Odczuwasz przepracowanie? Oto strategie, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi odzyskać równowagę

Wypełnianie codziennych obowiązków może przynosić poczucie satysfakcji niezależnie od tego, czy praca, którą wykonujesz jest także Twoją pasją czy nie. Jeśli jednak często zamiast zadowolenia odczuwasz stres, może oznaczać to, że cierpisz z powodu przepracowania.

Ciężka praca jest ważna, ale równie duże znaczenie ma jakość życia. Kluczem do zapobiegania przepracowaniu jest nadawanie priorytetu zadaniom o największym wpływie. 

Jeśli cierpisz z powodu przepracowania możesz poradzić sobie z nim wyznaczając zdrowe granice i informując o nich swojego przełożonego. Jako menedżer lub lider zespołu możesz zapobiegać przepracowaniu wśród swoich pracowników okazując im wsparcie oraz poprawiając przejrzystość pracy. W tym artykule opiszemy najczęstsze przyczyny i oznaki przepracowania oraz podpowiemy, jak sobie z nimi radzić. 

Jak rozpoznać przepracowanie

Być może masz świadomość, że odczuwasz w pracy stres. Jak jednak sprawdzić, czy jest on oznaką przepracowania? Przepracowanie pojawia się, kiedy przez długi okres bardzo ciężko lub za dużo pracujesz. Jeśli czujesz, że przekraczasz swoje możliwości w pracy pod względem psychicznym, umysłowym czy emocjonalnym, prawdopodobnie cierpisz z powodu przepracowania.

Różnica pomiędzy przepracowaniem a wypaleniem zawodowym

Długotrwałe przepracowanie może prowadzić do wypalenia zawodowego. W 2019 roku Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) sklasyfikowała wypalenie, jako zjawisko zawodowe spowodowane chronicznym stresem w miejscu pracy. Według raportu Indeks anatomii pracy 71% pracowników umysłowych doświadczyło wypalenia przynajmniej jeden raz w 2020 roku. Prawie połowa respondentów (46%) podała przepracowanie jako główny czynnik przyczyniający się do wypalenia.

Oznaki przepracowania

Stres to zaledwie jedna z oznak przepracowania. Inne obejmują:

• Brak energii

• Ciągły stres w pracy

• Stres przed rozpoczęciem pracy, na przykład tzw. niedzielna nerwica

• Nieumiejętność rozdzielenia czasu pracy i czasu wolnego  

• Poczucie utraty kontroli nad życiem prywatnym z powodu stresu związanego z pracą

• Uczucie rozłączenia z rodziną i przyjaciółmi

• Obniżenie jakości wykonywanej pracy, pomimo starań

Poczucie przepracowania jest nie tylko nieprzyjemne. Przedłużające się wypalenie zawodowe może mieć również negatywny wpływ na Twoje zdrowie, prowadząc do zaburzeń snu i braku energii. Znalezienie równowagi pomiędzy pracą a czasem wolnym ma kluczowe znaczenie dla zdrowia psychicznego i dobrego samopoczucia.

5 najczęstszych przyczyn przepracowania

Być może cierpisz z powodu przeciążenia i przepracowania, ale czy wiesz, skąd biorą się te uczucia? Są to realne problemy, które mogą być spowodowane problemami, z którymi boryka się Twoja organizacja lub elementami kultury pracy. Pierwszym krokiem do przezwyciężenia poczucia przepracowania jest zrozumienie, skąd się ono bierze. 

1. Czynności okołozadaniowe

Czynności okołozadaniowe to każde działanie, które uniemożliwia Ci realizację pracy o dużym znaczeniu. Może to obejmować na przykład wyszukiwanie dokumentów, wysyłanie wielokrotnych próśb o zatwierdzenie czy manualne sprawdzanie statusu działań. Ich istnienie przyjmujemy zazwyczaj do wiadomości bez żadnej głębszej refleksji, ale prawda jest taka, że zadania te uniemożliwiają skoncentrowanie się na wykonywaniu działań o największym znaczeniu. 

Według raportu Indeks anatomii pracy przeciętni pracownicy umysłowi spędzają 60% swojego czasu na wykonywaniu czynności okołozadaniowych. Oznacza to, że na wykonywanie ważnych prac, do których zostali zatrudnieni, mogą przeznaczyć zaledwie 40% dnia roboczego. Ponieważ każdy dzień ma tyle samo godzin, pracownicy mają poczucie, że muszą pracować dłużej, aby utrzymać wszystko pod kontrolą.

