プロジェクト憲章に必要な 3 つの要素

新しいプロジェクトやイニシアチブを始める際には、ワクワクする気持ちになることでしょう。しかし、その前の段階、つまりプロジェクトの承認を得る必要がある場合はどうでしょうか？

プロジェクトのピッチや承認のプロセスは、初めての人にとってはブラックボックスのように感じられるものです。正しい情報の収集から、プロジェクトの関係者が納得するプレゼンテーションまで、成功に必要な資料が揃っていることを確認したいものです。そのための一つの方法が、プロジェクト憲章です。

プロジェクト憲章とは？

プロジェクト憲章とは、プロジェクトの主要関係者から承認を得るために、プロジェクトの目標、スコープや責任を “エレベーターピッチ” で説明したものです。

憲章では、プロジェクトを始める前に、その主な要素を短く簡潔に説明する必要があります。より詳細なプロジェクト計画文書に取り掛かる前にこの「プロジェクト憲章」を作成することで、承認を得たり、必要に応じて方向の修正を行うことができます。

プロジェクト憲章は、数あるプロジェクト計画資料の中の一つです。その他のプロジェクト計画要素と比較し、違いをまとめておきましょう。

プロジェクト憲章とプロジェクト計画の違い

プロジェクト憲章には、プロジェクトの目標、スコープ、そして責任の 3 つの要素が含まれていれば十分です。プロジェクト憲章が承認されたら、次にプロジェクト計画を作成します。プロジェクト計画は、プロジェクト憲章をベースにして、プロジェクトの重要な要素をより詳細に描いたものです。

プロジェクト計画には 7 つの重要な要素があります。

• 目標

• 成功の評価指標

• 関係者と役割

• スコープと予算

• マイルストーンと成果物

• タイムラインとスケジュール

• コミュニケーション計画

プロジェクト憲章とプロジェクト要旨の違い

プロジェクトの要旨とは、プロジェクトが正式に承認された後に作成する短い文書です。要旨は、プロジェクトチームや関係者が頻繁に参照できるように、プロジェクト計画を凝縮したものです。憲章と同様に、プロジェクト中に行うことに加えて、なぜこのプロジェクトがよいアイデアなのかを説明します。

プロジェクトの要旨には 4 つの部分があります。

• 背景情報

• プロジェクト目標と成功基準

• プロジェクトタイムライン

• ターゲットオーディエンス

プロジェクト憲章とビジネスケースの違い

プロジェクト憲章とビジネスケースは基本的に同じで、どちらも適切な関係者にプロジェクトを売り込むためのツールです。

プロジェクト憲章とビジネスケースの主な違いは、スコープです。

ビジネスケースとは、重要なビジネス投資のメリットとリスクを説明する正式な文書のことです。たとえば、社外エージェンシーを利用した大規模な投資、現在のビジネス手法の大幅な変更、新しい製品ラインやサービスの導入などを提案する場合は、ビジネスケースを作成するとよいでしょう。また、承認が必要なプロジェクトであっても、規模が小さい場合 (過去のキャンペーンと類似したキャンペーンや、現在の市場進出戦略に沿った製品の発売など) は、プロジェクト憲章を作成します。

プロジェクト憲章を作成すべきケースは？

プロジェクト計画の「ツール」にはさまざまなものがありますが、プロジェクト憲章が必ずしも最適とは限りません。ここでは、どのような場合にプロジェクト憲章を作成すべきか、また、どのような場合にその他のものを作成したほうがよいかを説明します。

• プロジェクト憲章は、プロジェクトを提案し、承認を得るために作成します。プロジェクト憲章は、プロジェクト目標、スコープ、責任などを関係者に明確に伝えるものです。主要関係者は、プロジェクト憲章を使って、プロジェクトを承認したり、変更を提案できます。

• ビジネスケースは、プロジェクトが多額のビジネス投資に相当する場合に作成します。ビジネスケースには、プロジェクトの投資収益率や関連するプロジェクトのリスクなどの追加情報や文書が含まれます。

• プロジェクト計画は、プロジェクトが承認された場合に作成します。プロジェクト計画は、プロジェクト憲章を基に、プロジェクトのタイムラインやプロジェクトの主要なマイルストーンなどの追加情報を提供します。

