業務スケジュールテンプレートを使ってチームの足並みを揃える方法 (実例付き)

業務スケジュールは、チームメンバーがいつ、何に取り組むかを文書化する方法です。この種のドキュメントは、単純なものに聞こえるかもしれませんが、チームの仕事を構造化するのに欠かせないものです。チームのタスクを事前に可視化することにより、チームコラボレーションを可能にし、プロジェクトを順調に進めることができます。

業務スケジュールは、ビジネスのニーズに応じて、さまざまな種類のものを使い分けることができます。業務スケジュールテンプレートの作成は複雑な作業ですが、スケジューリングツールを使用すれば、カスタマイズのオプションを限りなく利用できます。業務スケジュールを作成したら、オンラインツールを使ってその効果を引き出します。

業務スケジュールの種類

業務スケジュールは、業界、役職、国によって異なります。ソフトウェアエンジニアは、夜勤をして、日勤のスタッフのために一晩中システムを稼働させることがあります。オペレーションマネージャーは、製造工程を監視するために長時間のシフトを働くことがあるでしょう。

社内で従来のフルタイムの業務スケジュールが採用される場合も、業務スケジュールの他の種類について知っておくとよいでしょう。チームメンバーは、午前 9 時から午後 5 時までの固定スケジュールよりも、フレックスのスケジュールを好むかもしれません。しかし、チームの業務スケジュールを変更するときは、社内の法務チームに確認する必要があります。業務スケジュールを割り当てるときは、必ず地域や国の法令に従う必要があります。

一般的な業務スケジュールには以下のようなものがあります。

フルタイム

フルタイムの場合、チームメンバーは従来のスケジュールで 1 週間の仕事をこなします。たとえば、米国でフルタイムと言えば、チームメンバーが 1 週間に 40 時間、一般的に月曜日から金曜日の午前 9 時から午後 5 時まで働くことを意味します。フランスなど、他の国では「フルタイム」の意味が異なる可能性がありますので、まだ確認していない方は必ず社内の法務チームと人事チームに確認しましょう。

この業務スケジュールを使う場合は、一般的に他のチームメンバーと同じ時間帯に働くことになります。パートナーや関係者とのコミュニケーションがとりやすくなります。チームメンバーのためにフルタイムのスケジュールを組むには、期日とタスクの開始日を上述した時間内に設定します。

パートタイム

パートタイムのチームメンバーは、1 週間にフルタイム以下の作業量をこなします。パートタイマーは、フルタイムの作業量を必要としないポジションやチームメンバーがフルタイムで働きたくない場合などに採用することがあるでしょう。パートタイムのスケジュールを組むには、そうしたメンバーが働ける時間を記録しておき、その時間内に他のメンバーと一緒に取り組めるタスクを割り当てます。

対象の地域で利用できるパートタイムの業務スケジュールを規定する地域や国の法令はさまざまなものがあります。判断に困ったら、チームメンバーのためにどのようなパートタイムのオプションを利用できるのかを社内の法務チームに確認しましょう。

リモート / フレックス

多くの企業では、チームメンバーがもっと自由に働けるように、リモートやフレックスのスケジュールが採用されています。この柔軟性が従業員の離職率を抑え、それが人件費の削減につながります。フレックスのスケジュールでは、午前 10 時から午後 2 時までの「コアタイム」の勤務が必要とされる場合がありますが、残りの 4 時間はチームメンバーが選択できます。この例では、各チームメンバーは、1 日に 8 時間働く限り、1 日の勤務要件を満たしたことになります。

フレックスのスケジュールは、どのチーム、企業、国でも利用できるというものではありませんが、チームが最高の成果を出すために必要な柔軟性を与えるのに適切な策になるかもしれません。この種の業務スケジュールを試す場合は、ミーティングやワークショップといったチームが集まる機会を、メンバー全員が出勤するとわかっているコアタイムの時間内に予定しましょう。

