3 manieren om een projectplan te visualiseren: tijdlijnen, agenda's en borden

Welk project u ook beheert, u hebt een manier nodig om uw werk te plannen en te volgen. U moet niet alleen weten wie wat doet en wanneer. U moet ook een gemakkelijke manier hebben om alle bewegende delen en informatie die u beheert te visualiseren.

Maar ja, met lijsten en spreadsheets komt u er niet. Lijstjes worden documenten van meerdere bladzijden en spreadsheets worden ontelbare kolommen met projectdetails. Daardoor wordt het moeilijk om te begrijpen hoe een project er op een bepaald moment werkelijk voor staat.

Wat is visueel projectbeheer?

Visueel projectbeheer is een manier om werk te organiseren en te beheren buiten een traditionele takenlijst. U kunt projectinformatie visualiseren in verschillende lay-outs, zoals tijdlijnen, kanbanborden en agenda's. Visueel projectbeheer geeft in één oogopslag zicht op wat er op uw bord ligt, wanneer de verwachte projectresultaten klaar moeten zijn, wat de mijlpalen van uw team zijn, en nog veel meer.

Hoe visualiseert u de voortgang van een project?

Er zijn drie populaire manieren om de voortgang van een project te visualiseren:

• Tijdlijnen (of Gantt-grafieken)

• Kanbanborden

• Agenda's

Elk van deze manieren om uw werk te visualiseren heeft zijn eigen voor- en nadelen. De aanpak die u kiest, hangt af van het soort project dat u plant. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat uw software voor visueel projectbeheer u de mogelijkheid biedt om tussen verschillende weergaven te wisselen. Op die manier kan iedereen, van individuele medewerkers tot leidinggevenden voordeel halen uit uw projectbeheersoftware.

Moet u kiezen voor een tijdlijn, een kanbanbord of een kalender? Hier leest u hoe elk van deze visualisatiehulpmiddelen werkt, en voor welk soort projecten ze het meest geschikt zijn.

1. Projecttijdlijnen en grafieken

Eén manier om een projectplan te visualiseren is door een tijdlijn of Gantt-grafiek te maken van uw projectschema. Projecttijdlijnen zijn visuele overzichten van uw projectplan. Met tijdlijnbeheer kunt u projectdetails ordenen in een staafdiagram om aan te geven wanneer elke taak of deliverable in uw project voltooid moet zijn, hoe lang dat zal duren, en in welke volgorde.

Wanneer gebruikt u projecttijdlijnen en Gantt-grafieken?

Tijdlijnen zijn nuttig wanneer u een project hebt waarvan u niet alleen moet weten wanneer alles klaar moet zijn, maar ook wanneer u eraan moet beginnen en hoe lang het zal duren. Door alles in kaart te brengen in een projecttijdlijn, kunt u middelen beter toewijzen, teamleden op verschillende stappen inzetten, en afhankelijkheden visualiseren.

Met tijdlijnbeheer kunt u een projectplan maken dat laat zien hoe alle onderdelen van uw project in elkaar passen, en wijzigingen aanbrengen als dat nodig is om problemen te stoppen voor ze beginnen. Tijdlijnen zijn ideaal voor:

• Campagnebeheer

• Productlanceringen

• Evenementplanning

Wanneer beter geen projecttijdlijnen of Gantt-grafieken gebruiken?

Tijdlijnbeheer is het nuttigst wanneer elke taak een begin- en einddatum heeft. Zie uw tijdlijn als een visueel staafdiagram. Als uw taken geen begin- en einddatum hebben, valt er niet veel te visualiseren. Als u een project plant met veel dagelijkse taken, is het misschien nuttiger om uw werk te visualiseren in een projectagenda of kanbanbord.

Voorbeeld van een projecttijdlijn

Laten we zeggen dat u een productlancering plant. Voor een succesvolle lancering zijn er teamleden nodig uit verschillende functies zoals product, engineering, marketing, verkoop, klantenondersteuning. Het project zal dus ingewikkeld worden.

Een tijdlijn kan u helpen uw timing beter te voorspellen en uw middelen beter te coördineren, zodat u uw mijlpalen met minder haperingen haalt. Uw projecttijdlijn geeft een overzicht van elke stap of elk te leveren product, met de begin- en einddatum ervan, en de eventuele afhankelijkheden tussen de verschillende onderdelen. Zo heeft iedereen in uw projectteam vanaf het begin een duidelijk beeld van uw lanceringsplan.

Tip: deel en beheer uw tijdlijn met teamgenoten

Zodra u een tijdschema voor uw projectplan hebt opgesteld, mag u niet vergeten uw teamgenoten en belanghebbenden in te lichten en de details bij te werken naarmate het project vordert. Door dezelfde centrale bron van waarheid te delen, zal iedereen in uw team in real time inzicht hebben in het werk van uw hele team.

