Czym są cele i kluczowe rezultaty (OKR-y)?

Jeśli regularnie wyznaczasz cele biznesowe lub zespołowe, z pewnością nie jest Ci obcy termin OKR. OKR-y, czyli cele i kluczowe rezultaty, są jedną z metodologii wyznaczania celów, która pomaga zespołom w wyznaczaniu wymiernych celów. Chociaż większość firm wyznacza cele, zaledwie 16% pracowników umysłowych potwierdza, że ich organizacja w efektywny sposób określa i komunikuje cele firmy. Wypróbuj metodę OKR, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników oraz umożliwić zespołom wyznaczanie i osiąganie ambitnych celów.

Komponenty OKR-ów

Metoda OKR wykorzystuje prosty i bardzo elastyczny szablon, który można dostosować do dowolnego celu:

• Osiągnę [cel], a wymiernym rezultatem będzie [kluczowy rezultat].

Cel to coś, co chcesz osiągnąć – np. zwiększyć rozpoznawalność marki, zostawić najmniejszy ślad węglowy w branży itp.

Kluczowy rezultat to wskaźnik, na podstawie którego będziesz mierzyć postępy w realizacji celu – np. zwiększenie liczby odsłon strony internetowej do miliona, upewnienie się, że część materiałów, z których korzystasz, jest kompostowalna i tak dalej.

Pytanie: jaka jest różnica pomiędzy OKR-ami a KPI?

KPI to skrót oznaczający kluczowe wskaźniki efektywności, dzięki którym śledzi się postępy w realizacji projektów i inicjatyw. OKR-y natomiast to metoda umożliwiająca wyznaczanie i osiąganie celów. Z powodu zależności, jakie występują pomiędzy celami a kluczowymi rezultatami, metoda OKR stanowi bardziej holistyczne podejście do myślenia o celach oraz tego, w jaki sposób odnoszą się one do Twojej pracy.

Nie oznacza to, że Twój zespół nie może używać KPI. Niektóre KPI mogą stać się świetnymi kluczowymi rezultatami. Poznaj główne różnice pomiędzy nimi i dowiedz się, jakie korzyści może przynieść Twojemu zespołowi każdy z nich:

• KR-y (kluczowe rezultaty) to wskaźniki wykorzystywane do mierzenia postępów w realizacji OKR-ów. KR-y mogą być ilościowe (np. zwiększenie ruchu na stronie internetowej do dwóch milionów użytkowników miesięcznie) lub jakościowe (np. określenie i udokumentowanie głównych problemów użytkowników). W tym drugim przypadku, „określenie i udokumentowanie” można zmierzyć na wiele sposobów: za pomocą sondaży, ankiet NPS, bezpośrednich opinii itp.

• KPI stanowią wymierny sposób porównywania inicjatyw z ich rezultatami. Jeśli KR-y Twojego celu są ilościowe (np. zatrudnić 15 osób w III kwartale), możesz wykorzystać strukturę KPI, aby wspierać tę inicjatywę, jeśli tylko połączysz ją z celami organizacji.

Jeśli oba te akronimy są dla Ciebie nowe, skoncentruj się na OKR-ach. Wprowadzenie tej metody wyznaczania celów do Twojego zespołu pozwoli na połączenie ogólnych celów biznesowych z codziennymi zadaniami, aby poprawić motywację pracowników i osiągać lepsze rezultaty.

Geneza metodologii OKR

Wraz z rozpoczęciem pracy w Kleiner Perkins w 1980 roku, John Doerr wprowadził też nową, radykalną metodologię zarządzania, która ostatecznie zrewolucjonizowała Dolinę Krzemową.

Spędził on pięć poprzednich lat w firmie Intel gdzie, pracując pod okiem guru zarządzania, Andy Grove'a, poznał jego rewolucyjny system wyznaczania celów i ustalania obowiązków.

„Andy stworzył system wyznaczania celów, który był niespodziewanie prosty, a jednocześnie stanowił przeciwieństwo tradycyjnych systemów zarządzania celami (ang. Management by Objectives, MBO): określanych odgórnie, hierarchicznych, rocznych i połączonych z wynagrodzeniem”, powiedział Doerr magazynowi Harvard Business Review.

Nowa metodologia Grove'a opierała się na rewolucyjnej tezie, że zespoły pracują lepiej, jeśli koncentrują się na rezultatach, a nie na procedurach. Wyznaczając cel pracownikom firmy Intel Grove określał jedynie, co należy osiągnąć, a sposób wykonania pozostawiał w rękach zespołów.

Nazywał ten system „Zarządzaniem w Intel przez cele”, ale później uprościł nazwę do cele i kluczowe rezultaty – znane dzisiaj jako OKR-y.

Jak skutecznie wyznaczać OKR-y

Ponieważ metoda OKR jest bardzo elastyczna, istnieje wiele sposobów ustalania i formułowania OKR-ów. Jak każde cele, OKR-y powinny być wymierne i powtarzalne. Wyobraź sobie OKR jako filar swojej strategii na najbliższy okres. Aby OKR-y były skuteczne należy jednak również połączyć je z codziennie wykonywaną pracą.

