Wskazówki, jak wzmocnić dynamikę zespołu

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać projektami czy masz już doświadczenie w tym zakresie, zależy Ci na tym, aby Twój zespół odniósł sukces. Chcesz umożliwić mu lepszą współpracę, przejrzystą komunikację i dobre relacje, aby wykonywanie zadań odbywało się zupełnie bez wysiłku. W jaki sposób jednak osiągnąć ten cel, jeśli członkowie zespołu się nie dogadują?

W takiej sytuacji pomocna jest dynamika grupy. Kiedy zrozumiesz, czym ona jest i jak ją wzmocnić możesz doprowadzić do tego, że członkowie Twojego zespołu będą lepiej się komunikować, sprawniej współpracować i szybciej realizować ważne działania.

Czym jest dynamika grupy?

Dynamika grupy to wszystkie sposoby interakcji, nastawienie oraz zachowanie występujące pomiędzy osobami, które ze sobą współpracują. Termin ten został użyty po raz pierwszy przez Kurta Lewina do opisania sposobu zachowania grup i ich reakcji na zmieniające się okoliczności.

Dynamika grupy nie bierze się znikąd. Jest ona rezultatem tego, w jaki sposób poszczególne osoby postrzegają siebie względem współpracowników. Przykładowo, jeśli członkowie zespołu chętnie ze sobą współpracują dynamika grupy jest pozytywna. Jednak jeśli okazuje się, że dwie osoby próbują równocześnie zarządzać tym samym projektem i nie biorą pod uwagę opinii drugiej strony, dynamika grupy jest negatywna.

W Asanie wierzymy, że dobra dynamika grupy rozpoczyna się od świetnej kultury organizacyjnej. Kiedy członkowie zespołu czują, że mogą być w pracy sobą, łatwiej im współpracować i komunikować się ze sobą nawzajem.

Aby wszyscy mogli skutecznie wykonywać działania, które przyczyniają się do realizacji naszej misji, każdy pracownik Asany musi czuć się szanowanym i docenianym członkiem społeczności.”

Czym jest grupa?

Grupa to zbiór osób, które ze sobą współpracują. Pojęcie to może odnosić się do grup formalnych, takich jak członkowie zespołu podlegający temu samemu przełożonemu, międzyfunkcyjny zespół współpracujący przy realizacji projektu czy pracownicy tego samego biura, a także do grup nieformalnych, takich jak współpracownicy, których łączą wspólne zainteresowania czy poczucie tożsamości.

W Asanie na przykład utworzyliśmy nieformalne grupy, zwane grupami wspierającymi pracowników. Ponad dwie trzecie osób zatrudnionych w Asanie należy do jednej lub więcej z tych grup, które wspierają różne społeczności, tworząc bezpieczną, pozytywną i inkluzywną przestrzeń dla pracowników z różnych działów.

Jak tworzą się grupy

Sposób tworzenia się grup został po raz pierwszy przedstawiony w 1965 roku w teorii Bruce'a Tuckmana dotyczącej etapów formowania się zespołu. Według Tuckmana wyróżnia się pięć etapów:

• Formowanie: etap ten rozpoczyna się, kiedy grupa spotyka się po raz pierwszy. Jeśli współpraca dotyczy projektu, może on obejmować wyznaczenie jego celów czy przygotowanie planu projektu. Na tym etapie członkowie grupy zachowują się w sposób niezależny od innych, a rozmowy są grzeczne, ale brakuje w nich serdeczności.

• Docieranie: drugi etap zazwyczaj rozpoczyna się od jakiegoś rodzaju nieporozumienia. Stanowi ono punkt początkowy, który inspiruje członków zespołu do aktywnego i szczerego wyrażania swoich opinii. Ta szczerość prowadzi z kolei do zwiększenia zaufania.

