Harmonogram projektu: czym jest i dlaczego go potrzebujesz

Sukces projektu uzależniony jest od jego dobrego rozpoczęcia. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad krótkoterminową kampanią (np. planowaniem wydarzenia wirtualnego), czy długoterminowym projektem (np. wdrożeniem nowego narzędzia IT), kluczowe znaczenie dla pomyślnego uruchomienia projektu ma zapewnienie interesariuszom wglądu w jego najważniejsze elementy.

Jak się do tego zabrać? Można zacząć od utworzenia karty projektu lub uzasadnienia biznesowego celem uzyskania akceptacji dla projektu. Kiedy już to zrobisz, możesz stworzyć plan projektu, aby nakreślić wszystkie objęte nim działania. Kolejnym krokiem będzie zaplanowanie spotkania inauguracyjnego i sesji burzy mózgów z udziałem wszystkich kluczowych interesariuszy. W zależności od projektu możesz nawet przygotować brief kreatywny. Jednak o ile wymienione strategie mogą być kluczowymi elementami uruchomienia projektu, najlepszym sposobem na wizualizację planu projektu i koordynację działań w oparciu o cele biznesowe jest stworzenie harmonogramu projektu.

Czym jest harmonogram projektu?

Harmonogram projektu, który powinien być podstawą rozpoczęcia każdego projektu, to ogólny zarys jego produktów końcowych, kluczowych kamieni milowych oraz najważniejszych celów. Powinien być pierwszą rzeczą, jaką utworzysz przystępując do realizacji projektu. Później możesz wykorzystać go do tworzenia innych ważnych dokumentów związanych z planowaniem projektu, takich jak plan projektu.

Jeśli tworzenie harmonogramu projektu to dla Ciebie nowość, odróżnienie go od innych elementów związanych z planowaniem projektu może być trudne. Oto, czym się różnią:

Harmonogram projektu a plan projektu

Harmonogram projektu i plan projektu mają wiele wspólnych cech. Oba dokumenty powinny zostać sporządzone na początku projektu i stanowią bardziej dynamiczne aniżeli statyczne dokumenty, które możesz modyfikować. Jednak w przeciwieństwie do planu projektu, celem harmonogramu projektu jest przedstawienie ogólnego zarysu projektu. Opracowując go, nie wchodź za bardzo w szczegóły, aby nie minąć się z celem. Pamiętaj: harmonogram projektu ma charakter ogólny a nie szczegółowy.

Dla porównania, chcąc stworzyć dobry plan projektu, należałoby uwzględnić różne szczegóły, takie jak oś czasu, budżet, role poszczególnych interesariuszy oraz wskaźniki sukcesu, które posłużą do oceny projektu.

Harmonogram projektu a mapa drogowa produktu

Mapa drogowa produktu to wizja Twojego zespołu produktowego na temat funkcji, które planujesz opublikować w danym okresie czasu. Stanowi centralne źródło informacji dla Twojego zespołu odnośnie tych wydań. Przeważnie zawiera różne szczegóły, takie jak priorytet lub zakres wydania, lista interesariuszy z zespołów produktowych i inżynieryjnych, zestawienie materiałów marketingowych itp.

Mimo że harmonogram projektu może kojarzyć Ci się z mapą drogową produktu, są to dwie zupełnie różne rzeczy. Każdy projekt (nie tylko wprowadzenia nowego produktu) powinien mieć harmonogram. Załóżmy, że chcesz stworzyć harmonogram dla wirtualnego wydarzenia planowanego przez Twój zespół lub nadchodzącego projektu zespołu IT. W obu przypadkach harmonogram projektu nakreśli cele projektu oraz drogę do ich osiągnięcia.

Harmonogram projektu a wykres Gantta

Wykres Gantta to narzędzie do wizualizacji projektów przypominające oś czasu. Jego poziome wykresy słupkowe przedstawiają zadania i produkty końcowe projektu. Często harmonogram projektu jest tworzony przez zespoły na osi czasu wykresu Gantta. W takim przypadku poziome wykresy słupkowe służą do pokazania najważniejszych inicjatyw w czasie.

