よいマネージャーの条件とは？チームを成功に導くために実行できる 11 個のヒント

2024年2月12日

概要

よいマネージャーは、優れたコミュニケーターであり、アクティブリスナーであり、すばらしいサポーターでもあります。新しくマネージャーになった人から、チームにとって頼りがいのあるマネージャーへ成長したいという人まで、ここで紹介する 11 個の実行可能なヒントを使えば、マネージャーとしての役割をしっかりと果たし、チームを成功に導くことができます。

優れたコーチがいないのに、よい成績を出すスポーツチームを 1 つ挙げてください。1 つも思いつかないでしょう。成功をつかむチームは、どのチームも頼りになるリーダーからインスピレーション、サポート、ガイダンスを受けています。

では、スポーツチームが職場のチームとどう関係あるのでしょうか？よいコーチとよいマネージャーには共通点がたくさんあります。両者とも、最高のチーム作りに取り組み、チームメイトとしっかり向き合い、また各チームメイトを支え、それぞれが最高の仕事をできるようにする方法を心得ています。

マネジメントスキルを改善したい方は、以下 11 個のヒントを実践すれば間違いなく目標を達成できます。

1. チーム目標の照準を組織が掲げる目的に合わせる

マネージャーとして実践できる最も重要なことの 1 つは、チームの仕事が大切な理由をチームにしっかりと伝えるということです。当社が行った調査では、自分たちの取り組みが組織の目標達成にどう影響するのかを明確にわかっているチームは、エンゲージメントが 2 倍に高まることがわかっています。

残念ながら、自分の作業が会社の目標にどう関連するのかを明確に把握しているのは、従業員の 26% しかいません。自分の勤め先がそうした目標を効果的に設定し、周知できていると感じるのは、わずか 16% にとどまっています。戦略を推進したり、製品を作成したり、組織を成長させたりするために特定のステップやタスクが重要である理由がわかると、チームは自分たちの仕事の価値を実感できます。

しかし、それだけではありません。Brookings による最近の調査によると、自分たちの仕事には意味があると感じるチームは、仕事により多くの努力を注ぎ、病欠の頻度が下がり、組織や個人のパフォーマンスを高めるために研修や他のアクティビティなどに参加することに対してオープンな姿勢を持っていることもわかっています。

quotation mark — —Justin Rosenstein、Asana 共同創業者

チームの目標を明確にすると、チームは自分たちの仕事と組織の目標とのつながりを確認できるようになります。この情報を共有すれば、メンバーたちは全体像における自分たちの貢献を把握できるため、最高の仕事をしようというモチベーションが高まります。

プロジェクト目標以外にも、自分自身の個人的な目標とチームメイトの目標も考慮するとよいでしょう。自身の職業人としての成長プランを作成・更新し、チームにも同じことをするようすすめましょう。

プロのヒント: 目標追跡ツールを使って、チームの目標と組織の目標に対して、個人的な作業や日々の作業がどのように貢献しているのかを効果的に視覚化できるようにします。目標をコンセプトとして理解するのと、そのつながりを実際に見てわかるようにするのとでは、まったく違う効果が生まれます。

Asana で目標を設定し、達成する

2. インクルーシブな環境を作り出す

チームの目標を会社の目標に沿ったものにすると、チームの作業に意義が付加され、生産性の向上につながります。しかし、それは、どうすれば達成できるのでしょうか？Brookings の調査によると、チームが自分たちの仕事には意味があると実感できる一番の要因は、チームメイトとの親しいつながりがあることだとわかっています。

インクルーシブでポジティブな組織文化を作り出すには、時間と努力が必要です。しかし、そうした環境作りに努めれば、チームメイトのモチベーションとエンゲージメントが高まるという成果が生まれます。チームメイトがお互いに尊重しあい、よい仕事をすることを大切にしていれば、最終製品のクオリティも高まります。では、インクルーシブな環境を発展させるには、どうすればいいのでしょうか？

その答えは、あなたが持つ心の知能指数 (EQ) のレベルによります。このソフトスキルは、インクルーシブな仕事環境を作る上で大きな役割を果たします。心の知能を高めると、コラボレーションの質が上がり、対人関係が向上し、コミュニケーションも改善されます。以下に、心の知能を磨き、職場でうまく活用する方法を紹介します。

仕事やチームに対して感じることについて、チームメイトとオープンに積極的な会話をする。
心理的安全性を生むために会話やフィードバックのやり取りをする時間を設ける。
チームメイトのアイデアや仕事を認めてチームメイトの自信を高める。
各チームメンバーに固有の人柄を認め、それぞれが安心して自分の意見を出せるようにする。
チーム全体でインクルージョンを実践することを促進するグループ規範を定める。

