パフォーマンス改善計画 (PIP) テンプレートの使い方

チームの誰かに「改善しろ」と言うのは、決して簡単なことではありませんが、時には避けられません。誰かの仕事の質が望ましくないときには、そういった会話をしなければならないのです。しかし、その会話を実行可能なものにし、改善への明確な道筋を示すことにより、その人がチームで成功し始める (あるいは再び成功を収める) 機会を提供できます。

パフォーマンス改善計画書 (PIP) は、バランスを欠いたチームメンバーが自分の軸を知るために使用できるツールです。この記事では、パフォーマンス改善計画のテンプレートに何を含めるべきか、このツールがどのようにチームを強化できるのかをご説明します。

パフォーマンス改善計画とは？

パフォーマンス改善計画 (PIP) とは、チームメンバーがパフォーマンスの目標を達成するための、個人に合った実行可能なステップを作成できる動機づけツール。目標を達成できていないチームメンバーがいる場合、PIP をきっかけとして、カスタマイズされたアクションステップを通じた改善ができます。

通常、チームメンバーと個別に面談し、パフォーマンスの問題について話し合い、そのチームメンバーと一緒に PIP を作成します。PIP には、体系化された今後の計画や、達成可能な目標を含める必要があります。

いつパフォーマンス改善計画を用いるべきで、インフォーマルあるいは真面目な方法をとるべき場面はどういったものか、悩むかもしれません。PIP は、以下のような場面で役に立ちます。

• チームメンバーがパフォーマンスの問題を抱え続けている場合

• チームメンバーのパフォーマンスの問題が、アクションプランで修正できると思われる場合

• チームメンバーに対して、あらゆる合理的な配慮をすでに提供してある場合

• その仕事に必要なすべてのトレーニングをすでに行ってある場合

情報が体系立っていないために仕事の成果を上げられないチームメンバーがいる場合にも、ルールを適切に設定、施行することによって、成功へと導けます。PIP はまさにそれを実現するものです。

パフォーマンス改善計画を実施する前に考慮すべきポイント

この会話を始める前に覚えておくべき最も大切なことは、PIP がチームメンバーの成長支援を目的に作られるものだということです。つまり、建設的なフィードバックを提供し、改善のための具体的な次のステップを作成するための会話だと考えてください。オープンマインドで会話に臨み、チームメンバーに情報を効果的に理解してもらうためのヒントを、以下でご紹介します。

• チームメンバーに心構えをしてもらう: 初めてチームメンバーと PIP の会話をする方は、予告なしに話を持ち出そうとするかもしれません。しかし、チームメンバーに心の準備をしてもらうことで、建設的な改善に会話を集中させられます。どのように話題を切り出すにせよ、ワークプレイスでのコミュニケーション方法を確立し、メンバーが安心して自己表現できるようにすることが大切です。

• 積極的に聞く: メンバーと顔を合わせたら、あなたの目標は、耳を傾け、理解しようとすることです。責任を問うのではなく、パフォーマンスの問題を引き起こしている可能性のある事柄や状況について説明してもらいましょう。個別に話をすることで、一緒に作成するパフォーマンス改善計画に影響を与えるような、これまで気づかなかった問題が明らかになる可能性があります。

• 前向きでいる: チームメンバーに建設的なフィードバックをするにあたって、前向きな姿勢を保ちましょう。PIP はおっかないものですが、その本質は改善の機会です。

• 問題の根本的な原因を見つける: パフォーマンスの問題の根本原因を理解することは非常に大切で、1on1 ミーティングは原因を深く掘り下げるための素晴らしい機会となりえます。状況的または個人的な根本原因から来る、行動や言動が見られるかもしれません。その根本的な理由を知ることにより、より適切なアクションプランが立てられます。

• 成功への道筋を明確にする: チームメンバーが何を正しい方法でできていないのかを伝えても、より良い方法を提示しない限り、意味がありません。そこで役に立つのが、PIP アクションプランです。