Jednak wykresy Gantta mogą być pomocne nie tylko przy tworzeniu harmonogramów projektów: ułatwiają one przedstawianie zależności między poszczególnymi zadaniami, a także pokazują nadchodzące kamienie milowe oraz jak poszczególne elementy projektu układają się w całość.

Nawet jeśli planujesz stworzyć harmonogram projektu w formie wykresu Gantta, warto wybrać narzędzie, które oferuje różne sposoby wizualizacji pracy i umożliwia łatwe przełączanie się między widokami – nie tylko osi czasu, ale również tablicy Kanban, listy zadań i kalendarza. Dzięki temu nie tylko będziesz w stanie stworzyć skuteczny harmonogram projektu, ale także różni interesariusze będą mogli wyświetlać pracę w sposób, który najbardziej im odpowiada.

Zalety harmonogramu projektu

Tworząc harmonogram projektu po raz pierwszy, pewnie zastanawiasz się, czy rzeczywiście jest on potrzebny. Prawdą jest, że niektóre projekty mogą się bez niego obejść (więcej o tym później), ale w przypadku projektów o określonym czasie trwania, harmonogram jest najlepszym sposobem na przekazanie głównych celów projektu interesariuszom. Stworzenie harmonogramu projektu przed spotkaniem inauguracyjnym ma trzy główne zalety:

1. Definiuje cele projektu

Głównym zadaniem harmonogramu projektu jest określenie celów projektu jeszcze przed zaplanowaniem spotkania inauguracyjnego i utworzeniem planu projektu. Pozwala on określić punkt wyjścia i pokazuje kierunek, w jakim należy podążać. Nawet jeśli nie zawiera zbyt wielu szczegółowych informacji na temat sposobu, w jaki zamierzasz osiągnąć cele, określenie ich na wczesnym etapie pomoże Ci zwiększyć przejrzystość i zrealizować cele projektu.

Załóżmy, że opracowujesz harmonogram dla kalendarza publikacji w mediach społecznościowych. Znasz punkt wyjścia (tj. liczbę obserwujących i ich zaangażowanie), a harmonogram projektu pomaga Ci zdefiniować Twoje cele i przypisać im konkretne terminy. Może chcesz podwoić liczbę swoich obserwujących na Instagramie w ciągu najbliższych 6 miesięcy? A może dwukrotnie zwiększyć wskaźnik zaangażowania w ciągu najbliższego roku? Niezależnie od tego, jaki masz plan, harmonogram projektu może pomóc Tobie i Twoim interesariuszom uzyskać pełny obraz działań.

2. Pomaga uzyskać akceptację dla produktów końcowych projektu

W ramach tworzenia harmonogramu projektu musisz określić, jakie produkty końcowe są ważne dla tego projektu. Zdefiniowanie ich przed spotkaniem inauguracyjnym pomoże Ci zdecydować, kogo zaprosić na spotkanie, zapewnić interesariuszom lepszy wgląd w projekt, a w efekcie uzyskać ich akceptację.

Załóżmy, że opracowujesz harmonogram dla projektu śledzenia opinii klientów. Będzie on przedstawiać ogólne informacje o projekcie, wyjaśniać, w jaki sposób obecnie działa proces monitorowania opinii i jak Twój projekt pomoże zoptymalizować ten proces. Harmonogram pomoże dodatkowo określić, jakie są oczekiwane produkty końcowe projektu. Może pracujesz nad stworzeniem bazy danych wszystkich opinii z funkcją sortowania i przeszukiwania? A może chcesz otrzymać co najmniej 100 opinii od klientów do końca roku podatkowego? We wszystkich przypadkach konieczne jest jasne i precyzyjne zdefiniowanie produktów końcowych projektu.

3. Umożliwia zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy

Mając już zdefiniowany ogólny zarys projektu i produkty końcowe projektu, ostatecznym celem stworzenia harmonogramu projektu jest udostępnienie ważnych informacji interesariuszom oraz uzyskanie akceptacji dla produktów, kamieni milowych i planu projektu. Przygotowując wszystkie te informacje na spotkanie inauguracyjne, interesariusze projektu będą mogli uzyskać ogólny obraz zakresu projektu oraz jego ram czasowych.

