Diciotto suggerimenti per la gestione del tempo, strategie e soluzioni rapide per ottenere il massimo dal tuo lavoro

Al giorno d'oggi, la nostra giornata lavorativa è continuamente interrotta da strumenti, notifiche, email, social media, chi più ne ha più ne metta. Nell'epoca dell'economia della distrazione, il caos è diventato la norma.

È praticamente impossibile concentrarsi sulle cose importanti o sapere se stai dando la priorità alle attività giuste al momento giusto. Le intenzioni che hai per la tua giornata lavorativa vengono sacrificate a favore di attività ad alta priorità, messaggi che paiono urgenti e notifiche continue. L'80% dei knowledge worker ha dichiarato che, per stare al passo con le attività lavorative, lavora con un occhio sulla casella di posta in arrivo e su altre app di comunicazione. Il risultato è che i dipendenti sono meno efficienti e questo porta a messaggi persi, azioni non eseguite e scadenze non rispettate.

I modelli per la gestione del tempo possono aiutarti a riappropriarti del tempo e ad acquisire una maggiore consapevolezza relativa alla tua routine quotidiana. Invece che lasciare che sia la tua lista di cose da fare a dirti come impiegare il tuo tempo, puoi usare strategie per la gestione del tempo per definire intenzionalmente le tue priorità quotidiane e concentrarti sulle attività più importanti.

Non esiste un metodo universale per gestire il tempo. In questo articolo analizzeremo diciotto diversi suggerimenti, strategie e soluzioni rapide per aiutarti a riprendere il controllo delle tue attività e del tuo tempo.

Cos'è la gestione del tempo?

Con gestione del tempo si intende la pratica di gestire le attività in modo da assicurarsi di usare il tempo nel modo più intenzionale possibile. La gestione del tempo può aumentare la produttività, ma il vantaggio più grande di farlo con efficacia è avere la possibilità di gestire meglio le priorità della tua giornata e avere il tempo di riposarti e prenderti cura di te.

I vantaggi della gestione del tempo

Avere strategie di qualità per la gestione del tempo può aiutarti a organizzare e assegnare la priorità alle attività in modo da avere diversi vantaggi, come quelli indicati di seguito.

• Avere la sensazione di avere più tempo nella tua giornata. Se organizzi il tuo tempo intenzionalmente, potresti riuscire a limitare il numero di attività non necessarie, a ridurre la priorità delle attività che non devono essere completate in una giornata e a portare a termine più cose in meno tempo. Non vuol dire che avrai più tempo, ma che sarà più facile ottenere di più nello stesso tempo.

• Definire i confini tra lavoro e tempo per sé. Migliorare la gestione del tempo non significa solamente ottimizzare ogni secondo in favore della produttività lavorativa. Piuttosto, queste strategie possono aiutarti a portare a termine le attività più importanti e a identificare quelle che possono aspettare fino a domani. Dando priorità al lavoro che va completato in giornata e chiarendo quali attività possono essere posticipate, riuscirai anche a definire i confini tra lavoro e tempo per te.

• Ridurre lo stress. Senza un'efficace gestione del tempo, ti potrebbe sembrare di non aver mai abbastanza tempo durante la giornata lavorativa. Potresti avere la sensazione di stare correndo avanti e indietro per risolvere problemi, una situazione che potrebbe portare a un aumento dello stress e, infine, al burnout. Infatti, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 71% dei knowledge worker si sono sentiti in burnout almeno una volta durante il 2020.

• Aumentare la produttività. Esistono diversi suggerimenti per la gestione del tempo che ti aiuteranno a ridurre la procrastinazione e ad aumentare la produttività. Identificando le priorità principali della giornata, non migliorerai solamente la produttività, ma anche la sensazione di stare lavorando alle attività giuste ogni giorno.

• Eliminare le cattive abitudini. Nessuno vuole procrastinare, Tuttavia, col tempo le cattive abitudini possono radicarsi e ostacolare il lavoro ad alto impatto. (Credi a noi, ci siamo già passati). Le strategie di gestione del tempo possono aiutarti a identificare le cattive abitudini e a eliminarle.

Sei strategie di gestione del tempo per aumentare la produttività

Uno dei metodi più semplici per sviluppare capacità di gestione del tempo è adottare una strategia collaudata nella routine quotidiana. Le strategie di gestione del tempo possono aiutarti a dare limiti di tempo alle attività e ad affrontarle una alla volta, oltre a darti la possibilità di programmare la tua giornata con maggiore intenzionalità.

1. Timeboxing

Il Timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi, in cui devi completare le attività all'interno di “timebox”. Questa strategia è particolarmente efficace se non sai con sicurezza quanto tempo impieghi per completare un'attività e vuoi affrontare la tua lista di cose da fare con maggiore intenzionalità.

