Come stabilire gli OKR

È facile guardare alle aziende di successo e dare per scontato che è stata la loro idea centrale a farle arrivare dove sono ora. Intel ha inventato il microchip, Netflix ha aperto la strada allo streaming on-demand e Google ha creato il motore di ricerca moderno. Ma un'idea ti porterà solo fino a un certo punto.

Spesso, ciò che trasforma una piccola start up in un'azienda leader del settore non è un'idea originale, ma la sua esecuzione.

Ad esempio, Google è il nome di punta tra i motori di ricerca, ma non perché Larry Page e Sergey Brin hanno avuto un'idea totalmente originale e incredibilmente brillante. Di fatto, Google era il diciottesimo motore di ricerca a entrare sul mercato agli albori di internet. Quello che l'ha portato a battere la concorrenza è stato il modo in cui Page e Brin hanno reso la propria vision realtà, lavorando con una determinazione e una chiarezza eccezionali.

Ripensando a cosa ha portato Google al successo, Page ha identificato la metodologia degli OKR (Objective and Key Results, obiettivi e risultati chiave) di Andy Grove come uno dei fattori fondamentali.

"Gli OKR ci hanno aiutato a crescere dieci volte di più, per più volte", ha scritto Page in Misura ciò che conta, libro del 2018 di John Doerr. "Ci hanno aiutato a rendere ancora più raggiungibile la nostra incredibilmente coraggiosa mission di organizzare le informazioni di tutto il mondo."

Ma vale davvero la pena stabilire questi obiettivi? In poche parole, sì. Le organizzazioni che implementano questa metodologia per stabilire gli obiettivi traggono costantemente vantaggio da una migliore esecuzione dei progetti e delle iniziative. Con obiettivi chiari è possibile trasformare grandi idee in aziende migliori.

Anche se l'esecuzione può essere impegnativa, non deve essere complicata. Tutto quello che serve è costanza, dedizione e pianificazione. Ecco come trasformare gli obiettivi da una bella idea a una pratica di gestione sostenibile e a lungo termine.

Passaggio 1: stabilisci le regole per la tua azienda

La formula OKR è progettata per essere abbastanza flessibile da adattarsi alla maggior parte degli scopi. Ciononostante, molte organizzazioni la trattano come se fosse un framework rigido e si rifiutano di deviare da una metodologia prescrittiva. È la formula per il disastro.

Prima di implementare questa metodologia per definire gli obiettivi, consigliamo di stabilire delle regole base che spiegano come funzioneranno gli OKR all'interno della tua azienda. Queste regole definiscono in che modo gli obiettivi funzionano per i tuoi team e per la tua organizzazione. Specificamente, ci sono tre elementi da considerare: frequenza, processo di verifica e creazione.

• Frequenza: ovvero quanto spesso stabilisci gli obiettivi. Nella nostra esperienza, stabilire obiettivi annualmente è la soluzione che premia di più, in quanto quegli obiettivi diventano le fondamenta della strategia. Tuttavia, se la tua organizzazione si muove rapidamente, hai la possibilità di stabilire gli obiettivi con maggior frequenza, ad esempio semestralmente, trimestralmente o addirittura mensilmente.

• Processo di verifica: il programma che definisci per aggiornare e verificare i tuoi progressi. Anche in questo caso il programma ottimale è specifico per la tua organizzazione. Se hai obiettivi ambiziosi che richiedono molto tempo, una verifica bisettimanale o mensile può essere sufficiente. Tuttavia, se i tuoi obiettivi sono più semplici e progrediscono rapidamente, devi programmare verifiche più regolari.

• Creazione: esistono tre modelli di base: top-down (i leader stabiliscono obiettivi e risultati chiave), bottom-up (i dipendenti stabiliscono obiettivi e risultati chiave) e ibrido (i leader stabiliscono gli obiettivi e i dipendenti i risultati chiave). Decidere quale modello funziona meglio per te dipende dalle dimensioni e dalla struttura della tua azienda.

Passaggio 2: collabora per creare obiettivi a livello aziendale

Ora che hai stabilito le regole di base del tuo programma, puoi iniziare a implementare il framework in tutta l'organizzazione. Ricorda: OKR sta per Objectives and Key Results (obiettivi e risultati chiave). Dovresti essere in grado di riassumere il tuo obiettivo in una frase: Raggiungerò [obiettivo] misurandolo con [risultato chiave].

Inizia collaborando per creare obiettivi di livello superiore per la tua organizzazione. Questi saranno le fondamenta della tua strategia dell'anno successivo. Sono le attività importanti e significative che porteranno al successo della tua mission. Fai un crowdsourcing delle idee provenienti dagli stakeholder della tua organizzazione e rifiniscile aggiungendo un'analisi approfondita fornita dai vertici.

Ma fai attenzione a non perdere il controllo. Mano a mano che più persone con prospettive diverse si uniscono alla conversazione, il numero di obiettivi può aumentare rapidamente.

Di seguito elenchiamo alcuni ottimi obiettivi a livello aziendale:

• creare l'impronta di carbonio più bassa del tuo settore

• estendere la tua portata a nuovi clienti

• aumentare i lead qualificati

Il più spesso possibile, crea obiettivi che siano verificabili e chiaramente misurabili. Alla fine del ciclo dell'obiettivo, dovresti essere in grado di dire in maniera definitiva se ogni obiettivo è stato raggiunto o meno.

Passaggio 3: identifica i risultati chiave a livello aziendale

Una volta che hai deciso gli obiettivi a livello aziendale, devi capire come monitorare l'avanzamento verso quegli obiettivi. È a questo punto che entrano in gioco i risultati chiave.

Per scrivere risultati chiave di ottima qualità, cerca di usare la metodologia SMART.

