Projectmijlpalen: leg ze vast, bereik ze, vier ze

Als u een fan bent van projectmanagement (en we hopen dat u dat bent), dan weet u dat georganiseerde plannen u tijd en middelen besparen. Het Project Management Institute heeft zelfs ontdekt dat "organisaties die investeren in projectmanagement, 13 keer minder geld verspillen omdat hun strategische initiatieven succesvoller worden afgerond."

Maar niet alle projectplannen zijn gelijk. Laten we zeggen dat u werkt aan uw meest recente plan. Het heeft doelen, taken, taakeigenaren, en deadlines. Het heeft afhankelijkheden en deliverables. U bent ervan overtuigd dat het een waar hoogstandje van projectplanning is dat uw team naar succes zal leiden. Maar heeft u eraan gedacht om mijlpalen in het project op te nemen?

Als uw project geen mijlpalen heeft, dan bewijst u uzelf geen dienst. Projectmijlpalen vereenvoudigen uw rol als projectleider, omdat ze uw team punten geven om naar te streven, terwijl ze ook belanghebbenden uw vooruitgang laten zien op een niveau waarin ze geïnteresseerd zijn. Het goede nieuws is dat projectmijlpalen gemakkelijk zijn toe te voegen aan elk project (zelfs die al aan de gang zijn), en ze bieden meerdere voordelen.

Laten we eens kijken wat projectmijlpalen zijn en wat ze voor u kunnen doen.

Wat is een projectmijlpaal?

Projectmijlpalen markeren specifieke punten op de tijdlijn van een project. Het zijn controlepunten die aangeven wanneer activiteiten of groepen van activiteiten voltooid zijn of wanneer een nieuwe fase of activiteit wordt gestart. U kunt mijlpalen onderscheiden van andere elementen van een tijdlijn omdat ze geen tijd in beslag nemen. Beschouw ze als wegwijzers die de zaken de goede richting uit wijzen.

Waarom zijn projectmijlpalen belangrijk?

Mijlpalen zijn krachtig omdat ze de vooruitgang in uw projectplan aantonen. Zij helpen uw team te motiveren en op één lijn te brengen door iedereen in staat te stellen de vorderingen te bekijken en prioriteiten te bepalen. En zij helpen u om deadlines in de gaten te houden, belangrijke gegevens te identificeren en potentiële knelpunten binnen het project te herkennen. Als u de taken uit uw projecttijdlijn zou schrappen, dan zouden de mijlpalen nog steeds een overzicht geven van de belangrijkste stappen of fasen van het project.

Het kan gemakkelijk zijn pm projectmijlpalen te verwarren met andere aspecten van projectbeheer, dus laten we de verschillen eens bekijken.

Mijlpalen vs. doelen

Doelen zijn wat u wilt bereiken als u vooruitkijkt. Mijlpalen zijn een terugblik op wat u al gedaan hebt. Beschouw mijlpalen als de sporten op de ladder naar het bereiken van een doel.

Voorbeeld: Een marketingteam werkt aan een rebranding voor het hele bedrijf. Het is een groot project met veel bewegende onderdelen, met als doel het project tegen het einde van het derde kwartaal afronden. Ze zouden dan onderweg mijlpalen kunnen gebruiken om belangrijke beslissingen of activiteiten als voltooid te markeren, zoals gekozen kleuren, gemaakte ontwerpsjablonen, goedgekeurd lanceringsplan, enz.

Mijlpalen vs. projectfasen

Mijlpalen vallen vaak samen met het begin of de voltooiing van projectfasen (zoals initiatie, planning, uitvoering en afsluiting). Een projectfase kan weken of maanden in beslag nemen, en meerdere taken en teamleden omvatten. Een mijlpaal is een moment-in-tijd "vinkje" van belangrijke vooruitgang dat belangrijk is om te erkennen en erover te rapporteren.

Voorbeeld: voor een rebrandingproject zal de initiatieffase vele taken omvatten, zoals focusgroepen om ideeën over de nieuwe branding te verzamelen en creatieve brainstormsessies. Een mijlpaal aan het eind van de initiatiefase zou aangeven dat het team klaar is om naar de planningsfase te gaan.

Mijlpalen vs. project-deliverables

Een project-deliverable is een product of resultaat, terwijl een mijlpaal een moment in de tijd is. Deliverables zijn soms het bewijs van de voltooiing van een mijlpaal.

Voorbeeld: de deliverables voor het rebrandingproject zouden de bijgewerkte stijlgids in PDF en bijbehorende logobestanden kunnen zijn. De voltooiing van deze projecten is het vermelden waard (en moet zelfs gevierd worden!), dus de marketingmanager zou een mijlpaal kunnen toevoegen om die prestatie aan te duiden.

