Een projectplan maken dat werkt om u op schema te houden

Projectplannen zijn essentieel om alle informatie met betrekking tot het project georganiseerd en op schema te houden. Een goed projectplan zal u helpen uw werk te beginnen met alle nodige stukken, van doelen en budgetten tot mijlpalen en communicatieplannen, op één plaats. Bespaar uzelf tijd (en een paar kopzorgen) door een werkplan te maken dat van uw project een succes zal maken.

Wat is een projectplan?

Een projectplan, ook wel werkplan genoemd, is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die uw team moet uitvoeren om uw projectdoelen met succes te bereiken. Uw projectplan moet informatie bevatten over uw projectschema, bereik, deadlines en deliverables, en het moet worden gebouwd in een platform dat iedereen in uw team kan openen. Door het maken van uw projectplan in een werkbeheersysteem, kunt u plannen, bijhouden, en rapporteren over het werk, alles op dezelfde plaats.

Als u nog steeds niet zeker weet wat een projectplan is, dan kunt u hier lezen hoe het verschilt van andere projectonderdelen:

Projectplan versus werkplan

Een projectplan en een werkplan zijn hetzelfde. Verschillende teams of afdelingen geven misschien de voorkeur aan de ene of de andere term, maar uiteindelijk beschrijven ze allebei hetzelfde: een lijst van grote actiestappen die u moet nemen om de doelstellingen van uw project te bereiken.

Projectplan versus projectcontract

Een projectcontract is een instrument dat u kunt gebruiken om de handtekeningen van de belangrijkste belanghebbenden te krijgen voordat u aan een project begint. Daarom moet u een projectcontract opstellen voordat u aan uw projectplan begint. Een projectcontract is een vereenvoudigde versie van een projectplan: het moet alleen uw projectdoelstellingen, bereik en verantwoordelijkheden bevatten. Zodra uw contract is goedgekeurd, kunt u een projectplan maken met een meer diepgaande blauwdruk van de belangrijkste elementen van uw project.

Projectplan versus projectbereik

Uw projectscope definieert de omvang en grenzen van uw project. U dient uw projectscope, als onderdeel van uw projectplan, uiteen te zetten voor alle belanghebbenden van het project en met hen te delen. Wanneer u zich op een bepaald moment zorgen maakt over scope creep, kunt u uw vooraf gedefinieerde scope in uw projectplan raadplegen om weer op schema te komen.

Om uw strategisch plan volledig uit te werken, moet u uw projectschema opnemen, maar uw werkplan heeft meer nodig dan dat. U moet ook richting geven aan andere belangrijke elementen, zoals belanghebbenden, doelen en mijlpalen.

Projectplan vs. agile project

Agile-projectbeheer is een raamwerk om teams te helpen het werk in iteratieve componenten op te splitsen waar gezamenlijk aan kan worden gewerkt. Agile-raamwerken worden vaak uitgevoerd in combinatie met scrum- en sprint-methodologieën. Net als bij elk ander project is het voor agile-teams een voordeel over een projectplan te beschikken voordat ze met hun werk beginnen.

Waarom zijn projectplannen belangrijk?

Projectplannen geven de richting aan voor het hele project. Zonder zo'n plan mist u de eerste cruciale stap in het totale projectbeheerproces. Een duidelijk, schriftelijk projectbeheerplan geeft richting aan alle belanghebbenden en houdt iedereen ook verantwoordelijk. Het bevestigt dat u over de middelen beschikt die u voor het project nodig hebt, voordat het daadwerkelijk begint.

Met een projectplan kunt u, als verantwoordelijke voor de uitvoering, ook voorspellen op welke uitdagingen u zou kunnen stuiten terwijl het project nog in de planningsfase zit. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat het project haalbaar zal zijn, of het eventueel bijsturen. Volgens een studie van het Project Management Institute is er een sterke correlatie tussen projectplanning en projectsucces - hoe beter uw plan, hoe beter het resultaat. De planningsfase overwinnen zorgt dus ook voor betere projectefficiëntie en -resultaten.

