Ambito di lavoro e dichiarazione di lavoro a confronto, qual è la differenza?

A volte non ti bastano le risorse interne per completare un progetto, e ti serve un aiuto esterno. Quando ti servi di appaltatori, agenzie o fornitori esterni, avere un ambito di lavoro o una dichiarazione di lavoro può assicurare il successo del progetto, una comunicazione efficace e una consegna nei tempi previsti.

Ma, esattamente, qual è la differenza tra ambito di lavoro e dichiarazione di lavoro e cosa va inserito in questi documenti? In questo articolo, ti spiegheremo come identificare le differenze tra questi due documenti e perché sono strumenti validi per la gestione di un progetto. 

Tieni presente che questo articolo non ha valore come consulenza legale, e dovresti parlare col team legale della tua azienda per determinare l'approccio giusto per la tua situazione.

Ambito di lavoro e dichiarazione di lavoro a confronto

Nonostante l'acronimo inglese (SoW) di ambito di lavoro e dichiarazione di lavoro spesso sia lo stesso, non sono la stessa cosa.

L'ambito di lavoro è uno strumento per definire e condividere importanti considerazioni aziendali e obiettivi dei progetti. In base alle necessità del tuo progetto, potrebbe servirti un ambito di lavoro indipendente. Se il tuo team sta lavorando con un cliente o un'agenzia esterna, potresti decidere di creare una dichiarazione di lavoro. Questo documento, che si rivolge a persone esterne all'azienda, definisce in maniera comprensiva i deliverable, i requisiti, gli obiettivi, il programma e i costi del progetto, oltre a fornire al team e agli stakeholder coinvolti una spiegazione dettagliata di ciò che va fatto per completare il progetto con successo. 

Analizziamo in maniera più approfondita entrambi i documenti, partendo dall'ambito di lavoro.

Che cos'è un ambito di lavoro?

L'ambito di lavoro è una guida che serve al tuo team per capire di cosa si occupa o non si occupa un progetto. Solitamente, ne spiega i requisiti e come verranno raggiunti gli obiettivi, illustra il lavoro che verrà svolto e include dettagli su deliverable, cronologia, traguardi e resoconti. 

L'ambito di lavoro può essere un documento indipendente, nel caso in cui il tuo progetto non necessiti di una dichiarazione di lavoro. Collabora con il team legale della tua azienda per decidere se devi espandere l'ambito di lavoro in una dichiarazione di lavoro.

Quando può essere utile un ambito di lavoro?

L'ambito di lavoro rappresenta le fondamenta di un progetto ben pianificato e può essere d'aiuto per fare in modo che si svolga in modo fluido. Questo documento può aiutare il team e gli stakeholder impegnati nel progetto a concordare quali siano i requisiti del progetto e identificare i potenziali rischi che potrebbero impedirne il corretto completamento entro i tempi previsti. 

Per esempio, durante la stesura dell'ambito di lavoro, il tuo team potrebbe notare che la consegna programmata di un'attività è in conflitto con un'altra attività in corso di svolgimento. Puoi quindi modificare la cronologia e cambiare l'ambito di lavoro di conseguenza.

L'ambito di lavoro può aiutare a fare in modo che il team sia allineato riguardo i deliverable del progetto e far sì che le scadenze vengano rispettate, evitare che il lavoro si accumuli o che le spese aumentino.

Cos'è una dichiarazione di lavoro?

La dichiarazione di lavoro è un accordo di lavoro tra due parti che serve per allinearsi sugli obiettivi del progetto. Una dichiarazione di lavoro si basa sull'ambito di lavoro. Questo documento viene solitamente redatto all'inizio di un progetto e può definire qualsiasi elemento, dagli obiettivi del progetto ad attività specifiche, costi e programma, e altro ancora. 

Il più delle volte viene usata per progetti esterni e funge da contratto tra la tua organizzazione e il cliente, responsabile acquisti, agenzia o appaltatore con cui collabori. Per esempio, potresti dover redigere una dichiarazione di lavoro quando collabori con un'agenzia di design esterna per un progetto o quando collabori con un appaltatore a un progetto di costruzione di grandi dimensioni. 

Alcune delle dichiarazioni di lavoro più complesse vengono redatte per contratti governativi e solitamente fanno parte della richiesta di proposta o della richiesta di preventivo.

Puoi inoltre usare una dichiarazione di lavoro per i progetti interni, quando due reparti diversi devono collaborare. 

