生産的に在宅勤務をする方法: 作業効率をアップさせるコツ 11 選

在宅勤務には、スケジュールがフレックスであったり、大切な家族ともっと時間を過ごせたりするなど、たくさんのメリットがあります。しかし、リモートワーカーにとっては、生産性を維持するのが大変な場合もあるでしょう。

ペットの世話が必要であったり、洗濯物を畳む必要があったりする中で、快適な家庭環境を楽しみながら仕事の効率を維持するにはどうすればいいのでしょうか？

在宅勤務をしながらタスクをきちんと完了させていただけるよう、生産性と作業効率を促進するのに効果的なコツを 11 個集めました。以下に紹介するベストプラクティスに従って作業に取り組めば、パジャマのままで働くすべてのメリットを活かしながら、最高のパフォーマンスを発揮できます。

1. 朝のセルフケアルーチンを優先的に行う

生産性とは、昼下がりにいきなり出てくるものではありません。1 日は、さあ始めよう、とデスクに向って腰を下ろすタイミングでスタートします。しかし、その日の目的は、起床した瞬間に決めておくとよいでしょう。香りのよいコーヒーを飲むにしろ、さっとエクササイズをするにしろ、最高の自分として、最高の仕事をするには、健康的なルーチンを築くことが欠かせません。

効果的な朝のルーチンは、その日を乗り切るエネルギーとなり、バーチャルなオフィスで最高の仕事をしようと勢い付けるものでなくてはいけません。朝のルーチンは人それぞれですが、以下がおすすめです。

• ヨガや自転車のようなワークアウトや、ランジなど床の上でやるエクササイズを行う。

• 卵や野菜を使ったヘルシーな朝食を作る。

• 日記を書くことにより、ストレスを軽減したり、アファメーションを実践したりする。

また、ルーチンをしっかりと貫けるように、ルームメイトや家族といったアカウンタビリティパートナー (見張ってくれる人) に協力を求めてもよいでしょう。朝を気分よく過ごせれば、最高の状態で前向きに、モチベーションを持ってその日の仕事に取り組めます。

2. 家事の準備はあらかじめ済ませておく

日中に生産性を維持したくても、料理や掃除といった日常の家事によって、仕事のスケジュールが狂ってしまう場合があります。これに対処するため、こうした家事はその日の仕事を始める前に準備を済ませておくようにしましょう。

たとえば、食事の支度は前の晩、もしくは、忙しい週が控えている場合は、可能であれば日曜日に済ませておきます。そうすれば、朝食や昼食を作っても、仕事は予定どおりに済ませることができます。

これは、掃除についても言えます。家事が終わって、食器がピカピカでないと仕事ができないという方は、前の晩に、もしくは朝一で掃除を済ませましょう。日頃から前もって準備をするというルーチンに慣れてきたら、家事に仕事の時間を奪われることがなくなり、高い生産性を維持できるようになります。

3. タスクを整理して、目標につなげる

誰でも個人用の To-Do リストはお持ちでしょう。完了した項目を消していくのはとても楽しいものです。職場の To-Do リストも、仕事を整理し、優先順位を付けるのに非常に便利な手段です。また、To-Do を「完了」にするときには、何とも言えない快感が得られます。

生産性を維持するにあたり、その日の目標を書き出せば、一番重要なタスクを最優先できます。そうすると、最初にインパクトの高い作業を完了させることが保証されます。

職場の To-Do リストをまだお使いでない方は、次のステップに従ってお試しください。

1. その週に実行するタスクを集める。プロジェクト管理ツールなどを使ってすべての作業を 1 か所にリストアップし、信頼できる唯一の情報源を設けます。

2. 最初に完了させる必要があるタスクを特定する。それが、その週の最も重要なタスクです。それが重要な理由として‘は、その完了を待つ他のタスクの依存関係がある、またはチームの戦略目標の達成に直接貢献するものである、などが考えられます。各作業の優先度を理解すると、To-Do リストをより効果的に整理して、インパクトの高い作業の効果を最大限に引き出すことができます。

3. リストの一番上にあるタスクを最優先する。朝一でするにしろ、午後のスプリントまで先送りしするにしろ、その日に終わらせる必要があるタスクはしっかりと把握し、うっかり見落とすことがないようにしましょう。

4. 完了した各 To-Do にチェックを入れる。完了した作業をチェックしていくのは、とにかく気持のよいものです。また、To-Do リストの完了した項目にチェックを入れていくと、その日に完了したタスクと未完了のタスクが明確に整理されます。

タスクを書き出すのもよいですが、To-Do リストツールを使用すると、期日を調整し、タスクを目標につなげ、チームメンバーとコミュニケーションを取るといったことを同じ場所で簡単に行えます。

