Prova il timeboxing: la strategia di gestione del tempo basata sugli obiettivi

È capitato a tutti: un incarico che avrebbe dovuto richiedere 30 minuti ha finito per prendere un'intera giornata di lavoro. Quando non stabilisci un limite di tempo, è facile che il lavoro si trascini più del dovuto. C'è anche un nome per questo fenomeno: legge di Parkinson, che afferma che "Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile".

Il timeboxing è una delle numerose strategie di gestione del tempo che ti aiutano a dettare i tempi della tua giornata lavorativa. Invece di perdere ore su attività facili, questa tecnica ti aiuta a smettere di temporeggiare, migliorare la produttività e concentrarti su ciò che conta. Con il timeboxing, assegni a ciascuna attività una determinata durata, in modo da dedicare meno tempo alla pianificazione e più al lavoro.

Cos'è il timeboxing?

Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che ti aiuta ad aumentare la produttività e ridurre gli indugi. Quando crei un blocco di tempo ("timebox"), ti poni l'obiettivo di completare un'attività entro un determinato lasso di tempo.

Stabilire in anticipo quanto impiegherai a svolgere un'attività consente di gestire meglio tempo e lavoro e può contribuire a ridurre le attività superflue, che attualmente prendono fino al 60% del nostro tempo. Invece di rincorrere approvazioni o cercare documenti, puoi assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno proprio davanti a te quando inizi a lavorare nel tuo blocco di tempo.

Puoi utilizzare il timeboxing per pianificare singole attività, aiutare il tuo team a organizzarsi o gestire le riunioni in modo più efficace. Tutte e tre le strategie si basano sulla stessa metodologia. Non importa per cosa stai usando il timeboxing, il primo passo è decidere se devi lavorare in blocchi di tempo rigidi o flessibili.

Timeboxing rigido e flessibile

Prima di stabilire un blocco di tempo, devi decidere se sarà rigido o flessibile. Se è rigido significa che la tua attività deve interrompersi quando il tempo è scaduto, anche se non l'hai completata. Questa strategia può essere particolarmente utile se sei incline al perfezionismo e spesso ritocchi attività che erano già state completate. Applicando intervalli di tempo rigidi al team, riuscirai ad affrontare ogni attività del tuo backlog. Allo stesso modo, il loro utilizzo durante una riunione può aiutarti a trattare ogni argomento nella tua agenda.

Un blocco di tempo flessibile, d'altro canto, offre maggiore elasticità, poiché è solo un'indicazione di quando dovresti concludere ciò che stai facendo e passare all'attività successiva. Puoi utilizzare intervalli di tempo flessibili per lavori complessi, soprattutto se non hai certezza di quanto tempo richiede un'attività quando la inizi. A livello di team, questa strategia offre ai tuoi collaboratori una maggiore flessibilità, consentendo comunque a tutti di allinearsi su quando il lavoro dovrebbe essere completato. Durante una riunione, l'utilizzo di blocchi di tempo flessibili può aiutarti a rimanere nei tempi previsti, senza interrompere la conversazione, come potrebbe accadere con quelli rigidi.

Scegliere di usare blocchi di tempo rigidi o flessibili dipende da quali sono i tuoi obiettivi lavorativi e non devi necessariamente usare solo gli uni o gli altri. All'inizio di ogni blocco, stabilisci se sarà rigido o flessibile e attieniti a questa scelta.

Come organizzo il lavoro in un certo blocco di tempo?

Per organizzare il lavoro in un blocco di tempo, individua un'attività che deve essere svolta e segui questi passaggi.

1. Calcola quanto tempo dovrebbe richiedere.

2. Individua e segna sul calendario quando tu o il tuo team la svolgerete.

3. Stabilisci se il blocco di tempo è rigido o flessibile.

4. Inizia a lavorare.

5. Evita distrazioni durante lo svolgimento dell'attività per non perdere la concentrazione.

6. Porta a termine l'attività e poi fai una pausa.

Che durata deve avere un blocco di tempo?

Non esiste una regola fissa. Alcuni team, in particolare quelli Agile, utilizzano il termine "timebox" per indicare settimane o mesi di lavoro. Per un risultato ottimale, stabilisci un periodo di tempo da dedicare al deep work per concentrarti su quella particolare attività e lavorare senza interruzioni. Per eliminare le distrazioni, disattiva le notifiche con funzionalità come "Non disturbare".

