Tworzenie koncepcji projektu w 7 krokach, ze wskazówkami ekspertów

W zarządzaniu projektami zapewnienie spójnych informacji wszystkim zaangażowanym bywa nie lada wyzwaniem. Przy wielu zmiennych, różnych produktach końcowych i współpracy międzyfunkcyjnej, wstępne spotkanie projektowe często nie wystarcza, aby wszystko przejrzeć.

Faza koncepcji projektu stanowi okazję dla wszystkich zainteresowanych stron do uzgodnienia pomysłów, procesów i produktów końcowych projektu. W cyklu życia projektu ta wczesna faza często poprzedza opracowanie planu lub karty projektu, ponieważ skupia się na ogólnym zarysie projektu, a nie na konkretnych szczegółach. W tej fazie często stosuje się pomoce wizualne, takie jak schematy blokowe, wykresy Gantta i osie czasu, aby zapewnić interesariuszom projektu szerszy obraz przedsięwzięcia.

W tym artykule przyjrzymy się podstawowym zagadnieniom związanym z koncepcją projektu. Pokażemy również, jak w siedmiu krokach opracować koncepcję projektu i przedstawimy wskazówki ekspertów, które pomogą Ci lepiej zrozumieć ten proces.

Na czym polega koncepcja projektu

Koncepcja projektu to wczesna faza cyklu życia projektu, w której powstają pomysły i planowane są procesy, zasoby oraz produkty końcowe projektu. Stanowi ogólny zarys projektu, dlatego jest tworzona przed planem projektu, który zawiera bardziej szczegółowe informacje.

Tworzenie koncepcji projektu przebiega w siedmiu krokach i obejmuje m.in. zdefiniowanie celów oraz przedstawienie ich z wykorzystaniem pomocy wizualnych.

Istnieje wiele narzędzi i metod, które możesz wykorzystać, aby w sposób wizualny przedstawić koncepcję swojego projektu. Obejmują one m.in. wykresy Gantta, tablice Kanban i schematy blokowe. Elementy te pozwalają wyjaśnić różne aspekty projektu (w szczególności jego ogólną wykonalność) i zapewniają interesariuszom projektu większą przejrzystość.

7 kroków do stworzenia koncepcji projektu

Efektywny proces tworzenia koncepcji projektu składa się z siedmiu kroków, które obejmują zdefiniowanie podstawowych założeń i celów projektu oraz wzmocnienie strategii. Wszystko to pomoże Ci zachować dobrą organizację podczas zarządzania nowym projektem.

Przejdźmy przez każdy krok tworzenia koncepcji projektu.

Krok 1: zdefiniuj cele projektu

W pierwszym kroku określ cele swojego projektu. Zacznij od zorganizowania wstępnego spotkania koncepcyjnego, podczas którego udokumentowany zostanie ogólny harmonogram projektu i jego produkty końcowe.

Jako pierwszy krok, przeanalizuj potrzeby projektu i interesariuszy. Jaki problem starasz się rozwiązać? Stwórz krótki opis projektu i sporządź listę osób, które będą w niego zaangażowane. 

Po zidentyfikowaniu podstawowych celów projektu, opisz szczegółowo konkretne cele.

Wskazówka PRO: wyznacz cele SMART na wczesnym etapie tworzenia koncepcji projektu. SMART to skrót pochodzący od angielskich słów specific (skonkretyzowany), measurable (mierzalny), achievable (osiągalny), realistic (realistyczny) i time-bound (określony w czasie). 

Krok 2: określ rezultaty

Następnie zawęź pożądane rezultaty projektu. Są one zwykle bardziej szczegółowe niż cele wyznaczone w początkowej fazie planowania i zawierają konkretne zadania, które chcesz wykonać w trakcie projektu.

Załóżmy, że pracujesz nad dodaniem nowej strony docelowej do swojej witryny internetowej. Jednym z rezultatów może być dodanie formularza rejestracji e-mail.

Oprócz określenia celów projektu, udokumentuj oczekiwane rezultaty i główne produkty końcowe, aby następnie zaplanować ramy czasowe. Warto w tym miejscu przyjrzeć się popularnym metodologiom zarządzania projektami, aby określić, która z nich jest najlepsza dla Twojego obecnego projektu.

Wskazówka PRO: w przypadku złożonych projektów zastosuj metodologię Agile, aby podzielić zadania na krótkie sprinty. W przypadku bardziej tradycyjnych projektów użyj metody kaskadowej, w której realizacja zadań następuje etapowo.