La dichiarazione di lavoro viene solitamente ricevuta da:

• project manager o project leader

• appaltatori e collaboratori

• tutte le persone incluse nel contratto

Parla con il team legale della tua azienda per decidere se e quando una dichiarazione di lavoro può essere utile a un progetto.

Quando può essere utile redigere una dichiarazione di lavoro?

Una dichiarazione di lavoro ben scritta, usata insieme a uno strumento efficace di project management, può consentirti di portare a termine un progetto con successo. Questo documento aiuta il tuo team e la parte che hai assunto a gestire e documentare le aspettative. Si tratta di una descrizione discorsiva del progetto, che può servire a evitare discussioni e incomprensioni.

Alla fine del progetto, i risultati verranno confrontati con quelli definiti in questo documento per verificare che siano in linea con la dichiarazione di lavoro. In base al contratto e a ciò che ti ha consigliato il tuo team legale, questo può avere un ulteriore impatto, ad esempio se alla tua organizzazione verrà pagata la tariffa intera, se riceverà dei bonus o se incorrerà in penali.

Come scrivere un ambito di lavoro

Un buon ambito di lavoro ti aiuta a identificare aspetti aziendali importanti e condividere obiettivi e dettagli relativi al progetto con gli stakeholder.

Molte persone tengono a mente questi suggerimenti quando si apprestano a scrivere un ambito di lavoro.

• Essere specifici. Usa un linguaggio chiaro e preciso, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda quando si parla di requisiti del progetto e risultati previsti. Elencare deliverable misurabili, traguardi e attività può aiutarti a evitare che si crei confusione più avanti.

• Usare rappresentazioni visive. L'utilizzo di rappresentazioni visive, ad esempio una struttura di scomposizione del lavoro, rendere l'assimilazione delle informazioni più facile e veloce per tutte le persone coinvolte. Inoltre, consentono sia a te che al tuo team di identificare i rischi, ad esempio i colli di bottiglia, che possono impedire il completamento corretto e nei tempi previsti del progetto.

• Collaborare con gli stakeholder. Abbiamo già detto che dovresti chiedere consigli al tuo team legale durante questo processo. Per questa attività specifica, la collaborazione con gli stakeholder può farti risparmiare tempo sul lungo termine. In questo modo, puoi stroncare sul nascere future incomprensioni, coinvolgendo tutte le persone necessarie fin dall'inizio.

Tutti i piani di gestione dell'ambito sono diversi. Gli elementi inclusi e il livello di approfondimento di questa sezione saranno molto diversi in base al settore e al progetto. Se hai dei dubbi, chiedi aiuto al team legale della tua azienda.

Di seguito elenchiamo le sezioni che compongono l'ambito di lavoro.

Deliverable

Questa sezione dell'ambito di lavoro riguarda il prodotto o il servizio che verrà consegnato al termine del progetto. È qui che una struttura di scomposizione del lavoro tornerà utile.

Cronologia

Includi una cronologia o un diagramma di Gantt che descriva accuratamente le fasi più importanti del tuo progetto. Questa sezione serve come rappresentazione visiva della roadmap di progetto, che guiderà il tuo team e tutte le persone coinvolte nel progetto dall'inizio alla fine. 

Traguardi

I traguardi, sulla stessa linea dell'ambito di lavoro, ti aiutano a suddividere il progetto in parti più gestibili. Scrivi tutti i traguardi relativi al tuo progetto, per semplificare le attività di monitoraggio dell'avanzamento e rispettare le scadenze.

Creazione dei resoconti

Un ambito di lavoro solitamente include tutti i resoconti che creerai durante il progetto. Che si tratti di un resoconto sullo stato per il cliente, un resoconto sull'avanzamento richiesto a un fornitore o un resoconto finanziario per analizzare le differenze tra budget e prestazioni, includi i dettagli relativi a tutti questi documenti, chi li creerà e quando devono essere consegnati.

Questi resoconti fungeranno da mezzo di comunicazione durante il progetto e forniranno a tutte le parti coinvolte i dati e le informazioni necessarie per restare aggiornati sull'andamento del progetto.

Alcuni documenti relativi all'ambito di lavoro potrebbero includere un glossario, una panoramica degli acronimi e delle abbreviazioni o altre sezioni che descrivono ulteriormente i dettagli relativi al corretto completamento del progetto.

