La legge di Parkinson: come combatterne gli effetti per aumentare la produttività

Hai mai rimandato un progetto fino all'ultimo minuto, anche sapendo che ci sarebbero volute solo poche ore per portarlo a termine? Si chiama procrastinazione, ma è anche un tipico esempio di legge di Parkinson all'opera. Quando hai tempo, te lo prendi. O lo usi per lavorare più lentamente, oppure entra in gioco la procrastinazione e terminerai il lavoro giusto in tempo per la data di scadenza. 

Purtroppo, le scadenze non sono sempre sinonimo di aumento della produttività, ma comprendere la legge di Parkinson e come combatterne gli effetti invece sì. In questa guida esamineremo i meccanismi alla base della legge di Parkinson e forniremo degli utili suggerimenti per lavorare in maniera più efficiente.

Cos'è la legge di Parkinson?

Secondo la legge di Parkinson il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per portarlo a termine. Entra in gioco quando si tratta di destreggiarsi tra scadenze lavorative e gestione dei progetti. 

Diciamo, per esempio, che hai due settimane di tempo a disposizione per completare una proposta di progetto. Meglio di così non può andare, perché sai di avere a disposizione tutto il tempo che ti serve. Ma in ogni caso, è proprio la scadenza così lontana a farti impiegare più tempo del necessario per finire il lavoro, oppure a farti cadere vittima della procrastinazione e quindi terminare giusto in tempo per la scadenza. In altre parole, l'attività si è espansa e ha occupato tutto il tempo assegnato.

Chi ha scoperto la legge di Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson era uno storico navale inglese, che introdusse per primo la legge di Parkinson in un saggio satirico scritto per la rivista The Economist nel 1955. Successivamente pubblicò anche un libro, dal titolo Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress (La legge di Parkinson: alla ricerca del successo). Il saggio racconta la storia di una donna la cui unica attività in programma per la giornata è quella di inviare una cartolina.

Avendo tutta la giornata a disposizione per portare a termine l'attività, impiega un'ora per trovare la cartolina, mezz'ora per trovare gli occhiali, un'ora e mezza per scrivere la cartolina, e così via fino alla fine della giornata. La storia intende sottolineare come il lavoro si espanda fino a occupare tutto il tempo a disposizione. Parkinson sta ovviamente esagerando, ma su scala ridotta ci siamo trovati tutti in situazioni simili.

Perché il lavoro si espande per occupare tutto il tempo disponibile?

Alcuni studi suggeriscono che quando ci viene assegnata un'attività pensiamo immediatamente a quanto tempo abbiamo a disposizione per portarla a termine, e non a quanto tempo ci serve effettivamente. Questa mentalità si traduce in sprechi di tempo e in flussi di lavoro non efficienti. Il motivo è che noi, esseri umani, sentiamo il bisogno di prenderci tutto il tempo a disposizione per portare a termine un'attività, anche se in realtà ne basterebbe molto di meno. 

Esempi della legge di Parkinson

La legge di Parkinson si applica praticamente a tutto. Nessuno ne è immune, fino a quando non la si riconosce e si cerca di combatterla personalmente. Esempi della legge di Parkinson in azione sono offerti dai team di marketing o di design, e la vedrai fare capolino su vasta scala nelle organizzazioni aziendali. 

Anche se è possibile combattere la legge di Parkinson, è la natura del tuo lavoro a indicare la strategia migliore. Analizziamo insieme tre esempi, come anche le soluzioni per quelle particolari situazioni.

Presentazione di marketing

Sei un marketing manager al lavoro su una presentazione per un nuovo cliente. Hai un mese di tempo per raccogliere tutto il materiale necessario. La scadenza ti mette a disposizione molto tempo da dedicare alla preparazione, ma siccome hai delle altre attività urgenti da portare a termine, la presentazione viene messa da parte. La scadenza alla fine si avvicina, e allora vai di corsa e la finisci all'ultimo minuto. 

