15 geheimen voor het maken van een takenlijst die echt werkt

Een takenlijst is gewoon een lijst van dingen die u nog moet doen. Dat betekent dat in principe alles en iedereen op uw takenlijst kan staan. Het is echter niet omdat uw taken opgeschreven staan, dat uw takenlijst ook echt nuttig is. Effectief bijhouden wanneer uw werk klaar moet zijn kan u helpen prioriteiten te stellen en goed werk af te krijgen. Maar al te vaak is die lijst van werktaken ongeorganiseerd en losgekoppeld van het eigenlijke werk dat u doet. Dit leidt tot minder duidelijkheid en meer werk over werk.

Het goede nieuws is dat een takenlijstje maken geen nutteloze activiteit moet zijn. Neem de controle over uw taken in handen met deze 15 geheimen voor het maken van een takenlijst die écht werkt.

Neem om te beginnen afscheid van de geschreven takenlijst

De eerste stap om een goed takenlijst te maken die echt werkt, is door app te gebruiken. Takenlijsten op papier geven het heerlijk bevredigende gevoel iets af te kunnen strepen, maar ze zijn ook de slechtste manier om uw taken bij te houden. Een geschreven takenlijst is ongeorganiseerd, foutgevoelig, gemakkelijk te verliezen en ineffectief.

Ga in plaats daarvan aan de slag met een takenlijst-app. In tegenstelling tot een takenlijst op papier, biedt een een takenlijst-app onder andere de volgende voordelen:

• Werk sorteren en prioriteiten stellen.Als u de volgorde van uw takenlijst op papier wilt veranderen, moet u de hele lijst herschrijven. Maar met een takenlijst-app kunt u gemakkelijk items slepen en neerzetten. En dat niet alleen - de meeste takenlijst-apps bieden een manier om de prioriteit bij te houden met aangepaste tags.

• Onmogelijk te verliezen. In tegenstelling tot een handgeschreven takenlijst, kunt u een online takenlijst niet "verliezen". U hebt altijd toegang tot de lijst, dus u kunt uw taken opschrijven waar u ook bent.

• Voeg extra context toe aan uw taken. De meeste takenlijst apps bieden een manier om extra informatie toe te voegen in de beschrijving. In een geschreven takenlijst hebt u maar een paar woorden om te beschrijven waar u aan moet werken. Maar met een takenlijst-app heeft elke taak een uitbreidbare beschrijving. Hierin kunt u alle relevante taakdetails, werkdocumenten of belangrijke informatie toevoegen.

• Maak aparte lijsten op dezelfde plaats. Voordat u een takenlijst-app kiest, moet u er zeker van zijn dat u meer dan één "lijst" in de app kunt maken. Misschien wilt u een takenlijst maken voor persoonlijk werk, een andere voor het werk van uw team, en een derde voor uw professionele ontwikkeling, bijvoorbeeld. Een takenlijst-app met meerdere lijstopties stelt u in staat al deze taken op één plaats op te slaan.

• Stel vervaldatums, herinneringen en meldingen in. Uw taken betekenen niet veel als ze niet op tijd af zijn. Met een takenlijst-app kunt u bijhouden wanneer uw werk af moet zijn, en herinneringen of meldingen instellen om ervoor te zorgen dat u uw taken op tijd af krijgt.

• Samenwerken. Wanneer uw individuele takenlijst georganiseerd is en uw prioriteiten duidelijk zijn, kunt u beter bijdragen aan teamprojecten en -initiatieven. Met andere woorden, hoe georganiseerder u bent, hoe gemakkelijker het zal zijn om met uw team samen te werken.

Als u een takenlijst-app zoekt, probeer dan Asana. Asana is een werkbeheertool dat ontworpen is om u te helpen uw werk te organiseren. Zo weet u precies wat u moet doen, waarom het belangrijk is, en hoe u het gedaan moet krijgen. Gebruik Asana om uw werk bij te houden en het te koppelen aan grotere projecten, teamgenoten in te schakelen en ervoor te zorgen dat niets door de mazen van het net valt.

