieru i wskazywały zapotrzebowanie na nowy produkt, część lub towar oraz uruchamiały proces produkcji dla danego elementu.

Mimo że system Kanban jest nadal stosowany w wielu środowiskach produkcyjnych, został przystosowany do tworzenia oprogramowania we wczesnych latach XX wieku. Zainspirowany metodologią szczupłej produkcji opracowanej przez Ohno, Kanban używany na potrzeby tworzenia oprogramowania również wykorzystuje ten sam „system wyciągania”, co metodologia autorstwa Ohno.

We współczesnej wersji systemu Kanban, zespoły rozpoczynają od rejestru zadań. Praca jest „wyciągana” z rejestru zadań w oparciu o moce przerobowe i wydajność każdego członka zespołu. Następnie, członkowie zespołu mogą w wizualny sposób śledzić pracę oraz jej przemieszczanie się w ramach cyklu życia zadania – reprezentowanego przez etapy na tablicy Kanban – aż do jego ukończenia. W obecnej formie Kanban służy jako system do wizualnego zarządzania projektami, aby równoważyć popyt w oparciu o dostępną wydajność.

Czy Kanban jest tym samym, co Scrum?

Być może zdarzyło Ci się słyszeć o Kanban w kontekście Scruma. W rzeczywistości, większość zespołów, które stosują Scruma, wykorzystuje w tym celu tablice Kanban. Jednak mimo swojej kompatybilności z Kanban, Scrum jest inną strukturą. Kanban skupia się na ulepszaniu procesów, natomiast Scrum jest zwykle wdrażany w celu zwiększenia szybkości pracy zespołu. W tym celu, w ramach Scruma organizowane są „sprinty” — dwutygodniowe sesje robocze z codziennymi spotkaniami i określoną ilością zadań do wykonania w danym cyklu.

Czy Kanban to Agile?

Tak, metoda Kanban używana do tworzenia oprogramowania stanowi podzbiór Agile. Agile jest modelem zarządzania projektem, który został zaprojektowany, aby pomagać zespołom w elastycznym reagowaniu na zmiany. Filozofia Agile opiera się na planowaniu adaptacyjnym, rozwoju ewolucyjnym, wczesnym dostarczaniu i ciągłym ulepszaniu.

Jak działa Kanban

Obecnie, tablice Kanban są zazwyczaj wirtualnymi tablicami z kolumnami reprezentującymi etap pracy (choć można również narysować je na fizycznej tablicy i śledzić za pomocą karteczek samoprzylepnych!). Każda „karta” na tablicy Kanban reprezentuje zadanie i jest przenoszona pomiędzy poszczególnymi etapami pracy aż do momentu jego ukończenia. Zespoły korzystające z systemów Kanban współpracują w ramach jednej tablicy Kanban, niemniej jednak zadania są zwykle przypisane do poszczególnych członków zespołu.

4 główne zasady Kanban

Jeśli rozważasz wprowadzenie metodologii Kanban w swoim zespole, pomogą Ci w tym poniższe cztery zasady:

1. Zacznij od tego, nad czym teraz pracujesz

Możesz zastosować Kanban do dowolnego, bieżącego przepływu pracy lub procesu. W przeciwieństwie do bardziej zdefiniowanych procesów zarządzania Agile, takich jak np. Scrum, system Kanban jest wystarczająco elastyczny, aby umożliwić Twojemu zespołowi pracę w ramach jego kluczowych praktyk.

2. Zgadzaj się na stopniowe zmiany na drodze ewolucji

Duże zmiany mogą zakłócić pracę zespołu, a jeśli będziesz starać się wprowadzić zbyt dużo zmian w zbyt krótkim czasie, Twój nowy system może nie zadziałać. Kanban o tym wie i dlatego opiera się na ciągłym ulepszaniu i przyrostowym rozwoju. Zamiast zmieniać wszystko jednocześnie, zacznij od wprowadzania stopniowych zmian na drodze ewolucji.

