Overstock.com continua a innovare #conAsana

Grande, ma senza che intralci

“Overstock.com è grande”, spiega Jaime Wilson, “ma questo non significa per forza essere lenti.” Jaime è il Senior Director of User Experience Design & Product del sito di e-commerce. Anche se l’azienda opera da quasi 20 anni, con migliaia di dipendenti, ha ancora l’energia di una start up.

“C’è un forte senso di innovazione e sperimentazione all’interno della nostra azienda. Siamo concentrati sul nostro core business, ma anche su grandi iniziative che estendono i confini percepiti delle possibilità e capacità di Overstock.com. Al momento, i team stanno valutando come collegare i consumatori a nuovi brand e creare nuove esperienze di acquisto virtuali, pur offrendo prodotti di qualità al valore al quale sono stati abituati da Overstock negli ultimi due decenni.”

Sempre aggiornati, in qualsiasi momento

Per Jaime, il successo dipende dalla comunicazione. “Per fare in modo che un grande team riesca a lavorare come uno di piccole dimensioni, tutti devono sapere cosa sta succedendo nei diversi reparti dell’azienda. Qui tutti sono davvero pronti a condividere ciò su cui stanno lavorando, ma voglia di condividere non è sempre sinonimo di facile da condivisione.”

Avere team che lavorano con strumenti diversi e comunicano su più piattaforme, rendeva difficile garantire che tutti avessero le informazioni di cui avevano bisogno. “Il tempo impiegato per monitorare quale team usa quale software o per assicurarsi di avere accesso a ogni singolo sistema e quindi per capire come funziona lo strumento, non è tempo speso bene.”

Il team di Jaime ha provato JIRA e altri strumenti di monitoraggio del lavoro, ma li ha trovati “innaturali e scomodi.” Il tempo necessario per imparare a usare questi strumenti creava ritardi nelle tempistiche dei progetti, e non aiutava certo i team a essere sulla stessa lunghezza d’onda. “Quando si affrontano progetti importanti, non possiamo permetterci di perdere tempo perché non tutti sono aggiornati sugli sviluppi. Devono arrivare alle riunioni con un’idea molto chiara di quello che sta succedendo.”

Il team aveva anche bisogno di un modo per coinvolgere facilmente gruppi di persone in un progetto, e mostrare chiaramente a ciascun gruppo funzionale cosa dovevano fare con tali informazioni. “Quando facciamo pianificazione strategica, ci serve di qualcosa che ogni persona coinvolta possa guardare e dire: ‘Ok, ho ben chiaro quello che stiamo facendo. Adesso, ecco cosa dovremmo fare’, senza bisogno di nessun aiuto.”

Tutto inizia con un solo team

Per Overstock.com, era importante che gli strumenti utilizzati fossero adottati dal basso verso l’alto, e non viceversa. Per innovare e muoversi rapidamente, i membri del team dovevano essere in grado di lavorare in modo spontaneo. Asana è ora lo strumento standard che Overstock.com utilizza per monitorare ciò a cui sta lavorando, ma nessuno in azienda ha preso ufficialmente questa decisione.

Al contrario, l’uso di Asana si è diffuso in modo organico. “All’inizio, un team ha iniziato a utilizzare Asana per la pianificazione dei progetti. Poi, il nostro team di design ha iniziato a utilizzarla per capire su cosa dovevamo lavorare.” Quando ormai più di un team utilizzava Asana, abbiamo deciso di passare a Premium, in modo che tutti avessero accesso a funzionalità come i resoconti avanzati e i controlli sulla privacy. “Da lì, si è diffusa tra tutti i team e reparti, e ora ogni team utilizza Asana per lavorare.”

Jaime attribuisce la popolarità di Asana su Overstock.com alla facilità d’uso. “Chiunque può semplicemente guardare un progetto Asana e capire immediatamente cosa sta succedendo. Posso assumere un nuovo dipendente, dargli o darle l’accesso ad Asana e dire: “Questi sono i team a cui dovresti unirti”, senza nessuna spiegazione sul suo utilizzo. Qui si racchiude il suo potenziale.”

Insieme dal primo giorno

Quando il team di Jaime lancia un nuovo prodotto, ogni team coinvolto può valutare ciò che deve essere fatto sin dal primo giorno. Il piano di lancio viene preparato in un unico posto, e i team possono assegnare le attività e le date di scadenza necessarie alla persona responsabile di quel lavoro.

Inoltre, afferma Jaime, Asana aiuta a garantire che la qualità delle campagne in esecuzione sia all’altezza. “Quando tutto il gruppo è insieme su Asana e si deve fare un elenco di tutto ciò che ognuno deve fare per il lancio di un prodotto, è facile individuare eventuali lacune o vuoti che devono essere colmati fin dall’inizio, in modo da non trovarsi alla fine con la necessità di inventarsi qualcosa o di ritardare le scadenze perché qualcosa ci era sfuggito.”

Un esempio di come questo abbia funzionato bene è il team di ottimizzazione dei motori di ricerca di Overstock.com. “Come responsabile di prodotti e design, di solito non mi occupo molto di SEO. Qualche anno fa, non pensavamo nemmeno di inserire il gruppo SEO nei nostri piani di prodotto. Semplicemente non pensavamo che quel team dovesse essere incluso. Per questo erano sempre all’oscuro e i risultati non sono stati eccezionali.

Ora che stiamo lavorando tutti allo stesso progetto su Asana, il team SEO può vedere di cosa si sta occupando il mio team, e mi rendo conto di quanto sia importante coinvolgerli fin dalla fase di pianificazione. È stato fantastico veder migliorare la SEO di Overstock.com ora che il processo viene gestito su Asana.”

Collaborazione significa migliore qualità

Secondo Jaime, uno dei risultati più sorprendenti che ha ottenuto con Asana è il livello di collaborazione e di entusiasmo con cui i team lavorano insieme. “Siamo in grado di condividere i link dei prototipi dei nuovi prodotti e progetti su cui stiamo lavorando, e il team commenta con le sue reazioni. Devo dirtelo, alcuni dei commenti sono divertentissimi.” Detto questo, è anche impressionata dalla quantità di lavoro svolta su Asana. “Ci vorrebbe troppo tempo per elencare tutto ciò per cui la nostra azienda usa Asana.” Ecco alcuni degli elementi essenziali:

• Roadmap del prodotto: il team di Overstock.com inserisce ogni nuovo prodotto in Asana a partire dalla fase di ideazione, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo fin dall’inizio.

• Marketing digitale: le strategie SEO, SEM e di pubblicità a pagamento di Overstock.com sono gestite su Asana.

• 1:1: ogni manager è in grado di mantenere i propri contatti individuali su Asana, con controlli sulla privacy che assicurano l’accesso solo alle persone giuste.

• Riunioni del team: quando ha iniziato a gestire le riunioni del suo team su Asana, Jaime ha visto un enorme aumento della produttività delle riunioni. L’ordine del giorno della riunione viene gestito in un progetto a sé, in modo che tutti sappiano esattamente cosa sta succedendo.

Jaime è molto orgogliosa dell’aumento della qualità del lavoro in Overstock.com. “Come team, stiamo cercando di creare la migliore esperienza in assoluto per i nostri clienti e, quando un progetto viene completato su Asana, sono sicura che stiamo raggiungendo questo obiettivo.”