Questo non vuol dire che non puoi utilizzare il timeboxing per compiti che richiedono molto tempo. Se un'attività necessita di due o tre ore, puoi suddividerla in attività più snelle.

Supponiamo, per esempio, che tu debba creare un ebook di 25 pagine che richiederà più cicli di rilettura, revisione e creazione di materiale grafico. Questo progetto si estenderà nel corso di alcune settimane, durante le quali dovrai probabilmente destreggiarti tra altri progetti e attività. Suddividere un progetto grande in blocchi di tempo gestibili, non solo rende l'attività "creare un ebook" più facile da gestire, ma aiuta anche a fare progressi costanti verso il tuo obiettivo.

Il timeboxing non è una strategia per portare a termine il lavoro più velocemente, bensì un modo efficace per suddividere e ripensare le attività. Nel caso dell'ebook, potresti organizzare le ricerche necessarie in blocchi di tempo, prima di dedicarti all'abbozzo. Distribuirle su più giorni ti aiuta ad avanzare verso il tuo obiettivo senza l'ansia di non riuscire a finire. Una volta terminata la fase di ricerca, organizza blocchi di tempo per scrivere, rivedere e approvare la bozza. Continua a suddividere la creazione dell'ebook in attività più piccole e concediti qualche giorno di pausa durante il lavoro per evitare il burnout. In questo modo, eviti di procrastinare e rendi il compito più gestibile.

Sette consigli per usare il timeboxing per il tuo lavoro

Se vuoi utilizzare il timeboxing per migliorare la concentrazione o evitare di procrastinare, prova questi sette suggerimenti per una gestione efficace del tempo.

1. Assegna una priorità ai blocchi di tempo

In una giornata piena di impegni, potrebbe venirti la tentazione di riorganizzare, riprogrammare o cancellare i blocchi di tempo che hai in programma. Cerca di evitarlo il più possibile. Una volta pianificati, pensa ai blocchi di tempo come a delle riunioni che hai programmato solo con te. Non hai intenzione di fare le cose in modo approssimativo. Piuttosto, hai preso l'impegno con te di lavorare a quell'attività durante il tempo programmato. Proprio come non annulleresti una riunione con un membro del team all'ultimo minuto a meno che non fosse assolutamente necessario, non dovresti nemmeno farlo con un blocco di tempo di lavoro programmato.

2. Visualizza il tempo per capirlo meglio

Il timeboxing è più efficace quando puoi vedere i blocchi di tempo. Usare un calendario per programmare e visualizzare le attività che richiedono maggiore concentrazione e la relativa durata è di grande aiuto. Inoltre, ti consente di rispettare il programma e di far sapere ai membri del team quando non sei disponibile, in modo che pianifichino una riunione o ti contattino per delle domande in un altro momento.

3. Imposta un timer

Che tu lavori in blocchi di tempo rigidi o flessibili, imposta un timer in modo da sapere quando scade il tempo a tua disposizione. Ricorda: il tuo obiettivo è completare un'attività particolare in un determinato lasso di tempo. Un timer può inchiodarti alle tue responsabilità e avvisarti quando il tempo è scaduto.

Impostando un timer, non dovrai preoccuparti dello scorrere del tempo, di controllare costantemente l'orologio o assicurarti di non arrivare in ritardo alla prossima riunione. Hai un certo intervallo di tempo a disposizione per immergerti nel lavoro ed entrare nello stato di flow.

Nel caso di un blocco di tempo rigido, pianifica di passare all'attività successiva una volta che il tempo è scaduto. Se non hai finito quello a cui stavi lavorando, puoi riprenderlo in un secondo momento. Per i blocchi di tempo flessibili, usa il timer come un'indicazione di quando dovresti concludere ciò che stai facendo, in quanto puoi dedicare all'attività altri cinque o dieci minuti e poi passare alla successiva.

4. Disattiva le notifiche o imposta la modalità "Non disturbare"

I blocchi di tempo sono efficaci perché ti aiutano a concentrarti sull'attività da svolgere e a entrare nello stato di flow. Spesso distogliamo la nostra attenzione o veniamo interrotti da situazioni esterne, che, oltre a far diminuire la nostra produttività, ci impediscono anche di svolgere un lavoro efficace e di impatto. Ad ogni modo, a nessuno piace essere distratto inutilmente mentre è immerso nel lavoro.

