Zorganizuj efektywne spotkanie inaugurujące projekt w 10 krokach

Czasami samo uzyskanie akceptacji dla realizacji projektu kosztuje wiele wysiłku, a jednak często zdarza się tak, że jeszcze przed rozpoczęciem projektu czuć, że wszystko idzie jak po grudzie. Dzieje się tak dlatego, ponieważ każdy członek zespołu projektowego i każdy interesariusz wnosi do projektu inną wiedzę, oczekiwania i priorytety. Jeżeli nie wprowadzisz ich w temat jeszcze przed rozpoczęciem pracy, realizacja projektu będzie przebiegać jak nieustanna wędrówka pod górę, niezależnie od tego, jak bardzo będziesz próbować narzucić odpowiedni kurs. Na szczęście jest na to lepszy sposób – spotkanie inaugurujące projekt.

Spotkanie inaugurujące projekt to skuteczny sposób na wprowadzenie zespołu projektowego w temat jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W trakcie tego spotkania nakreślisz cel projektu, przedstawisz szczegółowe informacje na jego temat i przedyskutujesz kolejne kroki. W ten sposób, niezależnie od tego, dokąd zawiedzie Cię Twój plan projektu, wszyscy będą tam razem z Tobą.

Czym jest spotkanie inaugurujące projekt?

Spotkanie inaugurujące projekt to możliwość spotkania się z członkami zespołu i interesariuszami jeszcze przed rozpoczęciem projektu w celu ustalenia najważniejszych szczegółów projektu i uzyskania poparcia dla kluczowych kamieni milowych. Zaplanuj organizację spotkania inaugurującego projekt po zatwierdzeniu karty projektu i utworzeniu planu projektu, ale jeszcze przed rozpoczęciem właściwej pracy nad jego realizacją. W trakcie spotkania inaugurującego projekt nakreślisz cel projektu, jego plan itd., a także dasz członkom zespołu czas na zadawanie pytań i wyjaśnienie zagadnień związanych z kolejnymi krokami. W momencie zakończenia spotkania inaugurującego projekt cały zespół powinien w ten sam sposób rozumieć nad czym będzie pracować, dlaczego i w jaki sposób.

Jaki jest cel spotkania inaugurującego projekt? Czy naprawdę jest mi ono potrzebne?

Jednym słowem – tak. Spotkanie inaugurujące projekt to nieoceniony sposób na przekazanie swojemu zespołowi kluczowych informacji dotyczących projektu oraz na stworzenie możliwości zadawania pytań na żywo. W przeciwieństwie do przedstawienia tych informacji w planie projektu lub poprzez e-mail organizacja spotkania inaugurującego projekt redukuje ryzyko nieporozumień i zapewnia, że każdy członek zespołu zaczyna pracę nad projektem od tego samego miejsca. Bez spotkania inaugurującego projekt członkowie zespołu i interesariusze mogliby mieć rozbieżne oczekiwania co do projektu, co doprowadziłoby do pełzania zakresu i w najgorszym przypadku do niepowodzenia projektu.

Nie oznacza to, że musisz organizować identyczne spotkania inauguracyjne dla każdego projektu. Niektóre projekty, jak praca z klientem lub skomplikowane inicjatywy, skorzystają ze sformalizowanych spotkań inaugurujących wymagających znaczących przygotowań, np. rozbudowanej prezentacji lub nawet demonstracji, w zależności od typu projektu. W przypadku innych projektów, tych prostszych lub angażujących mniejszą liczbę interesariuszy, wystarczy mniej formalne spotkanie bez prezentacji.

Różne typy spotkań inaugurujących projekt

Nie każde spotkanie inaugurujące projekt wygląda tak samo. Ogólnie rzecz biorąc, każdy typ spotkania inaugurującego projekt powinien zawierać głównie takie same elementy. Znajomość różnych typów spotkań inaugurujących projekt może pomóc Ci zdecydować, czy spotkanie powinno mieć bardziej, czy też mniej formalny przebieg.

Wewnętrzne spotkanie inaugurujące projekt

To najprostsza forma spotkania inaugurującego projekt. Celem wewnętrznego spotkania inaugurującego projekt jest wprowadzenie zespołu w temat, ustalenie kluczowych szczegółów projektu i umożliwienie zadawania pytań jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Tak jak w przypadku każdego spotkania inaugurującego projekt przygotuj materiały wcześniej, ale nie przejmuj się zbytnio dopracowywaniem formuły spotkania.