2. Silosy w pracy

Kolejnym czynnikiem stresogennym są silosy w pracy. Jeśli nie ma się jasności co do tego kto i za co jest odpowiedzialny ani dlaczego dane zadanie ma znaczenie, nie można wykonać go z powodzeniem. Bez przejrzystej komunikacji pracownicy umysłowi spędzają dużo czasu na poszukiwaniu informacji i powielaniu pracy. Przeciętny pracownik umysłowy spędza 13% czasu pracy na powtarzaniu pracy, która została już wykonana (w porównaniu z 10% w 2019 roku). W skali roku oznacza to zmarnowanie 246 godzin roboczych. 

3. Dysonans dotyczący celów

Zrozumienie w jaki sposób codzienne zadania wpływają na ogólny rozwój firmy ma kluczowe znaczenie. Bez tego, pracownicy mogą mieć poczucie, że ich wysiłki idą na marne. Co więcej, kiedy wszystkie zadania wydają się pilne, trudno jest także właściwie określić priorytety. 

Kiedy rozumiesz, w jaki sposób Twoja praca przyczynia się do realizacji inicjatyw zespołu i firmy możesz łatwiej dostosowywać się do zmieniających się priorytetów i terminów. Zamiast gorączkowo poszukiwać informacji albo zastanawiać się, w jaki sposób dostosować priorytety do nowego projektu czy zmian harmonogramu, możesz skutecznie wykonać najważniejsze czynności. 

4. Praca, która zawsze jest włączona

Żyjemy w świecie, w którym rozproszenie uwagi stało się czymś normalnym, a presja wywierana przez stale aktywne środowisko pracy sprawia, że pracownicy czują potrzebę zostawania w pracy po godzinach tylko po to, aby sprostać oczekiwaniom pracodawców. Ile razy zdarzyło Ci się sprawdzić swoją skrzynkę odbiorczą z samego rana albo szybko odpowiedzieć na związane z pracą pytanie w weekend? Takie zachowania stały się standardowym sposobem interakcji w pracy, ale są one również głównymi czynnikami powodującymi przepracowanie i wypalenie.

5. Przeciążenie aplikacjami

Badania pokazują, że przeciętny pracownik umysłowy przełącza się pomiędzy 10 różnymi narzędziami nawet 25 razy dziennie. W dzisiejszych czasach standardem jest używanie jednego narzędzia do wykonywania pracy, drugiego do jej monitorowania a trzeciego do prowadzenia rozmów na jej temat. Jednak przełączanie się pomiędzy aplikacjami może prowadzić do przegapienia ważnych informacji lub szczegółów. Okazuje się, że ponad jedna czwarta pracowników (27%) przyznaje, że przełączanie się pomiędzy aplikacjami sprawia, że łatwo jest coś przeoczyć. 

Co więcej, 80% pracowników umysłowych twierdzi, że podczas wykonywania pracy sprawdza także swój e-mail i inne komunikatory. Jednak pracownicy, którzy przełączają się między aplikacjami mogą mieć również problem z wyznaczaniem właściwych priorytetów. Dzieje się tak dlatego, że każde nowe powiadomienie sprawia wrażenie ważnego, a pracownik ma poczucie, że musi od razu się nim zająć. 

Wskazówki dla indywidualnych pracowników: 3 sposoby, aby o siebie zadbać

Jeśli cierpisz z powodu przepracowania, nie próbuj tego ignorować ani od tego uciekać. Znalezienie nowej pracy może wydawać się skutecznym sposobem na poradzenie sobie z przepracowaniem. Czasem faktycznie tak się dzieje. Uciekając przed problemami ryzykujemy jednak, że w przyszłości ponownie się one pojawią. Zamiast tego, lepiej wykryć przyczynę stresu i przepracowania oraz nauczyć się, w jaki sposób należy dbać o swoje samopoczucie w pracy.

Nie chodzi tu wyłącznie, aby zadbać o siebie samego. Demonstrując umiejętność zredukowania przeciążenia pracą i skoncentrowania się na działaniach o kluczowym znaczeniu pokazujesz swoim przełożonym, że ważne jest dla Ciebie to, jaki wpływ masz na innych członków zespołu i organizację, a nie tylko koncentrujesz się na produktywności dla samej produktywności. Postawienie na pierwszym miejscu zdrowia i dobrego samopoczucia zwiększy także Twoją produktywność i przyczyni się do poprawy wyników w pracy.

Najlepszym sposobem zadbania o siebie jest przeprowadzenie szczerej rozmowy na temat swojego obciążenia pracą z przełożonym i wspólne znalezienie rozwiązania. Przed spotkaniem przygotuj plan, który sprawi, że konwersacja będzie jak najbardziej wykonalna.

1. Monitoruj wykonywaną przez siebie pracę

Jeśli nie wiesz do końca dlaczego czujesz przepracowanie, zacznij od monitorowania zadań nad którymi pracujesz każdego dnia i zanotuj, ile zajmuje Ci wykonanie każdego z nich. Jeśli to konieczne, zapisz również liczbę nadgodzin lub wiadomości, na które musisz odpowiedzieć poza godzinami pracy. 