3. Uwzględnij bieżące procesy, role i obowiązki

W odróżnieniu od innych metodologii zwinnych, Kanban nie ma określonych ról w zespole i może być wykorzystywany w ramach istniejącej struktury i procesów Twojego zespołu. Dodatkowo, Twój bieżący proces może obejmować świetne elementy, które mógłbyś utracić próbując całkowicie zreorganizować swój system w jeden dzień.

4. Zachęcaj do przejmowania inicjatywy na wszystkich szczeblach

W duchu ciągłego ulepszania, metoda Kanban zakłada, że zmiany mogą pochodzić z dowolnego miejsca, niekoniecznie tylko „z góry”. W ramach Kanban, członkowie zespołu są zachęcani do dzielenia się pomysłami, udziału w burzach mózgów dotyczących nowych sposobów tworzenia procesów i przejmowania inicjatywy.

6 praktyk Kanban

Główne zasady Kanban służą ukształtowaniu mentalności zespołu w opracowywaniu przepływu pracy Kanban. Aby wdrożyć proces Kanban, postępuj zgodnie z poniższymi sześcioma praktykami, które pomogą Twojemu zespołowi w ciągłym ulepszaniu swoich działań i osiągnięciu przyrostowego wzrostu – spełnieniu głównych założeń struktury Kanban.

1. Zwizualizuj pracę

Jedną z największych zalet Kanban jest możliwość fizycznej obserwacji tego, w jaki sposób zadania są przesuwane między etapami. W miarę postępów, karta z zadaniem wędruje od lewej strony tablicy Kanban do prawej, aż dotrze do kolumny Ukończone. Pozwala to nie tylko zrozumieć, w jaki sposób zadania przemieszczają się pomiędzy poszczególnymi etapami, ale także umożliwia szybki wgląd w ich status w czasie rzeczywistym.

2. Ogranicz pracę w toku

Kanban, jako metodologia Agile, kieruje się zasadą wczesnego dostarczania, co oznacza, że zadania powinny być szybko przenoszone między kolumnami, zamiast tkwić w niewiele mówiącym statusie „Praca w toku”. Nie ma ustalonego wymagania dotyczącego liczby zadań ze statusem „Praca w toku” w danym momencie, niemniej jednak dobrze jest zachęcać zespół do ograniczenia wielozadaniowości i skupienia się na realizacji poszczególnych zadań.

3. Zarządzaj przepływami

Praktyka nr 2 zakłada, że powinno ograniczyć się pracę w toku – najlepszym sposobem, aby tego dokonać jest zoptymalizowanie przepływu zadań w ramach tablicy Kanban. Zarządzanie przepływem i ulepszanie go skróci czas wytwarzania produktu (czyli czas, jaki musi upłynąć od rozpoczęcia pracy nad zadaniem do przeniesienia go do kolumny Ukończone na tablicy Kanban) oraz zapewni dostarczanie zadań i nowych produktów póki są one nadal aktualne.

4. Ustal jednoznaczne zasady w ramach procesów

Ze względu na szybkie przemieszczanie się zadań na tablicy Kanban, upewnij się, że Twój zespół ma określone i jasno zakomunikowane konwencje. Twoje zasady powinny wskazywać sposób implementacji metodologii Kanban przez Twój zespół. Ponadto, każdy członek zespołu powinien być zachęcany do uczestnictwa w tworzeniu i wprowadzania zmian w polityce Kanban, zgodnie z czwartą główną regułą:  zachęcaj do przejmowania inicjatywy na wszystkich szczeblach.

5. Wprowadź pętlę informacji zwrotnych

Metoda Kanban polega na gromadzeniu informacji zwrotnych od dwóch różnych grup: Twoich klientów i Twojego zespołu.

• Zbierz informacje zwrotne od klientów odnośnie jakości i efektywności rozwiązania opracowanego przez Twój zespół. Czy było to odpowiednie rozwiązanie? Czy wystąpiły jakieś problemy? Jeśli wystąpiły problemy – np. błędy w kodzie lub wady produktu – wróć do przepływu pracy Kanban i dodaj więcej czasu na przegląd, weryfikację i ocenę.

