Asana로 계속 혁신하는 Overstock.com #withAsana

규모는 크지만 느리진 않습니다

Jaime Wilson은 Overstock.com의 규모가 크다고 해서 움직임이 느린 건 아니라고 설명합니다. Jaime은 온라인 소매업체의 사용자 경험 디자인 및 제품 담당 선임 이사이며, 거의 20년간 사업을 운영하며 수천 명의 직원을 두고 있지만 여전히 스타트업과 같은 에너지를 가지고 있습니다.

"우리 회사에는 혁신과 실험에 대한 확고한 감각이 있습니다. 우리는 핵심 비즈니스뿐만 아니라 사람들이 Overstock.com이 이룰 수 있을 것이라 믿는 일의 경계를 확장하는 야심찬 이니셔티브에 중점을 두고 있습니다. 현재 팀은 지난 20년간 소비자가 Overstock에 기대하는 가치에 부합하는 고품질 제품을 제공하면서 소비자를 새로운 브랜드와 연결하고 새로운 가상 쇼핑 경험을 만들어 낼 수 있는 방법을 브레인스토밍하고 있습니다."

순식간에 업무 상황을 파악

Jaime는 성공이 커뮤니케이션에 달려 있다고 생각합니다. "대규모 팀이 소규모 팀처럼 움직이려면 모든 팀원이 비즈니스의 여러 부문에서 진행 상태를 파악할 수 있어야 합니다. 저희 회사의 모든 사람들은 업무의 진행 상황을 공유하는 데 열린 태도를 보였지만, 업무를 공유하고자 한다고 해서 공유가 쉬운 건 아니었습니다.”

여러 팀에서 사용하는 툴이 서로 다르고 여러 플랫폼을 통해 커뮤니케이션하기 때문에 모든 사람이 필요한 정보를 확보하기가 어려웠습니다. "어떤 팀이 어떤 소프트웨어를 사용하는지 추적하거나 모든 시스템에 액세스할 수 있는지 확인하고 그 다음엔 툴의 작동 방식을 파악하는 데 시간이 꽤 소모되었습니다."

Jaime의 팀은 JIRA와 다른 업무 추적 툴을 사용해 보았지만 '자연스럽지 않고 번거롭다'는 것을 알게 되었습니다. 이러한 툴을 배우는 데 시간이 필요했던 탓에 프로젝트 타임라인이 지연되었고 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는 데 도움이 되지 않았습니다. “이런 대규모 프로젝트를 수행하려고 할 때 사람들에게 최신 정보를 제공할 시간이 없었습니다. 진행 상황을 파악한 상태에서 회의에 참석해야 하는데 말이에요."

또한 여러 그룹의 사람들에게 프로젝트에 대한 정보를 쉽게 공유하고 각 기능 그룹에 이러한 정보로 무엇을 해야 하는지 명확하게 보여줄 수 있는 방법이 필요했습니다. “전략적 계획을 세울 때는 모든 관련자가 살펴보고 다른 도움 없이 '좋아, 우리가 하려는 게 뭔지 알겠어. 이제 우린 이렇게 해야 돼.'라는 말이 나올 수 있도록 해 주는 무언가가 필요했습니다."

하나의 팀에서 시작되었습니다

Overstock.com의 경우, 사용하는 툴을 위에서 하향식으로 강제하는 대신 상향식으로 채택하는 것이 중요했습니다. 혁신을 이루고 빠르게 움직이기 위해서는 팀원들이 자연스럽게 느끼는 방식으로 업무를 수행할 수 있어야 했습니다. 이제 Asana는 Overstock.com이 수행 중인 작업을 추적하는 데 사용하는 표준 툴이 되었지만, 회사에서 누군가가 공식적으로 이러한 결정을 내린 건 아니었습니다.

그보다는 Asana를 사용하는 분위기가 유기적으로 확산되었습니다. “처음에는 한 팀이 프로젝트 계획을 수립하는 데 Asana를 사용하기 시작했습니다. 그 후에 우리 디자인 팀이 무슨 작업을 해야 할지 확인하기 위해 Asana를 살펴보기 시작했습니다." 두 개 이상의 팀이 Asana를 사용하고 있다면 모든 사람이 고급 보고서 및 개인 정보 보호 제어와 같은 기능에 액세스할 수 있도록 Premium으로 업그레이드하는 것이 합리적이었습니다. “그 때부터 모든 팀과 부서로 확산되었고 지금은 모든 팀이 Asana에서 업무를 수행하고 있습니다.”

