리소스 관리를 시작하기 위한 가이드

대부분의 리더는 팀에 너무 과도하거나 적은 업무가 배정되지 않도록 균형을 유지하는 데 어려움을 겪습니다. 조직이 빠르게 변화하고 종종 비대면 업무를 하는 환경에서는 직원의 업무량이 간과되는 경우가 있습니다. 리소스 관리 계획을 수립하면 항상 개개인과 팀의 업무량을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 모든 리소스의 균형을 효과적으로 조정하고 팀이 어떻게 목표를 달성할지 전반적으로 파악할 수 있습니다.

리소스 관리란?

리소스 관리는 팀의 리소스와 활동을 계획하고 일정을 잡는 과정입니다. 리소스에는 장비 및 자금부터 기술 툴 및 직원 업무 가능 여부까지 기본적으로 프로젝트를 완료하는 데 도움이 되는 모든 것이 포함될 수 있습니다.

팀 리소스를 어떻게 관리하거나 배정할지 결정할 때 다음과 같은 몇 가지 질문을 고려하세요.

1. 각 리소스의 가용성은 어떻습니까?

2. 각 활동의 타임라인은 어떻습니까?

3. 각 활동을 달성하기 위해 얼마나 많은 리소스가 필요합니까?

4. 해당 활동을 효과적으로 수행하는 데 가장 적합한 사람은 누구입니까?

리소스 관리 계획이란?

리소스 관리 계획은 프로젝트에 필요한 모든 유형의 리소스를 관리하고 배정하는 데 사용됩니다. 효과적인 계획은 프로젝트나 이니셔티브를 추진하는 과정에서 필요한 특정 리소스(인적 리소스, 재정 리소스, 기술 리소스, 물리적 리소스 포함)와 활동을 정리합니다. 계획을 통해 예산, 인력, 업무량 요구 사항, 기술 스택 제한 등 프로젝트의 모든 요소를 전반적으로 파악할 수 있으므로 사실상 프로젝트 관리자 역할을 맡은 사람을 올바른 방향으로 안내합니다. 모든 리소스를 쉽게 관리하고, 일정을 조정하고, 배정할 수 있어 리소스 가용성을 극대화할 수 있습니다. 리소스 관리 방법을 배우면 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트를 효과적으로 수행할 수 있습니다.

팀이 리소스 관리 계획의 이점을 누릴 수 있는 이유

팀원들이 프로젝트에 허덕인다는 것을 너무 늦게 파악하는 경우가 많습니다. 하지만 이런 상황을 방지하는 방법이 있습니다. 매니저나 팀 리더는 리소스 관리를 수행하여 팀원이 자신의 업무량과 작업을 처리하는 데 필요한 툴에 대해 확신을 가지도록 할 수 있습니다.

효과적인 리소스 관리 계획은 리소스를 적절하게 배정하여 프로젝트를 원활하게 수행하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 직원의 번아웃도 예방합니다. 리소스 관리가 적절하게 이루어지면 팀이 지속 가능한 속도로 고퀄리티 업무를 수행할 수 있습니다. 또한, 팀원들의 효율성이 높아져 매일 만족감을 느낄 수 있습니다.

FAQ: 프로젝트에 리소스 관리 계획을 작성해야 하나요?

간단히 말하면, 그렇습니다. 프로젝트 관리에서 리소스 관리는 단순히 있으면 좋은 것이 아닙니다. 팀을 지원하고 번아웃을 예방하기 위해 필수적입니다. 리소스 배분 계획을 세우면 소요 시간 대비 몇 배의 이점을 얻을 수 있습니다. 실제로 팀이 처리할 수 있는 프로젝트의 수와 각 프로젝트의 퀄리티는 리소스 배정에 좌우됩니다. 프로젝트 리더에게 리소스 관리는 효율성을 최적화하고, 과로를 방지하며, 팀의 업무량을 효과적으로 관리하기 위한 기회입니다.

리소스 관리의 5가지 이점

리소스 관리가 팀의 성공에 매우 중요하다는 사실에 아직 확신이 들지 않는다면, 조금 더 자세히 살펴보겠습니다. 다음 5가지 장점을 확인해 보세요.