5-4/9 業務スケジュール

5-4/9 業務スケジュールは、フルタイムで働くチームメンバーの勤務時間を調整するクリエイティブな方法です。このスケジュールでは、チームメンバーは 2 週間で 80 時間働きます。1 週目は、1 日 9 時間勤務を 5 日間、2 週目は 1 日 9 時間勤務を 4 日間行います。このように、チームメンバーは 1 週間ごとに 3 連休の週末を楽しめるようになります。このようにチームの業務スケジュールを変更することで、業界内の他の人たちとのコミュニケーションに支障を与えずに、仕事とプライベートのバランスを改善できる場合があります。他の業務スケジュールと同様、このスケジュールを導入する前も地域や国のガイドラインを確認しましょう。

2-2、3-2、2-3 業務スケジュール

2-2、3-2、2-3 業務スケジュールは、一般的に 24 時間体制で働くチームメンバーが採用するものですが、他のチームの業務スケジュールテンプレートの参考になる可能性もあります。このスケジュールでは、チームメンバーは 12 時間のシフトを働きます。2 日間働いてから 2 日間休み、3 日間働いてから 2 日間休み、2 日間働いてから 3 日間休みます。その後に次のサイクルに入ります。休みのあとは、日勤のサイクルと夜勤のサイクルを切り替えることができます。

この種の循環的な業務スケジュールは、24 時間体制で働けるチームが必要な業界での使用に最適です。しかし、このテンプレートを使用する前に、対象地域における現地および国のガイドラインに準拠していることを社内の法務チームに確認しましょう。

4/10 スケジュール

上述したスケジュールのシンプルなバージョンが 4/10 のスケジュールです。このスケジュールでは、チームメンバーは 1 日 10 時間のシフトを働き、1 週間の中で 4 日間働いてから 3 日間休みます。この業務スケジュールでは、通常の勤務時間を 2 時間増やすだけで毎週の週末が 3 連休になるため、チームメンバーにとって嬉しいスケジュールかもしれません。他の調整されたスケジュール同様、このテンプレートも地域によっては利用できない可能性があるため、適用する前に社内で確認しましょう。

業務スケジュールを生きたドキュメントに変換する

業務スケジュールと聞くと、従来の印刷されたスケジュール表が頭に浮かぶのではないでしょうか？それも当然です。従来の業務スケジュールは、一般的に印刷され、オフィスのどこかに提示されている静的な用紙だからです。

しかし、業務スケジュールを紙に書き出すと、いろいろな問題が出てきます。用紙を無くしたり、余白が足らなくて編集ができなかったりするなどの問題が発生し得るため、業務スケジュールを印刷する場合は注意が必要です。そもそも、業務スケジュールは内容をわかりやすくするために使うものですから、たくさんの用紙が山積みになってしまうのでは上手に活用できていないことになります。

紙の代わりに、オンラインのスケジューリングツールを使用すると、業務スケジュールをレベルアップさせることができます。チームのスケジュール管理を簡素化し、メンバーの勤務スケジュールを確認し、各メンバーが取り組んでいるイニシアチブに関するデータをリアルタイムに取り入れることができます。

業務スケジュールは、オンラインのビューで管理すると、チームの単純な勤務表からそれ以上のものに一変させることができます。バーチャルなツールを使用すると、プロジェクト要件やチームメンバーの担当業務も 1 か所で管理できます。そして、調整を加えるときは、最新情報をリアルタイムにチームメイトと共有できるため、誰がいつ何に取り組むのかについて、メンバー全員が共通認識を持てます。

業務スケジュールテンプレートを作成する 6 つのステップ

業務スケジュールは、チームメンバーの勤務スケジュールを説明するだけの文書ですが、各チームメンバーがいつ何に取り組むのかという情報も追加すれば、その本質的価値以上のものを提供する文書に変えることができます。業務スケジュールテンプレートをレベルアップさせるには、以下 6 つのステップを実行します。