Come scrivere una dichiarazione di lavoro

Puoi usare l'ambito di lavoro per creare una dichiarazione di lavoro e responsabilizzare maggiormente i partner esterni. Una dichiarazione di lavoro meticolosa, dettagliata e precisa può allineare i team sui dettagli relativi al progetto. 

Se una dichiarazione di lavoro è invece poco chiara, può creare confusione tra le due parti coinvolte. È per questo motivo che è fondamentale che tutte le attività e tutte le informazioni siano definite in modo preciso. 

Di seguito elenchiamo alcune strategie da prendere in considerazione durante la preparazione di una dichiarazione di lavoro.

1. Suddividere il progetto in fasi. Un lungo elenco di attività può facilmente dare l'idea di qualcosa di ingestibile. Suddividendo il progetto in fasi singole, puoi alleggerire la pressione posta sul tuo team e sugli stakeholder.

2. Scrivere frasi corte e chiare. Scrivere frasi corte e chiare ridurrà la possibilità che si creino incomprensioni. Se stai pensando di usare acronimi e abbreviazioni, includi un glossario, in modo che tutti ne conoscano il significato.

3. Spiegare lo scopo del progetto. Gli obiettivi e lo scopo aiutano gli stakeholder a capire l'importanza del progetto.

4. Definire l'obiettivo del progetto e come raggiungerlo. Avere un obiettivo chiaro ti aiuterà a rispettare la tabella di marcia. Inoltre, ti aiuterà a evitare potenziali incomprensioni relative all'obiettivo finale e ai passaggi da seguire per raggiungerlo.

5. Definire insieme i traguardi del progetto e il suo successo. Coinvolgere gli stakeholder e il tuo team nella stesura può aiutare a gettare le fondamenta di una collaborazione fluida e di successo.

6. Definire limiti chiari, semplici e misurabili. Stabilire chiaramente i limiti, ad esempio l'ambito del progetto, gli obiettivi e le fasi fondamentali, può aiutare a evitare discussioni più avanti. Includi limiti quantificabili, in modo che non possano essere male interpretati.

7. Far controllare la dichiarazione di lavoro dal tuo team legale. Questo assicura che tutti gli elementi indicati sopra siano stati eseguiti in maniera corretta e meticolosa. Una terza parte, come il tuo team legale interno, può scoprire sezioni che possono essere potenzialmente rischiose e aiutare tu e il tuo team a correggerle di conseguenza.

8. Educare il tuo team e controllare regolarmente. Una volta che la dichiarazione di lavoro è stata completata e approvata, assicurati che il team e tutti gli stakeholder conoscano i dettagli e che restino aggiornati durante il processo. Ciò ti consente di controllare che tutti stiano seguendo quanto concordato.

La dichiarazione di lavoro può coprire l'aspetto legale delle cose, ma uno strumento di project management ti consentirà di monitorare i processi e le prestazioni durante il progetto. Una volta completata la dichiarazione di lavoro, trasferisci tutte le informazioni importanti, le attività e le scadenze nel tuo piano di progetto per restare in contatto e collaborare in tempo reale col tuo team e con gli stakeholder.

Da cosa è composta una dichiarazione di lavoro?

Solitamente, una dichiarazione di lavoro è composta da tredici sezioni, ognuna delle quali riguarda uno specifico aspetto del progetto e si rivolge agli stakeholder coinvolti. In base al settore e all'ambito del progetto, la dichiarazione di lavoro può avere un numero maggiore o inferiore di sezioni. 

Parla col tuo team legale interno durante la stesura della dichiarazione di lavoro per allinearti agli standard e ai requisiti specifici richiesti dal settore, dall'organizzazione, dal cliente, dall'appaltatore o da altri stakeholder.

Di seguito elenchiamo le sezioni da cui potrebbe essere composta una dichiarazione di lavoro.

1. Introduzione  

All'inizio di una dichiarazione di lavoro viene solitamente inserita una breve introduzione, in modo che tutte le persone che leggono il documento sappiano di cosa si tratta il progetto e chi è coinvolto. 

2. Scopo del progetto

La seconda sezione definisce il motivo del progetto. Solitamente delinea gli obiettivi e il suo scopo, in modo che il lettore possa capire meglio l'importanza del progetto. 

3. Ambito di lavoro  

È probabile che l'ambito di lavoro sia la parte più dettagliata della dichiarazione di lavoro. Questa sezione riguarda il piano da seguire per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

4. Sede di lavoro  

Solitamente, nella quarta sezione viene definita la sede di lavoro. Per esempio, il progetto si svolgerà da remoto o sarà necessario incontrarsi in sede per fare in modo che i membri del team completino il progetto? 