1. 전체 상황을 파악합니다

팀이 어떤 업무를 수행하고 있는지 파악하고 있다면 새 프로젝트가 있을 때 리소스를 가장 효과적으로 배정할 수 있습니다. 중앙 정보 소스에서 리소스 관리 계획을 관리하면 자세한 정보를 파악할 수 있으며, 필요에 따라 리소스 관리 계획을 변경하여 과로를 방지하고 팀의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 이러한 개요를 바탕으로 리소스를 개별 작업과 프로젝트 타임라인에 연결하면 팀원의 작업량이 너무 과도하거나 적은지 판단하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 잠재적인 문제를 미리 파악할 수 있습니다.

2. 업무를 적절히 배분합니다

각 팀원의 강점과 약점을 알고 있을 것입니다. 리소스를 배정할 때 각 작업이나 활동에 어떤 팀원이 가장 적합한지를 염두에 두는 것이 중요합니다. 팀원과 진행 상태를 정기적으로 확인하고 의사 결정 과정에 참여할 수 있게 하세요. 팀원이 자신에게 권한이 있음을 처음부터 느낄 수 있습니다. 다른 프로젝트로 인해 과부하가 걸려 있는 팀원이 있는지, 어떤 팀원이 업무를 수행할 여력이 있는지 모니터링하여 팀원의 시간을 효과적으로 사용하세요.

3. 팀이 진행 상황을 정확하게 파악하도록 합니다

팀과 정보를 투명하게 공유하면 누구나 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 모든 구성원이 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 알 수 있어 혼란이 줄어들고, 각 팀원이 담당하는 업무가 명확해집니다. 팀원들은 프로젝트에서 자신이 맡은 업무가 팀이나 회사의 전반적인 비전에 어떻게 연결되어 있는지 파악할 수 있습니다. 팀이 효과적으로 협력하면 프로젝트는 자동으로 원활하게 진행되고, 좀 더 즐겁게 업무를 수행할 수 있습니다!

4. 현실적인 목표를 설정합니다

달성할 수 없는 목표를 설정하는 것은 의미가 없습니다. 대신에, 프로젝트 리소스 관리를 활용하면 실제로 수행할 수 있는 작업과 마감일을 계획할 수 있습니다. 필요한 모든 리소스를 포함한 모든 작업을 명확하게 계획하면 종속 관계를 정확히 파악하고 필요에 따라 조정할 수 있습니다. 이는 때로 팀의 리소스 평준화 즉, 마감일과 우선순위를 보다 합리적인 마감일로 재조정하는 것을 의미합니다. 마감일을 놓치는 일이 생길 수 있지만, 사전에 리소스를 평준화하면 팀 전체가 마감일을 놓치는 일을 피할 수 있습니다.

5. 향후 계획을 개선합니다

각 부하 직원이 어떤 업무를 수행하고 있는지 파악하고 이를 토대로 사용 가능한 리소스를 배정한다면 시간이 지남에 따라 이를 더 능숙하게 처리할 수 있게 될 것입니다. 리소스 관리 프로세스에 익숙해지면 향후 업무 가능 여부를 정확하게 예상하고 예측할 수 있습니다. 이렇게 하면 유사한 프로젝트를 수행할 때 더 많은 예산이나 인력을 확보하고 정보를 바탕으로 인원수를 계획하는 데 도움이 됩니다.

리소스 관리 계획을 작성하는 5단계

모든 툴에서 리소스 관리 계획을 작성할 수 있습니다. 실제로, 이론적으로는 스프레드시트를 사용하여 리소스 사용 현황과 가용성을 관리할 수 있습니다. 하지만 최고의 리소스 관리 툴은 팀의 중앙 정보 소스 역할을 하는 툴입니다.

Asana는 팀이 협업하고, 마감일을 지키며, 목표를 달성하는 데 도움이 되는 업무 관리 툴입니다. Asana로 리소스를 관리하면 팀원이 수행하고 있는 작업, 사용 가능한 리소스, 팀 번아웃을 예방하는 방법을 쉽게 파악할 수 있습니다. 포트폴리오와 워크로드를 사용하면 팀의 업무 가능 여부를 명확하게 파악하고 이에 따라 리소스를 배정할 수 있습니다. 그런 다음, 새 프로젝트가 생기면 사전에 파악한 팀의 리소스에 따라 다음과 같이 해당 프로젝트에 가장 적합한 인력을 배정할 수 있습니다.