In Asana kunt u uw project gemakkelijk delen met belanghebbenden en teamgenoten. Door uw werk in tijdlijnweergave te bekijken, kunt u zich aan uw plan binden, en schema's aanpassen en bijstellen als dingen veranderen. Visualiseer afhankelijkheden tussen taken en stel afhankelijkheidsconflicten vast voordat ze beginnen.

2. Kanbanborden

Kanbanborden zijn een visueel systeem om een project te organiseren, waarbij elke taak of elk werkdeel wordt voorgesteld door een kaart. Die kaarten worden dan gerangschikt in een van de kolommen. Deze kolommen geven de fase van een project of proces, de eigenaar van de taak, de prioriteit van het werk of gebruiken een systeem dat voor uw team het beste werkt. Naarmate elke taak of elk resultaat vordert, verschuift u de kaart voor de taak van kolom naar kolom, zodat u gemakkelijk kunt zien waar in het proces de taak zich bevindt.

Wanneer Kanbanborden gebruiken?

Projectbeheer in kanban-stijl werkt het best voor projecten met duidelijke fasen waar elke taak door moet voor voltooiing. Kanbanborden zijn geweldige hulpmiddelen voor Agile-teams die in sprints werken, want ze tonen duidelijk hoe het werk vordert. Kanbanborden zijn met name zeer geschikt voor:

• Het bijhouden van bugs

• Sprint-planning

• Sprint-retrospectieven

• Dagelijkse Agile standup-vergaderingen

• Webproductiebeheer

• Werkaanvragen

Voorbeeld van een bordproject

Een workflow voor het bijhouden van bugs is een voorbeeld van een project dat met kanbanborden beheerd kan worden. Uw kanbanbord voor het opsporen en repareren van bugs kan kolommen hebben die de volgende fasen voorstellen:

• Nieuwe bugs (d.w.z. uw backlog)

• Klaar om aan gewerkt te worden

• In behandeling

• In QA

• Voltooid

Voor elke gerapporteerde bug kan uw team gemakkelijk een nieuwe kaart aanmaken, en die naarmate het werk vordert door deze kolommen schuiven.

Tip: maak en deel uw bord online

U zult vaak kanbanborden vinden die gemaakt zijn op fysieke borden met plakbriefjes, maar wist u dat u ze ook online kunt maken met een tool als Asana?

Als u uw kanbanbord bouwt in Asana kunt u aangepaste velden, beschrijvingen, bestanden en medewerkers toevoegen aan elke kaart. Zo kunt u gemakkelijk extra projectinformatie vastleggen om iedereen in uw team te helpen met succes samen te werken.

3. Projectagenda's

Kanbanborden en tijdlijnen werken goed voor veel soorten projecten, maar soms hebt u een agenda nodig. Die is misschien eenvoudig en rechttoe rechtaan, maar kan ook ideaal zijn om bepaalde projecten te plannen.

Wanneer projectagenda's gebruiken?

Een agenda is ideaal wanneer u veel taken met verschillende vervaldatums moet beheren. Als u weet wanneer u een mijlpaal moet bereiken of een product moet afleveren in een bepaalde week, maand of jaar, dan kunt u vooruit plannen en het op tijd afwerken. Projectagenda's kunnen u met name helpen bij het beheren van uw:

• Redactionele agenda

• Agenda sociale media-inhoud

Wanneer geen projectagenda's gebruiken?

Projectagenda's kunnen uw taken tot leven brengen en u helpen vooruit te plannen voor de week, de maand, of het kwartaal. Projectagenda's zijn echter minder nuttig wanneer u meer dan een handvol taken per dag hebt. Als u echt moet inzoomen op het werk dat uw team dagelijks doet, is een kanbanbord of zelfs het overzicht van de takenlijst misschien beter voor uw team.

Voorbeeld van een agendaproject

Als u een project plant waarbij elke dag zijn eigen taken heeft, kunt u met een projectagenda alles zien wat u de komende dagen en weken te doen staat. U kunt dan uw hele project in uw agenda bekijken, zodat u precies weet wat er te gebeuren staat en wie eraan werkt.

Tip: maak eerst een lijst van taken, en plan ze dan in

Als u Asana gebruikt om uw projectagenda te beheren, kunt u een lijst van taken in een project maken, vervaldatums instellen, en dan naar de agendaweergave overschakelen om uw taken automatisch in de agenda te zien. Daarna kunt u de taken in uw agenda verplaatsen om de vervaldatums snel te veranderen.

Welke weergave is geschikt voor uw project?

Het gebruik van een tijdlijn, kanbanbord, of agenda is een geweldige manier om alle stappen in uw project te visualiseren, zodat u het grotere geheel kunt zien zonder belangrijke details over het hoofd te zien. U kunt een project opzetten met elk van deze weergaven in Asana. Welke weergave u ook kiest, u kunt uw plan gemakkelijk delen met teamgenoten en uw project op één plaats uitvoeren.