• 進捗を確認することを伝える: チームメンバーが PIP のステップに取り組む間、彼らの進捗状況を確認し、モチベーションを高めるために、あなたが継続してサポートすることを説明しましょう。そうすることで、この旅は彼らだけの孤独なものではないことが伝わるだけでなく、彼らも目標達成に向けた責任感を持ち続けられます。

パフォーマンス改善計画に含まれるもの

パフォーマンス改善計画をカスタマイズする前に、通常何が含まれるかを理解することが大切です。テンプレートを作成する際には、このチェックリストを念頭に置いてください。

• 会社の期待ステートメント: これは、会社が期待するチームメンバーのパフォーマンスについての標準的な声明文です。

• パフォーマンスの概要: このセクションでは、そのチームメンバーのパフォーマンスを、その役割で期待されるものと比較してハイライトします。

• アクションプラン: チームメンバーが満たすべき、測定可能なステップを備えたアクションアイテムを提供しましょう。可能であれば、SMART な目標を設定します。

• フォローアップスケジュール: SMART の「T」は、期限があることを意味します。PIP テンプレートには、進捗のマイルストーンの入ったタイムラインを含める必要があります。

• 結論: PIP のこのセクションでは、結果的にパフォーマンス改善が達成されなかったと判断された場合に何が起こるかを説明します。さらなるエスカレーションや解雇が含まれる可能性があります。

パフォーマンス改善計画の作成方法

パフォーマンス改善計画の作成には、チームメンバーとの入念なミーティングが必要です。チームメンバーのパフォーマンスの問題点を裏付ける証拠を事前に準備しましょう。ミーティング中に、あなたとチームメンバーとで、その中の要素を一つずつ確認できます。実際のミーティングでは、以下のステップを使用して PIP を作成していきます。

1. 会社や役割、期待されることを確認する

PIP 作成の最初のステップは、期待される内容を説明することです。チームメンバーにはさまざまな役割や責任がありますが、何が期待されていて、どうしたらパフォーマンスが不足していると見なされるかを定義する方法を、共通して決めておくべきです。

このステートメントは比較対象として機能し、チームメンバーが抱える固有の問題について説明するのに役立ちます。チームメンバーが、PIP の際に初めてこのステートメントを目にするということがないようにしましょう。チームメンバーが期待に応えてくれることを望むのであれば、早い段階から、そして頻繁に、その期待を明確に示しておく必要があります。

ヒント: 会社は、チームメンバーに対して何を期待するかを正式に文書化しておくべきです。パフォーマンスに問題がないときでも、チームメンバーが常にこれらの期待を知ることができるようにしてください。そうすれば、自分に何が期待されているのかを、誰もが常に意識できるのです。

2. 改善すべき点を特定する

会社が期待することを確認したら、改善すべき具体的な点を洗い出していきます。つまり、そのメンバーが期待に応えられていない部分を見定め、そのパフォーマンスの例を示すのです。

PIP では、伸び悩んでいるチームメンバーを助けるために問題点を指摘する必要があります。しかし、このセクションは、次のようなヒントを踏まえて、有益で実行可能、建設的なものにすることもできます。

• チームメンバーがもっとうまくできると信じていることを伝える。

• 客観的な問題についてのみ言及する。

• 言及する問題の裏付けとなる詳細や事実に必ず触れる。

• 明確な解決策がある問題に注目する。

• 意見の相違からくる問題や、メンバーがコントロールできない問題を指摘しない。

• 長期的な解決策を見出すために、すべての問題の根本的な原因を探る。

ヒント: PIP は客観的な事実に基づくべきもので、成功とは何かという自分なりの解釈に基づく主観的な意見であってはなりません。評価者特異性バイアスや無意識のバイアス (偏見) を回避するために、具体的かつ明確な評価基準を設定し、複数の評価者によるレビューを実施して、パフォーマンスデータを収集することができます。

3. アクションプランを作成する

PIP には、チームメンバーがどのように改善できるかを示す、詳細なアクションプランを含める必要があります。目標、進捗に関するマイルストーン、追加のトレーニングなどを含めることができます。