SMART è un acronimo che sta per:

• Specific (specifico): a cosa stai lavorando esattamente?

• Measurable (misurabile): in che modo valuterai se hai raggiunto o meno i risultati chiave?

• Achievable (raggiungibile): il risultato chiave può essere ragionevolmente raggiunto? Ricordati che anche gli obiettivi ambiziosi dovrebbero essere raggiungibili.

• Realistic (realistico): con le risorse e il tempo a disposizione, è realistico raggiungere questo risultato chiave?

• Time-bound (con scadenza): il risultato chiave ha una cronologia e una data di fine chiare?

I risultati chiave dovrebbero rappresentare una sfida. Se hai la certezza di raggiungerli, non stai spingendo abbastanza. Come altre aziende, seguiamo il consiglio di John Doerr, leggendario investitore e guru degli OKR, e puntiamo a raggiungere il 70% dei nostri risultati chiave in ogni periodo. Se superiamo quella cifra, significa che non abbiamo pianificato in maniera abbastanza aggressiva.

Per ogni risultato chiave, assicurati che tutti siano allineati su cosa significhi raggiungere, raggiungere parzialmente o mancare un risultato chiave. Per avere la massima efficacia, dovresti misurare il successo alla fine del periodo. Inoltre, avere chiaro il significato di successo può aiutare i team a rifinire e modificare il processo di definizione degli obiettivi col passare del tempo.

Passaggio 4: stabilisci i risultati chiave per team e dipendenti

Per ottenere il massimo da questa metodologia, gli obiettivi aziendali devono passare per tutta l'organizzazione e guidare il lavoro di team più piccoli e dei dipendenti.

Troppo spesso le aziende stabiliscono obiettivi e non li rivedono fino alla fine del trimestre o dell'anno. Ma quando gli obiettivi sono scollegati dal lavoro quotidiano, è facile che questo non sia più allineato e che i team perdano motivazione a raggiungere l'obiettivo. Al contrario, studi mostrano che, quando i dipendenti capiscono in che modo il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi aziendali, sono doppiamente motivati.

Quindi, per stabilire risultati chiave di ottima qualità nella tua azienda, assicurati di collegare il lavoro quotidiano con gli obiettivi a livello aziendale. Un metodo semplice per farlo è usare un approccio ibrido, in cui i team a livello dirigenziale stabiliscono gli obiettivi aziendali ma i team più piccoli stabiliscono i risultati chiave. Quando dai a un team l'autonomia di stabilire i propri risultati chiave, i membri capiscono meglio dove investire le risorse e gli sforzi per generare i migliori risultati.

Passaggio 5: monitora gli obiettivi in corso d'opera

Una volta definiti gli obiettivi e i risultati chiave dell'organizzazione, è il momento di identificare i programmi e i progetti ai quali tu e il tuo team lavorerete per raggiungere gli obiettivi.

Uno dei vantaggi dello stabilire obiettivi è che aiutano a definire le priorità all'interno dell'organizzazione. Collegando gli obiettivi al lavoro svolto per raggiungerli, è più facile creare resoconti sullo stato di avanzamento e risolvere qualsiasi problema che potrebbe ostacolare il completamento di un obiettivo.

Inoltre, collegare gli obiettivi dell'organizzazione al lavoro quotidiano mantiene i dipendenti coinvolti nel proprio lavoro. Le persone vogliono sapere che il proprio lavoro conta e il metodo migliore per dimostrarlo è collegare il lavoro a obiettivi di livello superiore. Così, quando capiscono in che modo il lavoro quotidiano rientra nel quadro generale, si sentono motivati a dare il meglio.

Assicurati di controllare lo stato di avanzamento regolarmente. Invece che stabilire i tuoi obiettivi usando una presentazione o un foglio di calcolo, investi in una piattaforma per stabilire gli obiettivi che rende più semplice collegare gli obiettivi aziendali ai risultati chiave. In questo modo, ogni team può vedere con chiarezza in che modo il proprio lavoro aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Passaggio 6: migliora i processi

Il tuo lavoro non finisce una volta completato il ciclo di pianificazione. Invece di passare immediatamente al prossimo ciclo, chiedi al tuo team di fermarsi e valutare i propri risultati chiave. I dipendenti dovrebbero prendersi la responsabilità di valutare i risultati chiave a cui erano stati assegnati e di scrivere un breve riepilogo per spiegare la valutazione.

Non è un problema se non raggiungi tutti i risultati chiave. Di fatto, i team che raggiungono tutti i risultati chiave potrebbero non aver stabilito obiettivi abbastanza ambiziosi. In Asana, puntiamo a raggiungere il 70% dei nostri risultati chiave.

Dopo che i dipendenti hanno valutato i propri risultati chiave, i manager dovrebbero raccogliere i risultati e includerli nei propri obiettivi. Uno dei tanti vantaggi dello stabilire OKR è la trasparenza, quindi consigliamo ai manager di valutare i propri obiettivi e di condividere i risultati in tutta l'organizzazione.

Una volta completata la valutazione, fai un approfondimento su cosa non ha funzionato durante il ciclo e prendi nota di ciò che ha funzionato. Per i cicli futuri, sarai in grado di raddoppiare i tuoi punti di forza e di supportare i tuoi punti deboli. Se non hai raggiunto obiettivi o risultati chiave, organizza delle sessioni col tuo team per riflettere e imparare.

Concentrati sul percorso, ma anche sulla destinazione

Quando stabilisci obiettivi, non dovresti concentrarti sul fatto che alla fine del ciclo spunterai o meno la casella per indicare di averlo raggiunto. Piuttosto, stabilendo gli OKR, stai sviluppando un framework su come pensare agli obiettivi, come collegare il lavoro agli obiettivi aziendali e, infine, su come allinearsi e lavorare ai progetti più ambiziosi.