• Często wymieniaj informacje z zespołem odnośnie samego procesu Kanban. Co członkowie zespołu sądzą o swoich wynikach? Jest to kolejna okazja do wspierania inicjatyw na wszystkich poziomach i poprawy polityk zespołu dotyczących całego procesu.

6. Wspólnie ulepszaj, eksperymentalnie rozwijaj

Istotą systemu Kanban jest ciągłe ulepszanie. Oznacza to również, że inne systemy mogą dobrze działać w połączeniu z Kanban. Bez względu na to, czy jest to Scrum lub inny system, zawsze chętnie współpracuj, eksperymentuj i rozwijaj swój proces w razie potrzeby.

Jak stosować Kanban

Zgodnie z pierwszą główną zasadą Kanban (Zacznij od tego, nad czym teraz pracujesz), możesz zastosować Kanban do dowolnego przepływu pracy. Możesz również stworzyć tablicę Kanban na zwykłej tablicy z karteczkami samoprzylepnymi lub w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego, jednak najlepszym sposobem na jej wizualizację jest narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana. W Asanie, każdy projekt może być wyświetlony na cztery sposoby, w tym w widoku Tablicy w stylu Kanban.

Bez względu na to, w jaki sposób tworzysz swoją tablicę Kanban, wykonaj poniższe kroki, aby zastosować ją do dowolnego, bieżącego procesu:

1. Rozpocznij od pustej tablicy

Mimo że Twoja tablica Kanban docelowo będzie zawierać wszystkie zadania – zarówno z rejestru zadań, jak i te ukończone – na początek możesz rozpocząć od pustej tablicy. Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, upewnij się, że masz ustawiony widok na Tablice.

2. Utwórz kolumny reprezentujące pracę

Zwykle kolumny tablicy Kanban reprezentują różne etapy pracy. Kolumny, które stworzysz, będą zależały od Twojego zespołu, niemniej jednak te najbardziej popularne obejmują:

• Rejestr zadań, Skrzynka odbiorcza lub Nowe: kolumna przeznaczona dla nowych zadań, które nie zostały jeszcze przypisane do żadnego członka zespołu.

• Gotowe lub Priorytety: przenieś zadania do tej kolumny, gdy będziesz gotowy do rozpoczęcia pracy nad nimi.

• W toku: są to zadania, które są obecnie realizowane. W zależności od zespołu, możesz podzielić kolumnę W toku na wiele różnych kolumn – np. zespół tworzący treści może utworzyć następujące kolumny: Wersja robocza, W przeglądzie i Edycja , natomiast zespół inżynieryjny może utworzyć kolumny: Programowanie, Testowanie i Wdrażanie.

• Wstrzymane: przenieś zadania do tej kolumny, jeśli zostały one z jakiegoś powodu zablokowane.

• Ukończone lub Gotowe: zadania powinny znaleźć się w tej kolumnie, jeśli zostały już wykonane!

3. Dodaj zadania, aby odzwierciedlić pracę

Każde zadanie na tablicy Kanban jest reprezentowane przez kartę. Upewnij się, że nazwy zadań zawierają w sobie konkretne działania – najlepiej jeśli będą rozpoczynać się od czasownika, aby Twój zespół dokładnie wiedział, co musi zrobić.

Jeśli korzystasz z wirtualnego rozwiązania do zarządzania pracą, możesz również dodać dodatkowe informacje, kontekst oraz pliki do kart zadań Kanban. Następnie, użyj tagów, aby śledzić metadane – np. czas potrzebny na wykonanie zadania lub jego priorytet.

4. Przenoś pracę między etapami

Głównym elementem zarządzania przepływem pracy przy użyciu tablic Kanban jest przenoszenie zadań między etapami. Możesz zrobić to ręcznie, przeciągając i upuszczając zadania lub poszukać wirtualnego rozwiązania do zarządzania pracą, które zautomatyzuje tę czynność za Ciebie. Na przykład, w Asanie możesz ustawić reguły, które będą automatycznie przenosić zadania do stosownych kolumn, w oparciu o odpowiednie informacje dotyczące zadania – np. zadanie może zostać przeniesione do kolumny W toku po przypisaniu do członka zespołu.