Disattivando le notifiche o utilizzando la funzione "Non disturbare", puoi assicurarti che nessuno ti disturbi e allo stesso tempo far sapere ai membri del team che li ricontatterai il prima possibile. La maggior parte degli strumenti consente ai membri del team di "ignorare" queste impostazioni se hanno bisogno di contattarti e pertanto non sarai completamente irraggiungibile, ma non riceverai notifiche non necessarie mentre lavori nel tuo blocco di tempo.

5. Prenditi delle pause tra i blocchi di tempo

In Asana, quando parliamo di produttività, non intendiamo "fare quanto più possibile", né tantomeno è questo l'obiettivo del timeboxing. Piuttosto, pensiamo alle strategie di gestione del tempo come a un modo per massimizzare la tua efficienza e avere il maggiore impatto possibile con il tuo lavoro.

Allo stesso modo, applicare il timeboxing al tuo lavoro non è un modo per ottenere la massima produttività assoluta, ma per aiutarti a gestire in maniera efficace il tuo tempo. Come in tutte le attività che richiedono molta concentrazione, è importante fare brevi pause tra i blocchi di lavoro, anche solo per alzarti e sgranchirti un po' o bere un bicchiere d'acqua.

6. Utilizza uno strumento di gestione del lavoro

Prima di determinare un blocco di tempo, devi sapere cosa devi fare. Se non ce l'hai già, stila una lista di cose da fare in un progetto o uno strumento di gestione del lavoro, come Asana. Questi strumenti ti aiutano a identificare quali attività importanti sono in programma e cosa c'è da fare ogni giorno.

7. Raggruppa le attività simili

Per un timeboxing efficace, crea blocchi di tempo distinti per la maggior parte delle attività o iniziative. Nonostante i vantaggi di questa tecnica, il passaggio da un'attività all'altra richiede comunque tempo ed energia mentale. Raggruppa le attività simili in blocchi di tempo consecutivi, così da garantire una certa continuità, anche mentre lavori a iniziative individuali. Raggruppare attività simili può aiutarti a mantenere la concentrazione, anche quando passi da un blocco di tempo all'altro.

Se, ad esempio, fai parte di un team commerciale, potresti dover creare presentazioni ed email per varie opportunità di vendita. L'ideale sarebbe creare blocchi di tempo per ogni attività. Raggruppa poi le attività per lo stesso cliente in blocchi di tempo consecutivi. Ad esempio, se devi creare una presentazione e un messaggio di posta elettronica per l'azienda A e una presentazione per l'azienda B, svolgi entrambe le attività per l'azienda A in intervalli di tempo consecutivi, prima di passare al lavoro per l'azienda B.

Quattro modi di utilizzare il timeboxing con il tuo team

Oltre a essere un efficace strumento di produttività personale, il timeboxing può aiutarti a condurre e gestire un team. Tieni presente che il lavoro in blocchi di tempo non dovrebbe essere un'azione punitiva, ma piuttosto un modo per il tuo team di organizzarsi meglio e dare la giusta priorità al lavoro. Ecco come.

1. Stabilisci perché vuoi usare il timeboxing

Il timeboxing può essere un ottimo strumento di gestione, ma assicurati che tutti i membri del tuo team concordino sul motivo per cui lo utilizzi e per quali attività. State provando questa tecnica a livello di team per vedere se fa al caso vostro? È una nuova strategia che vuoi implementare per capire meglio quanto tempo richiede il lavoro? Ci sono stati problemi di produttività che vuoi risolvere?

Parlane con il tuo team, concedendo tempo per fare domande e dare feedback, affinché la tua strategia di timeboxing sia efficace.

2. Organizza le attività del team in uno strumento di gestione del lavoro

Per implementare il timeboxing a livello di team in modo efficace, è necessario sapere nei dettagli ciò a cui tutti stanno lavorando e quali sono le scadenze. Uno strumento di gestione del lavoro offre al tuo team una panoramica di tutto ciò che c'è da fare, migliorando la chiarezza e la collaborazione. Quando sai chi sta facendo cosa e per quando, puoi capire meglio il carico di lavoro di ognuno e assegnare le priorità in modo più efficace.

