助成金管理を効率的に行う方法 (非営利団体向け)

非営利団体のリーダーなら、助成金管理のプロセスがどれほど複雑なものであるかはご存知でしょう。適切な助成金の検索から、報告要件の処理や申請書の提出まで、かなり時間のかかることもあります。しかし、このプロセスを合理化する方法はあります。

ワークマネジメントソフトウェアのツールを活用すれば、助成金申請を最終承認まで整理して優先順位を付けることができます。きちんとしたプロセスがあれば、ミッションをサポートする有意義なワークフローの作成に費やす時間を増やせます。時間が節約できれば、他にその時間でどんなことができるか想像してみてください。

この記事では、助成金管理プロセスを定義し、その導入方法、そして進めるにあたって役立つヒントをご紹介します。

助成金管理とは？

助成金管理とは、非営利団体が申請の優先順位付けや処理を行うことによって助成金申請を管理するためのプロセスです。

助成金管理システムは、助成金の整理、助成金の追跡、申請の処理など、交付後のフォローアップや最終的な交付終了までの助成金のライフサイクル全体を管理します。

このシステムは、以下 3 つの個別の要素から成ります。

• 助成金の設置: 助成金とは、政府から授与される資金調達の機会の総称です。

• 資金: 非営利団体は、資金提供の対象となるために助成金の対象要件を満たしている必要があります。

• 資格: 給付対象事業でも、労働者、関係者、助成金レポート、助成金の利益、以前に取得した助成金の種類や将来の資金調達目標に関する情報の提供が必要となる場合があります。

助成金管理のプロセスの大半は、グラントライティング (支給申請書作成) の作業です。このステップでは、専任のチームメンバーが収集した情報を使用して助成金申請を物理的に作成します。

助成金の設置者と助成金の申請者の違いとは？

助成金・補助金管理では、助成金の設置者と助成金の申請者という 2 つの重要な役割が登場します。どちらもプロセス全体の鍵を握る役割です。またこのプロセスには、通常ビジネスに直接関与する担当者ではありませんが、助成金付与をサポートする授与者や資金提供者も関与します。

助成金の設置者と助成金の申請者は、その役割と責任においてそれぞれ異なります。

• 助成金の設置者は、助成金を設立する担当者です。この役割には、戦略的目標の設定、規制の評価や助成金の交付など、さまざまなタスクがあります。助成金の設置者は、政府機関の助成金部門に勤務します。

• 助成金の申請者は、助成金の機会を探す担当者です。皆さんのなかで現在の職務として担当している方もいるでしょう。業務には、ニーズの特定、内部情報の収集、申請書の作成および提出などのタスクがあります。

これらの役割は、効果的な助成金管理プロセスにおいて重要な役割を果たし、助成金のライフサイクルを成功させて望ましい結果を達成するためにコラボレーションを行う場合がよくあります。以下に、非営利団体の助成金の申請者用のプロセスとステップの概要をまとめました。

助成金の種類

国や地方自治体が提供する助成金はさまざまで、非営利団体だけではなく、中小企業やスタートアップ企業にとっては資金調達の手段として非常に重要な役割を果たします。

代表的な助成金には、次のようなものが挙げられます。

• 地域中小企業応援ファンド (スタートアップ応援型)

• ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

• 働き方改革推進支援助成金

• 人材開発支援助成金

助成金管理のプロセス

助成金のライフサイクルは、交付前、交付、交付後の 3 つのフェーズで構成されています。それぞれの段階で、最初の計画から最終的な終了まで、確実に助成金のプロセスがスムーズに進むようにします。

このプロセスは助成金申請を効率的に行うために、申請者が情報を整理するのに役立ちます。

助成金申請は、以下のチェックリストのステップに従って始めましょう。

1. 内部情報の収集: 申請プロセスに必要となるキャッシュフロー、従業員の規模、およびボランティアに関する情報を収集します。

2. 助成金の機会を探す: 厚生労働省や経済産業省のサイトで、申請可能な助成金情報を検索し、支給要件を確認します。

3. 関連する助成金を申請する: 財務ニーズと資金提供の対象に基づいて、組織に適した助成金を見つけます。

4. 助成金による資金調達を実行する: 助成金が付与されたら、その資金を使ってミッションを実行します。

5. 助成金申請をクローズする: いつでもどこでもアクセス可能な共有スペースに必要な情報を保管します。

これらのステップに従うことにより、新しい助成金プログラムに申し込むたびに、必要なタスクを順調に進めることができます。

では、各フェーズについて詳しく解説していきます。

1. 交付前のフェーズ

交付前のフェーズには、助成金の受領者が決定される前のすべてのタスクが含まれます。具体的には、計画、内部情報の収集、助成金の機会の発見、そして最終的な助成金の申請などがあります。

このフェーズは、情報を収集して助成金設置者に提供することを目的としているため、助成金ライフサイクル全体の構成にとって重要です。明確な行動計画がないと、組織のミッションに費すことができたであろう時間を失うことになりかねません。

最初の交付前のフェーズには、3 つのステップがあります。

1. 助成金の計画: 計画は、収益、チームの規模、資金調達のニーズに関する内部情報の収集で構成されます。この情報を収集したら、非営利団体内のギャップに合った助成金の機会を探し始めます。これには、資金調達を必要とする具体的な目標や、新たに開始したいミッションなどが挙げられます。