1. 프로젝트 목표를 설정합니다

팀의 리소스를 가장 효과적으로 배정하려면 프로젝트의 목표가 무엇인지 알아야 합니다. 예를 들어, 단순한 블로그나 기사인지 아니면 더 복잡한 캠페인인지, 프로젝트의 성공을 측정하기 위해 어떤 지표를 사용하는지 등을 파악해야 합니다.

2. 프로젝트 범위를 조율합니다

프로젝트의 범위는 어떻게 되나요? 가능하면 프로젝트 이해관계자와 커뮤니케이션을 통해 이 이니셔티브에 얼마나 많은 시간과 리소스를 투입해야 할지 결정하세요. 이를 통해 프로젝트 계획을 가장 잘 이해할 수 있으며, 작업에 가장 적합한 리소스를 결정할 수 있습니다. 프로세스의 이 단계에서 리소스 평준화를 적용하면 도움이 될 수 있습니다. 즉, 프로젝트 범위와 타임라인에서 리소스 부족이 발생하지 않도록 해야 합니다.

3. 필요한 리소스 유형을 파악합니다

앞서 언급했듯이 리소스 관리 계획의 리소스에는 팀 장비, 소프트웨어, 예산 또는 직원 업무 가능 여부가 포함될 수 있습니다. 리소스 관리 계획 작성의 일부는 어떤 유형의 리소스가 필요한지 파악하여 사용 가능한 리소스를 확인하는 것입니다.

4. 사용 가능한 리소스를 확인합니다

이는 리소스 관리의 핵심입니다. 이상적으로는, 팀이 Asana와 같은 업무 관리 툴에서 프로젝트를 관리하면 모든 팀원이 담당하는 업무를 명확하게 확인하여 프로젝트에 적합한 팀원을 쉽게 파악할 수 있습니다. 프로젝트 범위에 따라 팀에 과도한 업무가 배정되지 않도록 리소스를 평준화하고 다른 업무의 우선순위를 낮춰야 할 수도 있습니다.

5. 프로젝트 진행 상태를 확인합니다

뛰어난 리소스 매니저가 되려면 프로젝트 주기 동안 팀의 진행 상황을 자주 확인하세요. 팀원들의 상태는 어떤가요? 팀원들이 피로를 느끼나요? 반대로, 프로젝트에 너무 많은 인원이 배정되어 있나요? 팀을 지원하고, 무엇보다도 팀에 배정된 업무를 파악하고 있다는 점을 명확히 하는 것은 팀을 지속적으로 지원하기 위한 매우 좋은 방법입니다.

리소스 관리 모범 사례

리소스 관리 계획 수립을 알아가는 단계이지만, 리소스 관리를 마스터하고 싶으세요? 프로그램 매니저이든 아니면 프로젝트 매니저이든 이 11가지 팁을 활용하여 시작해 보세요.

1. 현실적인 기간을 측정합니다. 각 직원이 업무를 완료하는 데 걸리는 시간을 파악하세요. 계획을 더 쉽게 세울 수 있습니다.

2. 시작일과 종료일을 설정합니다. 각 작업에 기간을 설정하면 각 팀원이 작업을 완료하는 데 걸리는 기간을 현실적으로 설정할 수 있습니다. 시작일과 종료일을 정확하게 설정하면 전체 프로젝트의 정확한 타임라인을 제공할 수 있습니다.

3. 직원의 역량을 파악합니다. 누가 어떤 분야에 가장 뛰어난지 알면 각 작업에 가장 적합한 리소스를 결정하는 데 도움이 됩니다.

4. 작업의 우선순위를 정합니다. 팀의 작업량과 관련하여 미리 우선순위를 정하세요. 최우선 작업을 중심으로 타임라인을 만들고 어떤 리소스를 배정할지를 결정하세요.