Pomimo tego, że większość firm wyznacza cele, badania wykazują, że zaledwie 26% pracowników ma jasność co do tego, w jaki sposób ich codzienne zadania przyczyniają się do realizacji celów firmy. Dzieje się tak dlatego, że większość zespołów ustala cele na początku roku lub kwartału i nigdy już ich nie sprawdza. Jeśli jednak pracownicy mają świadomość tego, w jaki sposób ich praca wpływa na realizację firmowych założeń, ich motywacja wzrasta dwukrotnie. Gdy cele biznesowe są połączone z indywidualnymi pracownicy rozumieją, dlaczego to, co robią jest ważne.

Pytanie: ile OKR-ów należy wyznaczyć?

Nie istnieje zalecana liczba OKR-ów, które należy wyznaczyć, ale najlepiej, by nie określać ich więcej niż dziesięć. Każdy cel może mieć więcej niż jeden kluczowy rezultat – zależy to od zespołu. OKR-y powinny reprezentować ogólne cele biznesowe, więc dobrze jest określić ich tyle, ile można osiągnąć w danym przedziale czasowym (np. kwartale czy roku).

Warto tworzyć OKR-y zarówno na poziomie firmy, jak i zespołu. Na przykład, jeśli celem biznesowym jest zyskanie statusu najlepszego rozwiązania w branży, OKR-em zespołu marketingowego może stać się stworzenie najlepszego w swojej klasie demo produktu i udostępnienie go określonej liczbie osób.

Przykłady ogólnych OKR-ów biznesowych

OKR doskonale sprawdzają się do wyznaczania dużych, długoterminowych celów. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych OKR-ów dla organizacji.

Allbirds

Cel: zostawić po sobie najmniejszy ślad węglowy w branży.

• Kluczowy rezultat: łańcuch dostaw i infrastruktura transportowa w 100% generująca zero odpadów.

• Kluczowy rezultat: zapłata 100% rekompensaty za obliczoną emisję dwutlenku węgla.

• Kluczowy rezultat: 25% materiałów nadaje się do kompostowania.

• Kluczowy rezultat: 75% materiałów jest biodegradowalne.

Zume Pizza

Cel: rozpieszczać klientów. Sprawić, by klienci byli tak zadowoleni z naszych usług i produktu, że nie pozostanie im nic innego, poza zamówieniem większych ilości pizzy i polecanie jej swoim znajomym.

• Kluczowy rezultat: wskaźnik rekomendacji netto (NPS) na poziomie 42 lub więcej.

• Kluczowy rezultat: ocena zamówień na poziomie 4,6/5,0 lub wyższa.

• Kluczowy rezultat: 75% klientów wybiera Zume podczas „ślepych” testów smaku.

Przykłady OKR-ów zespołowych

OKR-y są równie skuteczne na poziomie zespołowym. Podobnie, jak mogą wpływać one na firmową strategię, mogą również wyznaczać kierunek działań funkcyjnych. Oto kilka przykładów OKR-ów zespołowych.

Marketing

Cel: zwiększyć rozpoznawalność marki.

• Kluczowy rezultat: milion odwiedzin na stronie.

• Kluczowy rezultat: dziesięciokrotne zwiększenie liczby osób obserwujących w mediach społecznościowych.

• Kluczowy rezultat: rekrutacja i wdrożenie 1000 członków społeczności.

Produkt

Cel: wprowadzić na rynek produkt o dużym znaczeniu do końca kwartału.

• Kluczowy rezultat: wskaźnik rekomendacji na poziomie 8 i powyżej.

• Kluczowy rezultat: 40% miesięcznych aktywnych użytkowników korzysta z nowej funkcji.

• Kluczowy rezultat: zwiększenie współczynnika pomiędzy osobami rejestrującymi się, a dokonującymi zakupu z 15% do 25%.

HR

Cel: zwiększyć zaangażowanie i wpływy pracowników.

• Kluczowy rezultat: zwiększenie zadowolenia pracowników o 20%.

• Kluczowy rezultat: osiągnięcie wskaźnika uczestnictwa w ankiecie dotyczącej zaangażowania na poziomie 90%.

• Kluczowy rezultat: podwojenie liczby pozytywnych informacji zwrotnych od menedżerów.

Sprzedaż

Cel: zwiększyć cykliczne dochody.

• Kluczowy rezultat: osiągnięcie stałych, cyklicznych dochodów na poziomie 2 mln USD.

• Kluczowy rezultat: zwiększenie liczby odnowień rocznych o 25%.

• Kluczowy rezultat: zmniejszenie wskaźnika rezygnacji o 10%.

Przykłady osobistych OKR-ów

OKR-y nie muszą odnosić się wyłącznie do pracy. Na pytanie, w jaki sposób poprawił swoje życie osobiste, John Doerr odpowiedział, że korzystał ze swojego sprawdzonego systemu, aby zmaksymalizować czas spędzany z rodziną.