4. ノイズを最小限に抑えて、集中力が切れないようにする

在宅ワークの仕方を学ぶ上で大きな課題となるものの 1 つに、新しい課題を克服するということがあります。自宅で直面する最も一般的な課題は、家庭環境そのものが仕事の妨げとなる点です。

気が散る原因は多岐に渡ります。子供が走り回っていたり、テレビの音が聞こえてきたりするなど、周辺で起こる日常的なノイズは生産性に影響します。

幸い、コントロールを取り戻すための戦略がいくつかあります。1 日を通じて次に紹介する 3 つのステップを実践してみてください。

1. 利用可能であれば、仕事中にドアを閉めることができる仕事部屋を指定する。

2. ノイズキャンセリングヘッドホンを使って外から聞こえるノイズを最小限に抑える。

3. 勤務時間中は静かな時間が必要であることを同居人に伝える。

これら 3 つのメソッドは、日常的に集中の邪魔となるものを制限し、予定どおりに仕事を完了させることに役立ちます。

5. 別の作業スペースを決める

実際に仕事をする場所については、ニーズに合った作業スペースを選択することが重要になります。作業スペースについて考慮すべき最も重要な点の 1 つは、一番邪魔が少ない場所を見つけるということです。作業スペースは、その場所だけでなく、毎日快適に時間を過ごせる環境に作り上げることも大切です。

仕事に必要なリソースの中に身を置くのはおすすめです。そうしたリソースには、一般的なヘッドホンやノードブック、ペン以外にも、以下のものが含まれます。

• 腰が痛くならないエルゴノミクスチェア。

• ストレスを軽減してくれる飾り付け。

• 姿勢を変化させながら仕事ができるスタンディングデスク。

自宅の作業スペースは、いつも最適にセットアップされているとは限りませんが、それでも問題はありません。別の部屋から仕事をする場合から、キッチンのカウンターで仕事をする場合まで、作業スペースをしっかりと区別するために実践できるステップがあります。作業スペースを区別する方法を見つければ、プライベートから仕事への切り替えが簡単になります。

たとえば、以下のアイテムの使用をおすすめします。

• 1 日のスタートを合図するキャンドル。

• 作業スペースを連想するためのテーブルクロス (1 日の仕事が終わったら片付ける)

どこをデスクとし、どのように作業スペースをデザインするにしても、それは 1 日を乗り切るためのエネルギーが湧き、効率を促進するスペースでなければいけません。

6. 9時 〜 17時の間はアプリの通知をミュートする

私用のアプリと仕事用のアプリを過剰なまでにチェックしていると、いとも簡単に集中力を失ってしまいます。Slack や SNS など、5 分だけと思っていても、あっという間に 50 分が過ぎてしまいますので、集中力を維持するには、通知をミュートすることが大切です。

携帯電話を丸一日触らないでいるのは大変ですが、手に取らないようにする方法がいくつかあります。たとえば、フォーカスモードをオンにすれば、アプリの通知はミュートされます。他にも、携帯電話用のロックボックスを使うという手があります。ロックボックスを使うと、集中を維持したい間はタイマーをセットして携帯電話を閉じ込めておけます。これは、携帯電話があるとタスクを先送りにしてしまったり、簡単に気が散ってしまうためタスクを完了できないでいる方には、特に効果があります。

チームによっては、仕事用のコンピューターから特定の SNS チャンネルへのアクセスを完全にロックしてしまう場合もあります。どのようにロックをかけるにしても、勤務中は一切 SNS を使用しないようにしましょう。

仕事用のアプリでも同じ課題に直面する場合があります。アプリの通知がたくさん届くと、フロー状態が狂い、期日を逃しかねません。集中作業を行う時間帯はアプリの通知をミュートして、生産性を維持できるようにしましょう。

7. チームとつながる時間を設定する

チームメイトとのつながりを感じられない日は、その分リモートチームのモチベーションを高めるのが困難になります。チームメンバーとできるだけ頻繁にコミュニケーションを取り、コラボレーションをするのが大切なのはそれが理由です。

こうした連携不足に対処するには、バーチャルにつながり、コラボレーションを促進することにより、チームと開かれた対話ができる状態を保ちます。チームメンバーがお互いのことを知り合い、仕事やプライベートについてオープンに話し合えるバーチャルコーヒーミーティングを開くのがおすすめです。また、質問受付時間を設けたり、オープンなブレインストーミングセッションを開いたりすることにより、チーム内で 1on1 の時間を促進するのもよいでしょう。そうすることは、グループダイナミックスの質を高め、健康的な組織文化の実現につながります。