Monitorowanie swojej pracy ma kilka zalet:

• Określenie, które zadania zajmują zbyt dużo czasu. Perfekcjonizm jest częstą przyczyną przepracowania. Zidentyfikuj proste zadania, które zajmują Ci zbyt wiele czasu, ponieważ chcesz wykonać je perfekcyjnie. Monitorując czas spędzony na wykonywaniu pracy możesz sprawdzić, które zadania zajmują dłużej niż przewidujesz i w razie potrzeby podjąć odpowiednie kroki.

• Sprawdź, na ile rozpraszają Cię powiadomienia. Pojawienie się na ekranie nowego powiadomienia jest częstym powodem rozproszenia uwagi w pracy. Wybijają Cię one z rytmu i sprawiają, że zmieniasz plan pracy na dany dzień. Dobrym pomysłem może być włączenie trybu „Nie przeszkadzać” przed rozpoczęciem zadań wymagających koncentracji.

• Odkryj ukrytą pracę. Kolejnym powodem przepracowania jest praca ukryta, czyli zadania, których wykonania nie planowaliśmy na dany dzień. Jeśli jeszcze tego nie robisz, zacznij monitorować wszystkie zadania w narzędziu do tworzenia list rzeczy do zrobienia, aby od razu wiadomo było, co należy zrobić danego dnia. 

• Porównaj faktyczny zakres swoich obowiązków z opisem Twojego stanowiska. Czy od rozpoczęcia pracy w swojej firmie zakres Twoich obowiązków się zmienił? Jeśli praca, którą wykonujesz wykracza poza wymagania na Twoim stanowisku, poproś swojego przełożonego o zmianę tytułu lub płacy. 

• Określ, czy pracy nie jest po prostu za dużo. Czasem przyczyna przepracowania jest oczywista, bo nie masz wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich swoich zadań. W takim przypadku porozmawiaj ze swoim przełożonym aby uzgodnić, które zadania są najważniejsze, a które można oddelegować.

2. Połącz codzienne zadania z celami biznesowymi

Zrozumienie, w jaki sposób Twoje działania przyczyniają się do realizacji firmowych i zespołowych celów może pomoc Ci nadać projektom priorytety. Produktywni członkowie zespołu nie muszą pracować najwięcej, jak to możliwe. Powinni zamiast tego koncentrować się na pracy o największym wpływie. 

Przed rozmową ze swoim przełożonym zastanów się nad swoimi celami. Do realizacji jakich inicjatyw przyczynia się Twoja praca? Czy pracujesz nad rzeczami, które nie są w żaden sposób powiązane z Twoimi celami? Czy jest jakaś praca, którą możesz przekazać innym członkom zespołu lub odłożyć na później?

3. Stwórz plan działań wraz ze swoim przełożonym

Rozmowa z przełożonym na temat przepracowania może być onieśmielająca, jednak nie pozwól, by Cię to powstrzymało. Liderom zależy na tym, aby członkowie ich zespołów osiągnęli sukces, więc poinformuj ich, jeśli odczuwasz stres i przeciążenie pracą. Możesz wspomnieć o tym podczas regularnego spotkania 1:1 albo poprosić o spotkanie, aby porozmawiać o mocach przerobowych. 

Wskazówki dla liderów: 6 sposobów na unikanie wypalenia w zespole

Może osobiście nie czujesz przepracowania, ale wydaje Ci się, że jeden z członków zespołu cierpi na wypalenie. Jako lider zespołu możesz okazać mu wsparcie udostępniając informacje, dane kontekstowe i narzędzia potrzebne do wykonywania pracy o największym wpływie. Oto, jak tego dokonać. 

1. Rozmawiaj ze swoim zespołem

Najprostszym sposobem na pokonanie wypalenia jest sprawdzenie, czy członkowie Twojego zespołu czują się przepracowani. Jest to szczególnie ważne, jeśli zauważysz, że ktoś długo pracuje albo odpowiada na e-maile w weekend. Niektórzy lubią taki styl pracy i wysłanie szybkiej odpowiedzi na e-mail albo wykonanie niewielkiego zadania ich nie stresuje. Inni mogą natomiast zupełnie sobie z tym nie radzić. Zadając pytania na temat wypalenia dajesz osobom przepracowanym szansę na rozpoczęcie rozmowy, podzielenie się swoimi uczuciami i zrównoważenia ich stylu życia.

2. Udostępniaj informacje kontekstowe 

Aby zapobiegać przepracowaniu upewnij się, że członkowie zespołu mają wszystkie informacje kontekstowe, których potrzebują, aby odnieść sukces. Obejmuje to na przykład informacje, w jaki sposób ich działania przyczyniają się do realizacji celów firmy, nad czym pracują inni członkowie zespołu i jaki jest status różnych inicjatyw. Te informacje zapewniają pracownikom kontekst, którego potrzebują, aby lepiej zrozumieć swoje miejsce pracy i nadać priorytet kluczowym inicjatywom.