Mijlpalen vs. taken

Taken zijn de bouwstenen van uw project, en ze kosten tijd om te verwezenlijken. Mijlpalen hebben geen duur en zijn meer als lijnen in het zand die een groep taken als voltooid markeren.

Voorbeeld: een rebrandingproject zal vele kleinere en grotere taken hebben, zoals het maken van logo's, het opzetten van sociale media accounts, en het schrijven van persberichten. Een mijlpaal kan de voltooiing van een groep verwante taken markeren.

Projectmijlpalen inpassen in uw projectplannen

Projectmijlpalen kunnen aan elk soort projectplan worden toegevoegd om het vlot te laten verlopen. Ze kunnen bijzonder nuttig zijn bij het plannen, omdat mijlpalen naast de relevante taken of fasen moeten worden geplaatst. Door mijlpalen op te stellen, kunt u zich concentreren op streefdatums en het projectplan zo nodig aanpassen.

U kunt ook plezier beleven aan mijlpalen! Plan bijvoorbeeld vieringen wanneer belangrijke projectmijlpalen worden afgevinkt. Dit soort erkenning verhoogt het moreel en verbetert de betrokkenheid.

U kunt in elke fase mijlpalen aan een project toevoegen. Wacht dus niet tot de volgende aftrap van uw project om eraan te beginnen. En als u terugkerende projecten hebt, integreer dan nu al mijlpalen in uw sjablonen zodat u ze in de toekomst opnieuw kunt gebruiken.

Hoe maakt u een projectmijlpaalplanning?

Beschouw uw projectmijlpalen als momenten in de tijd - in plaats van doelstellingen, deliverables of taken. Als zodanig moet u mijlpalen creëren om belangrijke controlepunten in uw project voor te stellen. Kijk eens naar uw projectschema, en wijs alle controlepunten of belangrijke momenten aan. Als u bijvoorbeeld een productlancering plant, zult u waarschijnlijk mijlpalen maken voor de afronding van de lanceringsboodschap, de lancering van uw productwebpagina, en de daadwerkelijke lancering van het product. 

FAQ: hoeveel mijlpalen moet een project hebben?

Er is geen vast aantal mijlpalen dat uw project moet hebben. Sommige projecten zullen maar twee of drie mijlpalen hebben, andere misschien meer dan een dozijn. In plaats van te proberen een bepaald aantal mijlpalen te halen, stelt u mijlpalen in voor belangrijke gebeurtenissen die tijdens de voortgang van uw project plaatsvinden. Vergeet niet: mijlpalen moeten momenten in de tijd zijn, de taken die nodig zijn om die mijlpalen te halen moeten elders in uw project vertegenwoordigd zijn.

Vastleggen van projectmijlpaal-deadlines

Omdat mijlpalen momenten in de tijd zijn en niet de processen volgen die u nodig hebt om tot dat moment te komen, moet u uw mijlpaal-deadlines instellen op het moment dat het initiatief wordt gelanceerd of live gaat. Als u bijvoorbeeld een virtueel evenement plant, moet uw mijlpaal worden vastgelegd op de dag dat het virtuele evenement plaatsvindt - niet op het voorbereidende werk dat nodig is om er te komen. Mijlpalen geven belangrijke momenten in de voortgang van uw project aan en helpen u te meten of uw project al dan niet geslaagd is.

Voorbeelden van projectmijlpalen

Een projectmijlpaal markeert een belangrijk punt in de tijd. U kunt mijlpalen in uw projecten gebruiken om gebeurtenissen weer te geven zoals de belangrijkste deliverables, de start van het project, goedkeuring van het definitieve plan, vereisten, goedkeuring van het ontwerp, voltooiing van de projectfase en nog veel meer.

Laten we eens vier voorbeelden bekijken van hoe mijlpalen voor uw team kunnen werken.

1. Markeer kritieke taken. Dit zijn taken die op een bepaald tijdstip voltooid moeten zijn, anders wordt het project geblokkeerd. Dit kan de goedkeuring van een creatief concept zijn voor een marketingcampagne.

2. Markeer het einde van een fase of etappe. Het einde van een fase of etappe van een belangrijk deel van het werk, zoals het verzamelen van budgetaanvragen van elke afdeling voor de bedrijfsplanning.

3. Breng een belangrijke gebeurtenis of deliverable onder de aandacht. Een belangrijke gebeurtenis of deliverable, zoals het voltooien van de bouw van een nieuw kantoor dat uw bedrijf gaat openen, zodat u er mensen naartoe kunt verhuizen.

