Struktura zespołu: 10 wydajnych metod organizacji zespołu

Szukasz sposobów na efektywną organizację i zarządzanie swoim zespołem? Istnieje wiele sposobów na osiągnięcie struktury organizacyjnej, która zwiększy efektywność zespołu. 

Struktura zespołu określa powiązania między działaniami, kierownictwem i członkami zespołu. Mimo pozornej prostoty, może mieć ogromny wpływ na podział uprawnień i sposób, w jaki zespoły współpracują na co dzień.

Każda struktura organizacyjna ma własną hierarchię służbową i oferuje unikalne sposoby prowadzenia pracy zespołowej za pomocą oprogramowania do współpracy oraz sprzyja budowaniu dynamicznych relacji i tworzeniu koleżeńskiego środowiska pracy. 

W tym artykule omawiamy 10 najskuteczniejszych metod organizacji zespołu, od struktury funkcjonalnej po płaską, aby pomóc Ci osiągnąć zamierzone cele.

1. Struktura hierarchiczna

Większość schematów organizacyjnych opiera się na strukturze hierarchicznej. Hierarchia jest zorganizowana w strukturę przypominającą kształtem piramidę. Kadra kierownicza, dyrektorzy, menedżerowie i pracownicy są w tym modelu klasyfikowani od najwyższego do najniższego szczebla. Jest to zdecydowanie najczęściej używana struktura i tworzy wyraźne granice między członkami zespołu.

Wiele organizacji opiera się na tradycyjnej strukturze hierarchicznej, chociaż istnieją różne warianty. Należą do nich struktura oparta na procesach i kołowa, które wykorzystują podobną hierarchię, ale są przedstawiane na różne sposoby.

Liczba poziomów w Twojej strukturze zależy od wielkości i złożoności Twojego zespołu. Większość organizacji ma co najmniej cztery poziomy i przedstawia strukturę w postaci ogólnofirmowego schematu organizacyjnego.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Prostej struktury raportowania

• Jasnych ścieżek kariery

• Specjalizacji w ramach poszczególnych stanowisk

Oparta na uniwersalnym schemacie organizacyjnym struktura hierarchiczna jest odpowiednia dla większości (jeśli nie wszystkich) zespołów.

2. Struktura funkcjonalna

Funkcjonalna struktura organizacyjna – obok struktury hierarchicznej – należy do najczęstszych struktur zespołowych. W ramach tej metody zespoły są pogrupowane na podstawie umiejętności i wiedzy. Grupy te są zorganizowane pionowo w działy, od dyrektora generalnego do poszczególnych członków zespołu.

W ramach struktury funkcjonalnej każdy dział jest nadzorowany przez kierownictwo wyższego szczebla lub kadrę kierowniczą.

Chociaż zespoły te różnią się w zależności od firmy, celem struktury funkcjonalnej jest rozwijanie specjalistycznych umiejętności i i przygotowanie do rozwoju organizacji.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Ekspertów w danej dziedzinie

• Poczucia odpowiedzialności w zespole

• Rozwoju organizacyjnego

Kluczową cechą struktury funkcjonalnej jest możliwość rozwijania specjalizacji w ramach różnych działów.

3. Struktura macierzowa

W przeciwieństwie do innych struktur zespołowych, struktura macierzowa nie jest zgodna z tradycyjnym modelem hierarchicznym. W ramach tej struktury przypominającej siatkę członkowie zespołu podlegają wielu menedżerom. Relacje podporządkowania dzielą się na pierwszorzędne i drugorzędne.

Organizacje macierzowe wykorzystują tę strukturę, aby zapewnić równowagę w przywództwie, a tym samym w procesie podejmowania decyzji. 

To, którą metodę wybierzesz, zależy od charakteru Twoich zespołów i relacji podporządkowania. Struktura macierzowa ma tę zaletę, że jest zrównoważona, ponieważ ustanawia hierarchiczne powiązania między każdym pracownikiem a wieloma menedżerami z różnych działów.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Równowagi między jednostkami a produktami

• Lepszej współpracy i komunikacji

• Równowagi w przywództwie

Ta struktura jest odpowiednia w przypadku organizacji, które chcą zaangażować wszystkich członków zespołu w podejmowanie decyzji, zamiast przekazywać uprawnienia do podejmowania decyzji kilku osobom.

4. Struktura oparta na procesach

Struktura oparta na procesach koncentruje się na różnych procesach wewnętrznych, a nie na działach. Podobnie jak inne struktury jest zorganizowana hierarchicznie, a przywództwo jest związane z tymi procesami.

