この記事では、看護師の間や介護職、製造業でよく聞かれる「申し送り」について解説します。申し送りの意味は何なのか、「引き継ぎ」との違いは何か、その目的や重要性、効率的に行うためのヒントもご紹介します。最後に申し送りテンプレートの有効性についても触れるので、参考にしてみてください。
更新: この記事は、効率的に申し送りを行う方法に関するさらに詳しい記述を含めて 2024年 3月に改訂されました。
ビジネスにおいて、前任者から後任者に業務の詳細や進捗といった情報を的確かつスムーズに流すことは非常に重要です。その作業は「申し送り」と呼ばれ、看護や介護業界だけでなく、さまざまな職種で日々行われています。効率的に申し送りを行い、適切に業務を行えるよう、こちらの記事では申し送りについてまとめます。
円滑な共同作業のための戦略、テクニック、インサイトなど、世界トップレベルの効果的なコラボレーションを支えるすべてをご紹介します。
申し送りとは、ある業務に関して、前任者が後任のスタッフにその内容や進捗、指示などを伝えることをいいます。「申送り」と表記されることもあり、また、申し送る内容は「申し送り事項」と呼ばれます。
「引き継ぎ」とは、申し送りと同様、前任者から後任者に業務内容を伝えることを意味します。申し送りとの意味合いに厳密な違いはないですが、申し送りは「ひとつの業務を複数人が交代制で行っている場合」に用いられることが多く、一方の引き継ぎは「前任者が退任するため、後任者への業務内容伝達が必要な場合」に使用されます。つまり後者の場合、情報を受け取る側はそれまでその業務に携わっていなかったということです。
200 以上のアプリと連携して仕事を一元化しデータを集約できる Asana では、進捗レポートや日報が時短で作成できます。まずは 30 日間無料ですべての機能を試して、その有用性を実感してください。
プロジェクトの進捗を簡単に報告する方法申し送りが必要なケースとしてまず頭に浮かぶのは、看護や介護の世界ではないでしょうか。
医療、看護
介護
警備
上記のような、シフト制が用いられる業界では、申し送りをすることが通常です。24 時間体制で行われるこのような仕事では、自分が担当していたときに生じたトラブルや注意点を後任するメンバーに伝えるだけでなく、自分が前任者から申し送りを受けた情報共有もしっかりと後任者と行う必要があります。
記事: 案件管理とは?効率的に行うために必要なツール導入のヒントまた、上記のような業界だけでなく、ビジネスの世界では「申し送り」をする職種がほかにも多くあります。たとえば 24 時間稼働する工場で行われるのがその例で、製造業でも申し送りは重要な業務のひとつと考えられています。
「ものづくり」と「DX」のソリューションとは?では申し送りをするのはなぜでしょうか?
申し送りの目的は、業務を適切に行えるようにすることにあります。前述のとおり、申し送りはシフト制が組まれている仕事で必要となる業務です。適切に仕事が遂行されるよう、そのための情報、指示、進捗といった申し送り事項を伝えます。
申し送りが適切に行われないと、業務が適切に行われることが難しくなり、思わぬ問題やアクシデントが発生してしまう可能性もあります。申し送りを正しく行い、業務について正確に把握しておくことが非常に重要です。
ワークマネジメントツール Asana のサービスを活用して、業務改善・仕事の効率化・チームの生産性向上を実現しましょう。まずはすべての機能を 30 日間無料で試し、その有用性を実感していただけます。お気軽にお問い合わせください。
ワークマネジメントツール Asana とは?申し送りは、やり方によってその目的を果たせない場合もあります。どうすれば正しく、しかも効率的に行えるのか、申し送りの行い方をご紹介します。
まず申し送りをする上で大切なのが、決して口頭で済ませないことです。たとえ申し送り事項が少なくても、必ず書き留めて行います。
職場によって、申し送りのフォーマットは指定されていることが多いかもしれません。紙媒体の場合もあれば、メールやチャットなどのコミュニケーションツールを使用する場合もあるでしょう。もし情報が一元管理されたプラットフォームがあれば、理想的です。情報共有がスムーズに行えるだけでなく、これまでの記録も紛失したり、他の情報に埋もれることなくいつでもアクセスできる状態を保てるからです。
仕事の一元管理: 仕事を一か所に集約して、業務を効率化し、生産性を向上する方法申し送りの書き方ももちろん重要です。後任のメンバーが把握すべき必要事項は、時系列ではなく項目別にまとめます。また、伝え方も冗長な情報や曖昧な表現は避け、ポイントを押さえながら簡潔に後任者に伝えるようにしましょう。
適切に申し送りをするためには、所感と事実はしっかりと区別して伝達することが重要です。何が事実で何が個人的な意見もしくは推測なのかを分けて、後任者に伝えるようにしましょう。
特に看護や介護業では、この申し送りに割く時間が非常に多いことで知られます。申し送り時間を短縮し、仕事の生産性を上げるためにも、申し送りはテンプレートを活用して行うのがコツと言えます。申し送り事項として考慮すべき点は何か、担当者がすぐに書き込んで後任者に伝えられる体制を整えましょう。
仕事を最大限見える化して生産性を向上するなら、Asana のようなクラウド型プラットフォームを活用することがおすすめです。Asana なら、自由自在にカスタマイズ可能なテンプレートを作成し、チームや組織内で使うことができます。
仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。
申し送りとは何か、その目的や重要性をまとめ、適切に行うコツをご紹介しました。
業務を正しく行うためには、申し送りが重要な業務になります。最大限効率化された申し送りを行うなら、あらゆる仕事を管理するワークマネジメントツール Asana をご利用ください。Asana の機能はすべて、30 日間無料でお試しいただけます。
電子書籍をダウンロード: ワークマネジメントとは?チームがワークマネジメントを必要とする理由メールやチャット、スプレッドシートなど、異なる場所に情報を点在化させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。ワークマネジメントツール Asana に情報を集約して、業務効率化を始めましょう。
チーム内で効率的にコミュニケーションを取るには?