5. 팀이 활용률을 높일 수 있도록 지원합니다. 활용률은 프로젝트 팀이 실행 가능하거나, 전략적이거나, "청구 가능한" 업무에 사용하는 시간입니다. 평균적으로, 직원들은 승인을 받거나 문서 검색 등과 같은 일을 위한 일에 업무 시간의 60%를 사용합니다. 일을 위한 일을 줄이는 것은 팀이 최고의 역량을 발휘하고 활용률을 높일 수 있는 가장 좋은 방법입니다.

6. 업무를 진행하면서 효율성을 조정합니다. 일반적으로, 프로젝트 관리는 지속적인 노력입니다. 문제가 발생할 때마다 작업과 타임라인이 변경될 수 있습니다. 효율성을 최대한 높게 유지하기 위해 필요에 따라 리소스 배정을 변경하세요.

7. 일정에 여유 시간을 둡니다. 처음부터 리소스 관리 계획을 하는 것은 중요하지만, 모든 것을 계획할 수는 없습니다. 새로운 업무가 생길 때 유연하게 대응할 수 있도록 여분의 시간을 마련합니다.

8. 팀에 맞는 리소스 관리 스타일을 선택합니다. 귀하는 팀을 누구보다도 잘 이해하고 있을 것입니다. 귀하의 지식을 바탕으로 시간, 포인트, 작업 수 단위로 업무량을 측정하는 것과 같은 최상의 리소스 관리 방법을 결정하세요.

9. 팀과 확인합니다. 팀의 작업량을 실시간으로 파악하고 각 팀원의 작업량이 균등하고 달성 가능한지 확인하세요. 이는 향후 계획을 수립하고 리소스 배정 방법을 개선하는 데 도움이 됩니다.

10. 리소스 관리 계획을 운영 계획과 연결합니다. 운영 계획은 팀이 주 단위나 경우에 따라 매일 수행할 작업을 구체적으로 계획하는 프로세스입니다. 팀의 시간을 효과적으로 관리하려면 리소스 관리 계획을 운영 계획에 반영하세요.

11. 적절한 업무 관리 툴을 사용합니다. 스프레드시트를 사용하면 리소스 관리가 급격히 혼란스러워질 수 있습니다. 대신에, 팀 업무량을 쉽게 측정할 수 있는 프로젝트 포트폴리오 관리 기능이 포함된 업무 관리 툴을 사용해 보세요. 한 곳에서 팀 프로젝트를 전반적으로 파악하고, 세부 작업을 좀 더 자세히 확인할 수 있습니다. Asana를 사용하면 개별 작업을 확인하고 필요에 따라 작업을 끌어다 놓을 수도 있습니다.

4명의 팀 리더가 알려주는 리소스 관리 조언

프로젝트 관리에서 리소스를 배정하는 방법에 대한 가이드를 읽는 것도 좋지만, 서로 다른 배경과 과제를 가지고 매일 실천에 몰두하고 있는 팀 리더 4명의 이야기를 참고해 보면 어떨까요? Jenny, Ariel, Eric, Reigan이 어떻게 리소스 관리 계획을 수립하고 있는지 실제 사례와 함께 소개합니다.

리소스 관리에서 가장 큰 어려움과 이에 대한 해결책은 무엇인가요?

리소스 관리에서 제가 직면한 큰 과제는 팀의 작업량을 전반적으로 파악하는 일입니다. 새 프로젝트가 시작될 때마다 모든 프로젝트를 정확하게 살펴봐야 합니다.

이를 해결하기 위해 먼저 예정된 제품 출시와 캠페인의 로드맵을 살펴본 후 각 결과물과 비교하여 프로젝트 수준에서 필요한 인력을 파악합니다. 저는 모든 업무를 업무 관리 툴에서 관리합니다. 이 툴에는 분기마다 팀이 수행하는 모든 프로젝트가 포함된 포트폴리오가 있습니다. 소규모 카피 프로젝트나 애드혹 업무의 경우, 팀원들이 카피 지원을 요청할 수 있도록 동일한 업무 관리 툴에 프로세스를 구축했습니다. 이제 새로 들어오는 요청을 쉽게 관리하고 요구 사항, 마감일, 우선순위를 파악할 수 있습니다.

프로젝트에 인력을 배치하거나 리소스를 배정할 때는 이론과 실천이 모두 필요합니다. 저는 팀원의 업무 가능 여부가 배정된 업무 범위와 일치하는지 확인하고, 개인의 스킬 및 커리어 목표와 일치하는 프로젝트를 배정하는 것도 고려합니다.

