7 veelvoorkomende oorzaken van scope creep, en hoe u ze kunt voorkomen

Stel u eens voor: u bent hard aan het werk met een project en de deliverables. Opeens krijgt u van een belanghebbende uit een andere functie het verzoek een extra deliverable toe te voegen. U was niet echt van plan dit te doen, maar het is niet al te moeilijk en u gaat er dus mee akkoord. Na een paar dagen: nog een e-mail. Opeens ligt uw project niet meer op schema, maar heeft het vertraging opgelopen en is het niet meer succesvol.

Waar u mee geconfronteerd wordt is scope creep, en het kan de beste overkomen. In dit artikel leert u alles wat u moet weten over de oorzaken en preventie van scope creep.

Wat is scope creep in projectbeheer?

In projectbeheer is de project scope het overzicht van de vereisten en deliverables van een project. De scope wordt meestal gedefinieerd aan het begin van het projectplanningsproces en moet worden vastgelegd in uw projectplan, routekaart of briefing. Scope creep is wat er gebeurt wanneer de verzoeken en deliverables de vooraf vastgestelde projectscope overschrijden.

Waarom is het zo belangrijk de projectscope te bepalen?

Wanneer u een scopebeheerplan vastlegt, zorgt u ervoor dat u - de projectmanager - en alle belanghebbenden van uw project dezelfde opvatting hebben over het project. Het niet vaststellen van het bereik van een project kan leiden tot verkeerde afstemming en misverstanden. Zonder een gedefinieerde projectscope hebt u geen duidelijk gedefinieerde, vooraf goedgekeurde controle over wat wel en niet is opgenomen als deliverable van uw project.

Soms kan scope creep onschuldig zijn. Het kan zich manifesteren als een lastige extra deliverable die op zich het project niet op een significante manier verandert. Maar een aanzienlijke scope creep kan het succes van uw project ondermijnen omdat het de aandacht wegneemt van uw projectdoelstellingen. Tijd die wordt besteed aan deze extra verzoeken en deliverables is tijd die niet wordt besteed aan de eigenlijke doelstellingen van uw project en kan ook leiden tot burn-outs of overwerk.

De projectscope identificeren

Om scope creep te voorkomen, hebt u eerst een duidelijk gedefinieerde projectscope nodig. Het goede nieuws is dat het bepalen van het bereik van uw project helemaal niet zo moeilijk is als u misschien denkt. Voor het grootste deel is uw projectscope een manier om de parameters op te schrijven die u hebt vastgesteld in eerdere projectdocumenten zoals uw projectbriefing.

Volg deze vijf stappen om uw projectscope te identificeren en vast te stellen:

1. Begin met het 'waarom'. Waarom werken u en uw team aan dit project? Wat hoopt u te bereiken? Het kennen van de omvang en het bereik van wat u wilt bereiken, helpt u uw projectscope te definiëren.

2. Neem uw projectdoelstellingen op. Uw projectdoelstellingen en projectscope zijn nauw met elkaar verbonden. Uw projectdoelstellingen definiëren het doel van uw project en deze moeten op hun beurt binnen uw projectscope passen.

3. Schrijf uw projectscope op. Onthoud dat dit geen lange tekst hoeft te zijn. Uw projectscope is niet meer dan de plek waar u de deliverables van uw project schetst en uitlegt hoe ze verband houden met de doelstellingen van uw project. Durf ook om wat opsommingstekens te gebruiken.

4. Evalueer uw projectscope. Zorg ervoor dat u de buy-in krijgt van de belanghebbenden en dat iedereen wat betreft de deliverables, het doel en de scope van het project op één lijn zit.

5. Pas indien nodig aan. Neem de tijd om uw projectscope te herschrijven wanneer bij stap vier duidelijk werd dat niet iedereen op één lijn zat. Deel het document nogmaals met uw belanghebbenden voordat u de laatste hand aan het document legt om zeker te zijn van hun buy-in.

7 veelvoorkomende oorzaken van scope creep

Niemand wil ooit zijn of haar project zien mislukken of de oorspronkelijke doelen van het project uit het oog verliezen. Hier vindt u de meest voorkomende oorzaken van scope creep, en hoe u ze kunt voorkomen.

1. Geen projectscope

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar dient te worden herhaald. Zonder een projectscope hebt u geen duidelijke manier om iedereen met betrekking tot uw projectscope op één lijn te krijgen en deze te communiceren. Bovendien hebt u, als u met een extern team of agentschap werkt, geen document of werkomschrijving (Statement of Work, SOW) om naar te verwijzen als belanghebbenden proberen nieuwe elementen aan uw project toe te voegen.