15 geheimen voor een betere takenlijst

Als u klaar bent om uw takenlijst naar een hoger niveau te tillen, probeer dan deze 15 tips om uw overzichtelijkheid te maximaliseren en inefficiënties te verminderen. Merk op dat de meeste van deze tips veronderstellen dat u een takenlijst-app gebruikt om uw werk te organiseren en de productiviteit te verhogen.

1. Leg alles vast

Het is beter iets op te schrijven en het later als voltooid te markeren dan te vergeten wat u in eerste instantie wilde doen. Vaak komen onze beste brainstormen pas als we ze niet willen opschrijven - maar inspiratie laat niet op zich wachten. Als u terloops denkt aan iets wat u zou kunnen doen om een project te verbeteren, of een geweldig idee hebt om aan uw leidinggevende voor te leggen, zet het dan gewoon op uw takenlijst.

Daarom is het ook zo belangrijk dat u een takenlijst-app kiest met een goede mobiele optie. Op die manier kunt u, als u onderweg bent, een idee registreren zonder dat u het moet onthouden tot u weer achter uw computer zit.

Door minder op het menselijk brein en geheugen te vertrouwen, wordt het leven voor u gemakkelijker in de toekomst. Asana helpt ons de cognitieve belasting van mensen te verminderen en duidelijkheid te verschaffen.”

2. Lijsten, lijsten en nog eens lijsten

Een van de redenen waarom takenlijsten zo overweldigend zijn, is dat ze vaak een willekeurige mengelmoes bevatten. Misschien werkt u op het werk aan meerdere projecten. Als u dan een herinnering om uw komende campagnebriefing te herzien probeert te bewaren naast een herinnering over het zoeken van leveranciers voor een evenement, dan kan dat snel verwarrend worden. Natuurlijk voelt u zich overweldigd.

Om uw takenlijst onder controle te krijgen en uw beste werk gedaan te krijgen, moet u overwegen om meer dan één lijst te maken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat elk project of groot initiatief een eigen lijst heeft. Overweeg ook een lijst te maken voor werk dat onmiddellijk uitvoerbaar is, een andere voor ideeën voor toekomstige projecten, en een derde voor persoonlijke geheugensteuntjes. Op die manier kunt u de takenlijst openen die relevant is voor het werk waarmee u nu bezig bent, zodat u zich beter kunt concentreren op wat u gedaan moet krijgen.

3. Organiseer uw takenlijst per workflow, prioriteit, of vervaldatum

Elke dag uw takenlijst opnieuw ordenen is tijdverspilling - ook al is het soms leuk. Weersta de verleiding door een echt goede structuur in uw takenlijst aan te brengen. Als uw app dat ondersteunt, kunt u overwegen om secties te maken voor verschillende soorten werk. Zo kunt u werk sorteren per project of per prioriteit, naargelang uw voorkeur.

4. Maak het uitvoerbaar

Uw takenlijst is niet de plaats om gedachten of doelstellingen op te slaan. Die details zijn belangrijk om vast te leggen, maar als u alles in één takenlijst bewaart, kan uw belangrijke werk verloren gaan of bedolven worden. Probeer in plaats daarvan die punten vast te leggen in een projectbeheerprogramma of doelbeheersysteem. Zo hebt u nog steeds toegang tot al uw ideeën en belangrijke doelen, zonder dat uw takenlijst onoverzichtelijk wordt.

Ook al is het belangrijk om ideeën en doelstellingen apart van uw belangrijkste, uitvoerbare takenlijst op te slaan, toch kan het snel overweldigend worden om tussen verschillende tools te moeten schakelen. Zoek in plaats daarvan naar een manier om al deze informatie in dezelfde tool vast te leggen, zoals Asana.

5. Werkwoorden eerst, details later

Wij zorgen er niet alleen voor dat elke taak uitvoerbaar is, maar raden u ook aan om een duidelijk werkwoord te gebruiken in uw taaktitel. Dit is geen wet van Meden en Perzen, maar door taken een duidelijk werkwoord te geven, weet u precies waar elke taak over gaat.

Bijvoorbeeld, de taak Drie Facebook advertentie-afbeeldingen, zegt u niet veel. Als u "ontwerpen" aan de titel van de taak toevoegt, is de taak ineens actiegericht en duidelijk: Drie Facebook advertentie-afbeeldingen ontwerpen. Taaklijsten met uitvoerbare titels geven u in één oogopslag inzicht in wat er op uw bord ligt.