Il timeboxing ti aiuta a suddividere le attività più voluminose in parti più piccole, per portarle a termine in un intervallo di tempo ragionevole. Ogni attività dovrebbe avere il proprio timebox di massimo tre ore. Ad esempio, se devi scrivere un post per un blog, potresti creare un timebox di due ore per scrivere le idee generali. Dopo una pausa puoi creare un'ulteriore timebox di tre ore per iniziare a scrivere la prima bozza. Suddividendo l'attività in parti più piccole potrai raggiugere passo dopo passo il tuo obiettivo nel corso di giorni o settimane.

2. Time blocking

Il time blocking è simile al timeboxing ma, invece di programmare la durata di ogni singola attività, ti allenerai a bloccare dei periodi definiti sul tuo calendario per portare a termine delle attività. Quando usi il time blocking per programmare le tue attività, stai effettivamente suddividendo la settimana lavorativa in periodi di tempo che utilizzerai per lavorare a progetti, comunicare coi colleghi, prenderti una pausa o addirittura fare esercizio fisico. Il time blocking ti può aiutare a lavorare in maniera più fluida e in uno stato di concentrazione assoluta, chiamato deep work, consentendoti di concentrarti senza subire interruzioni.

Per creare un blocco di tempo, inizia dal capire quali sono le priorità quotidiane e settimanali. In seguito, raggruppa le attività simili in modo da poterci lavorare in un blocco di tempo. Infine, allenati a programmare sul tuo calendario blocchi di tempo in cui ti puoi concentrare, in modo da poterli rispettare.

3. Tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è simile al timeboxing e al time blocking e ti aiuta ad affrontare il lavoro suddividendolo in brevi periodi di tempo, al termine dei quali puoi prendere delle pause. Questa strategia di gestione del tempo è particolarmente utile perché ti incoraggia attivamente a prendere pause con regolarità, che hanno effetti positivi sulla motivazione intrinseca e sul cervello. Infatti, esistono studi che affermano che fare delle pause rende le persone più creative.

Per usare la tecnica del pomodoro ti servirà un timer, una lista di cose da fare organizzata per priorità e la possibilità di "silenziare" le notifiche. Inizia impostando 25 minuti sul timer e cerca di passare quel periodo di tempo lavorando solo su un'attività, cercando di evitare di leggere SMS e controllare i social media. Una volta finito il tempo, prenditi una pausa di cinque minuti. Idealmente dovresti cercare di fare un'attività fisica durante la pausa, ad esempio alzarti per prendere uno snack o fare un po' di stretching, ma è accettabile dare un'occhiata ai tuoi dispositivi o controllare se ti è arrivato qualche messaggio importante mentre stavi lavorando all'attività.

Ripeti il ciclo di 25 minuti di lavoro seguiti da cinque minuti di pausa per quattro volte. Dopo la quarta sessione lavorativa, prenditi una pausa più lunga, di circa 20-30 minuti.

4. Ingoia il rospo

Mark Twain una volta ha detto: "Se devi ingoiare un rospo, assicurati che sia la prima cosa che fai la mattina". La strategia di gestione del tempo chiamata "ingoia il rospo" è ispirata a questa citazione e ti incoraggia ad affrontare subito le attività complesse o di grandi dimensioni, prima di iniziare a lavorare a quelle meno importanti o meno urgenti. Questa strategia è particolarmente utile se dividi le tue giornate tra attività regolari, quotidiane e ad alta priorità.

Usando il metodo "ingoia il rospo", puoi assicurarti di svolgere le attività più importanti ogni giorno. Per iniziare a usare questa strategia di gestione del tempo, assicurati di monitorare le attività e le priorità con uno strumento centralizzato. Cerca un metodo per collegare le tue attività quotidiane agli obiettivi aziendali. In questo modo potrai meglio identificare le attività prioritarie e assicurarti di portarle a termine per prime. In seguito, una volta ingoiato il rospo, potrai iniziare a svolgere il resto del lavoro.

5. Principio di Pareto

Se ingoiare un rospo di prima mattina non ti attira, potresti preferire la strategia di gestione del tempo chiamata Principio di Pareto. Il Principio di Pareto è l'opposto del metodo descritto sopra, infatti questa strategia ti incoraggia a completare prima le attività che richiedono meno tempo, in modo da avere un senso di realizzazione e motivazione a inizio giornata.

Il Principio di Pareto, chiamato anche "legge 80/20", ha una regola fondamentale: passare il 20% del tuo tempo sull'80% del lavoro. Se riesci a completare l'80% delle attività abbastanza rapidamente, avrai più tempo per affrontare il 20% delle attività che richiedono l'80% del tuo tempo.

6. Detto, fatto!

Il metodo Detto, fatto! è stato inventato da David Allen agli inizi degli anni 2000. Secondo Allen, il primo passo per portare a termine un'attività è scrivere tutti i passaggi che servono per completarla. Evitando di sovraccaricare il cervello utilizzando strumenti di gestione delle attività, potrai concentrarti sul fare le cose, piuttosto che ricordarti cosa devi fare.

