コンテキストスイッチが生み出す生産性の低下

大抵の人は、仕事の始まりから終わりまで、複数のアプリやツール、リソースを活用しながら仕事をしているはずです。たとえば、コンピューターを起動し、Slack のメッセージをチェックし、メールの受信箱をクリックし、デジタルタスクリストを確認するといった具合です。しかも、この作業は 30 分以内に行われます。このように、さまざまなタスク、ツール、リソースを行き来することをコンテキストスイッチと呼びます。そして、現代社会では、多くの人がこのように時間を過ごしているのです。

幸いなことに、コンテキストスイッチを回避する方法はいくつかあります。この記事では、コンテキストスイッチとは何か、その真の代償、そして注意力を回復する方法について詳しく解説します。

コンテキストスイッチとは？

コンテキストスイッチ (切り替え) とは、さまざまなタスク、アプリ、プロジェクト間を行き来することです。これは誰もがやっている普通の習慣です。しかし、SNS、コミュニケーションアプリ、プロジェクト管理ソフトウェア間を行き来することにかなりの時間を費やしているため、ディープワークをするための生産的な時間や余裕があまり残されていないのが現状です。徐々に集中力が削がれることによって、生産性が損なわれ、プレッシャーが増大し、ストレスが増大すると同時に生産性が低下します。

コンテキストスイッチを行う理由

このように忙しなく行き来する理由は簡単で、私たちの関心を必要とすることが多すぎるからです。2022年版「仕事の解剖学」インデックスによると、半数以上 (56%) のナレッジワーカーが、通知に即座に対応しなければならないと感じているそうです。さらに、ナレッジワーカーは 1 日に 9 つのアプリを切り替えており、それらに振り回されていると感じているようです。それも納得ですね、9 つのアプリをうまく扱うのは大変なことです。

これらのツールやテクノロジーは、仕事を簡単に、速く、スマートにできるように設計されています。しかし、連携していないアプリを増やしすぎると、意図した効果とは逆に、効率が低下し、仕事がより複雑になってしまいます。

コンテキストスイッチとマルチタスクの違い

コンテキストスイッチとマルチタスクは、どちらも仕事に悪影響を及ぼす可能性がありますが、若干の違いがあります。コンテキストスイッチとは、複数のアイテム間をすばやく行き来することです。通常、この切り替えは、現在の仕事が終わっていない段階で起こります。たとえば、プロジェクトの要旨を作成中に、上司からステータスレポートの作成を命じられた場合、プロジェクトの要旨を完成させる代わりに、すぐに報告書の作成に取りかかるでしょう。

一方、マルチタスクとは、複数の仕事を同時にこなそうとすることです。上記の例では、プロジェクトの要旨とステータスレポートを同時に作成し、2 つの作業を行ったり来たりすることがマルチタスクにあたります。「仕事の解剖学」インデックスによると、半数以上のナレッジワーカーが会議中にマルチタスクを行っていると報告しており、これも仕事に影響を与える可能性があります。

記事: マルチタスクの 5 つの神話と、一点集中で生産性を上げる 6 つのヒント

代償: コンテキストスイッチが一日を台無しにする理由

コンテキストスイッチの代償は大きいですが、あまりにも慣れているため、それが起こっていることにさえ気づかないことがあります。1 通のメールに返信した後、それまで取り組んでいたレポートに戻ることに何の問題があるのでしょうか。会議の最中に Slack で質問を送ってはいけないのはなぜでしょうか。

実際には、コンテキストの切り替えは、仕事に対する気持ちの持ち方に悪影響を及ぼします。カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、たった 20 分ほど継続的に中断が入るだけで、ストレス、不満やいら立ち、仕事量、工数、プレッシャーが著しく高くなると報告されています。

絶えず中断がつきまとうからこそ、問題なのです。「仕事の解剖学」インデックスによると、3 分の 1 以上のナレッジワーカーが鳴り続ける通知音に圧倒されていると感じていることがわかっています。