2. 助成金の機会: 機会を見つけるには、まずは最初のステップで収集した情報を簡単な適格性ポイントに整理する必要があります。そのときは、ワークマネジメントソフトウェアを使用して、機会のパイプラインをより効率化しましょう。

3. 助成金申請: 資格に関する情報を収集し、ニーズに合った助成金を見つけたら、申請を行います。特定の条件がある助成金には、必要な情報が記載されています。その情報を使用して助成金申請を作成し、適切な連絡先に送信します。

資金を申請する前に、いくつか自分に問いかけてみましょう。

• 明確な資金調達目標があるか？

• 収益予測を把握しているか？

• スタッフには何人のボランティアがいるか？

• この資金は自分たちのミッションの成功に役立つのか？

申請の提出後は、助成金交付のフェーズに移り、助成金が交付されたかどうかが通知されます。

2. 交付フェーズ

交付フェーズは、助成金の設置者が助成金の授与者を選択するフェーズです。助成金の申請者にはその可否が通知され、選ばれた場合には、助成金の利用規約に関する同意書が提供されます。

これらの規約には、ボランティアチームの規模や、さまざまな取り組みに使用する助成金の支給額などが含まれます。また、助成金の種類や金額によっても異なります。助成金の申請者と助成金の設置者の双方が契約書に署名した後、助成金が正式に交付されます。

助成金の交付対象者として選ばれなかった場合、助成金プロセスはこのフェーズで終了し、後に評価するために情報を保存する、助成金をクローズするステップに進みます。

3. 交付後の助成金申請プロセス

助成金が交付され、契約が締結されたら、助成金の実行に移ります。これは、資金を受け取り、それを組織に適用するタスクです。

2 つのステップで構成されます。

1. 助成金の実行: 実行の段階では、国もしくは地方自治体からの資金を受け取り、目的とする取り組みに向けて資金を使い始めます。また、合意された利用規約やプロジェクト全体におけるパフォーマンスを維持していることを証明するために、定期的な報告書の提出が求められる場合もあります。

2. 助成金のクローズ: 資金の利用を実行したら、助成金プロジェクトのクローズに移ります。ここでは、使用目的などの資金調達額に関するデータを保存し、将来参照できるようにします。また、この段階は自分のビジネス目標を振り返り、助成金が役に立ったかどうかを検討する時期でもあります。これを行うことにより、将来の助成金申請に役立てることができます。

2 つのステップは、ほとんどの非営利団体にとって繰り返し発生するサイクルである、助成金プロセスの実行と終了に役立ちます。政府の資金を受け取るために、すべての新しい助成金申請に対してもこれらの手順を繰り返します。

助成金管理のプロセスを効率化するためのヒント

助成金の申請に関しては、できる限り効率的かつ効果的に行うためのヒントがいくつかあります。

【助成金カレンダーを作成する】

プロジェクトカレンダーの作成は、助成金申請のプロセス中にチーム全体が共通認識を維持していることを確認するための優れた方法です。また、重複作業を防ぐために、申請した助成金を追跡および整理する際にも役立ちます。

カレンダーには、以下の内容を記載します。

• 申請の締め切り

• 内部タスクのタイムライン

• 助成金のプロセスに関連する、繰り返し発生する日付

カレンダーを最大限に活用するには、チームがカレンダーで直接コラボレーションできるように、コミュニケーション機能があるものを探しましょう。理想的には、タスクを組織の目標に結び付けることができるよう、タイムライン機能を備えたツールがよいでしょう。

【手作業の申請プロセスを自動化する】

ビジネスプロセスの自動化は、ワークフローの効率化に役立ち、意義のある仕事に集中する時間を増やすことができます。また、非営利団体として、より多くの時間をコミュニティへの還元に費やすことができます。

ソフトウェアオートメーションを検討することで、申請プロセスを効率化し、手作業をなくすことができます。プロセスを自動化することにより、期日の設定や変更、適切なチームメンバーへの仕事の割り当て、部門間の可視性の向上が可能になります。

【リソースライブラリを作成する】

助成金の申請は時間のかかる作業になることもあります。助成金の設置者と付与者に応募資格の証明を提供するために、さまざまな文書を集める必要があります。整理されたテンプレートライブラリを作成することにより、必要なときにいつでも簡単に情報にアクセスできます。

リソースライブラリを作成するには、収益、現在の資金、チームの規模など、情報の証明となる関連文書を整理します。その後、これらのドキュメントを共有ツールに保存し、すべての関係者がどこで働いていてもいつでも情報にアクセスできるようにします。

【ワークマネジメントツールを導入する】

ワークマネジメントソフトウェアを使用すると、助成金申請プロセスのモニタリングおよび効率化に役立ちます。これにより、助成金プログラムを 1 か所で管理し、ワークフローをすばやく設定し、肝心の目標を達成することができます。

ワークマネジメントソフトウェアを使用すると、成果につながらない仕事を減らし、組織の使命を達成するためにより多くの時間を費やすことができます。他の非営利団体が助成金管理用ソフトウェアをどのように使用しているかについてのインスピレーションを得たい方は、Asana を使ってハイチの人々の生活を改善する Hope for Haiti の事例をご覧ください。

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まとめ: 助成金管理プロセスを効率化する

助成金管理とは何か、そのステップとヒントを解説しました。

助成金・補助金管理のプロセスを導入することにより、非営利団体が世界に貢献するために必要な資金を確実に受け取ることができます。また、この記事にまとめたヒントに従うことにより、次回の申請プロセスをスムーズに進め、より効率的な助成金申請プロセスの実施が可能となります。

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