Krok 3: zidentyfikuj zagrożenia i ograniczenia

Po zidentyfikowaniu rezultatów przeanalizuj zagrożenia i ograniczenia projektu. Zbadaj różne aspekty projektu, które stwarzają potencjalne ryzyko, aby uniknąć marnowania zasobów w trakcie projektu.

Aby zidentyfikować zagrożenia i ograniczenia, określ potrzebne narzędzia do zarządzania zasobami, środki finansowe i harmonogramy. Postaraj się ograniczyć potencjalne zagrożenia przed rozpoczęciem projektu. W tym celu regularnie komunikuj się z interesariuszami i zespołami projektowymi. 

Wskazówka PRO: opracuj rejestr zagrożeń, aby analizować, dokumentować i rozwiązywać pojawiające się zagrożenia w projekcie. 

Krok 4: dopracuj swoją strategię używając pomocy wizualnych

Strategia projektu to wizualny harmonogram projektu, który pomaga wyjaśnić jego cel członkom zespołu. Stwórz swoją strategię, wybierając elementy wizualne, które możesz udostępnić interesariuszom. 

Istnieje wiele rodzajów elementów wizualnych. Poniżej przedstawiamy kilka z nich:

• Schemat blokowy: schemat blokowy jest idealnym narzędziem do wizualizacji różnych etapów i decyzji w procesie. Schematy blokowe są szczególnie przydatne do wizualizacji projektów, w których realizacja zadań następuje krok po kroku oraz do skutecznej organizacji produktów końcowych projektu. 

• Wykres Gantta: wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy używany do wizualizacji osi czasu projektu. Słupki na wykresie Gantta reprezentują zadania w projekcie, a długość słupków reprezentuje czas potrzebny na ich ukończenie.

• Struktura podziału pracy: struktura podziału pracy to lista wszystkich zadań w projekcie. Menedżerowie projektów wykorzystują struktury podziału pracy, aby pomóc zespołom w wizualizacji produktów końcowych projektu przy jednoczesnym utrzymaniu celów na pierwszym miejscu. 

• Mapa myśli: mapa myśli to diagram, który umożliwia kierownikom projektów wizualizację relacji między zadaniami w projekcie oraz połączenie produktów końcowych z centralną koncepcją lub pomysłem, np. konkretnym celem zespołu. 

• Wykres PERT: wykres PERT, zwany również diagramem PERT, to narzędzie używane do planowania, organizowania i mapowania zadań. Może być pomocny przy złożonych projektach i szacowaniu czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań.

Ponieważ wszystkie te narzędzia wizualne różnią się nieco od siebie, Twój zespół powinien wybrać to, które najlepiej odpowiada jego oczekiwaniom i potrzebom. Przykładowo, struktura podziału pracy będzie lepszym wyborem dla większych zespołów, ponieważ szczegółowo określa zależności między zadaniami, z kolei schemat blokowy będzie bardziej odpowiedni dla mniejszych zespołów zarządzających mniej złożonymi projektami.

Wskazówka PRO: przeanalizuj cechy każdego z tych elementów wizualnych zanim wykorzystasz je w swojej koncepcji projektu. Weź pod uwagę takie kwestie jak stopień szczegółowości, użyteczność oraz wygląd. To pomoże Ci zdecydować, które narzędzie najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. 

Krok 5: oszacuj swój budżet

Następnie oszacuj budżet na realizację projektu, aby przystąpić do przydzielenia zasobów. Twój budżet powinien uwzględniać rentowność projektu, dostępne zasoby i prace zlecone na zewnątrz. W przypadku niektórych projektów może się zdarzyć, że budżet jest ustalany przez kierownictwo i trzeba to wziąć pod uwagę przy opracowywaniu produktów końcowych.

Budżet może wymagać zatwierdzenia lub modyfikacji przez kierownictwo. Po przyjęciu budżetu możesz przypisać osoby odpowiedzialne, przygotować dokumenty projektowe i utworzyć zadania.

Wskazówka PRO: w przypadku alokacji zasobów zautomatyzowanie procesów za pomocą oprogramowania do automatyzacji może zwiększyć wydajność i zapobiec błędom. 