プロのヒント: インクルーシブな環境作りは、継続的なプロセスです。その中で、グループ規範を定め、言葉で表現することにより、チームがそれに従えるようにします。それを継続してこそ、チームはお互いに安心して、率直に話せるようになります。組織内でチームシナジーや対立解決の研修が行われている場合は、必ず参加して、知識を深めていきましょう！

3. 作業を任せ、マイクロマネジメントはしない

マイクロマネジメントとは、プロジェクトのすべての作業をコントロールしようとすることを言います。プロジェクトの成功を担う立場にいながら、すべての作業に関与しないようにするのは難しいものです。ですが、作業が気になるが気にしてはいけないという状況に直面する可能性があることを理解することこそ、マイクロマネジメントを回避する最初のステップとなります。

マイクロマネジメントを行うと、チーム内で以下の問題を引き起こしてしまう可能性があります。

信頼が低下する
イライラが募る
チームメイト (および自分自身) に対する信用がなくなる
バーンアウトする (燃え尽きる)
全体像を見失う
客観的に判断して修正することができないエラーが発生する

マイクロマネジメントを避けるには、チームメンバーに権限を移譲します。業務を効果的に任せるには、チームの長所と短所をそれぞれ理解しておく必要があります。チームメンバーの長所と目標に合わせて割り当てる努力をしましょう。メンバーたちの関心事項をチームの関心事項や利益に合わせることができれば、メンバーたちにとってタスクを完了させることが簡単になります。

そして、チームメンバーは必ずしもあなたと同じやり方で仕事をするとは限らないことを覚えておきましょう。時には、失敗することもあるということです。マネージャーのポジションが存在する理由は、早い段階で問題を特定し、チームが長期に渡って上手に仕事をこなしていけるようにするためでもあります。

チームメンバーがミスをすることがあっても、辛抱強く対応し、わからないことがあれば質問をするように働き掛けましょう。よいマネージャーは、よいコーチでもあります。予定どおりに行かないことがあれば、それはチームメイトにとっては新しいことを学ぶ機会であり、あなたにとってはマネージャーとして成長する機会となります。

プロのヒント:あらゆる詳細を監督することは、マネージャーの責任ではありませんが、任せきりにできないタスクもあります。そのようなタスクについては、率先して手を差し伸べる必要があります。

記事: Asana のリーダーに聞く、模範となるリーダーシップの取り方

4. 明確な目標と期待事項を設定する

明確な目標を立てることは、その目標を達成する最も効果的な手段の 1 つです。チームが取り組んでいるプロジェクトに対して期待する結果を明確にするのは、マネージャーの責任です。期待する結果が明確であればあるほど、チームはそれに則って仕事を進めやすくなります。

SMART な目標は、目標を設定するときに非常に便利な方式です。SMART は、Specific (具体的)、Measurable (測定可能)、Achievable (達成可能)、Realistic (現実的)、Time-bound (期限がある) の頭文字を取ったものです。SMART な目標は、明確であり、追跡可能な目標であるため、達成したとき (または達成できなかったとき) の評価を簡単に行うことができます。すべての目標を達成できる場合も、できない場合も、SMART な方法で追跡すれば、教訓を得て今後に生かすことができます。

プロジェクト目標を目指すチームの進捗を効果的に追跡するには、信頼できる唯一の情報源も必要です。Asana の目標設定ソフトウェアを使えば、マイルストーンのスケジュールを立て、ステータスレポートを作成できます。こうしたレポートにより、チームは目標を達成するのに必要なコンテキストを得られ、非同期的にコラボレーションを行い、タスクを順調に完了させることができます。

プロのヒント: プロジェクトステータスレポートは、チームと関係者にプロジェクトの進捗に関する最新情報を周知するのに最適な手段です。このようにプロジェクトの全体像を積極的にチームと共有すれば、チームはプロジェクトの状況 (順調、リスクあり、要対応) がわかり、マネージャーもタイムラインや期待事項を適切に調整することができます。

5. とことんコミュニケーションをとる

プロジェクトで起こるミスは、パフォーマンスに関する問題ではなく、ミスコミュニケーションが原因であることがよくあります。したがって、効果的なコミュニケーションは、タスクを完了させるためにも、チームの士気を高めるためにも、極めて重要であると言えます。リモートワークが一般化し、仕事のコミュニケーションは、以前よりも多くのチャンネルを使って行われるようになっています。

