Jak udokumentować wiedzę zdobytą podczas zarządzania projektami

Produkty końcowe nie są jedynymi wartościowymi elementami do osiągnięcia w projekcie. Niezależnie od tego, czy Twoja inicjatywa zakończy się spektakularnym sukcesem, niefortunną porażką lub z przeciętnym wynikiem, z każdego zrealizowanego projektu można wyciągnąć wnioski.

Jednak nie zawsze łatwo jest je zebrać i skutecznie udostępnić innym. Z tego artykułu dowiesz się, jak udokumentować wiedzę zdobytą podczas zarządzania projektami.

Czym jest wyciąganie wniosków z projektu w zarządzaniu projektami?

Wszystkie projekty są okazją do zdobycia wiedzy. Nie oznacza to jednak, że nie trzeba przeprowadzać podsumowania wniosków wyciągniętych z projektu w celu zebrania przydatnych informacji, udokumentowania ich i podzielenia się swoimi doświadczeniami z innymi zespołami. Wyciągnięcie wniosków jest również okazją do stworzenia raportu, do którego cały zespół projektowy może się odnieść w celu usprawnienia przyszłych projektów.

Po udokumentowaniu wniosków wyciągniętych z projektu można je łatwo przekazać innym osobom realizującym podobne inicjatywy. Twój raport może być również używany przez członków zespołu, którzy zaczynają pracę nad podobnymi projektami. Takie dzielenie się doświadczeniami między zespołami to świetny sposób na uniknięcie powtarzania tych samych błędów przy każdej nowej inicjatywie. Uczysz się na swoich błędach, a Twoi współpracownicy identyfikują pułapki, których należy unikać.

Możesz dokumentować wnioski w dowolnym momencie w czasie trwania projektu. W zależności od złożoności projektu, możesz zdecydować się na zorganizowanie sesji na temat wniosków z projektu na końcu każdego etapu zarządzania projektem, aby zebrać istotne informacje, gdy są jeszcze świeże w Twojej pamięci. Oceniasz, co poszło dobrze, a co źle i jakie wnioski można wyciągnąć.

Rodzaje sesji na temat wniosków z projektu

Być może taka sesja miała już u Ciebie miejsce pod inną nazwą. Zespoły inżynieryjne często przeprowadzają sesję na temat wniosków zwaną „5 razy dlaczego”, mającą na celu zidentyfikowanie pierwotnej przyczyny niepowodzenia projektu. Zespoły Scrumowe przeprowadzają retrospekcje na koniec sprintu. Niektóre zespoły projektowe przeprowadzają również regularne spotkania po zakończeniu projektów.

Najważniejsze jest zebranie odpowiednich informacji i przekazanie ich całemu zespołowi. Bez względu na nazwę, spróbuj zorganizować przynajmniej jedną taką sesję dla każdego projektu, aby podsumować wyciągnięte z niego wnioski.

Jak przeprowadzić sesję na temat wniosków z projektu w 5 krokach

Jeśli dopiero zaczynasz, wykonaj te pięć kroków, aby odpowiednio zbierać, udokumentować i jasno przekazywać informacje o projekcie oraz upewnić się, że każdy ma do nich łatwy dostęp.

1. Identyfikacja

Na tym etapie identyfikujesz wnioski wyciągnięte z projektu, które udokumentujesz w kolejnym kroku. Etap identyfikacji jest podzielony na trzy kroki:

Krok 1: Przeprowadź ankietę dotyczącą wniosków z projektu

Wyślij ankietę do każdego członka zespołu projektowego, aby podsumować wyciągnięte wnioski, gdy tylko projekt zostanie zakończony lub po zakończeniu znaczącego etapu (szczególnie w przypadku dużej inicjatywy). Pozwala to na zbieranie informacji zwrotnych od współpracowników, gdy wciąż mają na uwadze wszystkie dane projektu. Następnie połącz te informacje, aby uzyskać przegląd wiedzy zdobytej podczas pracy nad projektem.

Ankieta dotycząca wniosków z projektu jest jedną z kluczowych części procesu wyciągania wniosków. Poniżej znajduje się szablon, z którego możesz skorzystać w przypadku dowolnego projektu; możesz też dostosować pytania w razie potrzeby.

Krok 2: Zaplanuj sesję na temat wniosków z projektu

Zanim zaczniesz, wyznacz moderatora. Jeśli to możliwe, postaraj się wybrać inną osobę niż menedżer projektu, aby członkowie zespołu czuli się komfortowo i swobodnie wyrażali swoje opinie. Poproś lidera lub członka innego zespołu, aby poprowadził sesję.

Po zaplanowaniu sesji moderator przekazuje uczestnikom materiały do przeczytania, aby wszyscy byli na bieżąco, np. dokumenty związane z planowaniem projektu, takie jak plan projektu lub cele projektu. W zależności od złożoności projektu można również udostępnić jego harmonogram i uszczegółowić już wykonaną pracę.

Krok 3: Przeprowadź sesję na temat wniosków z projektu

Oprócz przeprowadzenia wyżej wymienionej ankiety, zorganizuj sesję burzy mózgów na żywo i zaproś do niej wszystkich członków zespołu. Jest to okazja, aby mogli oni bardziej szczegółowo przekazać swoje doświadczenie projektowe. Oto trzy główne pytania, które warto na niej zadać:

1. Co poszło dobrze? 

2. Co poszło źle? 

3. Co możemy poprawić? 

2. Dokumentacja

Głównym celem tej sesji jest dzielenie się doświadczeniem projektowym ze wszystkimi członkami członkami. Stwórz szczegółowy raport na temat wyciągniętych wniosków, zawierający wszystkie informacje dotyczące projektu i notatki zebrane podczas dyskusji, a także podsumowanie wyciągniętych wniosków, z którym mogą się zapoznać interesariusze projektu.