Krok 6: stwórz plan awaryjny

Zanim zaczniesz przypisywać zadania, utwórz plan awaryjny. Jest to plan B na wypadek zagrożeń i ograniczeń zidentyfikowanych w kroku 3. Jeśli pojawią się problemy, możesz skorzystać z planu awaryjnego, aby rozwiązać je w czasie rzeczywistym i zoptymalizować wydajność.

Aby go utworzyć, uporządkuj zagrożenia na wykresie Gantta lub w narzędziu do tworzenia osi czasu, a następnie sporządź plan dla każdego zagrożenia. Załóżmy, że jednym z zagrożeń jest niedostarczenie materiałów na czas. Twój plan awaryjny może uwzględniać pozyskanie materiałów z innego źródła lub pracę nad innymi zadaniami w projekcie podczas oczekiwania na materiały.

Po opracowaniu planu awaryjnego dla każdego zagrożenia możesz przystąpić do realizacji swojego projektu. 

Wskazówka PRO: skorzystaj z Asany, aby skuteczniej zwizualizować plan projektu przy użyciu list, osi czasu i wykresów Gantta.

Krok 7: dokumentuj osiągnięcie kamieni milowych

Ostatnim krokiem jest udokumentowanie kamieni milowych osiągniętych przez zespół. Jest to najlepszy sposób na upewnienie się, że prace realizowane są terminowo oraz na wykrycie ewentualnych niespójności. 

Możesz wykorzystać w tym celu oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewni interesariuszom dostęp do informacji i pozwoli im monitorować postępy. Warto śledzić te kamienie milowe do momentu ukończenia projektu, aby mieć pewność, że wszystkie zadania zostaną wykonane na czas.

Wskazówka PRO: regularnie komunikuj się z interesariuszami projektu, aby monitorować zależności zadań i upewnić się, że realizowane są cele krótkoterminowe. 

3 wskazówki ekspertów, jak udoskonalić koncepcję projektu

Stworzenie takiej koncepcji projektu, która usprawni współpracę i zwiększy wydajność zespołu nie jest łatwe. Oprócz powyższych siedmiu kroków, oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci dopracować Twoją koncepcję. 

Podczas tworzenia koncepcji projektu pamiętaj o tych trzech wskazówkach:

1. Często komunikuj się z interesariuszami, zwłaszcza na wczesnym etapie: komunikacja ma kluczowe znaczenie bez względu na projekt, nad którym pracujesz. Skupienie się na pracy zespołowej od początku projektu jest najlepszym sposobem na zapewnienie, że wszyscy interesariusze są na bieżąco o wszystkim informowani i rozumieją kluczowe cele. Aby nawiązać skuteczną komunikację, organizuj spotkania w trakcie trwania projektu i wdrażaj procesy usprawniające pracę zespołową.

2. Skupiaj się na swoich celach: połącz swoje cele z produktami końcowymi projektu, aby na bieżąco sprawdzać postępy w ich realizacji. Użyj oprogramowania do tworzenia osi czasu, które umożliwi Ci łatwe połączenie celów z zadaniami wymaganymi do ich osiągnięcia. 

3. Używaj elementów wizualnych, aby śledzić kamienie milowe: chociaż uzasadnienie biznesowe i codzienne listy zadań są pomocne, dodanie wizualizacji pomaga interesariuszom uzyskać szerszą perspektywę. Masz do dyspozycji wiele narzędzi do wizualnej reprezentacji Twojego projektu, od wykresów Gantta po wykresy PERT. 

Oprócz tych trzech wskazówek zawsze miej na uwadze osoby tworzące zespół. Utrzymuj motywację i wydajność swojego zespołu, dostarczając mu potrzebne informacje i wyznaczając rozsądne terminy realizacji zadań.

Opowiedz historię za pomocą koncepcji projektu

Tworzenie koncepcji projektu odgrywa ważną rolę w pomyślnej realizacji projektu. Od zgromadzenia wszystkich potrzebnych informacji i zasobów po koordynację pracy członków zespołu – Twoim zadaniem jest wcielenie koncepcji w życie. Mając odpowiednią koncepcję, Twój zespół będzie w stanie stawić czoła każdemu wyzwaniu, jakie napotka na swojej drodze. 

A jeśli chcesz pójść o krok dalej i planować projekty z jeszcze większą skutecznością, skorzystaj z oprogramowania do zarządzania pracą. Od usprawnienia pracy, po poprawę widoczności informacji – Asana pomoże Ci zapewnić przejrzystość w Twoim zespole i zwiększyć jego pewność siebie.