Come assegnare la priorità alle attività più importanti

Anche tu inizi la giornata con l'intenzione di essere il più produttivo possibile? Eppure, con il passare della giornata, ti ritrovi a dover gestire svariate richieste urgenti e con una lista di attività sempre più lunga. Così, quello che ti eri inizialmente prefissato di portare a termine finisce per essere sempre rimandato.

Se la cosa ti risulta familiare, non succede solo a te. Molti di noi non hanno un metodo per assegnare priorità sul lavoro e si sentono sempre come se stessero rincorrendo il tempo. Rischiamo di non rispettare scadenze chiave e ci preoccupiamo costantemente di restare al passo senza perdere la concentrazione. Ma quando è troppo è troppo. Puoi giocare d'anticipo e rispettare le scadenze con alcuni semplici metodi per stabilire le priorità e gestire il tuo carico di lavoro.

Quando segui un metodo per organizzare le priorità del tuo lavoro, puoi agire in maniera proattiva anziché reattiva. In questo modo, riuscirai ad aumentare la tua produttività, rispettare le scadenze e gestire al meglio il tuo tempo. Dai un'occhiata ai suggerimenti qui di seguito e trova un metodo che ti aiuti a stabilire le priorità sul lavoro.

Crea una lista di attività basata sulle cose da fare

Non puoi decidere come assegnare la priorità alle attività se non hai una panoramica generale di tutto ciò che devi fare. Può sembrare scontato, ma è una cosa della quale spesso ci si dimentica nella fretta di buttarsi a capofitto in un progetto. Prenditi, invece, il ​​tempo per creare una lista delle attività da svolgere in tutti i tuoi progetti. Assicurati di suddividere le attività più grandi in sottoattività, così da non sentirti sopraffatto dalla mole di lavoro.

Dopo aver riunito ed elencato le tue attività in un unico posto, aggiungi ulteriori informazioni, come il tempo necessario per completarle, il livello di importanza o di urgenza e la data di scadenza. Con tutte le tue attività in un unico posto, avrai una panoramica di ciò che deve essere fatto e un'idea della mole di lavoro e del tempo a disposizione, e saprai cosa richiede la tua attenzione sin da subito.

Non preoccuparti ancora di organizzare le tue attività: per iniziare, basta raggrupparle tutte in uno stesso posto. Riunire tutto insieme è un primo passo fondamentale perché, se si riesce a organizzarsi all'inizio di un progetto o di un trimestre, è poi molto più facile rimanere organizzati per un periodo di tempo più lungo.

Suggerimento Asana: Le mie attività è una funzionalità di Asana che raccoglie automaticamente tutte le attività che ti sono state assegnate in una singola vista. Puoi usarla come lista di controllo principale per concentrarti sulle attività più importanti e organizzare e assegnare la priorità in base alle date di scadenza.

Adotta un metodo per assegnare la priorità alle attività e organizzare così la tua lista di cose da fare

Il modo in cui gestisci la priorità delle tue attività dipenderà dalla natura del tuo lavoro e dal tuo modo di lavorare personale, ma ci sono alcuni metodi comuni per assegnare priorità alle attività che potrebbero tornarti utili. Diamo un'occhiata ad alcuni metodi per gestire la priorità delle attività.

1. Ingoia il rospo

Il metodo Ingoia il rospo non è un suggerimento da prendere alla lettera, ma piuttosto un sistema basato su una citazione attribuita al saggio Mark Twain: "Se devi ingoiare un rospo, è meglio che tu lo faccia come prima cosa al mattino". Nel mondo della gestione del lavoro, ciò si traduce nell'affrontare attività più grandi o complesse prima di passare a quelle meno importanti o urgenti.

Le attività importanti legate a obiettivi chiave o OKR dovrebbero essere le prime nell'elenco delle priorità quando inizi la giornata. Dopo aver ingoiato il rospo del giorno, potrai dedicarti ad altre attività in base a fattori quali la scadenza, e ti sentirai meno stressato perché il lavoro più importante è già stato fatto.

Il metodo Ingoia il rospo in azione: finisci quella presentazione che farai al gruppo direzionale alla fine della settimana prima di rispondere alle email, lavorare sul modulo di revisione, chiamare i clienti o riesaminare i contratti. Se ti dedichi a un grande progetto prima di fare qualsiasi altra cosa, non perderai la concentrazione né sarai distratto da attività o domande casuali. In questo modo, avrai svolto gran parte del lavoro senza nemmeno accorgertene.