Zorg ervoor dat u uw projectscope aan het begin van uw project opstelt en definieert. Overweeg de projectscope toe te voegen aan uw projectplan of andere vroege documentatie. Op die manier hebt u een referentiepunt voor uw projectscope ingebed in al uw vroege projectdocumentatie.

2. Slechte communicatie

Zodra u een projectscope hebt, zult u deze ook moeten delen. Als u het document niet effectief deelt, en dat aan het begin van het project doet, worden uw belanghebbenden er niet bij betrokken. Ook al hebt u de tijd genomen om een projectscope op te stellen, kan het toch voorkomen dat niet iedereen op één lijn zit of dat het project mislukt omdat niet iedereen zich bewust is dat er zoiets als een projectscope bestaat.

Zorg ervoor dat uw projectscope wordt opgenomen in alle vroege projectdocumentatie, zoals uw projectplan of projectbriefing. Op die manier heeft iedereen toegang tot de projectscopeverklaring en kunnen eventuele verschillende opvattingen worden opgelost voordat het project begint.

3. Onduidelijke projectdoelstellingen

Uiteindelijk werkt u aan dit project omdat u iets specifieks probeert te leveren - deze resultaten en assets zijn uw projectdoelstellingen.

Wanneer u duidelijke projectdoelstellingen hebt, heeft uw projectteam makkelijk inzicht in de taken die wel en niet bijdragen aan het uiteindelijke succes van het project. Op die manier kunt u uw inspanningen en energie richten op productief werk met hoge prioriteit. Aan de andere kant, als u geen duidelijke projectdoelstellingen hebt, weten uw teamleden misschien niet aan welk werk ze prioriteit moeten geven. Dit zou ertoe kunnen leiden dat ze aan taken werken die niet bijdragen aan de doelstellingen van het project.

Voorbeeld van een onduidelijke projectdoelstelling: Verbeter uw bedrijfsblog zodat er verhalen op komen te staan waar onze lezers van houden.

Voorbeeld van een duidelijke projectdoelstelling: Creëer minstens vijf verschillende soorten blogs in Q1, waaronder, maar niet beperkt tot, klantverhalen, tips, nieuwe productfuncties, team spotlights en thought leadership. Houd nauwkeurig in de gaten hoeveel elke nieuwe blogpost wordt gelezen en hoe vaak erop wordt gereageerd om de beste drie categorieën te bepalen en u zich daar de komende kwartalen op kunt concentreren.

4. Onrealistische projectdoelstellingen

OK, misschien zijn uw projectdoelstellingen duidelijk, maar als ze niet iets zijn dat uw team realistisch gezien in de hoeveelheid tijd (en binnen de scope van uw project) kan bereiken, dan zal uw project onvermijdelijk mislukken, of te maken krijgen met scope creep.

Zorg ervoor dat u in staat bent om uw doelstellingen te bereiken binnen het tijdsbestek en met de middelen waarover uw team beschikt. Toets uw projectdoelstellingen aan uw bereik en projectplanning om u er van te verzekeren dat u uiteindelijk een succesvol project kunt opleveren. Als uw projectdoelstellingen en uw projectscope niet vanaf het begin van het project op elkaar zijn afgestemd, wordt het onder controle houden van scope creep bijna onmogelijk.

5. Te veel belanghebbenden

Het is echt heel moeilijk een project te sturen wanneer iedereen probeert het stuur over te nemen. Zonder een duidelijke projecteigenaar, de projectmanager, kan uw werk een warboel worden, en datzelfde geldt voor uw scope.

Hoewel het project verschillende belanghebbenden en medewerkers heeft, moet u ervoor zorgen dat elk project een projectleider heeft die er verantwoordelijk voor is dat er vooruitgang wordt geboekt bij het werk. Voor het creëren van aanvullende projectrollen kunt u overwegen een RACI-tabel te maken. RACI staat voor de vier belangrijkste rollen in projectbeheer:

• Responsible (verantwoordelijke). Dit is de persoon die het project stuurt. Hij of zij neemt het grootste deel van de beslissingen op de werkplek.

• Approver (goedkeurder). U heeft soms de goedkeuring van een belanghebbende of een groep belanghebbenden nodig. Uw goedkeurders kunnen bijvoorbeeld het budget, de doelstellingen of de toon vaststellen, om maar een paar voorbeelden te noemen.

• Consulted (geraadpleegde). Geraadpleegde belanghebbenden zijn mensen waar u langs wil gaan voor hun mening, inzicht of advies. De rollen verantwoordelijke en goedkeurder nemen de uiteindelijke beslissing, de rol van geraadpleegde wordt meestal vervuld door een deskundige op het desbetreffende gebied.