3. Określaj priorytety w zależności od wpływu działań 

Kolejnym sposobem na okazanie wsparcia członkom Twojego zespołu jest zapewnienie im autonomii, dzięki której mogą wykonywać pracę jak najlepiej. Informacje kontekstowe i autonomia to pewny sposób na osiągnięcie sukcesu. 

Zachęcaj członków swojego zespołu do tego, aby nadawali priorytet działaniom o największym wpływie i spraw, by stało się to standardowym działaniem w Twoim zespole. Możesz na przykład zachęcać pracowników do: 

• Odmowy uczestnictwa w niepotrzebnych spotkaniach. Według naszych badań, niepotrzebne spotkania pochłonęły w ubiegłym roku 157 godzin pracy. Zachęcaj członków swojego zespołu do odmowy uczestnictwa w spotkaniach, gdzie ich obecność nie jest niezbędna.

• Delegowania pracy o niskim wpływie. Jeśli członek zespołu pracuje nad zadaniem, które w żaden sposób nie łączy się z jego celami, zachęć go do przekazania danej pracy osobie, której cele są bardziej powiązane z daną inicjatywą.

• Mówienia „nie”, ale z wyjaśnieniem powodu odmowy. Jednym z najpotężniejszych słów, które może wypowiedzieć członek zespołu jest „nie”. Wypowiedzenie go może być jednak problemem. Podanie powodu odmowy sprawia, że jest to łatwiejsze. Członkowie zespołu mogą na przykład powiedzieć: „Nie mogę zająć się teraz tym zadaniem, ponieważ moim priorytetem jest X i Y.”

4. Integruj i automatyzuj

Dużą część problemu czynności okołozadaniowych stanowią czynności ręczne, takie jak wielokrotne prośby o zatwierdzenia, sprawdzanie statusu pracy lub przełączanie się pomiędzy narzędziami biznesowymi. Wszystko to wymaga mnóstwa czasu i energii, więc zamiast tego sprawdź, czy narzędzie, z którego korzystasz można zintegrować z innymi. Możesz też poszukać sposobu na automatyzację zadań rutynowych, co pozwoli Twoim pracownikom skoncentrować się na pracy o dużym wpływie.

5. Wypróbuj zarządzanie obciążeniem

Zarządzanie obciążeniem pracą to proces, podczas którego praca zostaje równomiernie rozłożona pomiędzy członków Twojego zespołu. Skuteczne zarządzanie obciążeniem pracą maksymalizuje wyniki ograniczając przy tym chaos, więc pracownicy mogą odczuwać satysfakcję zamiast przytłoczenia.

Używaj technik zarządzania obciążeniem pracą nie tylko po to, aby zredukować wypalenie pracowników, ale również, aby zapobiec pojawieniu się uczucia przytłoczenia. Do określania i monitorowania mocy przerobowych członków zespołu możesz użyć narzędzi do zarządzania pracą.

6. W razie wątpliwości, stań się wzorem do naśladowania

Najpotężniejsza technika polega na tym, aby pokazać członkom swojego zespołu, że cenisz sobie ich czas i energię, pokonując własne przepracowanie. Jeśli Twoi pracownicy zauważą, że odpowiadasz na e-maile w weekend, prawdopodobnie będą czuli, że muszą robić to samo. 

Istnieje wiele sposobów na to, by stać się wzorem do naśladowania i pokazać, w jaki sposób utrzymujesz równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Niektóre strategie obejmują:

• Odmowę wykonywania dodatkowych zadań

• Korzystanie z urlopu i zachęcanie członków Twojego zespołu do tego samego

• Nie sprawdzanie e-maili podczas wakacji

• Nie wysyłanie wiadomości lub zleceń po godzinach pracy

• Upewnienie się, że Twój kalendarz odzwierciedla harmonogram pracy oraz blokowanie czasu osobistego potrzebnego na wizytę u lekarza czy spotkanie rodzinne.

Jako lider wiem, że moim obowiązkiem jest reprezentowanie sobą kultury firmy. Jeśli równowaga pomiędzy pracą a życiem osobistym jest u mnie zaburzona, martwię się, że tak samo będzie z innymi członkami mojego zespołu.”

Znajdź równowagę

Niezależnie od tego, czy starasz się uporać z własnym wypaleniem czy wspierasz przepracowanych członków swojego zespołu, w obu przypadkach kluczem jest przejrzystość i komunikacja. Znalezienie równowagi pomiędzy ciężką pracą a wysoką jakością życia pomoże Ci w pełni wykorzystać swój potencjał – zarówno w pracy, jak i poza nią.