2. Matrice di Eisenhower

Un altro metodo è la matrice di Eisenhower, detta matrice urgente-importante. Secondo questo metodo, le attività sono organizzate in quattro quadranti, a seconda che siano importanti, urgenti, importanti e urgenti o né importanti né urgenti. Dwight D. Eisenhower, generale a cinque stelle durante la Seconda guerra mondiale e poi presidente degli Stati Uniti, creò questo metodo per prendere rapidamente decisioni importanti.

Questo approccio ti aiuta a decidere cosa fare subito (importante e urgente), cosa devi pianificare (importante ma non urgente), cosa puoi delegare (non importante ma urgente) e cosa puoi eventualmente eliminare (non importante e non urgente). È un ottimo metodo per stabilire la priorità delle attività, prendere decisioni in maniera rapida e restare organizzati.

La matrice di Eisenhower in azione: un collega ti ha appena inviato un'email chiedendoti di aiutarlo a creare una presentazione di vendita. Questa richiesta è urgente perché deve essere fatta oggi, ma è abbastanza importante (per te) da rimandare i tuoi impegni? Valuta importanza e urgenza di ogni attività sulla tua lista giornaliera, per decidere se puoi spostarne qualcuna per aiutare il tuo collega o se la sua richiesta deve essere posticipata. Conoscere i tuoi impegni ti aiuta anche a dire "no" quando è necessario.

3. Metodo ABCDE

Con il metodo ABCDE, assegni a ogni attività nella lista che hai creato una lettera in base al suo livello di importanza e poi le svolgi di conseguenza. È un modo per valutare rapidamente l'importanza delle attività, al fine di stabilire le priorità e gestire il tempo. Le lettere rappresentano la valutazione da dare alle tue attività, da A (molto importante) fino a E (eliminare quando possibile). Assicurati sempre di iniziare dalle attività contrassegnate con A e B, perché sono quelle dalle quali dipende la riuscita del tuo lavoro.

Il metodo ABCDE funziona bene anche se combinato con il metodo Ingoia il rospo. Inizia la giornata dalle attività contrassegnate con A e B, per poi proseguire con quelle di minore importanza, come C, D ed E.

Il metodo ABCDE in azione: oggi hai otto ore di lavoro a disposizione, ma le attività sulla tua lista ne richiederebbero quindici. Quando assegni una lettera alle attività, solo due possono essere classificate come A, mentre la maggior parte sono attività D che puoi delegare o riprogrammare. Ora sai che dovrai concentrarti solo sulle attività A e rimandare le D a più tardi o delegarle a un collega del team. Quello che sembrava un carico di lavoro enorme si è trasformato in una lista di attività con priorità definite, incentrato sui compiti imprescindibili della giornata.

4. Metodo chunking

Nel metodo chunking, un "chunk" (pezzo) è un'attività lavorativa sulla quale concentrarsi. Può essere indipendente (svuotare la tua casella di posta), una parte di un progetto più ampio (completare la prima bozza di un documento) o un insieme di piccole attività non collegate tra loro. In pratica, si tratta di trasformare questi "pezzi" in periodi di tempo durante i quali concentrarsi a fondo e senza interruzioni.

Elimina le distrazioni esterne e comunica agli altri che non sei disponibile utilizzando strumenti di collaborazione con funzioni come "Non disturbare". Volendo, puoi anche riservare dei periodi di tempo sul calendario da dedicare a un momento di concentrazione assoluta e quindi segnalare ai tuoi colleghi di non pianificare nulla che ti coinvolga in quei momenti. E se trovi che questo metodo sia valido e ne hai la possibilità, perché non introdurre i mercoledì senza riunioni per te e il tuo team?. A ogni modo, non dimenticare di fare delle pause tra un blocco di lavoro e l'altro per rilassarti e rigenerarti.

Il metodo chunking in azione: potresti iniziare la tua giornata con un'ora di lavoro di progettazione, seguita da una pausa caffè. Poi, due ore di riunioni programmate, il pranzo e trenta minuti per rispondere alle email. Per finire, un'ora di ricerche su un nuovo cliente. Annota tutte le tue attività nel calendario, per assumertene la responsabilità e assicurarti che nessuno aggiunga attività al tuo programma. Concludi la giornata facendo una breve pausa sui social, partecipando alla riunione di aggiornamento del team e terminando con un'ultima ora di lavoro sulla progettazione.

