Come definire (e rispettare) un budget di progetto

Se il tuo progetto fosse una macchina, il budget si potrebbe paragonare al carburante. Proprio come un veicolo necessita di un serbatoio pieno di carburante, i progetti necessitano di fondi e risorse per avanzare. In qualità di project manager, sei nella posizione di pianificare e utilizzare tali risorse nella maniera più efficace, in modo che i progetti giungano in tempo alla loro destinazione, senza rimanere a secco. 

Dato che un budget di progetto è essenziale per lavorare in modo efficiente, sapere come creare e rispettare un valido piano di budget è una delle più importanti competenze della gestione dei progetti da sviluppare durante la propria carriera. 

Cos'è il budget di progetto? 

Il budget di progetto è un piano che definisce nel dettaglio le previsioni di spesa: quanto spendere, per cosa e quando. Quando crei un piano di progetto in anticipo, e quindi lo utilizzi per monitorare le spese nel corso del progetto, minore è la probabilità di esaurire i fondi o di superare il budget, un problema piuttosto comune negli ambienti di lavoro. Infatti, secondo i partecipanti a un sondaggio del Project Management Institute del 2021, negli ultimi 12 mesi, solo il 62% dei progetti delle loro organizzazioni è stato completato rispettando il budget originale.

Calcolare il budget prima di iniziare il progetto ti aiuta a definire l'ambito di lavoro e a controllare i costi. È anche un ottimo modo per presentare il progetto agli stakeholder e ottenere i fondi richiesti: un piano di spesa dettagliato consente agli approvatori di comprendere come i costi sono collegati al raggiungimento degli obiettivi. Inoltre, man mano che il tuo progetto avanza, puoi utilizzare il budget come base di riferimento per un confronto tra spese sostenute e spese preventivate, e ridurre gli eventuali costi extra. 

Come definire il budget di un progetto in nove passaggi 

La definizione del budget di un progetto potrebbe rivelarsi scoraggiante, ma è possibile riuscirci seguendo una sequenza di passaggi. Di seguito andremo a illustrare tutte le varie fasi del processo. 

1. Definire gli obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono quello che intendi raggiungere al termine del progetto. Sono il punto di partenza ideale, in quanto ti aiutano a comprendere la direzione da dare al tuo lavoro, una sorta di stella polare, mentre elabori il resto del tuo piano di progetto. 

Gli obiettivi migliori sono definiti con chiarezza e verificabili, in modo da poter essere usati come punto di riferimento per misurare il successo una volta terminato il progetto. Per formulare obiettivi chiari, usa la metodologia SMART. SMART è l'acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). Per esempio, se stai cercando di incrementare il numero di visite del tuo sito, potresti definire il seguente obiettivo: "Entro la fine del trimestre, incrementare il traffico organico alla home page del sito web del 10%". 

2. Definire l'ambito del progetto

Una volta definiti gli obiettivi, puoi passare a determinare l'ambito di lavoro necessario per raggiungerli. L'ambito di progetto stabilisce i limiti del progetto, per esempio il tipo di lavoro da svolgere, o da non svolgere, le scadenze e i risultati finali che intendi realizzare. Di seguito elenchiamo alcuni fattori da prendere in considerazione per la definizione dell'ambito del progetto.

• Risorse disponibili: prima di determinare gli specifici risultati finali da raggiungere, fai il punto sulle risorse a tua disposizione. Se stai lavorando con un budget limitato o con una disponibilità del team limitata, potrebbe essere necessario adattare di conseguenza i risultati finali. Per questo, è importante essere consapevoli delle limitazioni prima di mettersi a lavorare ai dettagli dei risultati finali e delle risorse necessarie (che prenderemo in esame più avanti). 

• Vincoli di tempo: il progetto ha dei vincoli di tempo, o puoi impiegare tutto il tempo che desideri? Un programma di progetto dai tempi serrati può influire sui costi delle risorse. Per esempio, se le scadenze sono ravvicinate, potresti dover pagare una tariffa maggiorata ai freelance con i quali collabori. 