Format raportu na temat wyciągniętych wniosków

• Podsumowanie

• Podsumowanie ustaleń

• Ankieta dotycząca wniosków z projektu

• Szczegółowe zestawienie zaleceń

3. Analiza

Przeanalizuj wyciągnięte wnioski, aby móc wykorzystać swoją wiedzę w praktyce w przyszłych projektach. Ponadto inne zespoły będą mogły skorzystać z Twojego doświadczenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli przeprowadzisz sesję w czasie trwania projektu. Przeanalizuj informacje zebrane za pomocą ankiety, aby w kolejnych etapach wprowadzić konkretne ulepszenia w swoim projekcie. Ponadto, jeśli chcesz sporządzić raport na temat wyciągniętych wniosków na koniec projektu, wykorzystaj etap analizy do zebrania cennych informacji i rozważenia możliwych ulepszeń przed rozpoczęciem nowego projektu.

4. Przechowywanie zebranych informacji

Przechowuj zebrane informacje w centralnym miejscu, do którego każdy ma dostęp, np. w narzędziu do zarządzania projektami. Mając centralne źródło wiedzy liderzy projektów mogą uzyskać dostęp do wspólnych informacji, aby optymalnie przygotować się do swoich projektów.

5. Wykorzystanie zdobytych doświadczeń

Jeśli pracujesz nad podobnym projektem, poświęć czas na znalezienie i przeczytanie raportu na temat wniosków z poprzedniego projektu, aby nie popełnić tych samych błędów. Raporty te powinny być dostępne w centralnym źródle informacji, z którym mogą się zapoznać wszyscy menedżerowie projektów przed rozpoczęciem procesu planowania projektu.

Szablon ankiety dotyczącej wniosków z projektu

W pierwszej fazie sesji na temat wniosków z projektu przeprowadź ankietę wśród członków zespołu, aby zebrać przydatne informacje zwrotne. Chociaż omówicie projekt osobiście, ankieta jest ważnym elementem, dzięki któremu upewnisz się, że zbierasz dokładne informacje, które pomogą wyciągnąć wnioski z projektu.

Poniżej znajduje się ogólny szablon ankiety dotyczącej wyciągniętych wniosków do wykorzystania w dowolnym projekcie.

Wskaż, w jakim stopniu zgadzasz się z każdym z poniższych stwierdzeń:

W przypadku wybrania odpowiedzi „Nie zgadzam się” lub „Zdecydowanie się nie zgadzam”, określ dlaczego. Twoja opinia pomoże nam ulepszyć nasz proces planowania przyszłych projektów. 

Planowanie projektu

Plan projektu miał odpowiedni poziom szczegółowości. Dostarczał informacji potrzebnych do uzyskania przeglądu projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Plan projektu jasno wyjaśniał cel projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Zakres projektu był dobrze określony. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Harmonogram projektu był przejrzysty i zrozumiały. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Plan komunikacji jasno określał sposób i kanały komunikacji dotyczącej działań projektowych. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Plan projektu został udostępniony wszystkim interesariuszom i był łatwo dostępny. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Jako interesariusz jestem zadowolony(-a) z poziomu mojego zaangażowania w proces planowania projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Realizacja projektu

Obowiązki wszystkich zaangażowanych w cykl życia projektu były jasno określone.

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Interesariusze projektu z zaangażowaniem uczestniczyli w działaniach projektowych.

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Atmosfera panująca podczas trwania projektu sprzyjała współpracy. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Menedżer projektu był dostępny i responsywny. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Zmiany w projekcie były wykonalne i mieściły się w zakresie projektu.

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Wstępny harmonogram projektu, udokumentowany w planie projektu, ściśle odpowiadał rzeczywistemu harmonogramowi projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Uzyskane wyniki były zgodne z tymi zdefiniowanymi w karcie projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Zespół projektowy miał wspólne zrozumienie swoich celów i indywidualnych obowiązków. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Wynik

Projekt był realistyczny i osiągalny. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Zadania były jasno określone przez cały cykl życia projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Wprowadzono solidny wskaźnik wydajności, który pomógł określić powodzenie projektu. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Uważam, że cel projektu został osiągnięty. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Moje zaangażowanie w projekt, w tym obciążenie pracą, czas i wysiłek, odpowiadało moim oczekiwaniom. 

• Zdecydowanie się zgadzam

• Zgadzam się 

• Nie mam zdania 

• Nie zgadzam się 

• Zdecydowanie się nie zgadzam 

• Nie dotyczy

Wyciągnięte wnioski

Dokumentuj wnioski wyciągnięte z każdego projektu, aby lepiej identyfikować dobre praktyki i przekazywać je współpracownikom. Zamiast za każdym razem rozpoczynać wszystko od nowa, członkowie zespołu i liderzy projektów mają jasne wyobrażenie o tym, co zadziałało, a co nie i co można poprawić.

Opierając się na swoich przeszłych doświadczeniach, aby ulepszyć swoje przyszłe projekty, możesz zacząć od razu przy podejmowaniu kolejnych inicjatyw. Kiedy wszyscy dokładnie wiedzą, kto, co i na kiedy musi wykonać i są na bieżąco informowani o rozwoju projektów, cały zespół jest w stanie łatwiej realizować nawet najbardziej ambitne projekty.