4. Focus op het halen van doelen en belangrijke resultaten. Projecteer doelen en belangrijke resultaten (key results, KR's), zoals het halen van uw doelstelling voor drie maanden inkomsten voor een product dat onlangs gelanceerd werd.

Rapporteer over projectmijlpalen

Mijlpalen vastleggen is een goed begin, maar u zult er pas volledig van profiteren als u ze bijhoudt en erover rapporteert. Mijlpalen zijn uitstekende rapportagetools om te communiceren met belanghebbenden die geen updates op taakniveau willen of hoeven. Met deze "globale" gegevens kunt u meteen zien welke fasen voltooid zijn, of het project op schema ligt om de toekomstige belangrijke mijlpalen te halen, en hoe dicht u bij uw doel bent. U kunt nog steeds inzoomen op de taken die aan uw mijlpalen verbonden zijn. Zo kunt u zien welke stappen en eigenaars u geholpen hebben om een mijlpaal te bereiken, of welke hindernissen er in de weg stonden.

Door mijlpalen bij te houden kunt u zich concentreren op uw belangrijkste werk en de werkelijke status van projecten zien, terwijl u de gegevens krijgt om de projectvoortgang vol vertrouwen te delen. Zorg ervoor dat uw projectbeheertool statusupdates bevat die verslag doen van mijlpalen. Zo blijven uw teamleden en belanghebbenden op de hoogte van wat het team bereikt heeft en aan welke mijlpaal u nu werkt.

Pro-tip: wat te doen wanneer u uw mijlpaaldoelen niet haalt

Soms zal uw team de deadline voor uw mijlpaal niet halen. Dat kan gebeuren, maar afhankelijk van het belang van uw mijlpaal kan u dat echt op een achterstand zetten en uw initiatief of lancering vertragen.

Als u uw mijlpaaldoelen niet haalt, neem dan een stap terug met uw team om uit te zoeken waaróm u de mijlpaal niet gehaald hebt. Was uw mijlpaal verkeerd gepland, of te ambitieus? Kijk naar de taken en deliverables die tot uw mijlpaal bijdroegen. Was één ervan vertraagd? Vaak is het, met zoveel bewegende delen, moeilijk om precies te weten wat er wanneer gebeurt. Om dit soort fouten in de toekomst te voorkomen, zoekt u een projectbeheertool die een visuele component heeft, zodat u uw projecten op verschillende manieren kunt zien, zoals tijdlijnen, agend's en kanbanborden.

Wat niet doen: veel voorkomende valkuilen bij projectmijlpalen

Mijlpalen vastleggen is een kunst, geen wetenschap. Er is geen juiste of foute manier om het te doen. Dit gezegd zijnde, zijn dit enkele van de veel voorkomende valkuilen die teams tegenkomen als ze voor het eerst mijlpalen gaan vastleggen:

• Te veel mijlpalen vastleggen. Het aantal mijlpalen dat u nodig hebt, hangt af van de omvang en de reikwijdte van uw initiatief. Vermijd het streven naar "zomaar" een bepaald aantal mijlpalen. Besteed in plaats daarvan aandacht aan de kerntaken die uw team moet volbrengen om uw project vooruit te helpen.

• Mijlpalen als taken gebruiken. Mijlpalen moeten een moment in de tijd voorstellen. Om het werk bij te houden dat u moet doen om daar te komen, gebruikt u in plaats daarvan taken. Gebruik dan mijlpalen om aan te geven wanneer een groep van taken voltooid moet zijn.

• Houd uw mijlpalen gescheiden van ander werk. De beste manier om uw deadlines te halen en een succesvol project te leiden, is door al uw werk op één plaats te beheren. Zorg ervoor dat uw projectbeheertool u in staat stelt om taken te beheren, mijlpalen in te stellen, en de voortgang van uw project op één plaats te visualiseren.

Ga door en leg mijlpalen vast

Nu weet u wat projectmijlpalen zijn en hoe deze een positieve invloed kunnen hebben op de planning, uitvoering en rapportage van uw projecten. Beschouw ze als extra gereedschap in uw projectbeheer-gereedschapskist: één waar u zeker veel profijt van zult hebben. Als u eenmaal met mijlpalen begint te plannen, zult u nooit meer een projectplan zonder mijlpalen willen maken.

Bent u klaar om te beginnen plannen met projectmijlpalen? Dan hebt u eerst de juiste werkbeheertool nodig. Kijk eens naarAsana, een marktleider en de beste werkbeheertool voor uw team.