Zespół produktowy Figmy ograniczył czas poświęcany na spotkania o 50%

Wiele innowacyjnych marek, takich jak Square, GitHub, ClassPass i Asana, ma ze sobą coś wspólnego: projektują w aplikacji Figma, pierwszym profesjonalnym narzędziu do projektowania interfejsów użytkownika obsługiwanym wyłącznie w przeglądarce. Misją Figmy jest udostępnianie wszystkim projektów i możliwości projektowania. Badrul Farooqi, menedżer produktu i jeden z pierwszych pracowników Figmy, dba o to, by zespoły produktowe i programistyczne tworzyły właściwe rzeczy we właściwym czasie, a także odpowiada za koordynowanie udanych premier produktów z zespołami zajmującymi się wprowadzaniem ich na rynek, np. sprzedażą i marketingiem.

Figma ma dziś ponad 1 milion zarejestrowanych użytkowników, 82 miliony USD pozyskanych od inwestorów i zatrudnia ponad 100 pracowników, ale kiedy Badrul zaczynał tam pracować, firma wyglądała zupełnie inaczej. Zespół był niewielki, a Figma nie była jeszcze spółką giełdową. W tamtym czasie używali platformy JIRA do zarządzania rozwojem produktu, ale to rozwiązanie było zbyt skomplikowane dla ich organizacji pracy i generowało dodatkowe nakłady związane z zarządzaniem w miarę rozwoju zespołu i produktu. Zespoły potrzebowały platformy prostej w obsłudze, możliwej do skalowania, która pomogłaby im przetrwać wprowadzenie produktu na rynek i późniejszy okres.

Poszukiwanie prostego sposobu na zarządzanie zadaniami programistów

Badrul chciał znaleźć elastyczne i proste narzędzie do zarządzania listą zadań zespołów produktowego i programistycznego, ale szersza perspektywa była równie istotna. Musiał łączyć pracę zespołów międzyfunkcyjnych w całej firmie podczas dużych premier, gdy potrzebne było pełne zaangażowanie wszystkich pracowników. Takie rozwiązanie zapewniłoby przejrzystość organizacyjną i większe poczucie odpowiedzialności dzięki jasnym planom, obowiązkom i terminom.

Testowanie i wdrażanie Asany

Badrul najpierw przetestował Asanę tylko na jednym zespole, aby upewnić się, że jest ona łatwiejsza w użyciu niż ich dotychczasowy system. Następnie przeniósł pracę całego zespołu produktowego i inżynieryjnego z JIRA do Asany. Udostępnił przy tym pracownikom krótkie szkolenia i dokumentację, aby mogli zapoznać się z narzędziem. Dzięki elastyczności Asany, różne zespoły mogą z niej korzystać w sposób, który najlepiej odpowiada ich konkretnym potrzebom i przepływom pracy.

Budowanie zaufania poprzez przejrzystość

Asana zapewnia widoczność wszystkich produktów i prac programistycznych. Kiedy Figma opracowuje nową funkcję, tworzy dokument specyfikacji produktu, a gdy tylko zespół uzgodni jego treść, z dokumentu tworzony jest projekt w Asanie. Aby przyspieszyć ten proces, firma korzysta z szablonu projektu, który zawiera typowe kroki i kamienie milowe dla zaangażowanego menedżera produktu, designera i programistów.

Rada projektu staje się nowym źródłem informacji. Dzięki zadaniom i osiom czasu wszyscy pracują zgodnie z planem i odpowiadają za swoje działania, ponieważ każdy widzi, kto nad czym pracuje. W przypadku większych premier, zespoły międzyfunkcyjne również zarządzają zadaniami i terminami w Asanie, a także dodają pliki, aby utrwalić strategię i inne szczegóły.

W miarę postępu prac w Asanie powstaje szczegółowy zapis działań i dyskusji, który stanowi historyczną bazę wiedzy dla organizacji i każdego, kto musi się zorientować, dlaczego podjęto daną decyzję. To przyspiesza wdrażanie nowych pracowników, pomaga w przejmowaniu nowych ról przez członków zespołu, a nawet skraca spotkania.

Zespoły produktowe i programistyczne skróciły czas zebrań roboczych o 50%, co pozwoliło zaoszczędzić godzinę lub dwie w skali tygodnia. Nie muszą już informować się na bieżąco o tym, nad czym pracują – wszystko jest w Asanie. Zamiast tego całe spotkanie upływa na wspólnym rozwiązywaniu trudnych problemów.

Następna granica: dostarczanie potężnych narzędzi do projektowania osobom, które nie są projektantami

Co czeka Figmę w przyszłości? Będą realizować swoją wizję, aby udostępniać projekty i możliwość projektowania jeszcze większej liczbie osób, które niekoniecznie są profesjonalnymi projektantami, i pomagać im w uwalnianiu swojej kreatywności. Wszystkimi produktami, funkcjami i zasobami, które to umożliwią, będą zarządzać w Asanie. Gdy Figma zdobędzie nowe rynki, czeka ją nowa fala wzrostu, ale Asana będzie się rozwijać wraz z nią.