8. 仕事とプライベートを両立させる

世界のリモートワーカーは、仕事とプライベートの境界を引き直しています。オフィスと家庭の境界線がはっきりしていないと、仕事を切り上げて、プライベートにフォーカスを移すタイミングは判断しにくいかもしれません。

こうした境界線を無視すると、燃え尽き症候群になりかねません。実際、2020年にはナレッジワーカーの 71% が燃え尽き症候群を体験しています。働き過ぎの証拠を知り、仕事とプライベートのバランスを優先することがカギです。1 日が終わったら仕事をデスクに残し、プライベートで幸せになれるアクティビティを楽しむよう、チームメンバーに働きかけましょう。家族と時間を過ごしたり、散歩に行ったり、良書を読んだりするといったアクティビティを楽しみましょう。

アーリーサインオフデー (早期退社デー) を提供して、チームメンバーがフレックスの勤務スケジュールをうまく活用できるようにすれば、もっとプライベートを満喫してもらえます。有給休暇 (PTO) を使って個人的なアジェンダを優先することも忘れないようにしましょう。

9. 時間を効果的に管理する

在宅勤務には、勤務時間があいまいになったり、1 日中バーチャルミーティングをしたりと、境界に関する特有の課題が伴います。時間を効果的に管理すると、仕事を先送りにすることを避け、最も重要な作業を予定どおりに完了させることができます。

時間をより効果的に管理するのに便利なタイムマネジメントのコツがいくつかあります。

• カエルを食べる戦略を試して、朝一で困難なタスクを実行する。

• タイムブロッキング手法を使って、1 週間の仕事を、メールを確認したり、プロジェクトに取り組んだりするための、管理しやすいタイムスロットに分割する。

• ポモドーロテクニックを使って仕事の先送りを避け、集中力を高める。

特に対処したいのが、「仕事は、完成までに利用可能な時間をすべて満たすように拡大していく」とするパーキンソンの法則です。この問題を回避するには、日常のタスクに取り組むためのタイムブロックを割り当て、重要な作業を完了できるようにすることが大切です。

10. 歩いたり、ストレッチをしたり、体を動かすことをお忘れなく

室内で座っていると、息苦しく感じることがあります。話し相手となるチームメンバーがいない場合はなおさらです。ホームオフィスで 1 人で働いているかどうかを問わず、1 日を通じて元気よく散歩をすると健康面でプラスとなります。

元気よく散歩をすれば、頭がスッキリして、リフレッシュした状態でまた仕事を頑張ろうという気持ちになれます。部屋の外でお気に入りの飲み物を手に座っているだけでも、元気が回復してきます。

どのようにして外の空気を吸うにしても、部屋の外に出ると、仕事のより効果的なソリューションが頭に浮かんだり、仕事とプライベートのバランスが促進されたり、デスクに戻ったときには、インパクトの高い仕事に集中しやすくなったります。

11. アプリの切り替え頻度を減らす

ビデオコールの調整から仕事環境の管理まで、1 日の間に取り組む作業はたくさんあります。アプリ過多の問題は、マルチタスクを増やし、生産性を低減させています。実に、ナレッジワーカーは、1 日に 10 個のアプリを 25 回も切り替えて仕事をしています。そのうち 4 人に 1 人は、スプレッドシートのような古いツールを使って仕事を管理しています。

情報や回答を検索するといった仕事関連のタスクは、仕事のための仕事をどんどん増加させています。そのようなタスクは、生産性の面でも、チーム全体としても問題となっています。代わりに、整理ツールを使って、複数のプロジェクトをより効果的に管理して、タイムマネジメントのスキルをレベルアップさせましょう。

すべてのプランとプロジェクトを 1 か所で管理すれば、多忙なスケジュールと在宅勤務に伴うすべての障害のバランスを落ち着いて上手に保つことができます。整理ツールを使用すると、優先事項を追跡し、ワークフローを合理化し、計画をチームメンバーのために明確化できます。

リモートワークツールで生産性を高める

自宅で生産的な 1 日を過ごしたくても、家族がいたり、オフィスのスペースが不十分であったり、スケジュールが多忙であったりすると、仕事をこなすことが困難になる場合があります。また、メンタルヘルスを大切にし、自由時間があるときには楽しいアクティビティに参加することもおすすめします。

大切なのは、完璧なバランスですが、実現不可能なことではありません。上述した、生産性を高める 11 個のコツをうまく使えば、時間と共に生産性だけでなく、全体的な幸福度を高める新しい習慣を身に付けることができるようになるでしょう。

仕事の効率を高めながらリモートチームを連携させることができずにお困りの方は、リモートワークソフトウェアをお試しください。Asana でプロジェクトを計画し、仕事をコーディネートし、目標を達成しましょう。