Suggerimento di Asana: se utilizzi Asana per gestire le tue attività, puoi creare campi personalizzati per aggiungere ulteriori informazioni, come una valutazione in lettere (se usi il metodo ABCDE), urgenza e importanza (se utilizzi la matrice di Eisenhower), livello di priorità (se usi il metodo Ingoia il rospo) o calcolare quanto tempo ci vorrà per completarle.

Usa il calendario per programmare le attività

Che un'attività richieda minuti o settimane per essere completata, ha comunque un inizio e una fine. Quindi, una volta che hai la tua lista, aggiungi una data di inizio e una di fine a ogni attività. In questo modo, nessun dettaglio potrà sfuggirti quando ci sono novità e le priorità devono essere cambiate.

Se ti viene assegnata un'attività con date di inizio o di fine poco chiare, assicurati di chiedere queste informazioni per poter programmare il tempo necessario per lavorarci su e stabilire le aspettative. Una volta che conosci queste date, potresti anche impostare la tua data di fine personale prima della scadenza effettiva, così da poter far fronte a eventuali imprevisti o consegnare il lavoro in anticipo. Pensa al tuo lavoro come a un puzzle: tieni presente che i pezzi dovranno incastrarsi l'uno con l'altro e le date di inizio e di fine sono i bordi di quei pezzi.

Per riprendere la metafora, se le attività sono pezzi di un puzzle, con date di inizio e di fine che rappresentano i loro bordi, allora il tuo calendario è la tavola dove assembli il puzzle. Usalo per programmare il lavoro, bilanciare le attività che richiedono maggiore impegno e hanno maggiore priorità, in modo da non sovraccaricarti e assicurarti di rispettare le scadenze. Se stai adottando uno dei metodi di assegnazione delle priorità di cui sopra, o una combinazione dei tuoi preferiti, usa questa struttura per meglio completare il tuo programma e gestire il tempo.

Suggerimento di Asana: con la vista Calendario di Asana, potrai individuare i giorni in cui potresti avere un carico di lavoro eccessivo e anche visualizzare i periodi di tempo libero. Usa questa vista per spostare le attività e distribuire il tuo lavoro in modo più uniforme. Quando gestisci proattivamente il tuo calendario, puoi organizzare le attività con maggiore facilità e inizierai la giornata sapendo esattamente quali devono essere portate a termine prima.

Comunica lo stato di avanzamento delle attività ai tuoi colleghi

Infine, non dimenticare di aggiornare regolarmente i colleghi del team, che potrebbero essere in attesa che tu completi un'attività o aver bisogno di un po' del tuo tempo. Fornendo aggiornamenti in maniera proattiva ai tuoi colleghi sull'avanzamento di un'attività, quando prevedi di completarla o eventuali ritardi o blocchi che si presentano, puoi ridurre la quantità di richieste di aggiornamento che ricevi. Invece di rispondere costantemente a queste richieste, puoi continuare a fare il tuo lavoro in modo produttivo ed efficiente.

Suggerimento di Asana: Asana offre la possibilità di aggiungere commenti alle attività, permettendoti di condividere aggiornamenti e fare domande di follow-up direttamente in un'attività, per mantenere la comunicazione collegata al lavoro. In alternativa, puoi usare gli aggiornamenti sullo stato all'interno di un progetto, per informare le parti interessate dei tuoi progressi in un progetto specifico e non solo in un'attività.

Il lavoro con priorità stabilite è un lavoro produttivo

Quando stabilisci chiaramente le priorità del tuo lavoro, puoi incrementare la produttività, gestire meglio il tuo tempo e assicurarti di rispettare le scadenze. Aumenta ancora di più la tua produttività usando uno strumento di gestione del lavoro come Asana, per organizzare e gestire tutte le tue attività, grandi o piccole che siano, in un unico posto.

Per ulteriori suggerimenti, leggi il nostro articolo Diciotto suggerimenti per la gestione del tempo, strategie e soluzioni rapide per ottenere il massimo dal tuo lavoro.