Jaime은 Overstock.com에서 Asana의 인기가 높은 이유가 사용 편이성 때문이라고 생각합니다. “누구나 Asana 프로젝트를 살펴보고 바로 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 누군가 새로운 사람을 고용했을 땐 Asana에 로그인하게 한 다음 '합류할 팀이 여기 있어요'라고 말하기만 하면 됩니다. 사용 방법을 교육할 필요가 없지요. 정말 엄청나게 편리합니다.”

첫날부터 함께

Jaime의 팀이 신제품을 출시하는 경우, 첫날부터 모든 관련 팀이 해야 할 일에 착수할 수 있습니다. 한 곳에 출시 계획을 정리 해 두면 팀이 필요한 작업과 마감일을 해당 업무를 담당하는 사람에게 배정할 수 있습니다.

또한 Jaime은 Asana가 진행 중인 캠페인의 품질을 계획했던 수준으로 유지하는 데 도움이 된다고 말합니다. “Asana에서 그룹으로 함께 일하면, 제품 출시를 위해 모든 사람이 해야 할 모든 일의 목록을 만들어야 하고, 처음부터 공백이나 허점을 쉽게 발견하여 보완할 수 있기 때문에 마지막에 무언가 잊어버려 허둥대거나 타임라인이 지연되는 일이 생기지 않습니다.”

이런 효과가 잘 나타나는 곳이 Overstock.com의 검색 엔진 최적화 팀입니다. “저는 제품과 디자인 쪽을 담당하기 때문에 보통 SEO에는 관여하지 않습니다. 몇 년 전에는 SEO 그룹을 제품 계획에 포함해야 하는 팀으로 보지 않았기 때문에 SEO 그룹과 정보를 공유할 생각조차 하지 않았습니다. 이로 인해 SEO 팀에는 아무런 정보도 없었고 결과는 좋지 않았습니다.

이제 우리는 모두 Asana에서 동일한 프로젝트를 수행하고 있기 때문에 SEO 팀에서 우리 팀이 하는 일을 확인할 수 있게 되었고, 저는 계획 단계에서부터 그들과 정보를 공유하는 것이 얼마나 중요한지 다시 한 번 깨닫게 되었습니다. 이제 Asana에서 이 프로세스를 관리하게 되면서 Overstock.com의 SEO가 개선된 것을 보니 정말 좋습니다.”

협업은 품질 향상으로 이어집니다

Jaime에 따르면, Asana가 보여준 가장 놀라운 결과 중 하나는 협업의 수준과 여러 팀이 함께 일하는 재미라고 합니다. “우리는 우리가 작업하고 있는 신제품과 디자인의 프로토타입의 링크를 공유하고, 팀원들은 이에 대한 반응을 댓글로 소통합니다. 몇몇 댓글은 빵 터질 정도로 정말 재미있다는 점도 말씀드리고 싶어요.” 하지만 Jaime는 Asana에서 많은 일을 진행할 수 있다는 것에도 깊은 인상을 받았습니다. “우리 회사가 얼마나 많은 일에 Asana를 사용하고 있는지 다 말하려면 시간이 많이 걸릴 거예요.” 중요한 부분 몇 가지만 말하자면 다음과 같습니다.

• 제품 로드맵: Overstock.com의 팀은 모든 사람이 처음부터 진행 상황을 파악할 수 있도록 아이디어 도출 단계부터 모든 신제품을 Asana에 추가합니다.

• 디지털 마케팅: Overstock.com의 SEO, SEM 및 유료 광고 전략을 Asana에서 관리합니다.

• 1: 1 미팅: 각 매니저는 Asana에서 직속 부하 직원과 일대일 미팅을 진행할 수 있으며, 개인 정보 보호 제어를 통해 적합한 사람만 액세스하도록 할 수 있습니다.

• 팀 미팅: Jaime가 Asana에서 팀 미팅을 관리하기 시작하면서 미팅의 생산성이 크게 향상되었습니다. 미팅 안건은 자체 프로젝트에서 관리되므로 모든 구성원이 진행 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다.

Jaime는 Overstock.com의 업무 품질이 향상되고 있다는 점을 가장 자랑스럽게 생각합니다. “우리는 팀으로서 고객에게 최고의 경험을 제공하고자 노력하고 있으며, Asana에서 프로젝트를 마칠 때면 이러한 목표를 달성하고 있다는 확신이 듭니다.”