• Normalizacja: po rozwiązaniu nieporozumienia lub konfliktu, interakcje w grupie stają się bardziej przyjacielskie i nastawione na współpracę. Podczas tego etapu grupa rozpoczyna określanie własnych norm, nawet jeśli nie są one w żaden sposób sformalizowane. W przeciwieństwie do niezależnego podejścia z etapu formowania, w fazie normalizacji członkowie grupy zwracają się ku wspólnemu podejmowaniu decyzji i priorytetyzują spójność grupy. Zagrożeniem, jakie może pojawić się na tym etapie jest niechęć do wyrażania indywidualnych opinii, co może grozić stagnacją. 

• Działanie: jest to najlepszy etap w cyklu życia grupy. Jej członkowie mogą wykonywać działania niezależnie lub wspólnie rozwiązywać problemy. Każdy, zamiast martwić się sposobem, w jaki jest postrzegany przez innych, koncentruje się na osiąganiu celów zespołu. 

• Pożegnanie: Tuckman dodał ten etap w 1977 roku, aby opisać sposób rozpadu grupy po zakończeniu projektu. Jeśli grupa dobrze ze sobą współpracowała to po jej rozwiązaniu może pojawić się poczucie straty.

Dlaczego dynamika grupy jest ważna

Właściwa dynamika grupy umożliwia sprawną współpracę i komunikację, ponieważ zmniejsza ona bariery dla wspólnego działania. Kiedy łatwo jest prowadzić rozmowę współpraca również wydaje się prosta. Ale osiągnięcie tego poziomu wymaga czasu, doświadczenia i wsparcia.

Dynamikę grupy można traktować jako narzędzie do odblokowania lepszej komunikacji i współpracy. Jeśli zarządzasz grupą, która nie rozwija się w zadowalający sposób, pielęgnowanie pozytywnej dynamiki grupy może pomóc w zwiększeniu jej produktywności i doprowadzić do osiągnięcia celów.

Rola komunikacji w dynamice grupy

Często zdarza się, że brak przejrzystej komunikacji prowadzi do chaosu, trudności i negatywnej dynamiki grupy. Dzięki jasnemu określeniu wymagań i kanałów komunikacji możesz umożliwić swojemu zespołowi przejrzystą i skuteczną komunikację.

Rozpocznij od utworzenia planu komunikacji, aby określić kanał z jakiego członkowie zespołu powinni korzystać oraz częstotliwości, z jaką poszczególne informacje powinny być komunikowane, a także kto jest odpowiedzialny za każdy z kanałów. W Asanie wygląda on następująco:

• Poczta e-mail służy do komunikacji z klientami zewnętrznymi i partnerami.

• Slack służy do komunikacji na żywo na temat codziennych aktualizacji oraz zadawania szybkich pytań członkom zespołu.

• Asana jest narzędziem do asynchronicznej komunikacji na temat pracy obejmującej szczegóły zadań, aktualizacje statusu projektu lub główne dokumenty projektu.

• Zoom lub Google Meet służą do organizowania spotkań zespołu, na przykład burzy mózgów.

Poprawa negatywnej dynamiki grupy

Kiedy dynamika grupy jest negatywna, jej członkowie mogą mieć trudności w realizacji zadań. W ekstremalnych przypadkach negatywna dynamika grupy może prowadzić do zranienia uczuć i wymagać zastosowania technik rozwiązywania konfliktów. Jeśli zarządzasz grupą o negatywnej dynamice postaraj się najpierw zrozumieć jej przyczynę i podjąć kroki potrzebne do rozwiązania problemu.