1. チーム内で業務スケジュールに関する共通認識を確立する

業務スケジュールテンプレートを作成する最初のステップは、チーム内で業務スケジュールを決定することです。このステップは、チーム内で誰がいつ働くのかについて共通認識を持つ機会となります。

ヒント: このステージでは、必ず地域と国の業務スケジュールに関するガイドラインに準拠できていることを人事チームと法務チームに確認しておきましょう。たとえば、残業することが許可されているチームメンバーとそうでないメンバーを確認します。

2. 誰が何に取り組んでいるのかを確認する

チームの業務スケジュールを整理したら、To-Do リストの内容を総合的に確認します。そうすると、取り組む必要のある作業や他のメンバーがすでに抱える優先度の高い業務を示す俯瞰的なビューを作成できます。

リストを作成するときは、チームが完了させる必要のあるタスクをオンラインツールにインプットします。このリストを定期的に更新する習慣をつけるために、毎週行うタスクや毎月行うタスクの一覧を作成することから始めることをおすすめします。

ミーティングやワークショップ、パフォーマンスレビューなど、チームメンバーが追跡する必要のあるアイテムも含めるとよいでしょう。

ヒント: リストを作成するときは、チームが完了させる必要のあるタスクをオンラインツールにインプットします。作業分解構成図 (WBS) を使用すれば、各プロジェクトに必要なタスクを特定できます。すべてのタスクが思いつかなくても、心配は要りません。チームメンバーは、業務スケジュールをオンラインで表示した後にタスクを追加できます。毎日のスケジュールに含めるべきタスクを適切に判断できるでしょう。

3. 期日別にタスクにラベルを付ける

チームが翌数日や数週間の間に取り組む必要のあるすべてのタスクを取り込むだけでなく、各イニシアチブに期日が設定されていることを確認します。チームは、作業の期日を明確に把握していなければ、効果的にタスクに優先順位を付けることができません。

期日は、タイムラインの調整に伴い変更される場合がありますが、問題はありません。タスクの期日を明確にすることは、たとえそれがおおよその期日であったとしても、チームが何にいつ取り組むべきかを把握するのに役立ちます。

ヒント: 業務スケジュールは、何か月も前に作成できなくても大丈夫です。プロジェクトは 1 つずつ集中し、詳細を決定していくようにしましょう。そうした詳細をプロジェクト管理ツールに追加して、タスク、期日、優先順位を追跡します。そして、変更を加える必要がある場合は、バーチャルツールを使えば業務スケジュールを柔軟に、かつ簡単に調整できます。

4. チームメンバーにタスクを割り当てる

業務スケジュールは、誰がいつ働くのかを確認するためのものです。その情報を各タスクの期日および優先順位と組み合わせれば、誰が何に取り組むべきなのかを決定できます。特に、タスクの横に期日が表示されていると、各プロジェクトに必要な人数やそのメンバーたちのスケジュールを決定しやすくなります。RACI チャートを使えば、各チームメンバーが各プロジェクトで担う役割と担当業務をまとめられます。

タスクにチームメンバーを割り当てるときは、以下について考えましょう。

• チームメンバーはいつ働けるか？

• 各チームメンバーはこのタスクに何時間費やすことができるか？

• チームメンバーが働けるのは何曜日か？

• チームメンバーのスケジュールを関連するタスクに合わせるにはどうすればよいか？

ヒント: タイムラインとチームを把握できたら、メンバー全員を集めてプロジェクトの詳細を決定します。メンバーたちの働きを観察して、フィードバックをもらうと、チームメンバーの強みを特定して、プロジェクトの適当な役割を見つけやすくなります。

5. タスクの開始日を設定する

期日は、タスクを完了させる日をチームメンバーに示すものですが、その開始日を綿密に計画する必要もあります。チームメンバーは、残りのスケジュールを立てるために、タスクの開始時刻と終了時刻の両方が必要です。そうすると、予定外のミーティングやキャリア開発、個人的な To-Do に費やす時間を確保しておけます。