7 stappen om een projectplan te schrijven om u op schema te houden

Voor het maken van een duidelijk projectbeheerplan heeft u een manier nodig om alle bewegende delen bij te houden. Het maakt niet uit wat voor soort project u plant, elk werkplan moet het volgende omvatten:

• Doelen en projectdoelstellingen

• Successcijfers

• Belanghebbenden en rollen

• Bereik en budget

• Mijlpalen en deliverables

• Tijdlijn en planning

• Communicatieplan

Weet u niet zeker wat elk van deze dingen betekent of hoe ze eruit moeten zien? Laten we eens in de details duiken:

Stap 1: Bepaal uw doelen en doelstellingen

U werkt aan dit projectplan met een reden, waarschijnlijk om u, uw team, of uw bedrijf naar een einddoel te brengen. Maar hoe weet u of u dat doel bereikt hebt als u geen manier hebt om het succes te meten?

Elk projectplan moet een duidelijk, gewenst resultaat hebben. Niet alleen biedt het identificeren van uw doelen een rationale voor uw projectplan, het houdt ook iedereen op één lijn en gericht op de resultaten die ze willen bereiken. Bovendien blijkt uit onderzoek dat werknemers die weten hoe hun werk bijdraagt tot de bedrijfsdoelstellingen, dubbel zo gemotiveerd zijn. Toch heeft slechts 26% van de werknemers die duidelijkheid. Dat komt omdat het stellen van doelen meestal afzonderlijk van het eigenlijke werk gebeurt. Door uw doelen in uw werkplan te definiëren, kunt u het werk van uw team direct koppelen aan de projectdoelstellingen die u hoopt te bereiken.

Wat is het verschil tussen projectdoelen en projectdoelstellingen?

In het algemeen moeten uw projectdoelen van een hoger niveau zijn dan uw projectdoelstellingen. Wanneer u uw projectdoelen opstelt, probeert u te schetsen wat er moet gebeuren als uw project succesvol is en hoe uw project aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen. Door projectdoelstellingen op te stellen kunt u concentreren op de daadwerkelijke, specifieke deliverables die u gaat bereiken aan het eind van uw project.

Uw projectplan geeft de richting aan die uw team nodig heeft om uw doelen te bereiken, door middel van uw projectdoelstellingen. Door uw doelstellingen direct in uw planningsdocumentatie op te nemen, weet u altijd welke richting u uit moet. Wanneer u het bereik van uw project bepaalt, of uw projectschema uitstippelt, kijkt u naar uw doelen om er zeker van te zijn dat het werk in het voordeel van uw hoofddoelstellingen is.

Stap 2: Stel succescijfers in

Zodra u uw doelen hebt bepaald, moet u ervoor zorgen dat ze meetbaar zijn door belangrijke succescijfers vast te stellen. Terwijl uw doel dient als het beoogde resultaat, hebt u succesmetrieken nodig om u te laten weten of u al dan niet op schema ligt om dat resultaat te bereiken. De beste manier om dat te doen is door SMART-doelen te stellen. Met SMART-doelen kunt u ervoor zorgen dat uw succescijfers duidelijk en meetbaar zijn, zodat u aan het eind van uw project kunt terugblikken en gemakkelijk kunt zeggen of u ze gehaald hebt of niet.

Een doel voor een evenement zou bijvoorbeeld kunnen zijn om op 22 juni een jaarlijkse driedaagse conferentie voor SEO-professionals te organiseren. Een succescijfer voor dat doel zou kunnen zijn dat ten minste 1.000 mensen uw conferentie bijwonen. Dat is zowel duidelijk als meetbaar.

Stap 3: Verduidelijk belanghebbenden en rollen

Een project leiden betekent meestal dat er medewerkers bij de uitvoering betrokken moeten worden. Geef in uw projectbeheerplan aan welke teamleden deel zullen uitmaken van het project en wat ieders rol zal zijn. Zo kunt u bepalen wie verantwoordelijk is voor elke taak (iets waar we zo op terugkomen) en kunt u belanghebbenden laten weten hoe u verwacht dat ze bij het project betrokken worden.

Zorg er tijdens dit proces voor dat u de verschillende rollen en verantwoordelijkheden vastlegt die uw belanghebbenden zouden kunnen hebben. Wie is er bijvoorbeeld direct verantwoordelijk voor het welslagen van het project? Zijn er goedkeurders die erbij betrokken moeten worden voordat iets definitief wordt? Welke cross-functional belanghebbenden moeten in het projectplan worden opgenomen? Zijn er risicobeheerfactoren die u moet opnemen?