리소스 관리 계획을 수립하고 관리하는 데 있어서 가장 중요한 3가지 팁은 무엇인가요?

1. 어떤 프로젝트가 예정되어 있는지 미리 파악하세요. 저희 팀 프로젝트의 대부분은 다른 팀에서 시작되기 때문에 부서 간 파트너에게 연락하여 앞으로 진행될 상황을 전체적으로 파악하는 것이 중요합니다.

2. 각 팀원이 최소한 하나의 큰 프로젝트(예: 마케팅 캠페인)를 담당하는지 확인하고, 주 단위와 일 단위 작업으로 작업량을 파악하세요. 이를 통해 팀원이 다양한 업무에 임할 수 있으며, 완전히 다른 일로 전환되는 것을 최소화할 수 있습니다.

3. 팀과 자주 확인하여 각 팀원의 업무 가능 여부를 파악하고 필요에 따라 조정하세요. 예상치 못한 일이 발생하면 리소스 계획이 원활하게 진행될 수 있도록 커뮤니케이션 창구를 열어두세요.

리소스 관리에서 가장 큰 어려움과 이에 대한 해결책은 무엇인가요?

리소스 관리에서 제가 직면한 가장 큰 문제점은 우리 팀이 무엇을 하고 있는지, 업무 가능 여력이 어느 정도인지, 프로젝트 상태가 어떤지 정확히 파악하는 것입니다. 팀원마다 일을 처리하는 속도와 강점이 다르기 때문에 미묘한 차이가 많습니다. 각 프로젝트에 가장 적합한 팀원을 파악해야 합니다.

팀원들과의 커뮤니케이션을 지속적으로 개선하는 것이 중요합니다. 저는 주기적으로 체크인 미팅, 스탠드업 미팅, 면담을 통해 모든 팀원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는지 확인합니다. 또한, 더 생산적으로 대화할 수 있도록 모든 구성원의 작업을 개략적으로 파악하려고 노력합니다. 팀의 제작 프로세스를 위한 프로젝트 타임라인을 구축하여 담당자가 누구이며 다음 단계가 무엇인지 명확하게 파악하고 있습니다.

리소스 관리 계획을 수립하고 관리하는 데 있어서 가장 중요한 3가지 팁은 무엇인가요?

1. 마감일을 기준으로 역산한 일정에 대한 부서 간 이해관계자의 의견을 구하세요. 이렇게 하면 팀을 조율하고 현실적인 기대치와 타이밍을 미리 설정할 수 있습니다.

2. 업무 관리 툴(특히 타임라인)으로 진행 상태를 파악하세요. 팀원에게 배정된 작업을 확인하고 타임라인으로 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있는지 확인하세요.

3. 팀이 어떻게 업무 관리 툴을 사용하는지 파악하세요. 업무를 전반적으로 파악하는 팀원도 있고, 하나의 작업을 확인하는 데 집중하는 팀원도 있을 것입니다. 팀 운영 방식에 맞게 업무 스타일을 조정하세요.

리소스 관리에서 가장 큰 어려움과 이에 대한 해결책은 무엇인가요?

한 가지 문제점은 제 팀이 동시에 업무를 수행하는 것입니다. “엔지니어링 팀의 가치를 극대화하려면 어떻게 해야 하지?”라고 스스로에게 묻곤 합니다. 저는 팀의 목표와 업무 리스크 간에 균형을 유지하는 데 집중해야 합니다.

저는 팀 미팅을 통해 모든 팀원의 업무를 일괄적으로 나열합니다. 이 목록은 우리가 앞으로 몇 주 동안 무엇을 할 예정인지 확인하고, 팀원들이 이에 대해 어떻게 생각하는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음, 확인한 내용을 업무 관리 툴에 적용합니다. 저희는 모든 것을 한 곳에 명확하게 문서화하는 것을 최우선으로 합니다.

부재중 알림 등 모든 정보를 업무 관리 툴로 추적하고 있습니다. 또한, 항상 어떤 리소스를 이용할 수 있는지 확인하여 타이밍을 전략적으로 계획할 수 있습니다. 저희는 주말 바로 전이나 일부 팀원들이 부재중일 때에는 큰 프로젝트를 시작하는 것을 피합니다.