Przykładowe projekty:

• Kampania marketingowa produktu

• Produkcja internetowa

• Plan testowania użyteczności

Potrzebne materiały:

• Plan projektu, który przedstawia kluczowe informacje dotyczące projektu, takie jak mierniki sukcesu, ramy czasowe projektu, interesariusze itd.

• Cele projektu SMART, które wskazują, co osiągniesz w momencie zakończenia projektu.

• Zdefiniowany zakres projektu wyznaczający jasne granice, między tym co jest częścią pracy nad projektem, a co nie jest.

• Przedstawiony w formie wizualnej harmonogram projektu wraz ze wszelkimi odpowiednimi kamieniami milowymi projektu, które wskazują momenty wyznaczające zakończenie określonych prac o kluczowym znaczeniu.

Oprócz przedstawienia tych materiałów podczas spotkania inaugurującego projekt zapewnij dostępność informacji projektowych w centralnej platformie do zarządzania pracą. W ten sposób każdy członek zespołu będzie miał łatwy dostęp do kluczowych dokumentów projektowych.

Spotkanie inaugurujące projekt dla przedstawicieli wyższego kierownictwa

Jeżeli w Twój projekt lub program zaangażowani są przedstawiciele wyższego kierownictwa, najprawdopodobniej będziesz chcieć zorganizować bardziej ogólne spotkanie inaugurujące projekt, aby wdrożyć przedstawicieli kierownictwa w tematykę projektu. W przypadku takiego typu spotkania inaugurującego projekt, pamiętaj, aby skupić się szczególnie na celach projektu oraz na tym, jaki wpływ będzie miał projekt na realizację celów firmy.

Podczas takiego spotkania inaugurującego projekt nie należy poświęcać zbyt wiele czasu na omawianie poszczególnych kamieni milowych lub informacji szczegółowych. Oprócz tego prawdopodobnie zechcesz jeszcze zorganizować wewnętrzne spotkanie inaugurujące projekt dla zespołu projektowego.

Przykładowe projekty:

• Mapa drogowa produktu

• Kampania marketingowa (bez udziału agencji)

• Wdrożenie oprogramowania lub systemów

Potrzebne materiały:

• Jasno przedstawiony cel projektu, który łączy biznesowy wpływ tego projektu z osiąganiem celów firmy.

• W razie potrzeby uzasadnienie biznesowe opracowane dla tej inicjatywy.

• Zwięzły opis celów projektu dla przedstawienia interesariuszom tego, co zostanie osiągnięte na jego zakończenie.

• Plan projektu, który przedstawia kluczowe informacje dotyczące projektu, takie jak mierniki sukcesu, ramy czasowe projektu, interesariusze itd.

• Harmonogram projektu, który będzie służyć jako ogólna oś czasu wskazująca ważne bloki projektu.

• Streszczenie zawierające wszystkie te kluczowe informacje projektowe. Zaplanuj prezentację streszczenia w wersji ogólnej, a następnie prześlij dokument interesariuszom, aby mogli zapoznać się ze szczegółowymi informacjami już po rozpoczęciu projektu.

• Formalna prezentacja.

Zewnętrzne lub skierowane do klientów spotkanie inaugurujące projekt

Jeżeli pracujesz nad projektem skierowanym do klientów, niezbędna będzie organizacja spotkania inaugurującego projekt z udziałem członków Twojego zespołu i kluczowych interesariuszy ze strony klientów, aby przedstawić im cele i produkty końcowe projektu. Powinna być to najbardziej dopracowana wersja spotkania inaugurującego projekt.

Spotkanie inaugurujące projekt tego typu to Twoja szansa na określenie oczekiwań i na zbudowanie wspólnego zrozumienia w odniesieniu do celów projektu. Podczas takiego spotkania inaugurującego projekt zaplanuj trochę czasu na przedstawienie zespołu projektowego, ustalenie tego, jak często Ty i Twój klient będziecie się komunikować oraz wyjaśnienie, na czym polega efektywna współpraca. Upewnij się, że ustalisz z klientem, kiedy będzie zaangażowany w przegląd Twojej pracy oraz w jaki sposób będziesz go informować o postępach w realizacji projektu.

Przykładowe projekty:

• Kampania marketingowa (z udziałem agencji)

• Planowanie wydarzenia

Potrzebne materiały:

• Plan projektu, który przedstawia kluczowe informacje dotyczące projektu, takie jak mierniki sukcesu, ramy czasowe projektu, interesariusze itd.

• Brief projektowy lub brief kreatywny w zależności od rodzaju pracy.

• Jasno zdefiniowany zakres projektu wyznaczający jasne granice, między tym co jest pracą nad projektem, a co nie jest.