Ten rodzaj struktury zespołu jest preferowany przez organizacje, których procesy (nowe lub już istniejące) mają pierwszeństwo przed indywidualnymi projektami.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Wydajności

• Rozwoju organizacyjnego

• Wsparcia przy wielu różnych procesach

Ta struktura jest odpowiednia dla zespołów, które koncentrują się na procesach wewnętrznych, a nie na projektach zewnętrznych.

5. Struktura kołowa

Chociaż różni się wizualnie od innych struktur organizacyjnych, struktura kołowa również opiera się na hierarchii, w której pracownicy wyższego szczebla zajmują wewnętrzne kręgi, a pracownicy niższego szczebla zewnętrzne kręgi. Kierownictwo najwyższego szczebla znajduje się w środku koła, co ilustruje płynne relacje z poszczególnymi kierownikami działów.

Ta struktura utrzymuje wszystkich w łączności, ale w swoich kręgach. Liczba kręgów w Twojej strukturze będzie się zwiększać, dopóki wszyscy nie zostaną w niej umieszczeni zgodnie z obowiązkami.

Ze względu na wizualny charakter, ta struktura najlepiej nadaje się dla małych zespołów, które dążą do płynnej komunikacji.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Sprawnej komunikacji

• Łatwego przepływu informacji

• Płynnych relacji

Biorąc pod uwagę różnice w stosunku do wielu innych struktur, ta nowoczesna metoda może być odpowiednia dla zdalnych organizacji, które potrzebują pomocy w skutecznej komunikacji między kierownictwem a członkami zespołu.

6. Struktura płaska

W przeciwieństwie do tradycyjnej piramidalnej struktury organizacyjnej, struktura płaska jest połączona siecią o wielu płaskich poziomach. Obejmują one wszystkie szczeble kierownictwa, od najwyższego po najniższe. Różnica polega na tym, że kierownictwo i poszczególne zespoły dzieli dosłownie kilka poziomów, podczas gdy w modelach hierarchicznych między menedżerami a pracownikami niższego szczebla może być ich wiele.

Ta struktura jest idealna dla zespołów, które chcą tworzyć scentralizowane lub ujednolicone sieci dostosowane do wspólnych celów.

Twoje kontakty będą się różnić w zależności od zespołów i zaangażowania kadry kierowniczej. Głównym celem tej struktury jest stworzenie równowagi między kierownictwem a zespołami międzyfunkcyjnymi. 

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Większej produktywności

• Integracji działań z celami

• Przejrzystości organizacyjnej

Jeśli chcesz przyjąć niekonwencjonalne podejście, płaska struktura organizacyjna może znacząco poprawić wydajność i przejrzystość.

7. Struktura sieciowa

W sieciowej strukturze organizacyjnej zespoły są zorganizowane w oparciu o sieci względne. Ta struktura jest szczególnie odpowiednia dla organizacji, które polegają na pracy zewnętrznych zespołów, mają kilka biur na całym świecie lub posiadają kilka małych firm.

W ramach tej struktury każda sieć jest niezależną jednostką, a wszystkie są połączone za pomocą węzłów.

Podzielone na węzły, zespoły mogą wymieniać wiele informacji w swojej sieci, w przeciwieństwie do systemów, w których niewiele informacji jest wymienianych z wieloma sieciami. Powód jest prosty: członkowie zespołu częściej wiedzą, z kim się skontaktować w swoim węźle, co sprzyja lepszej komunikacji.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Komunikacji w ramach sieci

• Jasnych informacji kontaktowych

• Specjalizacji w ramach sieci

W większości przypadków struktura sieciowa jest używana z konieczności. Większość organizacji korzysta z nich tylko wtedy, gdy ich zespół jest już zorganizowany w jakiś rodzaj sieci.

8. Struktura działowa skoncentrowana wokół produktu

W strukturze działowej każda funkcja jest pogrupowana w osobny dział. W ramach tej struktury istnieje wiele wyspecjalizowanych obszarów, w tym struktura skoncentrowana wokół produktu.

W tej metodzie każdy dział podzielony jest na poszczególne linie produktowe.

Za każdą linię produktową odpowiadają określone zespoły. Ta struktura jest szczególnie przydatna dla organizacji, które są oparte na produkcji i chcą jasno zdefiniować zakresy odpowiedzialności dla każdego działu.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Półautonomicznych działów

• Ciągłych ulepszeń produktów

Te elementy są szczególnie przydatne dla zespołów zajmujących się głównie rozwojem produktów i poszukujących równowagi między pracą zespołową a pracą indywidualną.

9. Struktura działowa zorientowana na rynek

Jak sama nazwa wskazuje, ta struktura jest zorientowana na poszczególne rynki, zarówno branżowe, jak i konsumenckie. Często organizacje korzystające z tej struktury konsolidują wiele marek w ramach jednej marki macierzystej lub oferują szeroką gamę towarów i usług.