리소스 관리 계획을 수립하고 관리하는 데 있어서 가장 중요한 3가지 팁은 무엇인가요?

1. 위험한 상태에 놓인 프로젝트나 작업이 있으면 즉시 메모하세요. 이러한 메모를 보관하면 자신을 보호하고 최악의 상황이나 위험을 피할 수 있습니다.

2. 유연하게 대처하세요. 계획을 단순히 목록을 확인할 수 있는 일회성 작업으로 생각하지 마세요. 항상 배우고, 다시 계획하고, 재조정하세요. 진행하면서 리소스 관리 계획을 최적화하세요.

3. 팀과 협업을 통해 생각을 공유하세요. 모든 팀원이 자유롭게 자신의 의견을 표현하고, 권고하고, 언제 업무를 수행할 여유가 없는지를 다른 사람들에게 알려주어야 합니다. 리소스 관리는 한 사람만의 일이 아닌 그룹이 노력해야 하는 일입니다.

리소스 관리에서 가장 큰 어려움과 이에 대한 해결책은 무엇인가요?

리소스 관리에서 제가 직면하는 큰 문제점은 요청 사항을 명확하게 이해하고, 현재 팀의 업무 가능 여부를 고려하여 어떤 팀원이 업무를 담당하기에 적합한지 파악하는 것입니다. 저는 종종 “이 요청을 처리하기 위해 적절한 능력과 지식을 갖춘 팀원이 누구일까?”라고 자문합니다.

저는 팀이 매월 상위 5개 우선순위를 작성하도록 하여 팀원의 업무 가능 여부를 파악합니다. 각 팀원에게 가장 적합한 프로젝트를 찾기 위해서입니다. 예를 들어, 기존 이니셔티브와 관련된 프로젝트는 신입 사원에게 더 적합할 수 있습니다. 반면, 장기근속 직원에게는 더 복잡한 프로젝트를 맡기는 것이 더 적합할 수 있습니다.

최근에는 편집 캘린더 보기를 제공하는 업무 관리 툴에서 프로젝트를 만들었습니다. 덕분에 팀이 진행 중인 모든 이메일 캠페인을 확인하고, 언제 캠페인이 시작되고 누가 담당하는지 빠르게 파악할 수 있습니다.

리소스 관리 계획을 수립하고 관리하는 데 있어서 가장 중요한 3가지 팁은 무엇인가요?

1. 업무 프로세스를 간소화하세요. 여러 요청이 들어오면 부담이 될 수 있습니다. 특히, 업무 관리 시스템과 통합되는 경우 디지털 양식을 사용하여 프로세스를 간소화하세요.

2. 매주 팀과 미팅을 하세요. 팀원들이 현재 업무 가능 여부에 대해 어떻게 느끼는지 이해하고, 최적의 업무량은 어느 정도인지 명확하게 파악하세요.

3. 우선순위를 관리하세요. 팀의 상위 5개 월별 우선순위를 살펴보고 각 팀원이 어떤 유형의 작업에 주력하고 있는지 확인하세요. 매주 팀의 우선순위를 모니터링하여 변경된 내용이 있는지 확인하고 필요에 따라 우선순위를 다시 지정하세요.

리소스 관리 계획을 작성할 준비가 되셨나요?

리소스 관리는 항상 전체 프로젝트 관리 계획의 일부여야 합니다. 처음에는 번거로워 보일 수 있지만, 적절한 리소스를 적시에 배정하면 업무를 훨씬 수월하게 진행할 수 있습니다. 조금씩 시도해보고 업무 관리 툴로 수행하세요. 팀이 리소스 관리의 효과를 실감할 것입니다!

리소스 관리 계획을 수립하고 리소스를 배정한 후 항상 직원이 달성한 성과를 파악하고 축하하는 것을 기억하세요. 팀의 성공을 축하하면 직원의 참여를 촉진하고 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. Jenny, Ariel, Eric, Reigan이 사용하는 것과 동일한 툴을 사용하려면 Asana를 살펴보세요. 업무 처리 속도가 높아집니다.

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