Overweeg het gebruik van een systeem, zoals een RACI-tabel, om te helpen bepalen wie het project stuurt, wie beslissingen goedkeurt, wie aan het project bijdraagt, en wie geïnformeerd moet blijven terwijl het project vordert.

Zodra u al uw rollen en belanghebbenden hebt geschetst, zorgt u ervoor dat die documentatie in uw projectplan wordt opgenomen. Zodra u uw plan hebt voltooid, wordt uw werkplan uw cross-functional bron van waarheid.

Stap 4: Bepaal uw budget

Een project uitvoeren kost meestal geld. Of het nu gaat om het inhuren van freelancers voor het schrijven van inhoud of een cateringbedrijf voor een evenement, u zult waarschijnlijk wel wat geld uitgeven.

Aangezien u in het kader van uw projectplan reeds uw doelen en belanghebbenden hebt bepaald, kunt u die informatie gebruiken om uw budget vast te stellen. Als dit bijvoorbeeld een cross-functional project is waarbij meerdere departementen betrokken zijn, zullen de departementen dan de kosten van het project delen? Als u een specifiek doel hebt, zoals deelnemers aan een evenement of nieuwe gebruikers, is uw voorgestelde budget dan voldoende om dat doel te bereiken?

Door uw budget vast te stellen tijdens de planningsfase van uw project (en voordat de uitgaven beginnen), kunt u goedkeuring krijgen. Na de goedkeuring kunt u slimme, zuinige beslissingen nemen tijdens de uitvoeringsfase van uw project. Het zal ook gemakkelijker zijn om dat budget goed te verdelen, omdat u uw doelen en belanghebbenden al in uw projectplan hebt vastgelegd. Door te plannen kunt u bepalen hoeveel elk onderdeel van uw project zal kosten, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan.

Stap 5: Stem af op mijlpalen en deliverables

Een belangrijk onderdeel van de planning van uw project is het vaststellen van mijlpalen, of specifieke doelstellingen die een prestatie betekenen. Mijlpalen hebben geen begin- en einddatum nodig, maar als u er één haalt, betekent dat een belangrijke verwezenlijking tijdens uw project. Ze worden gebruikt om de voortgang te meten. Stel bijvoorbeeld dat u werkt aan de ontwikkeling van een nieuw product voor uw bedrijf. Als u op de tijdlijn van uw project een mijlpaal vastlegt voor de voltooiing van het prototype, kunt u de voortgang meten die u tot nu toe hebt geboekt.

Een project-deliverable daarentegen is wat werkelijk geproduceerd wordt zodra u een mijlpaal bereikt hebt. In ons voorbeeld van productontwikkeling hebben we een mijlpaal bereikt toen we het deliverable produceerden, namelijk het prototype. Als u ons gratis projectplansjabloon gebruikt om aan de slag te gaan, kunt u uw project gemakkelijk organiseren rond deliverables en mijlpalen. Zo heeft iedereen in het team duidelijk zicht op het werk binnen uw projectbereik, en op de mijlpalen waar uw team naartoe zal werken.

Stap 6: Schets uw tijdlijn en planning

Om uw projectdoelen te bereiken, moeten u en uw belanghebbenden duidelijkheid hebben over uw algemene projecttijdlijn en -schema. Afstemmen op het tijdschema dat u hebt, kan u helpen beter prioriteiten te stellen tijdens strategische planningsessies.

Niet alle projecten zullen duidelijke tijdlijnen hebben. Als u aan een groot project werkt met een paar onbekende datums, overweeg dan een projectroutekaart te maken in plaats van een volledige projecttijdlijn. Op die manier kunt u de volgorde van de verschillende taken verduidelijken zonder noodzakelijkerwijs exacte data vast te leggen.

Zodra u de verantwoordelijkheden op hoog niveau hebt behandeld, is het tijd om wat energie te steken in de details. In uw werkplansjabloon begint u met uw project in taken te verdelen, zodat geen enkel onderdeel van het proces wordt overgeslagen. Grotere taken kunt u zelfs opsplitsen in kleinere subtaken, zodat ze beter beheersbaar worden.