Zanim można będzie zmienić negatywną dynamikę grupy należy rozpoznać jej oznaki. Negatywna dynamika może wyglądać inaczej w zależności od grupy, ale przykładowe sygnały ostrzegawcze obejmują:

• Częste poczucie frustracji wśród członków grupy

• Członkowie grupy, którzy nie czują się komfortowo w swoim towarzystwie

• Członkowie grupy, którzy czują się zagubieni, skonfliktowani czy mają niską samoocenę w porównaniu ze współpracownikami

• Członkowie zespołu, którzy nie współpracują i nie porozumiewają się ze sobą 

• Tworzenie się małych grup, podgrup i klik, z których wykluczeni są niektórzy członkowie zespołu

• Ekskluzywne grupy przyjaciół 

Po wykryciu w grupie negatywnej dynamiki możesz zacząć nad nią pracować. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze przyczyny negatywnej dynamiki zespołu oraz sposoby ich rozwiązywania.

Poczucie próżniactwa społecznego

• Problem: członkowie grupy mają poczucie, że inny członek lub członkowie nie wykonują swoich obowiązków w wystarczającym stopniu.

• Rozwiązanie: określ, co powoduje próżniactwo społeczne i zapewnij wsparcie dla danego członka zespołu. 

Próżniactwo społeczne to termin opisujący tendencję jednostek do zmniejszania wysiłku podczas pracy w grupie. Jeśli członkowie zespołu uważają, że nie każdy przykłada się do pracy w równym stopniu może to doprowadzić do frustracji i obniżenia morale. Jeśli wydaje Ci się, że problem ten dotyczy Twojego zespołu, przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, dlaczego próżniactwo społeczne to kwestia przejrzystości, a nie produktywności i co możesz zrobić, aby sobie z nim poradzić.

Niekompatybilne style komunikacji

• Problem: członkowie zespołu odnoszą się do siebie w sposób pasywny lub agresywny, co uniemożliwia dobrą komunikację.

• Rozwiązanie: zachęć członków zespołu do komunikowania się w sposób asertywny. 

Styl komunikacji to sposób, w jaki członkowie zespołu komunikują się ze sobą. Niektóre style komunikacji mogą powodować powstawanie sytuacji konfliktowych w miejscu pracy. Przykładowo osoba, która komunikuje się w sposób agresywny może sprawić, że innemu członkowi zespołu trudno będzie wyrazić swoją opinię. Jeśli jeden z pracowników wydaje się preferować agresywny styl komunikacji, spróbuj dowiedzieć się, dlaczego i pomóż mu nauczyć się komunikacji asertywnej. Zapoznaj się z przewodnikiem menedżera po stylach komunikacji, aby dowiedzieć się jak to zrobić.

Brak kreatywności i innowacji

• Problem: członkowie grupy mają trudności w kreatywnym rozwiązywaniu problemów.

• Rozwiązanie: zachęcaj do współtworzenia i kwestionowania opinii innych, aby poprawić współpracę i uniknąć myślenia grupowego. 

Jednym z zagrożeń na etapie normalizacji jest to, że grupa staje się tak jednolita, że jej członkowie nie kwestionują nawzajem swoich opinii. Niezgoda jest kluczowym elementem współpracy, ponieważ prowadzi do wspólnego budowania. Jeśli zauważysz, że Twój zespół osiągnął stagnację, zachęć jego członków do twórczego myślenia, co może prowadzić do bardziej kreatywnych i innowacyjnych rozwiązań.

Zbyt dużo albo za mało autonomii

• Problem: wydaje się, że Twoja grupa utknęła w fazie docierania się. Nie udało się z powodzeniem ustalić norm zespołu ani przestrzegać ich. 

• Rozwiązanie: dostosuj swój styl zarządzania jeśli jest to konieczne.

Rola lidera zespołu obejmuje utworzenie przestrzeni, która sprzyja nowym pomysłom, kreatywności i innowacyjności. Upewnij się, że Twój styl zarządzania grupą nie jest całkowicie delegacyjny. Z drugiej strony pamiętaj o tym, aby zapewnić członkom zespołu możliwość samodzielnego ustalenia norm i zbudowania relacji. Znajdź równowagę pomiędzy wskazywaniem grupie właściwego kierunku, a umożliwieniem jej stworzenie własnych procesów. W razie wątpliwości zachęcaj członków zespołu do współpracy, ale nie bój się podejmować decyzji jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przekształć grupę w zespół

Poradzenie sobie z negatywną dynamiką grupy oraz zwiększenie skuteczności współpracy może przyczynić się do realizacji wspólnych celów i podniesienia morale zespołu. Jednak najlepsze, co możesz zrobić, aby wzmocnić dynamikę grupy to sprawienie, by pracownicy myśleli o sobie jak o zespole.