• Non-obiettivi: cosa non rientra nell'ambito di progetto? Potrebbe essere utile identificare cosa non stai cercando di raggiungere, per evitare slittamenti del progetto e potenziali spese non previste. 

Ricordati che ambito del progetto è sinonimo di definizione dei limiti. Ti aiuta a identificare cosa desideri raggiungere, che tipo di lavoro devi svolgere e quali sono i risultati finali che stai cercando di ottenere.

3. Suddividere i risultati finali in sotto-dipendenze

Successivamente, elenca tutti i risultati finali che rientrano nel tuo ambito di progetto e suddividili in sotto-dipendenze. Per esempio, immagina che uno dei risultati finali del progetto sia la pubblicazione di un articolo del blog. Potresti suddividerlo nelle seguenti attività: 

• bozza dell'articolo

• modifica dell'articolo

• creazione delle immagini

• importazione in WordPress

• condivisione sui social media

Questa metodologia ti aiuta a includere tutte le eventuali spese nascoste quando calcoli il tuo budget. Per esempio, se stai cercando di stimare solo complessivamente il budget per la pubblicazione di un post sul blog, potrebbe essere facile omettere alcuni costi extra, come ad esempio la tariffa oraria per l'editor freelance, o il costo dei post a pagamento sui social. 

Se preferisci i diagrammi alle liste, prova a creare una work breakdown structure (WBS). Questo strumento visivo suddivide il lavoro in più livelli, a partire dall'obiettivo principale in alto e ramificandosi in risultati finali e sotto-dipendenze. 

4. Elencare le risorse richieste

Una volta definiti i risultati finali e le sotto-dipendenze, è ora di elencare le risorse richieste per ciascun elemento. Cerca di essere il più specifico possibile, e ricordati che per "risorse" si intende molto più che personale o attrezzature: potrebbero essere inclusi anche i costi indiretti come la formazione o gli spazi fisici in cui lavorare. 

Per iniziare, di seguito elenchiamo alcune categorie di costi di progetto da prendere in considerazione.

• Membri del team: su chi farai affidamento per portare a termine il lavoro? Controlla se si tratta di personale interno o se è necessario assumere collaboratori esterni.

• Approvvigionamento: di cosa hai bisogno per acquisire le risorse esterne? Per esempio, un membro del team potrebbe occuparsi della ricerca dei prodotti migliori da utilizzare, della comunicazione con i consulenti di vendita e dell'acquisto di uno strumento.  

• Formazione: i membri del team hanno bisogno di tempo o risorse per aggiornarsi? Pensa allora al tempo necessario per la formazione dei nuovi dipendenti o ai corsi necessari per apprendere nuove competenze. 

• Attrezzatura: quali strumenti sono necessari? Può trattarsi di cose come altri monitor per computer, strumenti software o servizi internet. 

• Spazio: dove lavorerà il tuo team? Per esempio, valuta se avrai bisogno di sale riunioni o di scrivanie per i nuovi membri del team. 

• Ricerca: di quali dati hai bisogno? Decidi se fare affidamento su informazioni ricavate da ricerche sugli utenti, statistiche web o sondaggi. 

• Servizi professionali: dovrai impiegare esperti esterni all'azienda, per esempio consulenti legali o marketing? 

• Trasferte: il team avrà bisogno di servizi di trasporto, alloggio o di rimborsi per i pasti durante le trasferte? 

5. Stimare gli importi

In definitiva, un budget è una stima dei costi. È vero che non possiamo predire il futuro, ma ci sono comunque dei metodi per aiutarti a elaborare stime quanto più precise possibile. E non devi limitarti solo a un metodo, puoi utilizzare una combinazione di approcci, in base alle circostanze specifiche del tuo progetto.

Di seguito elenchiamo alcune delle tecniche di stima disponibili.