Neem dan elke taak en subtaak, en wijs er een start- en einddatum aan toe. U zult alles visueel samen zien in een samenhangende projecttijdlijn. Voeg zeker belanghebbenden toe en breng in kaart wie wanneer wat moet doen.

Stap 7: Deel uw communicatieplan

We hebben vastgesteld dat de meeste projecten meerdere belanghebbenden hebben. Dat betekent dat hun communicatiestijlen zullen verschillen. U hebt de kans om uw verwachtingen voor dit specifieke project van tevoren vast te leggen in uw projectplan. Een communicatieplan is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er gebeurt, hoe het project vordert, en wat de volgende stappen zijn. En mocht er een obstakel opduiken, dan hebt u al een duidelijk communicatiesysteem klaarliggen.

Denk bij de ontwikkeling van uw communicatieplan aan de volgende vragen:

• Hoeveel projectgerelateerde vergaderingen moet u houden? Wat zijn hun doelen?

• Hoe gaat u statusupdates beheren? Waar gaat u ze delen?

• Welke tool gaat u gebruiken om het project te beheren en de voortgang en updates te communiceren?

Net als de andere elementen van uw projectplan, moet u ervoor zorgen dat uw communicatieplan gemakkelijk toegankelijk is binnen uw projectplan. Belanghebbenden en cross-functional medewerkers moeten deze richtlijnen gemakkelijk kunnen vinden tijdens de plannings- en uitvoeringsfasen van uw project.

Voorbeeld van projectplannen

Om u te helpen begrijpen hoe uw projectbeheerplan eruit moet zien, vindt u hier twee voorbeeldplannen voor marketing- en ontwerpprojecten, die als leidraad kunnen dienen bij uw eigen projectplanning.

Voorbeeld van projectplan: jaarlijkse inhoudsagenda

Stel, u bent de Content Lead voor uw bedrijf, en het is uw verantwoordelijkheid om een inhoudsagenda voor marketing op te stellen en uit te voeren voor alle inhoud die volgend jaar gepubliceerd zal worden. U weet dat uw eerste stap het opstellen van een werkplan is. Zo zou het eruit kunnen zien:

Doelen en succescijfers

U legt als doel voor het maken en uitvoeren van uw inhoudsagenda vast om de betrokkenheid met 10% te verhogen. Uw succescijfers zijn de open rate en de click through rate van e-mails, het aantal volgers in de sociale media van uw bedrijf, en hoe uw inhoud scoort in zoekmachines.

Belanghebbenden en ieders rol

Er zullen vijf mensen bij dit project betrokken zijn.

• U, Content Lead: Ontwikkelen en bijhouden van de agenda

• Brandon en Jamie, schrijvers: Geef overzichten en tekst voor elk stuk inhoud

• Nate, redacteur: Inhoud bewerken en er feedback op geven

• Paula, producent: Publiceer de inhoud zodra die geschreven en bewerkt is

Budget

Uw budget voor het projectplan en een jaar inhoud is $ 50.000.

Mijlpalen en deliverables

Uw eerste mijlpaal is het voltooien van de inhoudsagenda, waarop alle onderwerpen voor het jaar staan. De deliverable is een deelbare versie van de agenda. Zowel de mijlpaal als de deliverables moeten duidelijk op uw projectschema worden aangegeven.

Tijdlijn en planning

U hebt bepaald dat uw planning voor uw projectplan voor de inhoudskalender als volgt zal gaan:

• Van 15 oktober tot 1 november: De onderzoeksfase om ideeën te vinden voor onderwerpen voor de inhoud

• Van 2 tot 30 november: De onderwerpen bepalen waarover u zult schrijven

• Van 1 december tot 1 januari: De agenda samenstellen

• Van 1 januari tot 31 december: De inhoud wordt geschreven door Brandon en Jamie, en bewerkt door Nate, gedurende het hele jaar

• Van 16 januari tot 31 december: Paula zal beginnen met publiceren en dat het hele jaar door op voortschrijdende basis blijven doen.

Communicatieplan

U hebt een kick-offvergadering en daarna maandelijkse update-vergaderingen als onderdeel van uw communicatieplan. Wekelijkse statusupdates worden op vrijdagnamiddag verstuurd. Alle communicatie over het project verloopt via een projecbeheertool.