Na czym polega różnica pomiędzy grupą a zespołem

Grupa to zbiór osób współpracujących ze sobą. Chociaż członkowie grupy mogą wspólnie pracować nad projektem, nie zawsze będą postrzegać się jako część jednej całości. Członkowie jednej grupy mają zazwyczaj cel do zrealizowania, ale nie mają wspólnych przekonań ani wartości.

Zespół natomiast to grupa osób, które mają wspólny cel. Członkom zespołu zależy nie tylko na sukcesie jednostki, ale i dobru ogółu. Zespoły są bardziej zmotywowane i spójne niż grupy, ponieważ ich członkowie czują, że są częścią czegoś większego. Członkowie zespołu mają również konkretny cel, który chcą wspólnie osiągnąć.

Jak przekształcić grupę w zespół

W jaki sposób sprawić, aby członkowie grupy zaczęli postrzegać się jako zespół? W niektórych przypadkach jest to łatwe – na przykład, możesz przekształcić grupę międzyfunkcyjną w zespół poprzez skoncentrowanie się na celu projektu międzyfunkcyjnego.

W niektórych sytuacjach brakuje jasno określonego, wspólnego celu. Przykładowo, grupa osób, która podlega temu samemu menedżerowi może pracować nad zupełnie innymi projektami, więc ich cele będą różne. Menedżer może w takim przypadku wykorzystać aktywności pomagające w budowaniu zespołu, aby zbliżyć pracowników do siebie. Najprostszym sposobem na stworzenie zespołu jest jednak ustalenie wspólnych wartości.

Wyznacz wspólne wartości, aby zainicjować budowanie zespołu

Określenie wspólnych wartości jest jak ustalenie wspólnego języka, dzięki któremu każdy automatycznie czuje się członkiem tej samej drużyny. Wspólne wartości pozwalają pominąć etap formowania i od razu przejść do wykonywania pracy o największym znaczeniu.

Wyznawane przez nas wartości wyznaczają kierunek działań, a pracownicy reprezentują programy, sposób komunikacji oraz zachowania istniejące w naszej firmie. Dążymy do stworzenia kultury, w ramach której pracownicy czują się zjednoczeni ze sobą oraz z misją firmy, pracując w środowisku, w którym każdy może się rozwijać.”

Wspólne wartości można ustalić na poziomie zespołu, działu lub firmy. Większość firm ma już wspólne wartości, więc jeśli Twoja jest jedną z nich upewnij się, że są one widoczne na co dzień. Przypomnienie o nich swojej grupie pozwala pominąć etap normalizacji, ponieważ nie trzeba wtedy wyznaczać dodatkowych norm. Zamiast starać się określić podstawy, członkowie zespołu mogą od razu przejść do skutecznej współpracy, ponieważ wyznają oni wspólne wartości.

Jak wykorzystujemy wspólne wartości w Asanie

W Asanie uważamy, że wartości naszej firmy pozwalają nam spełniać jej misję. Każda z globalnych filii Asany wyznaje dziewięć tych samych wartości firmy:

• Misja: jesteśmy osobami zorientowanymi na rezultaty i chcemy przysłużyć się celowi, który wykracza poza nas samych. Wybór misji jako jednej z wartości stanowi również ciągłe przypomnienie, dlaczego tworzymy Asanę. 

• Szybkie osiąganie świetnych wyników: chcemy być najlepsi i najszybsi w branży, bez poświęcania żadnego z tych elementów. 