5. Twórz nowe tablice Kanban w razie potrzeby

Teoretycznie możesz używać tej samej tablicy Kanban bez końca. Ponieważ tablice Kanban śledzą pracę w oparciu o ciągły proces, nie ma powodów, aby porzucać aktualnie używaną przez Ciebie tablicę. Jednak w niektórych systemach, takich jak Scrum, będziesz tworzyć tablice Kanban dla każdego nowego sprintu. Utwórz nową tablicę – lub zmaż zawartość fizycznej tablicy – przenieś do niej zadania z rejestru i rozpocznij pracę od nowa.

Tablice Kanban: zalety i wady

Skoro już wiesz, jak działa system Kanban, pozostaje tylko jedno pytanie: czy Twój zespół powinien go używać? Jednoznaczna odpowiedź nie istnieje, ale poniżej znajdziesz omówienie zalet i wad w korzystaniu z systemu Kanban.

Zalety Kanban

Kanban to świetne, elastyczne narzędzie pomagające zespołom równoważyć zadania w oparciu o moce przerobowe zespołu. Używany prawidłowo, system Kanban może:

• Zapewnić szybki wgląd w pracę zespołu. Jako forma wizualnego zarządzania projektem, Kanban pomoże Ci rozpocząć pracę nad zadaniami i uzyskać jasny wgląd w przepływy pracy zespołu.

• Zwiększyć widoczność, szczególnie w zespołach zdalnych. Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, może być trudno sprawdzić, który członek zespołu i czym się zajmuje. Centralizując całą pracę i ograniczając ilość pracy w toku, tablice Kanban mogą pomóc Tobie i Twojemu zespołowi uzyskać szybki wgląd w to, kto i nad czym pracuje w danej chwili.

• Zwiększyć elastyczność. Dzięki temu, że system Kanban opiera się na procesie ciągłego doskonalenia, zespoły, które z niego korzystają, mogą z czasem zwiększyć swoją elastyczność i stać się bardziej dynamiczne. Postępując zgodnie z powyższymi czterema głównymi zasadami i sześcioma kluczowymi praktykami, Twój zespół może stać się bardziej zwinny i otwarty na zmiany.

Wady Kanban

System Kanban nie jest odpowiedni dla każdego zespołu. Niektóre z wad Kanban obejmują:

• Brak powszechności użycia w zespołach innych, niż inżynieryjne. Podobnie jak Scrum, Agile oraz inne metodologie zwinne, Kanban nie jest powszechnie znany wśród zespołów innych, niż inżynieryjne. Kanban może być efektywny narzędziem dla różnego rodzaju zespołów. Jeśli jednak planujesz wdrożenie procesu Kanban w zespole nieinżynieryjnym, rozważ pojedyncze przenoszenie strumieni pracy, aby pomóc zespołowi w procesie jego przyjęcia.

• Duża ilość pracy w toku może sprawić, że tablica Kanban stanie się przytłaczająca. Ponieważ każda karta z zadaniem zajmuje wizualnie dużo miejsca, Twoja tablica Kanban może szybko stać się przepełniona i przytłaczająca, jeśli masz za dużo zadań w toku.

Zwizualizuj pracę swojego zespołu

Dzięki tablicom Kanban, Twój zespół uzyska przejrzysty wgląd w zadania, nad którymi pracują jego członkowie oraz na ich umiejscowienie w całym procesie. Jeśli chcesz wypróbować tablicę Kanban dla swojego zespołu, wypróbuj również Asanę. W Asanie możesz wyświetlić każdy projekt na cztery sposoby, w tym w widoku Tablicy w stylu Kanban, która ułatwi Twojemu zespołowi wizualizowanie i zarządzanie waszą pracą.