6. Prioriteer uw taken

Om ervoor te zorgen dat u het juiste werk op tijd gedaan krijgt, is het belangrijk om te weten welke van uw taken het belangrijkst zijn. Of u nu de belangrijkste taken bovenaan zet of aangepaste labels gebruikt om de prioriteit aan te geven: zorg ervoor dat u zicht hebt op uw belangrijkste werk, zodat u niets mist.

Dat wil niet zeggen dat u uw belangrijkste werk eerst moet doen. Soms is de dag beginnen met een eenvoudige taak de beste manier om de bal aan het rollen te brengen. Of misschien leeft u volgens de 80/20 regel, die zegt dat u 80% van uw werk in 20% van de tijd kunt doen, en vindt u het prettig om die uit de weg te ruimen. Zelfs als u uw werk met hoge prioriteit niet als eerste doet, zorg er dan voor dat u weet wat u moet doen voor het einde van de dag.

Vroeger kwam ik thuis, bracht mijn zoon om acht uur naar bed, en dan zat ik tot middernacht mijn e-mail te doorzoeken om uit te zoeken wat er aan de hand was. En nu kan ik letterlijk door mijn Asana heen knallen, omdat ik precies weet wat belangrijk is.”

7. Vermeld altijd een deadline

Om uw taken af te werken, moet u niet alleen weten wat u moet doen, maar ook wanneer u het moet doen. Al uw belangrijke taken afwerken betekent niet veel als ze op de verkeerde dag klaar zijn. U moet met andere woorden altijd weten wie wat wanneer moet doen. Zelfs als u geen harde deadline hebt, is het beter een datum te noteren en die te verschuiven dan de deadline helemaal niet te halen.

8. Breek groot werk op in kleinere taken

Een van de grootste problemen bij het nauwkeurig afwerken van uw taken is dat u iets ziet dat morgen af moet zijn, maar dan beseft: "Wauw, dit is eigenlijk werk voor een week."

Als u vaak tegen dit probleem aanloopt, kunt u overwegen uw werk in kleinere taken te verdelen. Misschien moet uw werk pas tegen vrijdag klaar zijn, maar is het een grote taak die meerdere dagen in beslag zal nemen. Als u dat werk opsplitst in taken die u eerder in de week kunt afmaken, zal dat doorslaggevend zijn voor het succes van uw project.

Met Asana konden we zien wat onze werkelijke totale hoeveelheid werk was. Vervolgens stelde het ons in staat om opnieuw prioriteiten te stellen en een nieuwe strategie te bepalen voor alle soorten werk.”

9. Groepeer gelijkaardige taken

Wanneer u in batches werkt, haalt u niet alleen uw taken, u verhoogt ook uw productiviteit. Telkens als u van taak verandert of aan een nieuw project begint, hebben uw hersenen even tijd nodig om zich aan te passen en te resetten. De waarheid is dat mensen eigenlijk niet goed zijn in multitasking. Hoe meer taken u kunt groeperen, hoe makkelijker het voor uw hersenen is.

Kijk vooral naar het dagelijkse werk dat u zou kunnen bundelen en vereenvoudigen. Als er dingen zijn die u elke dag doet, denkt u er waarschijnlijk niet eens over na hoe lang u er mee bezig bent, maar die tijd kan flink oplopen. Als u dagelijkse taken hebt, noteer dan hoeveel tijd ze in beslag nemen Kijk dan of u ze efficiënter kunt aanpakken. Kunt u ze groeperen of automatiseren? Door dit werk te schrappen ruimt u niet alleen uw takenlijst op, maar wordt u ook productiever.

10. Vier uw voortgang

Telkens wanneer u iets van uw takenlijst afvinkt, hebt u iets bereikt. Dat is heel wat! U moet het vieren, al is het maar een schouderklopje.