• Harmonogram projektu, pełniący funkcję ogólnej osi czasu wskazującej ważne bloki projektu oraz wszelkie stosowne kamienie milowe projektu.

• Lista interesariuszy projektu z przypisanymi do nich rolami.

• Sposób komunikowania się między członkami zespołu (np. Slack, e-mail, Asana), a także sposób udostępniania raportów o statusie projektu.

• Formalna prezentacja.

Spotkanie inaugurujące projekt Agile

Większość zespołów Agile prowadzi projekty w sprintach, czyli w cyklach pracy trwających od dwóch do czterech tygodni. Nie jest potrzebne spotkanie inaugurujące dla każdego sprintu. W rzeczywistości takie postępowanie spowolniłoby tylko pracę zespołu. Należy jednak zaplanować spotkanie inaugurujące projekt przynajmniej raz na rok, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu pracują w sposób harmonijny. Oprócz tego w przypadku gdy Twój zespół rozpoczyna nowy projekt lub do Twojego zespołu dołącza nowy pracownik, powinno się zorganizować spotkanie inaugurujące projekt, aby wdrożyć w tematykę projektu wszystkich członków zespołu.

Spotkanie inaugurujące projekt Agile to szansa, aby upewnić się, że Twój zespół ma wszystko, czego będzie potrzebował w trakcie sprintu. Wówczas podczas spotkań dotyczących planowania sprintów i retrospekcji sprintów będzie można skupić się na ciągłym doskonaleniu.

Potrzebne materiały:

• Kryteria sukcesu, w tym co dla Twojego zespołu oznacza „zrobione”.

• Sformalizowane role w zespole, zwłaszcza jeżeli Twój zespół korzysta ze Scrum.

• Lista organizowanych przez Ciebie spotkań zespołu wraz z ich terminami.

• Jasny plan komunikacji opisujący sposób komunikowania się między członkami zespołu (np. Slack, e-mail. Asana).

• Agenda codziennych spotkań stand-up Twojego zespołu.

Jak zaplanować i z powodzeniem zorganizować spotkanie inaugurujące projekt w 10 krokach

Będąc kierownikiem projektu, na którym spoczywa obowiązek podejmowania kluczowych inicjatyw, masz za zadanie zaplanować spotkanie inaugurujące projekt i podczas niego przeprowadzić prezentację. Podobnie w przypadku gdy prowadzisz większy program i planujesz spotkanie inaugurujące dla jakiejś jego części, najprawdopodobniej to Ty będziesz prowadzić to spotkanie, ale możesz powierzyć prezentację zagadnień liderom poszczególnych projektów.

Jeżeli nigdy dotąd nie zdarzyło Ci się planować spotkania inaugurującego projekt – nie przejmuj się! Oto 10 kroków, które pomogą Ci z powodzeniem zorganizować spotkanie inaugurujące projekt.

1. Przygotuj się do spotkania

Pierwszym krokiem w organizacji spotkania inaugurującego projekt jest podjęcie decyzji, kto powinien w nim uczestniczyć i jak długo powinno trwać to spotkanie. Stopień szczegółowości Twojego przygotowania zależy od tego, jak formalne będzie to spotkanie – czy zapraszasz interesariuszy szczebla kierowniczego lub partnerów zewnętrznych? Albo czy jest to nieformalne spotkanie inaugurujące projekt w gronie najważniejszych członków zespołu projektowego? Przygotowując się do spotkania:

1. Sporządź listę zaproszonych osób. Na tym etapie już wiesz, jakiego typu spotkanie inaugurujące projekt będziesz organizować, a to powinno Ci wskazać, kto weźmie w nim udział. Zanim wyślesz zaproszenie na spotkanie, jeszcze raz sprawdź listę zaproszonych osób, aby upewnić się, że wśród nich znajdują się wszyscy istotni interesariusze projektu.

2. Zaplanuj godzinę spotkania (i czas jego trwania). Pamiętaj, aby zostawić trochę czasu na pytania.

3. Wyznacz osobę do robienia notatek. Wskaż osobę do sporządzenia notatek na wypadek, gdyby któryś z interesariuszy nie dotarł na spotkanie. Jeżeli spotkanie odbywa się online, rozważ dodatkowo jego nagranie, aby nieobecni członkowie zespołu mogli później nadrobić zaległości.

4. Utwórz agendę spotkania. Rozsyłając wcześniej agendę spotkania, masz pewność, że wszyscy będą przygotowani na rozpoczęcie projektu. Agenda spotkania to również świetne miejsce na udostępnienie dodatkowych materiałów, takich jak plan projektu i oś czasu, z którymi chcesz, aby uczestnicy spotkania zapoznali się wcześniej.