5. Attività dettagliate  

La dichiarazione suddividerà quindi l'ambito del progetto in attività più piccole da completare. Questa sezione include le informazioni necessarie per far sì che tutte le parti coinvolte capiscano i passaggi specifici da seguire per completare correttamente il progetto. In base all'ambito di lavoro, potrebbe includere una struttura di scomposizione del lavoro per visualizzare le singole attività e semplificare la comprensione al lettore.

6. Traguardi  

Oltre a includere i dettagli delle attività, la dichiarazione di lavoro potrebbe includere una sezione per definire i traguardi misurabili del progetto. Questa sezione può servire per suddividere ulteriormente il progetto in più elementi gestibili e dare inoltre alle parti coinvolte la possibilità di raggiungere i propri obiettivi entro la scadenza.

7. Deliverable  

Questa sezione elenca tutti i deliverable previsti e le relative date di scadenza. Solitamente, includerà deliverable specifici e quantificabili, che non lasciano spazio a interpretazioni sbagliate.

8. Programma  

In questo caso, il programma potrebbe includere le date di scadenza dei deliverable, la quantità di tempo che verrà dedicato a ogni attività e qualsiasi ora fatturabile. Solitamente, questa sezione include anche cronologie rilevanti, tra cui le date di inizio e di fine di ogni attività.

9. Standard e test  

In questa sezione verranno spiegati ed elencati gli standard di settore che verranno applicati al progetto. La dichiarazione di lavoro farà riferimento a tutte le fasi di testing richieste per completare correttamente il progetto. Ogni fase dovrebbe includere informazioni relative alle persone coinvolte nel progetto, alle risorse e alle attrezzature necessarie e quando verrà effettuato il testing.

10. Definizione di successo  

Questa sezione include informazioni che danno una chiara definizione, secondo gli stakeholder, di progetto completato correttamente. Solitamente, gli stakeholder vengono coinvolti nella stesura di questa sezione, in modo che tutte le parti concordino sull'obiettivo del progetto. 

11. Requisiti  

In questa sezione si possono riportare i requisiti speciali o specifici relativi al progetto o al lavoro da svolgere, come le attrezzature necessarie al progetto, certificazioni che il tuo team deve acquisire o nulla osta di sicurezza che gli appaltatori devono ottenere. 

12. Pagamenti 

Questa sezione può includere i costi relativi al progetto. Solitamente vengono elencati costi che vanno dalle spese esterne accumulate durante le fasi del progetto fino al costo del lavoro. 

Inoltre, il programma e il metodo di pagamento possono essere spiegati in questa sezione. Puoi indicare se intendi pagare in anticipo, dopo il raggiungimento di ogni traguardo o alla consegna. In generale, i termini di pagamento vengono definiti per programma, traguardo o deliverable. Coordinati con i team legali e finanziari della tua azienda per decidere la soluzione migliore per la tua situazione.

13. Altro  

Gli aspetti relativi al progetto che non sono ancora stati trattati dovrebbero essere specificati in questa sezione. Questi cambieranno in base al settore, ma si possono includere i rimborsi o i requisiti per le trasferte, dubbi relativi alla sicurezza, limitazioni relative a software o hardware e assistenza e testing post-progetto.

Parla col team legale della tua azienda per far sì che ti aiuti a inserire in questa sezione tutti gli elementi relativi al progetto.

Usa l'ambito di lavoro per evitare lo slittamento del progetto

Che tu stia usando una dichiarazione di lavoro o un ambito di lavoro per definire gli obiettivi del tuo progetto, questi documenti saranno fondamentali per far sì che il tuo team e gli stakeholder si sentano coinvolti e responsabili del proprio lavoro e delle proprie prestazioni. 

Segui l'ambito di lavoro il più possibile per evitare lo slittamento del progetto. In questo modo potrai assicurarti che il progetto venga completato in tempo e che soddisfi le tue aspettative. 

Usare l'ambito di lavoro in concomitanza con un software di project management ti consentirà di mantenere il tuo team organizzato e ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi. 

Questo articolo contiene consigli e considerazioni per aiutare il tuo team a ottenere maggiori informazioni riguardanti alle dichiarazioni di lavoro e agli ambiti di lavoro. In nessun modo questo articolo va considerato una consulenza legale. Parla con il team legale della tua azienda per determinare l'approccio più adatto per la tua situazione.