In uno scenario diverso, non hai nessun'altra attività in programma, quindi ti prendi tutto il mese per lavorare alla presentazione. Anche se ti sembra tutto a posto già dopo le prime due settimane, visto che ti rimane ancora del tempo continui ad aggiungere dettagli qua e là fino alla scadenza. Il lavoro si è espanso per occupare tutto il tempo a disposizione. 

Potenziale soluzione: i membri del team di marketing possono collaborare per determinare realisticamente la durata di un progetto, invece di fissare una scadenza arbitraria. Concentrarsi sulla quantità di tempo necessaria per un progetto anziché sulla scadenza può aumentare la produttività ed evitare inefficienze. 

Catalogo

Se sei un designer, questo esempio è dedicato a te. Immagina di dover completare un catalogo entro due settimane. Sei un creativo, sei orgoglioso del tuo lavoro e il tuo obiettivo è che tutti i tuoi progetti siano perfetti. Potresti non avere mai la sensazione di aver concluso completamente un progetto, perché scopri sempre qualcosa che potrebbe essere corretto o migliorato.

Per te le scadenze sono utili, ti aiutano a rimanere nei tempi previsti; in ogni caso tendi sempre a espandere il tuo lavoro fino all'ultimo minuto perché ti lasci appassionare da ogni progetto. 

Potenziale soluzione: coinvolgi subito il cliente nel processo di design per evitare di dedicare troppo tempo ai tuoi progetti. I punti di riferimento offerti dalle verifiche con il cliente o il responsabile possono darti il feedback necessario per valutare il progresso e quando è il momento di fermarsi. 

Settimana lavorativa di 40 ore

Quasi tutte le aziende adottano una settimana lavorativa di 40 ore. Questo modello parte dal presupposto che la maggioranza dei lavori richieda ogni settimana la stessa quantità di tempo per portare a termine le varie attività. 

Ma è davvero realistico supporre che il lavoro nel settore del marketing e in quello medico richiedano entrambi otto ore di lavoro al giorno? Sono lavori con lo stesso livello di complessità? In breve, no. Siamo circondati dagli effetti della legge di Parkinson. Alcuni sono impegnati 40 ore a settimana, mentre altri sfruttano a loro vantaggio le tecniche di gestione del tempo per portare a termine le attività in meno tempo.  

Potenziale soluzione:  prova a utilizzare il principio di Pareto, secondo il quale il 20% delle cause provoca l'80% degli effetti. Concentrarsi sull'impatto e non sul tempo dedicato al lavoro può contribuire ad aumentare la produttività.

Come combattere gli effetti della legge di Parkinson

Per combattere gli effetti della legge di Parkinson e sfruttare meglio il tempo puoi utilizzare delle strategie specifiche. Quando riesci a impedire al tuo lavoro di espandersi fino a occupare tutto il tuo tempo, porterai a termine più rapidamente il tuo lavoro e avrai più tempo a disposizione per il relax o dedicarti ad altre attività.

1. Pianifica il lavoro in maniera strategica

Pianificando in anticipo il lavoro in maniera strategica, la tendenza a procrastinare diminuisce e più sarai efficiente. La creazione di un piano di gestione del tempo consente di valutare quanto tempo richiedono le varie attività e quindi di pianificarle di conseguenza. 

Nel piano, dovresti definire quanto segue:

• obiettivi SMART

• elenco di attività e azioni 

• cronologia per il completamento

• risorse necessarie 

• date in cui controllare lo stato di avanzamento

Puoi anche creare un piano strategico più ampio per i tuoi obiettivi a breve e lungo termine legati alla tua azienda. In questo modo, sarai motivato a essere più produttivo sul lavoro.

2. Datti delle scadenze

Il primo passo per combattere gli effetti della legge di Parkinson è di darsi delle scadenze. Anziché adottare la mentalità del "quanto tempo ho", inizia a pensare a quanto tempo ti serve effettivamente per ciascuna attività, e imposta le scadenze di conseguenza. 