Stimare e sommare i costi di ciascun singolo elemento

Spesso chiamata anche stima bottom-up, è l'approccio ideale quando sei perfettamente a conoscenza dei risultati finali e delle sotto-dipendenze del tuo progetto attuale. Se hai creato una struttura di scomposizione del lavoro, sei già a buon punto per l'utilizzo di questo metodo.

Per non lasciare nulla al caso, puoi anche confrontare le tue stime dei costi con uno di questi metodi, per esempio potresti esaminare le modalità di spesa del budget per progetti simili in passato.  

Procedere a ritroso da un importo fisso

In questo approccio, si inizia con un budget fisso e lo si suddivide per i risultati finali o per i traguardi del progetto. Procedere a ritroso è un procedimento delicato, specialmente quando ancora non si sanno i costi dei risultati finali del progetto. In ogni caso, può essere utile per determinare quali obiettivi sarai in grado di raggiungere con un budget limitato. 

Se ritieni necessario usare questo metodo, prova a combinarlo con una delle seguenti opzioni. Per esempio, una volta determinato quanto sarai in grado di raggiungere, prova anche con l'approccio bottom-up, per accertarti di non aver tralasciato nessun elemento fondamentale. 

Confrontare i budget di progetti simili

I progetti precedenti sono una vera miniera d'oro di dati storici, una registrazione tangibile di situazioni in cui il budget è stato rispettato oppure no. Possono aiutarti a identificare costi che potresti aver sottovalutato, o le circostanze che influiscono sul livello di spesa. Se possibile, esamina le lezioni apprese da progetti simili in passato. 

Considerare scenari diversi

Potrebbe essere difficile fare una stima quando si tratta di progetti complessi, con un'ampia gamma di risultati potenziali. Per esempio, se stai pianificando un evento all'aperto in aprile, i costi possono variare a seconda del tempo: potresti aver bisogno di tende o ventilatori se fa troppo caldo, di riscaldatori se fa freddo o di un locale al coperto se piove. 

In questo caso, è utile fare una stima della spesa per ogni scenario. In base alla flessibilità del tuo budget, potresti voler andare sul sicuro e pianificare sulla base dello scenario più costoso. Oppure, potresti prendere come riferimento il risultato peggiore, quello migliore e quello più probabile, e poi fare la media di tutti e tre. 

6. Prevedere un fondo di emergenza

Gli imprevisti capitano a tutti. Strumenti che si rompono, cambiamenti di programma o l'arrivo di una pandemia a un secolo di distanza da quella più recente rendono sicuramente le cose più difficili. Oppure, durante il progetto, ti si presenta un'opportunità inaspettata, come ad esempio la possibilità di acquistare una risorsa aziendale a costo ridotto. Le riserve di emergenza sono una specie di cuscinetto ammortizzante in caso di cambiamenti di piano. La raccomandazione tipica è di mettere da parte il 5-10% del budget complessivo per far fronte alle emergenze. 

La definizione del budget è un processo di stima, quindi è indispensabile prevedere un fondo di emergenza. E se hai definito un budget accurato al 100% e non hai bisogno di nessun cuscinetto ammortizzante, i fondi possono essere sempre destinati al consolidamento del bilancio dell'azienda. 

7. Preparare il budget

A questo punto hai identificato tutti i risultati finali del tuo progetto, ripartito le risorse ed effettuato una stima dei costi. Adesso è il momento di divertirsi, è ora di creare il documento di budget vero e proprio. Elenchiamo di seguito alcuni dei suoi componenti principali.

• Elenco delle voci per ciascun risultato e sotto-risultato finale, e le risorse necessarie, oltre ovviamente al costo previsto. 

• Cronologia per definire quando ti sarà necessaria ciascuna risorsa, e quando pensi di spendere i fondi. 

• Responsabile per ciascun elemento del budget. Per esempio, potresti indicare che il tuo assistant editor è responsabile del monitoraggio delle ore lavorate dai freelancer e della relativa fatturazione. 

• Documentazione chiara di quale parte del budget aziendale verrà utilizzata per ciascuna voce dell'elenco. Per esempio, per i video pubblicitari potresti attingere al budget del reparto marketing, mentre per gli aggiornamenti hardware al budget del reparto IT. 