特に、設定する目標が SMART であることを確認しましょう。SMART な目標とは、具体的 (Specific)、測定可能 (Measurable)、 達成可能 (Achievable)、現実的 (Realistic)、 かつ期限がある (Time-bound) 目標です。測定可能な目標を与えてくれるため、SMART な目標の体系はアクションプラン作成の際に理想的です。これにより、フォローアップのプロセスがより体系的、具体的に感じられるようになります。

ヒント: アクションプランは、プロジェクト管理ツールなどの信頼できる唯一の情報源に記録しておきましょう。あなたとチームメンバーの両方がツールにアクセスできるようにし、リアルタイムで更新を確認したり、変更を加えられるようにします。そして、ガントチャートを使用してマイルストーンを視覚化し、進捗を追跡しながら進めていきましょう。

4. フォローアップのスケジュールを設定する

すべての PIP には、アクションプランに沿ったフォローアップのスケジュールを設定する必要があります。このスケジュールには、パフォーマンス改善計画の期間中に定期的に行われる進捗確認やメンタリングが含まれます。

スケジュールにより、チームメンバーが目標に対して責任を持てるようになり、いつまでに改善が見られるべきかという目標期日も示されます。また、改善のプロセスにおいて、進捗確認やサポートがどのタイミングで行われるかを明確にし、体系化することができます。

ヒント: 次回の進捗確認のリマインダーと共に、スケジュールとタスクを作成します。そうすることで、チームメンバーの意識がそこに向けられ、生産性やパフォーマンスを上げるためのモチベーションを感じてもらえるのです。

5. 次のステップを定める

このセクションでは、PIP の効果がなかった場合に起こりうることを説明します。あるチームメンバーに、有意義で測定可能な改善が見られない場合、そのポジションはそのメンバーに適していないかもしれません。次のステップについては、人事チームまたは部署のリーダーに相談しましょう。

PIP の例と無料テンプレート

以下、パフォーマンス改善計画書の例をご覧ください。

シナリオの例: サリーは現在、締め切りを守れず、チームミーティングを欠席し、チームのプロジェクトに貢献できていないため、会社の期待に応えられていません。この役割に留まるためには、彼女はパフォーマンスを改善しなければならず、上司のキャットは改善が可能だと考えています。サリーのパフォーマンスが悪くなっている根本原因は、簡単に解決できそうなものです。より良いタスク管理、チームコラボレーション、そしてキャットの指導があれば、サリーも時間が経つにつれて優秀な人材になれるはずです。

アクションプラン / SMART 目標の例: これから 3 か月間、サリーは締め切りをすべて守り、予定されたすべてのミーティングに出席し、少なくとも 1 つのチームプロジェクトに貢献する。

無料の PIP テンプレートを試しに使って、アクションプランの効率化や、チームの仕事の改善に役立たせましょう。

PIP 目標の追跡方法

PIP のプロセスで最も大切なことの 1 つに、チームメンバーの進捗状況の長期にわたるモニタリングがあります。このステップなしには、PIP がうまくいっているかどうかわかりません。

そのためには、目標とアクションプランが同じ場所にあるようにします。ほとんどの場合、目標設定はスプレッドシートやスライド資料で行われ、実際に行われる仕事と切り離されてしまっています。目標とタスクの間につながりがないと、チームメンバーは、肝心な自分の改善・進歩の状況を明確に把握できません。

そこで Asana では、製品内にゴール機能を組み込みました。目標とタスクが直結されて見える化されることで、チームメンバーは以下のことができるようになります。

• チームメンバーが責任を持って締め切りを守るようにする

• チームメンバーの進捗をリアルタイムでモニタリングする

• 改善目標を、過去のパフォーマンスのレビューと比較して追跡する

• フォローアップのミーティングの予定を立てる

• これらのプロセスにチームメンバーに参加してもらい、完全な透明性を確保する

ワークマネジメントソフトウェアで PIP の進捗を追跡する

PIP により、伸び悩んでいるチームメンバーに切迫感とモチベーションを与え、ベストを尽くすように仕向けられます。そういったメンバーがパフォーマンス目標を設定するのを助けると同時に、Asana のようなツールを使って、彼らの成功をリアルタイムで確認し、継続できるように後押ししましょう。