Per avere un'idea del tempo necessario per un'attività, queste sono le fasi da seguire. 

• Comprendere le esigenze del progetto: per determinare il tempo necessario a completare un progetto, è essenziale avere un'idea di massima delle sue esigenze. Questa fase include la creazione di un elenco di tutte le attività e sottoattività del progetto. 

• Definire la priorità delle attività: quando hai terminato con l'elenco dei requisiti del progetto, puoi passare a definire la priorità delle cose da fare e a decidere quali attività sono più importanti e/o più complesse. Le attività che richiedono più tempo dovrebbero essere in cima all'elenco.

• Decidere chi deve essere coinvolto: se degli elementi del tuo progetto richiedono l'assistenza dei colleghi, dovrai valutare chi coinvolgere. Contattare il team all'inizio del progetto ti farà risparmiare tempo in seguito.

• Valutare il tempo necessario: adesso dovresti avere una buona conoscenza delle persone coinvolte nel prossimo progetto, delle attività e delle modalità di collaborazione. Puoi quindi passare a definire una stima realistica del tempo necessario al suo completamento, in base al tuo carico di lavoro e al tuo livello di produttività personale. 

Pensa alle tue attività come a degli obiettivi a breve termine da raggiungere: prima li raggiungi, più tempo avrai a disposizione per fare qualcos'altro.

3. Prova il timeboxing

Il timeboxing è una strategia per la produttività sul lavoro che ti può aiutare a combattere la procrastinazione, recuperare la produttività persa e concentrarti sulle attività più importanti. 

Il timeboxing implica la definizione di un obiettivo, per terminare un'attività in un determinato intervallo di tempo. Quando programmi la durata di un'attività prima di iniziarla, diventi più consapevole del tuo lavoro. Puoi usare il timeboxing per programmare attività individuali, mantenere organizzato il tuo team o gestire più efficacemente le riunioni.

4. Prova la tecnica del pomodoro

Simile al timeboxing, la tecnica del pomodoro prevede delle sessioni di lavoro ininterrotte, intervallate da pause brevi e frequenti, con l'obiettivo di aumentare la produttività e ridurre l'affaticamento mentale. Questa tecnica usa delle sessioni di lavoro di 25 minuti, con pause di cinque per massimizzare la concentrazione. 

La gestione del tempo con la tecnica del pomodoro richiede un approccio in cinque fasi.

1. Creare un elenco delle attività in ordine di importanza.

2. Impostare il timer a 25 minuti.

3. Lavorare all'attività per tutti e 25 i minuti.

4. Fare una pausa di cinque minuti.

5. Dopo quattro cicli, fare una pausa di 15-30 minuti.

5. Usa strumenti di gestione delle attività

L'utilizzo di uno strumento per la gestione del tempo è il modo ideale di organizzare la tua giornata lavorativa, programmare le scadenze personali e fare in modo di avere tempo a sufficienza per gestire le tue priorità. Puoi anche creare liste delle cose da fare per riuscire a rispettare le scadenze dei progetti, sia quelli che richiedono la collaborazione del team che quelli personali. 

Combattere gli effetti della legge di Parkinson è fondamentale per riprendersi il controllo del tempo e riuscire a fare più cose. Se riesci a completare le attività prima della scadenza, il tempo extra può essere utilizzato per portarti avanti con il lavoro o semplicemente fare una pausa. L'obiettivo è quello di essere più efficienti, non di lavorare troppo. 

Ottieni di più in meno tempo con la legge di Parkinson

Una volta compresi i meccanismi alla base della legge di Parkinson e il loro funzionamento, sarai in grado di sfruttarli a tuo vantaggio. Con le giuste strategie, come la pianificazione proattiva, le scadenze personali e la definizione della priorità delle attività, puoi ottenere di più in meno tempo, e raggiungere un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

L'utilizzo di un software per la gestione delle attività può integrare le strategie adottate per riuscire a raggiungere i tuoi obiettivi.