3. Concorda quanto tempo, in media, dovrebbe richiedere il completamento delle attività

Se usi il timeboxing con i membri del tuo team, concorda la durata media delle attività durante i prossimi colloqui individuali. Ad esempio, se fai parte di un team di programmatori, stabilisci quanto tempo in media dovrebbe richiedere la correzione dei bug; se fai parte di un team di design, determina le aspettative di consegna dei vari materiali creativi.

Decidere insieme la durata dei vari blocchi di tempo non significa che tutto deve essere completato in quell'esatto lasso di tempo. A volte le attività sono più complicate e le rispettive tempistiche dovrebbero essere più lunghe, ma avere un riferimento aiuta te e il tuo team a procedere con il timeboxing nella maniera più efficace possibile. Una volta stabilite le aspettative, puoi sempre rivederle durante i futuri colloqui individuali e riadattarle secondo necessità.

4. Fai prendere pause al team

Proprio come il timeboxing individuale, è importante che il team faccia delle pause. Oltre che per il lavoro, considera l'utilizzo dei blocchi di tempo per i momenti di inattività, al fine di garantire che i membri del team facciano delle pause. Inoltre, chiarendo che il tempo dedicato alle pause è importante quanto quello dedicato al lavoro o alle attività, puoi prevenire in modo proattivo il burnout o lo stress da carico di lavoro.

Tre modi di utilizzare il timeboxing per le riunioni

Se gestite in modo efficace, le riunioni ti consentono di portare a termine un bel po' di lavoro. Invece, troppo spesso sono vaghe e mancano di obiettivi chiari, con un conseguente calo di concentrazione da parte dei membri del team, che passano più tempo a discutere che a occuparsi di attività concrete.

Per rendere le riunioni efficaci, è importante avere sempre uno scopo e un ordine del giorno. Il timeboxing può aumentarne l'efficacia aiutando te e il tuo team a rimanere nei tempi e a discutere tutti gli argomenti in agenda. Ecco come.

1. Condividi gli ordini del giorno delle riunioni con argomenti e limiti di tempo

Il modo più semplice di applicare il timeboxing a una riunione è qualcosa che probabilmente già fai: creare un ordine del giorno. Quando lo invii ai partecipanti, fai sì che a tutti sia chiaro lo scopo. Con un ordine del giorno, puoi assicurarti che il tuo team usi efficacemente il tempo a disposizione per prendere decisioni e far progredire il lavoro.

Nell'ordine del giorno, aggiungi accanto a ciascun punto il tempo previsto per discuterne. È anche utile chiarire se si tratta di blocchi di tempo rigidi o flessibili. Infine, assicurati di condividere in anticipo l'ordine del giorno, insieme a qualsiasi materiale pertinente che deve essere letto prima con il tuo team. In questo modo, tutti possono venire preparati. Una volta iniziata la riunione, condividi nuovamente l'ordine del giorno o tienilo sullo schermo a beneficio di tutti.

2. Decidi se usare blocchi di tempo rigidi o flessibili

Assicurati di chiarire se stai utilizzando blocchi di tempo rigidi o flessibili nell'ordine del giorno della riunione e poi di nuovo all'inizio della stessa. Se i partecipanti sono a conoscenza dei limiti in anticipo, si ridurrà la confusione durante l'incontro.

Esempi di quando utilizzare blocchi di tempo flessibili in una riunione

A meno che l'agenda della riunione non sia fitta, cerca di creare intervalli di tempo flessibili, in modo da far sapere ai membri del team quando il loro tempo è scaduto, senza però l'ansia di dover concludere in fretta. Esempi di riunioni includono:

• riunioni di tutto il personale

• riunioni stand-up giornaliere

• riunioni di avvio dei progetti

• webinar

• formazione dei nuovi assunti

• test utenti

Esempi di quando utilizzare blocchi di tempo di lavoro rigidi in una riunione

Utilizza intervalli di tempo rigidi se i punti all'ordine del giorno sono tanti e devi tassativamente trattarli tutti. Alcune riunioni di esempio sono:

• workshop sulla progettazione o revisione di progetti

• riunioni esplorative

• riunioni con molti punti in agenda

• piani di progetto

Se sei tu a condurre la riunione, stabilire limiti di tempo rigidi può essere un compito scomodo. A nessuno piace interrompere un oratore o i membri del team a metà discorso. Prima di iniziare, assicurati che al tuo team sia chiaro che i blocchi di tempo sono rigidi per evitare momenti imbarazzanti. Potrebbe anche risultare utile ricordare loro il perché di questa scelta, ad esempio perché dovete discutere tutti gli argomenti in agenda.