Załóżmy, że masz już harmonogram projektu dla nowej kampanii marketingowej. Na spotkaniu inauguracyjnym interesariusze z innych działów mogą mieć własne pomysły dotyczące zakresu i celów projektu. Jednak zamiast przekształcać spotkanie w sesję burzy mózgów, przedstawisz jasny plan, który nakreśli główne kamienie milowe i cele projektu. W ten sposób możesz od samego początku zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, a tym samym zapewnić pomyślą realizację projektu.

Przykłady harmonogramów projektów

Chociaż istnieją różne sposoby na opracowanie harmonogramu projektu, powinien on być tak skonstruowany, aby umożliwiać optymalną wizualizację całej pracy. Oto dwa przykłady, które pomogą Ci zacząć.

Harmonogram projektu wydarzenia wirtualnego

Harmonogram projektu IT

Ten harmonogram projektu obejmuje wiele elementów – w tym przypadku dział IT chce zrealizować w czwartym kwartale trzy duże projekty, z których każdy ma własne cele. Ponieważ wszyscy pracownicy działu będą pracować nad tymi trzema inicjatywami, praktyczne może być posiadanie harmonogramu projektu w jednym miejscu, stanowiącym centralne źródło informacji dla wszystkich nadchodzących inicjatyw.

Jak stworzyć harmonogram projektu

Do stworzenia dobrego harmonogramu projektu potrzebujesz sposobu na wizualizację osi czasu, produktów końcowych i planu działań. Razem elementy te tworzą harmonogram projektu – ogólny przegląd zadań do wykonania, terminów i inicjatyw, w których będą uczestniczyć Twoi pracownicy i inni interesariusze. Proces tworzenia harmonogramu projektu składa się z czterech głównych etapów:

1. Zaplanowanie przebiegu projektu. Kiedy zaczyna się, a kiedy kończy Twój projekt? Ustalając harmonogram projektu możesz upewnić się, że ramy czasowe wszystkich produktów końcowych i kamieni milowych są realistyczne.

2. Zdefiniowanie produktów końcowych i kamieni milowych. Jakie produkty zostaną ukończone do końca projektu? Czy należy uwzględnić jakieś konkretne daty lub kamienie milowe projektu?

3. Zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń. Czy istnieją zagrożenia, których Twój zespół powinien być świadomy? Jakie przeszkody mogą pojawić się na drodze do pomyślnego ukończenia projektu?

4. Bieżące informowanie o wszystkim interesariuszy. Udostępnij harmonogram projektu odpowiednim interesariuszom, aby uzyskać odpowiedni udział wszystkich zainteresowanych stron.

Najlepszym sposobem na stworzenie i udostępnienie harmonogramu projektu jest wykorzystanie narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Asana zapewnia interesariuszom centralne źródło informacji oraz ogólny przegląd projektu, a nie tylko wgląd w jego harmonogram. Udostępniając zespołowi jedno centralne źródło informacji będzie on mógł odpowiednio zaplanować i zrealizować swoje zadania, a także nimi zarządzać.

Czy każdy projekt musi mieć harmonogram?

Odpowiedź brzmi: nie. Jeśli nie wymaga tego zakres projektu – na przykład kalendarz wpisów na blogu na nadchodzący miesiąc lub inicjatywa o niskim priorytecie dotycząca naprawienia błędów – możesz obejść się bez harmonogramu. W takim przypadku warto jednak pozostawać w regularnym kontakcie z interesariuszami projektu i przechowywać informacje o projekcie w jednym, centralnym miejscu. Podsumowując: nie narzucaj tworzenia harmonogramu projektu tam, gdzie nie jest on potrzebny.

System GPS dla Twojego zespołu

Mając dobrze opracowany harmonogram projektu, możesz dzielić się z zespołem informacjami na temat celów projektu, sposobu ich osiągnięcia i uczestników. Harmonogram projektu stanowi punkt wyjścia do zaplanowania projektu i doskonały sposób na jego pomyślne rozpoczęcie.

Chcesz stworzyć swój pierwszy harmonogram projektu? Wypróbuj Asanę, lidera w zarządzaniu pracą i najlepsze narzędzie dla Twojego zespołu.