こうしたチャンネルを効率的にまとめるには、チームのコミュニケーション計画を作成します。この計画は、種々のコミュニケーションチャンネルの用途を定義し、チームがプロジェクトのコミュニケーション戦略を立てるためのワンストップショップとなります。

以下は、コミュニケーション計画の一例です。

日々のリアルタイムの最新情報、ちょっとした質問、チームが絆を深めるためのグループチャットには Slack を使用。
1on1 ミーティングやプレゼンには Zoom を使用。
社外のパートナーや関係者とのコミュニケーションにはメールを使用。
作業に関する非同期的なコミュニケーションや、タスクのスケジューリング、進捗の追跡には Asana を使用。

プロのヒント: チームメンバー同士が個人的にコミュニケーションをとる方法とチーム全体でコミュニケーションをとる方法を理解することは重要です。自分が効果的にコミュニケーションをとれているかを判断するには、フィードバックを求めるとよいでしょう。フィードバックやパフォーマンスレビューは、チームメンバーにとって頼りがいのあるマネージャーへと成長する方法について、オープンな会話をする非常によい機会です。

記事: マネージャー向けコミュニケーションスタイルガイド

6. コラボレーションツールを活用する

コラボレーションソフトウェアは、チームの生産性とパフォーマンスを改善するのに非常に便利です。たとえば、Asana ユーザーのおよそ 80% は、チームの透明性と説明責任が改善されたと話しています。

導入するソフトウェアを使うことで、チームは仕事の計画、プロセス、進捗を明確に定義できます。このコラボレーションソフトウェアには以下のようなメリットもあります。

一元管理された場所に重要なタスクが保管されるため、各メンバーはプロジェクトの全体的な進捗を常に把握できます。
チーム全体で可視性が生まれるため、各メンバーは、自分のタスクを特定の方法で行ったり、特定の時間に行ったりする必要がある理由を理解できます。
タイムマネジメントを行えます。作業を合理化および一元管理することで、ブレインストーミングの結果をすぐに完全に形となったコンセプトへと変えられます。タスクを個人レベルで説明したり、割り振ったりすることにエネルギーを無駄にせず、作業の質を高める方法を見い出すことだけにエネルギーを使うことができます。

プロのヒント: コラボレーションソフトウェアは、職場におけるすべてのコミュニケーションに取って代わるものではなく、作業プロセスを合理化するための補助的なツールとされています。ソフトウェアを使っていても、これまで通り、チームの各メンバーの状況とグループとしてのメンバー全員の状況を確認するようにしましょう。

Asana でチームのコラボレーションを向上

7. アクティブリスニングを実践する

チームマネジメントの主要な要素のうち、見過ごされがちなものに、相手の話を聞く能力があります。相手の話をしっかり聞く (傾聴) というのは、チームの能力を最大限に引き出すのに役立つスキルです。このソフトスキルを持つマネージャーがチームにもたらすことができるメリットとして証明されているものの例として、コミュニケーションが改善する、コラボレーションが向上する、チームメイトとの距離が縮まる、信頼が深まる、などがあります。

傾聴には、共感的、鑑賞的、包括的、批判的の 4 種類があります。よいマネージャーになるには、共感的傾聴の 1 分野である「アクティブリスニング」に集中します。

アクティブリスニングとは、相手の言っていることを完全に理解する意図を持って聞くという意味です。アクティブリスナーは、自分自身の考えや返事にばかり気をとられないようにしなくてはいけません。相手を理解することを最優先しましょう。チームメイトの言わんとすることを深く理解できるように、自由回答形式の質問をしたり、相手の言葉を完全に理解できていることを確認するために、自分なりに言い換えてみたり、要約したりします。また、気が散ってしまうようなことや、マルチタスクをするのは避けましょう。

プロのヒント: アクティブリスニングの腕を上げれば、対立の解決にも一層効果的に対処できるようになります。チームメイトの言っていることを言い換えたり、要約したりすることに加え、会話では「私」を主語にしたアイステートメントを使いましょう。「私」を主語にすると、自分自身の体験について話すにとどめることができます。たとえば、「あなたは私の話を聞いてくれなかった」と言うのではなく、「私は、今朝の私のフィードバックはあなたの共感を得られなかったように感じました」と言った方がよいでしょう。

8. チームに信頼を置く

確固とした組織文化を構築するために重要な要素の 1 つとして、チームに信頼を置くということが挙げられます。組織の仕事文化は、チームの成功に、さらに言えば会社そのものの成功に欠かせないものです。健全な企業文化があれば、従業員のモチベーションと定着率が高まります。チームの雰囲気もよくなり、生産性と健康状態が向上します。