Esempi di riunioni nelle quali non applicare il timeboxing

Il timeboxing non è adatto a tutti i tipi di riunione. Infatti, per alcune è più adatto uno stile di conversazione libero. L'ideale sarebbe inviare sempre un ordine del giorno, anche se è solo una bozza di ciò che ti aspetti di discutere. Evita di stabilire blocchi temporali per riunioni come:

• sessioni di lavoro

• colloqui individuali

• team building

• sessioni di brainstorming

3. Informa chi ha la parola che il suo tempo a disposizione è scaduto

Che tu utilizzi blocchi di tempo rigidi o flessibili, assicurati di comunicare ai membri del team quando il loro tempo è quasi scaduto. Sta a te decidere quanto preavviso dare e se lancerai più segnali. Ovviamente, evita di interrompere la conversazione troppe volte, quindi prova vari segnali di avvertimento per vedere quale funziona meglio. Ad esempio, potresti usare un segnale acustico quando manca un minuto o alzare la mano sinistra per indicare che mancano 30 secondi. Se la riunione si svolge in videoconferenza, potresti lasciare un commento nella chat.

I vantaggi del timeboxing

Puoi utilizzare il timeboxing in vari modi per aumentare la tua produttività, aiutare il tuo team a coordinarsi meglio o agevolare le riunioni. Ma la domanda fondamentale è: dovresti usarlo?

Sebbene questa tecnica di gestione del tempo non sia perfetta per ogni situazione, eccome come può aiutarti.

• Lavorare in maniera più consapevole. Per lavorare in blocchi di tempo, devi prima decidere quali attività svolgere e quanto tempo dedicare a ciascuna di esse. Conoscere questi dettagli per ogni attività ti aiuta ad avere maggiore consapevolezza di come usi il tuo tempo.

• Migliorare la concentrazione sul lavoro. Quando lavori in blocchi di tempo, il tuo cervello percepisce che questo è tempo prezioso e che va sfruttato per dedicarsi completamente a un lavoro. Ciò può aiutarti a migliorare la concentrazione e, di riflesso, la produttività.

• Ridurre il multitasking. La verità è che il cervello umano non è adatto al multitasking. Ogni volta che passiamo da un'attività all'altra, il nostro cervello ha bisogno di "ricaricare" le relative informazioni e ciò richiede tempo ed energia preziosi, anche se non te ne rendi conto. Con il timeboxing, ti concentri su un'attività (o su un gruppo di attività correlate) alla volta, evitando di passare da un progetto all'altro.

• Aumentare la motivazione con una gestione del tempo basata su obiettivi. Quando lavori in blocchi di tempo, ti poni un obiettivo: completare una determinata attività entro certi limiti di tempo predefiniti. Anche se non sempre ci riesci, avere un obiettivo può essere motivante, specialmente se devi lavorare a qualcosa che non ti entusiasma.

• Stabilire un programma di lavoro prevedibile. Il timeboxing può aiutarti ad avere un'idea più chiara di come saranno le tue giornate, dal momento che puoi vedere sul tuo calendario quando svolgerai certe attività. Ciò ti può aiutare a non "tirare a indovinare" durante la pianificazione del lavoro e ad affrontare ogni giorno con sicurezza e chiarezza.

• Ridurre il perfezionismo. Se torni spesso su attività già completate, il timeboxing può sbloccarti e aiutarti ad aumentare la tua produttività, in quanto si basa sul principio dell'avanzamento invece che della perfezione. Una volta scaduto il tempo, devi andare avanti, anche se l'attività a cui stai lavorando non è perfetta.

Gli svantaggi del timeboxing

Sebbene questa strategia di gestione del tempo offra molti vantaggi, non è per tutti. Ecco gli svantaggi più comuni e come gestirli.