Bij Asana is een van de kernwaarden van ons bedrijf heartitude-een verzonnen woord, zeker, maar wel een dat ons na aan het hart ligt. Heartitude betekent dat u de tijd neemt om plezier te hebben en zinvolle ervaringen op te doen tijdens uw werkdag. Als u ooit Asana hebt gebruikt, ziet u misschien eenhoorns en yeti's over uw scherm vliegen als u een taak afvinkt. Waarom? De echte vraag is: waarom niet?

De functies van Asana, zoals eenhoorns die over het scherm vliegen wanneer u een taak voltooit, maken werk minder tot een "moeten" en meer tot een leuke ervaring.”

11. Rangschik uw lijst aan het eind van de dag

In plaats van de helft van uw ochtend te besteden aan het doornemen van uw takenlijst, organiseert u uw taken de avond tevoren. Zo weet u wanneer u inlogt precies wat er op het programma staat. Door er de avond tevoren vijf tot tien minuten aan te besteden, kunt u ervoor zorgen dat u de volgende ochtend meteen klaar bent om de dag te starten.

12. Schakel meldingen uit

Meldingen zijn een enorm voordeel om goed werk af te krijgen en elke goede takenlijst-app stuurt meldingen. Maar wat net zo belangrijk is, is een "snooze"- of "niet storen"-functie. Uiteindelijk organiseert u uw werk zodat u productiever kunt zijn. Soms wil dat zeggen dat u zich moet concentreren, in plaats van afgeleid te worden door constant geping van meldingen.

Afleiding kan duur zijn. Daarom hebben we ons erop toegelegd deze waar mogelijk te elimineren. Met Asana kunnen de mensen in een goede flow komen en ongestoord hun werk doen, omdat iedereen weet waar de dingen staan en waar ze verantwoordelijk voor zijn - zonder een dagopening.”

13. Volg wat u niet hoeft te doen

U wilt geen tijd verliezen aan onbelangrijk werk. Dus hoewel u altijd details in uw takenlijst wilt vastleggen, is het ook belangrijk om ze te schrappen wanneer dat nodig is.

Als u de prioriteit van taken bijhoudt, hebt u al inzicht in wat het belangrijkst en het minst belangrijk is. Wees dan niet bang om, indien nodig, werk een lagere prioriteit te geven. Uw taken bijhouden betekent niet dat u elke dag elk klein dingetje moet doen - het gaat erom dat u controle krijgt over uw taken, zodat u uw belangrijkste werk gedaan krijgt.

14. Let op achterblijvers

Wij hebben allemaal van die taken die vorige week af moesten zijn, maar waar we nog steeds niet aan toe gekomen zijn. Maar als u die taken opmerkt, vraag uzelf dan eens af waarom ze nog niet gedaan zijn. Wat weerhoudt u ervan? Moet u ze een andere prioriteit geven, of ze aan iemand anders delegeren? Is er iets aan de taak dat u niet begrijpt? Als u weet waarom u ze uitstelt, dan kunt u efficiënter werken en de achterblijvers in de kiem smoren.

15. Samenwerken op één platform

In het ideale geval volgt u uw taken niet in het luchtledige. Georganiseerd zijn en prioriteiten stellen heeft niet veel zin als u geen zicht hebt op het werk van uw team, en omgekeerd. De meest doeltreffende teams zijn teams die een centrale bron van waarheid delen over waar het werk gebeurt. Op die manier weet iedereen precies wie verantwoordelijk is voor welke taken, en kunt u zich concentreren op het beste werk dat u als team kunt doen.

Natuurlijk vinden wij Asana een heel goede manier om dat te doen. Met Asana kan uw team organiseren wat het moet doen, waarom het belangrijk is, en hoe het gedaan moet worden. Zo bent u niet de enige die profiteert van meer duidelijkheid en minder inefficiëntie.

Vink "een takenlijst leren maken" van uw lijst af

Een takenlijst maken is organiseren en zicht krijgen op uw werk - en met deze 15 tips lukt dat ook. Maar als u een takenlijst wilt maken om uw werk bij te houden, hebt u ook een manier nodig om zicht te krijgen op het werk van uw teamleden. Zoek een takenlijst die extra robuuste functies biedt, zoals takenbeheer en projectbeheer.

Wilt u meer weten? Lees over de voordelen van projectbeheer met Asana.