チームを信頼していることを示すには、担当を割り振り、業務プロセスを共同で行います。あなたのパフォーマンスとプロジェクトの結果について、チームメイトのフィードバックを求めましょう。チームメイトは、マネージャーから意見を大切にされているとわかれば、そのマネージャーをより深く信頼するようになります。

プロのヒント: チームの志望することをできるだけ優先し、目標を達成できなかったときは自ら責任を取ることで、チームのことを一番に考えていることを示しましょう。チームの成長を大切にしていることをチームに示す方法の 1 つとして、チームのキャリアアップ計画の作成をサポートをすることができます。この計画書は、キャリア目標を定義して、その目標に向けて責任を持って取り組むために適しています。

9. 決断力を持ち、チームを代弁する

マネージャーは、チーム全体に影響するような意思決定を責任を持って行います。下した決断は、できるだけすばやくチームに知らせます。自分の下した決断がチームの作業に影響する場合は特に、チームがその内容を頭の中で整理し、反応するのに十分な時間を設けます。その決断にいたった理由と背景を説明する準備をしておいてもよいでしょう。マネージャーの透明性はチームに歓迎されますし、信頼を築く上で欠かせません。

チームが第三者から評価を受けるときは、チームのミスが指摘される場合があります。マネージャーは、チームの仕事の監督役であるため、いつでも責任を持って対応できるようにしておく必要があります。また、誰かがチームを不当に評価したり、チームの仕事の背景情報を完全には知らない人がチームを評価をしたりする場合は、声を上げる必要があります。

プロのヒント: よいマネージャーは、チームの声を代弁します。チームとチームの仕事を代表するのは、そうあなたです。仕事が計画どおりに行かない場合でも、あなたがチームの味方でいることにより、チームとの間に望ましい信頼関係が生まれます。

10. 自信を持つ

チームを効果的に管理するには、自信を持つことが必要です。マネージャーが自信を持っていると、チームの雰囲気もよくなり、チームメンバーも自信を持てるようになる可能性が高まります。マネージャーに就任したばかりで、経験が浅くても、自らの決断と能力には自信を持つようにしましょう。

自信を高めるには、自分の長所を特定し、自分があげた功績を記録しておきます。あまり自信を感じられないときは、過去の功績を振り返り、それを自信につなげましょう。困難な状況にあるときは、それをしっかりと認識することも役立ちます。やっとの思いで乗り切ったときには、自分を褒めましょう。その困難は、将来の自分を支える大きな自信 (および経験) として活用できます。

プロのヒント: チームの能力に自信を持っていることを示す方法も見つけておくとよいでしょう。必要に応じて、直接ガイダンスを提供することも大切ですが、重要なタスクを任せることによって、メンバーたちの力を信じていることを示しましょう。自信を与えることで、チームの士気を大いに高められます。

記事: これで大丈夫！初めてマネージャーになる方へのアドバイス

11. チーム作りのエクササイズを行う時間を設ける

優れた管理は、優れた結果を生みます。ですが、楽しいアクティビティを行う時間も確保しておきましょう。

普段からチーム作りのエクササイズを行うと、休憩時間が楽しくなるだけでなく、チームが絆を深めるよい機会にもなります。コールの前に簡単なアイスブレイクゲームを行ってその日のムードを明るくしてもいいですし、チーム作りのアクティビティを一日かけて行う予定を立ててもいいでしょう。こうしたアクティビティを自分で企画するにしろ、プロを雇って新鮮なアイデアを取り入れるにしろ、チームを脱出ゲームやオフサイトのワークショップといった楽しい場所に連れて行くにしろ、チーム作りはチームメンバーたちの間で信頼を深め、コラボレーションを促進します。

そして、効果的にコラボレーションをするチームは、仕事でもよい結果を出すということは、誰もがご存知でしょう。

プロのヒント: チーム作りのアクティビティは、チームがどれだけ仕事を好きであろうとも、勤務時間中に行いましょう。楽しい仕事のアクティビティも、勤務時間外の自由時間とは区別する必要があります。

1 か所でチームと連携する

どのマネージャーも、仕事の仕方にはっきりと表れる独特なスタイルを持っています。それは、素晴らしいことです！しかし、優れたコミュニケーションスキル、仕事を任せる能力、適切なコラボレーションツールを活用する意欲を組み合わせれば、他とは一線を画す管理業務を行えます。

チームメイトとはオフィスで一緒に働くという場合も、メンバー全員が在宅勤務をしているという場合も、当社のコラボレーションソフトウェアを使用すると、チーム全員が 1 か所で連携し、タスクや期日、コミュニケーションを上手に合理化できます。