Problema: faccio fatica a completare l'attività prima che scada il tempo

Soluzione: potresti incorrere in questo problema se inizialmente non hai messo in conto abbastanza tempo per completare l'attività. Ma non preoccuparti, fa parte del processo di apprendimento. All'inizio, prova a usare blocchi di tempo flessibili, in modo da poter completare le attività anche se calcoli male il tempo necessario. Più blocchi di tempo definisci, meglio riuscirai a stimare quanto tempo richiede un'attività.

Problema: i blocchi di tempo sono troppo brevi

Soluzione: a nostro avviso, questo in realtà è un vantaggio. Suddividere il lavoro in blocchi più piccoli può aiutarti a capire meglio come stai effettivamente usando il tuo tempo. Se state utilizzando il timeboxing a livello di team, suddividere le attività più grandi in attività più piccole fornisce a tutti un'idea migliore di cosa fare e quando farla. Assicurati di monitorare il lavoro in un sistema di gestione del lavoro, come Asana, in modo da poter visualizzare facilmente non solo l'intero lavoro, ma anche le sue componenti più piccole.

Problema: quando il timer suona interrompe la mia concentrazione

Soluzione: la parte migliore del timeboxing è quando entri nello stato di flow e può essere frustrante quando il timer suona e devi cambiare attività. Per questo consigliamo di raggruppare attività simili in blocchi di tempo consecutivi. Supponiamo che tu debba creare una presentazione di vendita e preparare un'email per lo stesso cliente. Svolgere le due attività di seguito, facendo magari una pausa facoltativa di cinque minuti, può aiutarti a passare da un'attività all'altra.

Ricorda, il timeboxing è uno strumento al tuo servizio. Se procedi a gonfie vele e vuoi infrangere un po' le regole, fallo pure. Usalo come trampolino di lancio per un lavoro efficace, a prescindere da come lo implementi.

Problema: il timeboxing mi spinge a finire le attività in fretta, il che si traduce in un lavoro di bassa qualità

Soluzione: stabilisci intervalli di tempo realistici per le tue attività. L'obiettivo delle tecniche di gestione del tempo come il timeboxing non è tirare fuori ogni grammo di produttività che hai, in quanto l'unico risultato sarebbe il burnout, non il successo. Invece, blocchi di tempo realistici e pause tra le attività producono l'effetto desiderato.

Se stai usando il timeboxing con il tuo team e senti che ti viene messa fretta, discutine con il collega o con il responsabile. Suddividere l'attività in componenti più piccole aiuterebbe? C'è qualcosa che ti impedisce di portare a termine il lavoro in modo efficace? Il timeboxing dovrebbe aiutarti a lavorare meglio, non costringerti a lavorare troppo velocemente. Identificare ciò che potrebbe rallentarti non solo migliora le tue capacità di gestione del tempo, ma ti rende anche più efficiente sul lavoro.

Problema: ho aggiunto tutti i blocchi di tempo al mio calendario, ma lo trovo stressante.

Soluzione: il timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che può aiutarti a riprendere il controllo del tuo calendario, ma non è adatta a tutti. Se ritieni che aumenti lo stress, prova un'altra strategia di gestione del tempo, come il time blocking.

Simile al timeboxing, questa strategia può aiutarti a programmare il tuo tempo in modo più consapevole, solo che invece di pianificare un orario di inizio e di fine per ogni singola attività, creerai blocchi di tempo in cui puoi concentrarti su attività simili, come rispondere a tutte le tue email o svolgere tutto il tuo lavoro di revisione dei design. Se questa tecnica sembra più adatta a te, leggi il nostro articolo su come utilizzare il time blocking.

È arrivato il momento di provare il timeboxing

Come la maggior parte delle tecniche di gestione del tempo, il timeboxing è valido solo se ti risulta utile. Provalo, o prova altre tecniche di gestione del tempo che suddividono il lavoro in intervalli di tempo, come la tecnica del pomodoro.

A prescindere dalla strategia di gestione del tempo che utilizzi, assicurati di monitorare il lavoro in un sistema condiviso di gestione del lavoro come Asana. Un punto centrale di riferimento accessibile a tutti consente di aumentare la visibilità, suddividere il lavoro in blocchi più piccoli e migliorare la collaborazione tra team.