Ten rodzaj struktury działowej umożliwia jasne określenie zakresu odpowiedzialności każdego działu. Zazwyczaj firmy korzystające z tej struktury oferują szeroką gamę produktów i potrzebują lepszej organizacji działów dla wszystkich linii produktowych.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Możliwości skoncentrowania się na jednym rynku na raz

• Specjalizacji zespołu

• Indywidualnych osiągnięć

Podobnie jak inne struktury działowe, struktura zorientowana na rynek najlepiej sprawdza się w przypadku zespołów, dla których priorytetem jest równowaga pracy indywidualnej i zespołowej.

10. Struktura działowa według obszaru geograficznego

Ostatni rodzaj struktury działowej opiera się na obszarach geograficznych. Regiony, terytoria lub sektory są zorganizowane w oddzielne działy, tak aby stworzyć wyraźne granice i rozróżnić logistykę specyficzną dla każdego regionu. Ta struktura jest odpowiednia dla organizacji, których klienci lub łańcuchy dostaw są rozsiane w wielu lokalizacjach.

Podział pracy może pozytywnie wpłynąć na wiele różnych aspektów, w tym rozwijanie indywidualnych specjalizacji i zwiększenie rentowności poszczególnych lokalizacji.

Najlepiej nadaje się dla zespołów poszukujących:

• Możliwości obsługi lokalnych społeczności

• Komunikacji z lokalnymi klientami lub obiektami łańcucha dostaw

• Współpracy zespołowej

Podobnie jak w przypadku struktury sieciowej, ten rodzaj struktury działowej jest najczęściej stosowany z konieczności. Jeśli Twoja organizacja nie ma ograniczeń geograficznych (na przykład wiele fizycznych lokalizacji lub pracownicy mieszkający w wielu regionach), ta metoda nie jest dla Ciebie. Jest ona natomiast szczególnie odpowiednia dla firm które muszą zarządzać zespołami rozproszonymi geograficznie.

Która struktura zespołu jest odpowiednia dla Twojej firmy?

Wybór struktury zespołu zależy od wielu czynników, takich jak wielkość zespołu, liczba członków kierownictwa, a nawet wartości firmy. Podczas gdy niektóre organizacje preferują tradycyjne metody, inne wolą postawić na nowoczesność.

Komunikacja i równowaga w kierownictwie to dwa główne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze nowej struktury, ponieważ te elementy odgrywają decydującą rolę w dynamice zespołu.

Struktury zespołów i komunikacja

Jeśli chodzi o komunikację i przejrzystość w organizacji, ważne jest zachowanie równowagi. Nadmierna komunikacja może powodować zamieszanie i wypalenie wśród pracowników. Z drugiej strony brak komunikacji może skutkować powielaniem pracy i niską wydajnością.

Struktury zespołu, które zapewniają zrównoważoną komunikację i przejrzystość to m. in.:

• Struktura macierzowa

• Struktura kołowa

• Struktura sieciowa

Tego rodzaju struktury mogą być używane przez zespoły programistyczne, marketingowe i nie tylko.

Struktury zespołów i przywództwo

Podobnie jak w przypadku komunikacji w organizacji, dynamika między liderami a członkami zespołu jest równie ważna. Duża przepaść między pracownikami wyższego i niższego szczebla może prowadzić do niejasności i problemów z komunikacją.

Znalezienie równowagi może być trudne. Z jednej strony osoby zajmujące stanowiska kierownicze powinny mieć autorytet w obszarach, które odgrywają kluczową rolę w organizacji, ale pracownicy mogą czuć się pominięci, jeśli tylko kilka osób podejmuje decyzje.

Struktury zespołu, które zapewniają równowagę w kierownictwie to m. in.:

• Struktura płaska

• Struktura macierzowa

• Struktura hierarchiczna

Odpowiednia struktura umożliwi Twojemu zespołowi generowanie pomysłów i wykonywanie zadań o największym znaczeniu.

Wybierz odpowiednią strukturę, by poprowadzić zespół w kierunku sukcesu

Struktura Twojego zespołu odgrywa kluczową rolę dla budowania zespołu, morale pracowników, a nawet sukcesu Twojej firmy. Jeśli jesteś kierownikiem projektu wiesz, że ustalenie wyraźnych granic między różnymi zespołami może pomóc poprawić ich produktywność i wydajność. 

Chcesz zoptymalizować swoją strukturę? Wypróbuj oprogramowanie do współpracy, aby usprawnić komunikację w swoim zespole.