Voorbeeld van projectplan: website herontwerp

In dit voorbeeld wordt uw website eindelijk vernieuwd met een website-herontwerp. (Eigenlijk is het meer een totale revisie.) Dit project vereist een gedetailleerd plan, gezien het grote bereik en de hoge verwachtingen van de verschillende belanghebbenden. Hier ziet u hoe uw projectplan eruit zou kunnen zien:

Doelen en succescijfers

Het algemene doel van uw werkplan is de conversies op de website van het bedrijf tegen het einde van het jaar met 15% te verhogen. Uw succescijfers zijn het aantal dagelijkse bezoekers dat zich registreert voor uw gratis proefversie en het conversiepercentage van de registraties.

Belanghebbenden en ieders rol

• U, Project lead: Het project plannen en beheren

• Sophie, UXR: Onderzoek doen en inzichten verschaffen voor elk

• James en Jenny, ontwerp: Zorgen voor nieuwe ontwerpen voor de website

• Shelly, Content: Tekst en inhoud schrijven voor alle nieuwe onderdelen of webpagina's

• Kate, webontwikkelaar: Implementatie van de nieuwe website

• Rob, lead webontwikkelaar: QA-implementatie en lancering van de nieuwe website

• Emily, hoofd van Marketing: Feedback en goedkeuringen geven voor project

Budget

Het budget voor het nieuwe ontwerp van de website bedraagt $ 30.000.

Mijlpalen en deliverables

U bereikt uw eerste mijlpaal wanneer de onderzoeksfase is voltooid en Sophie een rapport opstuurt met aanbevelingen over hoe verder te gaan met het ontwerp en de inhoud (de deliverable).

Tijdlijn en planning

• Maart - mei: Sophie zal al het nodige onderzoek verrichten voor het herontwerp van de website.

• Mei - juli: James en Shelly zullen gelijktijdig het ontwerp en de inhoud maken.

• Begin augustus: Kate zal de nieuwe website lanceren, met de ontwerpen van James en de inhoud van Shelly.

Communicatieplan

Voor het communicatieplan wordt een projectbeheertool gebruikt om alle taken, communicatie en middelen op één plaats te bewaren, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn voor alle belanghebbenden. Er wordt een kick-offvergadering gehouden voordat het werk begint en vergaderingen zullen plaatsvinden aan het eind van elke mijlpaal. Alle andere communicatie, inclusief statusupdates en binnenkomende werkaanvragen, vinden ook plaats in de projectbeheertool.

Hoe ClassPass projectplannen van begin tot eind beheert

Kerry Hoffman, Senior Project Manager van Marketing Operations bij ClassPass, houdt toezicht op alle marketingprojecten die door de creatieve, groei- en inhoudsteams worden ondernomen. Hier zijn haar top drie strategieën voor het beheren van projectplannen:

• Identificeer belanghebbenden van tevoren: Ongeacht de omvang van het project is het van cruciaal belang te weten wie de belanghebbenden zijn en wat hun rol is in het project, zodat u in elke fase de juiste mensen erbij kunt betrekken. Dit maakt ook het beoordelings- en goedkeuringsproces duidelijk voordat het team aan de slag gaat.

• Spreek af hoe u over uw project wilt communiceren: Bepaal waar en wanneer communicatie voor uw project moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie op de juiste plaats wordt vastgelegd, zodat iedereen op één lijn blijft.

• Zorg dat u zich weet aan te passen en leer de werkstijl van anderen kennen: Projecten verlopen niet altijd volgens plan, maar door goed integratiebeheer te implementeren, kunt u projecten soepel laten verlopen. Zoek ook uit hoe projectleden graag werken, zodat u daar rekening mee kunt houden bij het maken van uw plan. Dit zal de zaken soepeler laten verlopen zodra u begint met de uitvoering.

Schrijf uw volgende projectplan als een professional

Gefeliciteerd, u bent officieel een professional in werkplanning. Met een paar stappen, een beetje tijd en veel organisatie krijgt u met succes een projectplan geschreven.

U zult uzelf en uw team op schema kunnen houden en uitdagingen vroegtijdig kunnen aanpakken. En door een projectbeheertool als Asana te gebruiken, kunt u elke stap van uw projectplan met vertrouwen doorlopen.