• プロジェクトの要旨は、プロジェクト計画の全体像を要約した文書を作成したい場合に作成します。

• エグゼクティブサマリーは、経営陣の関係者に書類の要約を提供したい場合に作成します。

• プロジェクトロードマップは、ガントチャートでプロジェクトの大まかなタイムラインを表示したい場合に作成します。

プロジェクト憲章の書き方

プロジェクト憲章では、プロジェクトの詳細をステークホルダーと共有し、プロジェクトを開始するための承認を得ることになります。プロジェクト憲章には、大きく分けて以下の 3 つの要素があります。

それぞれの要素について、詳しく見ていきましょう。

「なぜ」プロジェクトを行うのか

プロジェクト憲章を書くにあたり、まずプロジェクト目標とプロジェクトの目的を共有します。このセクションでは、なぜこのプロジェクトが重要なのか、プロジェクト終了後の重要な目標は何なのかを説明します。

プロジェクトの目的では、なぜこのプロジェクトに取り組むことが重要なのか、このプロジェクトが会社の目標をどのようにサポートするのかを明確に説明するようにしましょう。

プロジェクトの目的に加えて、プロジェクト目標も明確にする必要があります。これは、成果物や資産のように、プロジェクトの終わりまでに達成することを計画するものです。よいプロジェクト目標を作るには、SMART メソッドに従います。目標が以下のようになっていることを確認してください。

• Specific (具体的)

• Measurable (測定可能)

• Achievable (達成可能)

• Realistic (現実的)

• Time-bound (期限がある)

「何」をプロジェクトで行うのか

プロジェクト憲章の 2 つ目の重要な要素は、プロジェクトスコープです。プロジェクトスコープを記述することで、プロジェクトに何が含まれ、何が含まれないかを明確にします。プロジェクトスコープを作成することは、範囲を設定することであり、さらに重要なことは、プロジェクトのタイムラインにおいて何を行わないのかを説明することです。

プロジェクト憲章を作成する際に、スコープを説明する上で最も重要なのは、理想的なプロジェクトの予算を説明することです。プロジェクト憲章は関係者にプロジェクトをアピールするためのものであるため、予算とその使途を明確に示す必要があります。スコープ管理にはテンプレートを使用するのがおすすめです。

「誰」がプロジェクトを行うのか

プロジェクト憲章の最後のセクションでは、誰がそのプロジェクトに参加するのかを説明します。これには、主要なプロジェクト関係者、経営陣の関係者、プロジェクトスポンサー、そして一般のプロジェクトチームが含まれます。プロジェクト中にさまざまなリソースがどのように割り当てられるかを説明するために、簡単なリソース管理計画を作成しましょう。リソース管理は、テンプレートを活用すると効率的です。

プロジェクト憲章の例

プロジェクト憲章のテンプレート

以下の簡単なテンプレートを使って、プロジェクト憲章を作成してみましょう。

• 「プロジェクト名」: プロジェクトに名前をつけてください。ほとんどの人が何に取り組んでいるのか理解できるような、わかりやすい名前にしましょう。

• 「プロジェクトマネージャー」: このプロジェクトの連絡窓口は誰ですか？

• 「最終更新日」: プロジェクト憲章は生きた文書です。最終更新日を記載しておくと、頻繁に憲章を確認するチームメンバーにとって便利です。

• 「プロジェクトの目的」: このプロジェクトに取り組んでいる理由は何ですか？

• 「プロジェクト目標」: プロジェクト終了までに、どのような成果物や資産を実現する予定ですか？

• 「プロジェクトスコープ」: プロジェクト成果物の対象範囲は何ですか？プロジェクトに含まれていないイニシアチブは何ですか？

• 「プロジェクトチームおよびリソース」: 誰がこのプロジェクトに取り組んでいますか？この仕事には、どのようなリソース (人、ツール、予算など) が利用できますか？

• 「関係者および承認者」: プロジェクトの関係者は誰ですか？プロジェクト憲章やプロジェクト成果物を承認する必要があるのは誰ですか？

優れたプロジェクト憲章がプロジェクトの成功を導く

プロジェクト憲章 (プロジェクトチャーター、project charter) の基礎知識をまとめました。紹介したプロジェクト憲章の書き方を参考に、優れたプロジェクト憲章を作成し、面白いアイデアを形にしましょう。

プロジェクト憲章が承認されたら、プロジェクトの計画を進めることができます。プロジェクト計画を作成し、プロジェクト管理を開始する際には、誰もがアクセスできる一元管理型のツールにプロジェクトの詳細をすべて保存しましょう。プロジェクト管理のメリットについてはこちらをご覧ください。

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