Przykładowa agenda spotkania inaugurującego projekt

2. Przedstaw uczestników

Jeżeli jest to pierwsze spotkanie zespołu projektowego, możliwe jest, że część osób nie współpracowała ze sobą wcześniej. Rozpocznij spotkanie od przedstawienia uczestników spotkania lub od pytań na przełamanie lodów, aby ułatwić wzajemne poznanie się.

3. Rozpocznij od celu projektu

Najważniejszą rzeczą do omówienia podczas spotkania inaugurującego projekt jest rezultat projektu oraz jego uzasadnienie. Według niedawnych badań tylko 26% pracowników wyraźnie rozumie, w jaki sposób ich praca przekłada się na osiąganie celów firmy. Bez takiej jasności, członkowie zespołu nie znają priorytetów zadań i nie wiedzą, jak radzić sobie ze zmieniającymi się priorytetami.

Kiedy informujesz o celu projektu, przeznacz trochę czasu na wyjaśnienie tego, w jaki sposób projekt wpisuje się w szerszą perspektywę biznesową oraz cele organizacyjne. Odpowiedz na pytania: „Dlaczego nad tym pracujemy?” oraz „Do jakiego rezultatu zmierzamy?”. W dalszej części spotkania będziesz mieć okazję, aby wejść głębiej w szczegóły projektu i konkretne przepływy pracy. Poinformowanie o celu projektu na samym początku spotkania to najlepszy sposób, aby zapewnić, że będzie on jednakowo zrozumiały dla wszystkich.

Przykładowy cel projektu

Celem tego projektu jest zwiększenie świadomości marki w regionach NAMER i EMEA poprzez przeprowadzenie kampanii brandingowej w mediach cyfrowych w III kwartale.

4. Udostępnij plan projektu

Najlepiej jest udostępnić plan projektu w agendzie spotkania, aby członkowie zespołu mogli się z nim zapoznać jeszcze przed spotkaniem. W trakcie spotkania inaugurującego projekt nie musisz bardzo szczegółowo omawiać planu projektu – zamiast tego skup się na kluczowych informacjach, takich jak oś czasu projektu, ważne kamienie milowe i kluczowe produkty końcowe projektu.

Przykładowy plan projektu

5. Przedstaw zakres projektu

Jednym z najważniejszych tematów do przedyskutowania w ramach grupy jest to, co wchodzi w zakres projektu, a także co znajduje się poza jego zakresem. Upewnij się, że przychodząc na spotkanie, wszyscy jego uczestnicy będą mieli jednakowe oczekiwania, aby zapobiec niespodziankom w ostatniej chwili lub zmianom produktów końcowych w trakcie realizacji projektu. Wyjaśnienie zakresu projektu na wczesnym etapie i częste jego powtarzanie to najlepszy sposób, aby zapobiec pełzaniu zakresu, które może opóźnić, a nawet zniweczyć Twój projekt.

Przykład zakresu projektu

Cel projektu: opublikować reklamy graficzne i w formie wideo w III kwartale, aby zwiększyć świadomość marki w regionach NAMER i EMEA.

Zasoby:

• Zespół ds. wizerunku marki (sześć osób), 15 godzin tygodniowo przez 4 tygodnie

• Budżet na media w wysokości 50 000 USD

Produkty końcowe projektu:

• Projekt strony produktowej

• Reklamy graficzne (2 wersje do testów porównawczych) w wymiarach odpowiadających specyfikacjom graficznym

• Spoty wideo (o długości 6 i 30 sekund) w wymiarach odpowiadających specyfikacjom wideo

Wymagane materiały kreatywne: Grafika

• Zawiera logo oraz wezwanie do działania w formie animowanej

• Potrzebne są banery w wersji statycznej i HTML5

Wideo

• Zawiera branding w pierwszych 5 sekundach

• Z lektorem

Strona produktowa

• Reklamy i strona produktowa powinny tworzyć spójną graficzną całość

Poza zakresem:

Tłumaczenie materiałów w ramach kampanii brandingowej

6. Wyznacz role w projekcie i ustal obowiązki

Ten punkt możesz pominąć w przypadku prostych projektów wewnętrznych. Jeżeli jednak Twój zespół projektowy nigdy dotąd nie współpracował ze sobą lub jeżeli pracujesz z partnerem zewnętrznym, upewnij się, że każdy dokładnie zna swoją rolę i obowiązki w projekcie. Kto jest główną osobą do kontaktu w projekcie? Czy projekt ma sponsora lub lidera wyższego szczebla? Czy jest jedna osoba lub kilka osób, które dokonują zatwierdzenia działań w ramach projektu?