• Przejrzystość: nasz produkt i wyznawana przez nas kultura mają na celu zapewnienie, że każdy zespół wie kto, co i na kiedy musi wykonać oraz dlaczego jest to ważne. Wierzymy, że w ten sposób możliwe jest osiągnięcie najlepszych wyników.  

• Współtworzenie: wspaniałe osiągnięcia zawsze są dziełem wielu osób. Podczas współpracy zapominamy o własnym ego i koncentrujemy się na empatii i wierze, że wspólnie możemy osiągnąć wszystko.

• Przekazywanie i przyjmowanie odpowiedzialności: zachowanie integralności dotyczącej naszych zobowiązań oznacza wykorzystanie wszystkich ekscytujących możliwości, ale również rozpoznanie, gdy coś przestanie być priorytetem. Ponosimy pełną odpowiedzialność za nasze zobowiązania i umożliwiamy innym osobom dotrzymanie swoich. 

• Uważność: koncentrujemy się na tym, co dzieje się tu i teraz, starając się równocześnie zapewnić sobie czas na wyciąganie wniosków oraz wprowadzenie ich w życie. Dzięki temu ciągle się rozwijamy i stale udoskonalamy naszą kulturę. 

• Bezwarunkowe odrzucanie fałszywych kompromisów: pamiętamy o zachowaniu ciekawości, kreatywności i otwartości na nowe możliwości. Wybieranie jednej z dwóch przeciwstawnych opcji sprawia, że traci się korzyści płynące z jednej z nich, więc zawsze staramy się znaleźć trzecie rozwiązanie.

• Autentyczność (w stosunku do siebie i innych): doskonale rozumiemy, że osiąganie najlepszych rezultatów zależy od autentyczności, bo tylko dzięki niej możliwy jest rozwój i współpraca. Dbamy o to, aby być w pracy sobą oraz kreować środowisko, w którym każdy czuje, że może wyrażać swoją osobowość. 

• Postawa serdeczności: oznacza ona, że dajemy sobie czas na zabawę, chwilę przyjemności i przeżywanie przyjemnych momentów. Dlaczego po ukończeniu zadania w naszym produkcie przez ekran przelatuje jednorożec? Właściwe pytanie powinno brzmieć: dlaczego nie?

Wspólne wartości stanowią kluczowe zasady, które przyjmuje każdy członek zespołu. Wspólne wartości w Asanie na przykład pozwalają nam natychmiast określić, w jaki sposób grupa będzie ze sobą współpracować. Rozwiązania należy tworzyć wspólnie, przekazując i przyjmując odpowiedzialność. Podczas pracy nad większymi projektami podstawowe zasady również są określone z góry: bezwarunkowe odrzucanie fałszywych kompromisów oraz szybkie osiąganie świetnych wyników. Z kolei wartości takie jak postawa serdeczności i uważność wyznaczają sposób pracy każdego dnia.

Zdajemy sobie sprawę, że największe osiągnięcia są rezultatem wspólnych działań. Chociaż jedna z naszych wartości, bezwarunkowe odrzucanie fałszywych kompromisów, reprezentuje podejście do tworzenia kultury pracy, nasz sposób działania przywodzi na myśl inną z wartości: współtworzenie. Każdy pracownik ma określoną rolę i obowiązek przyczyniania się do utrzymywania oraz dalszego rozwoju kultury Asany.”

Pozytywna dynamika grupy rozpoczyna się od jednej osoby

Opanowanie sztuki budowania pozytywnej dynamiki grupy wymaga czasu. Wykorzystując umiejętność dobrej współpracy i komunikacji, możesz umożliwić członkom swojego zespołu sprawne wykonywanie zadań. Jeśli tylko jest to możliwe, spróbuj ustalić wspólne wartości już na początku, aby przekształcić grupę osób w płynnie działający zespół.

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym artykułem na temat skutecznej komunikacji w środowisku pracy.