ヒント: タスクの開始日を設定する代わりに、プロジェクトに所要時間を割り当てることもできます。そうすると、必要な構造を提供しながら、タスクの開始日を決定する柔軟性をチームメンバーに与えることができます。推定所要時間は、稼働率のベンチマークにもなります。チームメンバーは、タスクを完了したら、実際に費やした時間を記録しますので、その時間を割り当てた時間と比較します。

6. オートメーションを使い、必要に応じて変更を加える

オンライン業務スケジュールには、組み込みのルールとオートメーションを使用できるという利点があります。仕事は、もちろん忙しくなりますし、業務スケジュールにはたくさんの同時進行要素が盛り込まれています。プロジェクト管理オートメーションを使えば、チームの取り組みを追跡し、燃え尽き症候群や過労を防ぐことができます。

業務スケジュールを自動化する際は、以下のようなことをすると便利です。

• 個々のタスクの所要時間を割り当てる

• 1 人のチームメンバーが仕事を抱えすぎのときはタスクを他のメンバーに割り振る

• プロジェクトが延長されたときは期日を調整する

ヒント: これで、各タスクの担当者と期間が決定された完全なタスクの一覧が完成しました。この時点で、業務スケジュールに必要な変更を加えたり、チームメンバーにフィードバックを求めたりできます。

業務スケジュールを表示する方法

オンラインツールを使って業務スケジュールを作成するときは、複数の方法で表示できます。可視化のさまざまな手段を使うことにより、それ以外の方法では確認できなかった可能性のある情報が表示される場合があるため、これはスケジューリングソフトウェアを使用するメリットとなっています。

たとえば、業務スケジュールをカレンダーとして表示すると、期日がわかりやすくなるでしょう。その一方で、業務スケジュールをガントチャートとして表示したら、プロジェクトの依存関係が一層明確になります。

Asana を使うと以下のような方法で業務スケジュールを表示できます。

• ガントチャート: ガントチャートは、業務スケジュールを示す横棒グラフです。一定期間内にチームが完了させる必要のあるタスクやマイルストーン、依存関係を把握するのに最適な可視化ツールです。

• カレンダービュー: カレンダービューでは、タスクの期日と、そのタスクがその日や週、月に実行される他のタスクやイベントにどう関係するのかを明確に把握できます。

• リストビュー: 業務スケジュールを To-Do リストとして表示すると、各タスクに関するすべての詳細を確認できます。詳細情報は、優先度、担当者、添付ドキュメント、期日、メモなどのドロップダウンメニューに表示されます。

• かんばんボード: かんばんボードでは、業務スケジュールの各タスクが列で整理されます。慣習的に、各列は作業のステージを意味します。かんばんボードには、たとえば「To-Do」「進行中」「完了」とラベル付けされた列を使用します。個々のタスクは、ボード上にカードとして表示され、チームメンバーが各タスクを完了するまで各列を移動していきます。

スケジュールをさまざまなビューで表示すると、チームのタスクを可視化して、プロジェクト全体のインサイトを得ることができます。こうしたツールは、プロジェクト管理を使ってスケジュールを組むことのメリットをいくつか兼ね備えているため、各ステージでプロジェクトを表示して、作業に取り組むことができます。

Asana を使ってチームメンバーの業務スケジュールを可視化しましょう

Asana のようなツールを使用すると、チームのポテンシャルが広がります。業務スケジュールは、単なるリストではなくなり、他のメンバーが操作し、必要に応じて変更し、タスク管理と統合できる、生きたドキュメントに一変します。

業務スケジュールをオンラインで作成すると、効果的にチームを管理しながら、他の担当業務にも対応できます。業務が適切に構造化されていると、チームは最高の仕事ができます。