Na różnych etapach projektu wymagane jest zaangażowanie różnych interesariuszy. Jeżeli członkowie Twojego zespołu projektowego podczas spotkania inaugurującego projekt nie mają jasności co do ról i obowiązków w projekcie, rozważ utworzenie i udostępnienie macierzy RACI jako czynności do wykonania.

Przykładowe role w projekcie

• Osoba odpowiedzialna: Daniela Vargas

• Osoba nadzorująca: Kabir Mandan

• Konstrybutorzy: Kat Mooney, Ray Brooks

• Osoba informowana: Avery Lomax

7. Poinformuj, gdzie będzie można znaleźć informacje projektowe oraz aktualne dane dotyczące projektu

Przeciętny pracownik umysłowy spędza 60% swojego czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak odnajdowanie informacji i przeszukiwanie dokumentów. Oznacza to, że Twój zespół ma mniej czasu, aby skupić się na zadaniach o najważniejszym znaczeniu.

W celu zredukowania liczby czynności okołozadaniowych i zwiększenia efektywności Twojego zespołu, upewnij się, że masz centralne źródło wiedzy dotyczącej kluczowych zadań w projekcie. Kiedy wszystkie informacje projektowe znajdują się w jednym, łatwo dostępnym miejscu, Twój zespół jest w stanie szybko odnaleźć dokumenty projektowe, uzyskać najświeższe informacje w czasie rzeczywistym, sprawdzić odpowiednie kamienie milowe i być na bieżąco z produktami końcowymi projektu.

8. Zarezerwuj czas na pytania

Na koniec spotkania członkowie Twojego zespołu projektowego mogą mieć pytania dotyczące prezentacji, np. zakresu projektu lub oczekiwań związanych z konkretnymi zadaniami. Zarezerwuj odpowiednio dużo czasu, aby odpowiedzieć na każde z nich. Pamiętaj, że celem spotkania inaugurującego projekt jest to, aby wszyscy wyszli ze spotkania z jednakowym zrozumieniem istoty projektu i w gotowości do rozpoczęcia pracy.

9. Przedstaw kolejne kroki

Ostatnią częścią spotkania inaugurującego projekt jest odpowiedź na pytanie „Co teraz?”. Na tym etapie należy wyjaśnić, gdzie znajdować się będzie dokumentacja projektu, i omówić wszelkie czynności do wykonania, które zostały poruszone podczas spotkania. Pomocne może również okazać się szybkie wskazanie zadań, które zespół będzie musiał wykonać w pierwszej kolejności.

W dalszej kolejności wyjaśnij, gdzie i w jaki sposób udostępniane będą aktualizacje statusu projektu. Zbyt duża liczba spotkań była jedną z głównych barier dla produktywności w 2021 roku. Zamiast planować osobiste lub wirtualne spotkania statusowe, rozważ udostępnianie aktualizacji statusu projektu w formie wirtualnej za pomocą systemu zarządzania pracą. W ten sposób członkowie zespołu będą mogli w efektywny sposób dowiadywać się o nowych zmianach i do nich dostosowywać.

10. Zadania do wykonania po spotkaniu

Gratulacje – koniec spotkania! Po podsumowaniu i zakończeniu spotkania poproś osobę sporządzającą notatki, aby opublikowała wszystkie notatki ze spotkania w udostępnionym projekcie. Jeżeli spotkanie było wirtualne, udostępnij również jego nagranie lub zapis transkrypcyjny. Na koniec jeżeli podczas spotkania ustalono jakieś czynności do wykonania, upewnij się, że zostały one zapisane i przypisane do odpowiedniego członka zespołu.

Po spotkaniu inaugurującym projekt

Po przeprowadzeniu spotkania inaugurującego projekt, wszystko jest gotowe do rozpoczęcia pracy nad projektem. Najlepszym sposobem na zapewnienie przejrzystości i synchronizacji działań jest prowadzenie centralnego źródła wiedzy i współpracy, takiego jak narzędzie do zarządzania pracą. Udostępniając w jednym miejscu informacje o pracy, aktualizacje statusu projektu oraz wiadomości, zapewnisz i utrzymasz jednakowe zrozumienie istoty projektu.

Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób Asana może pomóc Ci w takiej organizacji pracy, dzięki której Twój zespół będzie wiedział co ma do zrobienia, dlaczego jest to ważne i jak należy to wykonać.