• Importo totale delle spese per l'intero progetto. Se applicabile, includi i totali individuali per la quota di budget di ogni reparto. 

• Dove monitorare i costi effettivi rispetto ai costi preventivati, una volta che il progetto è stato avviato. 

Strumenti per il calcolo del budget

Anche la scelta dello strumento giusto per il calcolo del budget riveste la sua importanza. Accertati che il programma che userai abbia la funzionalità per calcolare automaticamente gli importi totali, in modo di non dover rifare tutti i calcoli a mano ogni volta che modifichi una delle voci in elenco. Inoltre, lo strumento selezionato dovrebbe consentirti di condividere e aggiornare il budget in tempo reale, in modo da garantire che tutti i membri del team stiano lavorando con la versione più aggiornata. 

Le opzioni disponibili sono davvero molte, dai semplici fogli di calcolo di Excel ai software di gestione dei progetti più potenti. Non c'è da sorprendersi che abbiamo un debole per Asana, che ti consente di inserire e calcolare il totale delle voci in elenco, creare campi personalizzati, assegnare titolari e condividere facilmente le informazioni con i colleghi del team. Oltre al budget vero e proprio, puoi replicare i flussi di lavoro utilizzati in passato, creare la documentazione di processo e salvare modelli di budget di progetto per fare in modo di non saltare nemmeno un passaggio.

8. Realizzare un piano per il monitoraggio della spesa

Un budget funziona solo se viene rispettato. Pianifica in anticipo quanto spesso desideri tenere d'occhio i costi attuali rispetto alle previsioni del budget, per essere in grado di arginare i potenziali problemi prima che diventino troppo grandi. Puoi anche decidere in anticipo come comportarti in caso di costi superiori (o inferiori) a quanto indicato nel budget.

Il vantaggio di uno strumento come Asana è la possibilità di condividere, gestire e monitorare il budget in tempo reale. Per esempio, la funzionalità per i resoconti universali estrae automaticamente i dati dai tuoi progetti e visualizza le spese, lo stato delle attività e i traguardi completati, tutto in un unico posto, per non dover perdere tempo a cercare tra i dati per capire se il progetto è o meno nei tempi previsti. 

9. Ottenere l'approvazione dagli stakeholder principali 

Adesso che hai in mano il tuo piano di budget, è ora di condividerlo con gli stakeholder del progetto e di richiederne l'approvazione. Fortunatamente, il piano dettagliato che hai appena realizzato dovrebbe dare agli approvatori un quadro sufficientemente chiaro di come ciascuna voce in elenco contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del progetto. 

Esempio di budget di progetto

Ipotizziamo che sia in corso l'aggiornamento della procedura di checkout di un'app per dispositivi mobili, e che l'obiettivo del progetto sia una riduzione media del 25% del tempo richiesto per il pagamento, entro il terzo trimestre. Per raggiungere tale obiettivo, hai individuato due risultati finali prioritari, e definito le risorse necessarie. 

Ecco un semplice esempio di un possibile budget di progetto. Intendiamo sottolineare che per ciascuna voce hai incluso cronologia, titolare e costo stimato. Hai inoltre indicato quale reparto è responsabile del budget di ciascuna voce, e aggiunto delle colonne per il monitoraggio dell'approvazione del budget e la spesa effettiva. 

Spendi in maniera intelligente con un budget di progetto

Un budget ben fatto è un aiuto durante tutto il ciclo di vita del progetto, incluse pianificazione, approvazione ed esecuzione. Una volta raggiunta la padronanza delle tecniche per la definizione del budget, sarai in grado di garantire che il tuo team di progetto abbia sempre le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi e ottenere risultati di qualità. E quando riesci a definire un processo per essere al corrente delle spese, potrai affrontare gli eventuali costi imprevisti, instaurare un clima di fiducia con i responsabili dell'approvazione del budget e conseguire una solida serie di progetti di successo. 

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