• Geïnformeerde. Dit zijn de mensen die op de hoogte moet worden gehouden van het project. De geïnformeerde-rol kan worden bekleed door uw projectteam, cross-functionele belanghebbenden en leidinggevenden.

6. Ineffectief wijzigingscontroleproces

Zelfs met duidelijk gedefinieerde rollen hebt u nog steeds een wijzigingscontroleproces nodig. Wijzigingscontrole is het proces van het wijzigen van een belangrijk of fundamenteel element van een project, waaronder de scope van het project. In plaats van belanghebbenden toe te staan eenvoudig wijzigingen aan te brengen, implementeert een proces voor wijzigingsbeheer een reeks regels en beperkingen om projectwijzigingen te sturen. Meestal omvat dat een proces voor teamleden of belanghebbenden om wijzigingsverzoeken in te dienen, een beoordeling door de projectmanager en andere belangrijke belanghebbenden en vervolgens een systeem om te bepalen of de wijzigingen worden aanvaard, geweigerd of uitgesteld.

Een wijzigingscontroleproces is essentieel omdat het u in staat stelt controle te behouden over uw project, en toch voldoende flexibiliteit biedt om nieuwe verzoeken toe te voegen als dit absoluut noodzakelijk is. Met een wijzigingscontroleproces kunnen projectdetails wijzigen. Maar als ze dat doen, bent u ervan verzekerd dat ze om de juiste redenen veranderen.

7. Klantfeedback op het laatste moment

Feedback van klanten is essentieel voor klantgericht werk zoals nieuwe producten of marketingcampagnes. Als u echter niet proactief bent bij het verzamelen van feedback, kan het zijn dat u pas laat feedback van klanten krijgt die de intentie, scope, tijdlijn of doelstellingen van uw project volledig verandert. Deze ommezwaai kan inhouden dat u verandert wat u al aan het doen bent, of dat u helemaal opnieuw begint met nieuwe functies en nieuwe vereisten.

U bent menselijk, en dat geldt ook voor uw klanten. Veranderingen op het laatste moment komen voor en het is nu eenmaal zo dat u hier niet zoveel aan kunt doen. Soms zult u grote elementen van uw project moeten wijzigen en was er niets dat u had kunnen doen om dat te voorkomen.

De beste manier om de kans dat dit gebeurt te verkleinen is door veel feedback van klanten te verzamelen, en wel in een vroeg stadium. Verzamel regelmatig feedback van gebruikers en verzamel proactief klantfeedback. Voor meer tips kunt u ons gratis sjabloon voor gebruikersonderzoek uitproberen.

Scope creep beheren en voorkomen

OK, u bent al aan een project begonnen en u maakt zich zorgen over scope creep. Wat nu?

Als u het gevoel hebt dat scope creep aanstaande is, zijn er een paar dingen die u kunt doen:

1. Haal de project scope te voorschijn. Als belanghebbenden van het project nieuwe deliverables proberen door te drukken, herinner ze dan aan de project scope en wat er in was opgenomen, en wat niet. Hopelijk helpt dat het hele projectteam om weer op één lijn te komen wat betreft de vereisten van het project.

2. Probeer als dat niet werkt een wijzigingscontroleproces. Vraag de aanvrager om zijn of haar aanvraag in te dienen via het wijzigingscontroleproces dat u hebt opgezet. Vervolgens beoordeelt u deze aanvragen met de belanghebbenden van uw project en beslist of de aanvraag het waard is om uw project scope voor te wijzigen.

3. Als de wijzigingen in de scope worden geaccepteerd, overweeg dan de prioriteit van een andere deliverable te verlagen. Is er iets dat u kunt uitstellen of helemaal kunt schrappen om ruimte te scheppen voor nieuw werk?

4. Als er geen manier is om werk dat u op dit moment hebt gepland minder prioriteit te geven, kijkt u naar uw projectmiddelen. Gebruik uw projectmiddelenplan om te kijken of er middelen zijn die u kunt gebruiken om uw projectdoelstellingen te bereiken.

Om al deze dingen te doen, om helderheid te behouden met betrekking tot uw projectscope, doelstellingen en plan, gebruikt u eenwerkbeheertool zoals Asana. Met Asana kunt u uw hele workflow beheren en delen met uw hele projectteam, zodat iedereen op één lijn zit.

Neem afscheid van scope creep

Er zijn mensen die zeggen: "Scope creep gebeurt nu eenmaal". Maar dat hoeft niet het geval te zijn. Met een duidelijke projectscope, een zichtbaar projectplan en een gebruiksvriendelijke werkbeheeroplossing, kunt u uw projectdoelstellingen halen zonder uw projectscope te overschrijden.

Klaar om aan de slag te gaan met werkbeheer? Kom meer te weten over Asana.