そして、指標を見ると、コンテキストスイッチにかける時間が増えていることがわかります。

• ナレッジワーカーの 42% が前年よりも多くの時間をメールの対応に費やしている

• ナレッジワーカーの 40% が前年よりも多くの時間をビデオコールに費やしている

• ナレッジワーカーの 52% が前年よりもバーチャル会議中にマルチタスクをすることが増えている

• ナレッジワーカーの 56% が通知にすぐ返信しなくてはいけないと感じている

この傾向は世代別に見るとさらに顕著で、特にミレニアル世代と Z 世代はナレッジワーカー全体よりも、圧倒的に通知に振り回されていると感じています。

コンテキストスイッチの 9 つの対策法

チームメンバーたちが圧倒されながら、何十種類ものアプリを使いこなし、1 分おきにタスクを切り替えるような、燃え尽き症候群を招くような働き方をする必要はないのです。簡単な発想の転換とちょっとした工夫で、自分自身とチームを成功に導けます。次に、コンテキストスイッチの対策として、9 つのコツをご紹介します。

1. サイレントモードを使用する: 従業員が仕事に集中できるように、サイレントモードやカレンダーのブロッキングを使うことを許可します。

2. 連携機能を使う: 頻繁に使用されるビジネスツールを合理化することで、チームの努力を一点集中し、時間を短縮し、コンテキストの切り替えの必要性を減らせます。

3. コラボレーションを向上させる: 仕事のための仕事に追われてペースダウンすることなく、協力できるクロスファンクショナルチームの数を増やしましょう。非同期コミュニケーションを促進するツールを使用することで、さまざまなメッセージングプラットフォームやメールを行き来する時間を減らせます。

4. ツールをまとめる: アプリやツールをワークマネジメントプラットフォームなどの一元化されたプラットフォームにまとめることで、情報、コミュニケーション、ワークフローを 1 つのツールで管理できます。

5. タイムマネジメントのテクニックを実践する: 作業時間と休憩を順番に繰り返し設定するポモドーロテクニックなど、生産性向上に役立つツールを試してみましょう。このように時間を区切ることで、気が散る原因を減らし、目の前のタスクに完全に集中できる環境を整えられます。

6. タスクの優先順員を決める: タスクの優先度設定方法を導入すると、気が散る原因を取り除き、モチベーションを維持できます。いろいろなテクニックを試して、自分の仕事に最も適した方法を見つけましょう。たとえば、似たようなタスクをまとめて、集中できる時間を増やすために考案されたチャンク手法などがあります。

7. 仕事と目標を結びつける: 一つひとつの仕事を、会社全体の目標や取り組みにつなげましょう。この同期的なプロセスにより、コンテキストスイッチの発生を抑え、集中力を維持できます。また、長期的な目標に向けた進捗を示すとともに、日々のタスクがいかに重要であるかが明確になるというメリットもあります。

8. コワーキングタイムをスケジュールに組み込む: リモートワークソフトウェアを使ってオンラインでコワーキングセッションを開催したり、可能であれば直接会ってセッションを行ったりしましょう。会話している最中はメッセージに反応しにくいので、このように顔を合わせる時間を設けると仕事の邪魔を取り除くことができます。

9. 不必要な会議を減らす: 進捗報告には、本当に 30 分の通話とプレゼンテーションが必要なのか、それとも仕事の中断を防ぐためにプロジェクトステータスレポートを提出するだけでよいのかを確認しましょう。

通知をコントロールして自分の時間を取り戻す

コンテキストスイッチは、ビジネスシーンでは当たり前のことになっています。時には、通知音が鳴らない時間が 30 秒も続かないと感じられることも。仕事中には対応しなくてはいけないことが次々と現れますが、明確な区切りをつけ、マネージャーに協力してもらえば、安心して仕事に集中できます。

現代の職場における働き方についてもっと知りたいですか？働き方に関する最新の調査結果について詳しくは、2022年版「仕事の解剖学」レポートの全文をご覧ください。