Cel: spędzać więcej czasu z rodziną, mierzonego za pomocą:

• Kluczowy rezultat: powrót do domu na kolację, do godziny 18.00, 20 wieczorów w miesiącu.

• Kluczowy rezultat: zwiększenie świadomego zaangażowania przez wyłączenie dostępu do Internetu, aby wyeliminować rozpraszacze.

Zalety OKR-ów

Czy Twój zespół powinien więc używać OKR-ów? Chociaż istnieje wiele metodologii wyznaczania celów, które mogą sprawdzić się w Twoim zespole, OKR-y pomagają wyznaczyć elastyczne cele, które są powtarzalne, ograniczone czasowo i wymierne. Jedną z największych zalet OKR-ów jest to, że do każdego celu można zmapować wiele kluczowych rezultatów. Pomaga to zespołom:

Sprawnie wyznaczać wykonalne cele

OKR-y mają określony format, dzięki czemu każdemu zespołowi łatwo jest zacząć z nimi pracę. Jeśli dopiero rozpoczynasz pracę z OKR-ami, skorzystaj z uproszczonej metodologii Andy Grove'a:

• Osiągnę [cel], a wymiernym rezultatem będzie [kluczowy rezultat].

Zamiast poświęcać czas na myślenie o tym, w jaki sposób sformułować cele, Twój zespół może od razu przystąpić do ich realizacji.

Z łatwością tworzyć cele-wyzwania

Aby postawić sobie i swojemu zespołowi większe wyzwanie, spróbuj dodać chociaż jeden kluczowy rezultat jako cel-wyzwanie. Cele-wyzwania to dalekosiężne, ambitne cele, których osiągnięcie nie wydaje się w 100% realistyczne. W Asanie staramy się zrealizować około 70% naszych celów. Oznacza to, że cele, jakie sobie stawiamy, są wystarczająco ambitne, co pomaga nam skuteczniej określać cele na kolejny kwartał.

Poprawić współpracę międzyfunkcyjną

Często zdarza się, że cele obejmują inicjatywy więcej niż jednego działu. Wystarczy spojrzeć na omawiany wcześniej przykład Allbirds. Ich celem jest zostawić po sobie najmniejszy ślad węglowy w branży. Do jego realizacji konieczna jest współpraca pomiędzy zespołem produktowym, transportowym, operacyjnym i projektowym. Każdy z tych zespołów będzie prawdopodobnie miał osobne kluczowe rezultaty, których realizacja przyczyni się do osiągnięcia głównego celu.

Zwiększyć zaangażowanie pracowników

Ponieważ każdy cel może zawierać kilka kluczowych rezultatów, wiele firm decyduje się na stosowanie podejścia hybrydowego podczas wyznaczania OKR-ów. Oznacza to, że zarząd firmy tworzy cele, a każdy zespół lub pracownik określa kluczowe rezultaty, które przyczynią się do ich realizacji.

Ta hybrydowa wersja podejścia odgórnego i oddolnego pomaga włączyć pracowników do procesu wyznaczania celów. Pracownicy będą mogli dokładnie zrozumieć, w jaki sposób ich KR przyczynia się do realizacji głównego celu firmy, co z kolei gwarantuje, że nie zostanie on zapomniany przez cały cykl OKR-ów.

Połączyć codzienne zadania z celami biznesowymi i zespołowymi

Największą zaletą OKR-ów jest to, że dzięki nim można połączyć codzienne zadania ze strategicznymi celami zespołowymi. Rozpoczyna się to od OKR-ów, w których cel łączy się z kluczowymi rezultatami, przyczyniającymi się do jego realizacji. Aby jak najlepiej wykorzystać OKR-y skorzystaj z oprogramowania, które pozwala połączyć codzienne zadania oraz projekty z celami firmowymi i biznesowymi.

Z tego właśnie powodu stworzyliśmy Cele w Asanie. Dzięki nim z łatwością wyznaczysz cele i zmierzysz postępy w narzędziu, w którym pracujesz na co dzień, zamiast zapisywać je w arkuszu kalkulacyjnym lub prezentacji.

Wszystko zależy od wykonania

Tomasz Edison żartował, że „wizja bez wykonania to halucynacja”. Idea ta głęboko zainspirowała Doerr'a i metodologię OKR-ów. Dobre pomysły wykonane nieprawidłowo na zawsze pozostaną jedynie pomysłami.

Doerr uważa, że najlepszym sposobem na wykonanie zadania jest wyznaczanie celów – czyli również OKR-ów. Pomaga to w koncentracji, wyznacza zakres odpowiedzialności i uwypukla działania, które naprawdę przynoszą postępy.

„Jeśli zrobi się to we właściwy sposób, to wyznaczanie celów jest bardzo potężnym narzędziem” – powiedział Doerr Betterworks. „Każdy członek zespołu w organizacji wie, w jaki sposób cele przyczyniają się do realizacji celów firmy, a tym samym do jej sukcesu”.