Per usare il metodo Detto, fatto!, raccogli tutte le attività in programma in un unico posto. Poi, una volta che hai scritto tutto quello che devi fare, ordina e assegna la priorità. Ad esempio, potrebbero esserci delle attività che non devi più fare (che vanno nel "cestino"), attività che dovrai fare ma non ora (che vanno in un progetto o in una cartella chiamata "Più tardi"), attività che dipendono da altre, e altro ancora. Lo strumento dovrebbe mostrare tutti i dettagli, il tuo compito invece è completare le attività.

Sei suggerimenti per gestire il tempo e aumentare la tua produttività

Usare una comprovata strategia per gestire il tempo potrebbe essere di tuo gradimento oppure no. Non tutte le strategie sono efficaci per tutti ed è per questo che ne esistono molte. Potresti invece provare questi sei suggerimenti per aumentare le tue capacità di gestione del tempo.

1. Collega le attività quotidiane agli obiettivi

Gestire il tempo non significa completare tutte le attività, ma piuttosto identificare e dare la priorità a quelle più importanti. Per farlo, devi collegare le attività quotidiane agli obiettivi aziendali o a quelli del team, in modo da identificare quelle più importanti da portare a termine ogni giorno. Tuttavia, in un recente sondaggio che ha coinvolto oltre 6.000 knowledge worker di tutto il mondo, solo il 26% dei dipendenti ha affermato di sapere chiaramente in che modo il proprio lavoro si collega agli obiettivi aziendali.

Il metodo migliore per coordinare attività e priorità a tutti i livelli della tua organizzazione è utilizzare uno strumento di gestione del lavoro. Grazie alla gestione del lavoro, potrai collegare le attività quotidiane e i progetti del team agli obiettivi aziendali, in modo che i membri del team sappiano in che modo il loro lavoro influisce sulle priorità aziendali.

Per assicurarci di dare la priorità alle attività giuste, usiamo gli OKR per definire obiettivi trimestrali che portano a obiettivi semestrali. Ogni settimana, i leader dei nostri team si assicurano che le attività svolte dal team siano collegate a questi obiettivi.”

2. Gestisci le priorità e organizza il lavoro

Che tu preferisca il metodo Ingoia il rospo o l'approccio Detto, fatto!, è fondamentale sapere quali sono le attività più importanti. Inevitabilmente ci saranno attività la cui priorità cambierà o la cui data di scadenza verrà spostata. Se non sai con chiarezza quali sono le attività più importanti, non sarai in grado di adattarti e dare la priorità alle attività giuste.

Perché è importante assegnare una priorità al lavoro? Forse ti è familiare il concetto di burnout, un problema che colpisce ogni anno un numero crescente di dipendenti in tutto il mondo. Tuttavia, manca una consapevolezza di come avere delle priorità poco chiare contribuisca al burnout. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 29% dei knowledge worker che hanno affermato di sentirsi in burnout ha dichiarato che una delle cause è stato il sentirsi sovraccaricati di lavoro a causa della mancanza di chiarezza relativa alle attività. Sapere a quali attività dare la priorità può aiutare a ridurre questa sensazione e aumentare la sicurezza che si sta lavorando ogni giorno sulle attività giuste.

3. Pianifica in anticipo al termine di ogni giornata

Spesso la giornata lavorativa può sembrarti una corsa contro il tempo, considerando che sei già indietro rispetto alla tabella di marcia appena inizi a lavorare. Se sei il tipo di persona che legge le email ogni mattina per cercare di capire a cosa dare la priorità, sappi che ci sono altre persone come te. Fortunatamente esistono metodi migliori.

Invece che cercare di capire cosa dovresti fare al mattino, usa gli ultimi cinque minuti di ogni giornata per prepararti a quella successiva. È una soluzione che può dare una spinta alla tua motivazione, poiché in questo modo saprai cosa devi fare tutti i giorni ancora prima di accendere il computer. Inoltre, è un metodo prezioso per assicurarti di portare a termine le attività più importanti. Invece di rispondere a un'email o a una richiesta alle 16:30, puoi far sì che queste attività importanti vengano inserite nel programma della giornata successiva.

4. Di' di "no" o delega

Uno dei vantaggi del chiarire le tue priorità è capire quali attività possono essere posticipate. Non è sempre facile dire "no" quando si parla di lavoro, ma è utile spiegare il perché si rifiuta un'attività che non si allinea alle tue attuali priorità. Definire le tue priorità e condividerle coi colleghi puoi dare a tutti maggiore chiarezza.

Se il lavoro deve essere portato a termine, ma comunque non è una priorità per te, prova a delegarlo a qualche collega. Ricordati che delegare non significa che l'attività non è importante, significa solo che non è in linea con le tue attuali priorità. Potrebbe darsi che questa attività sia più rilevante per un collega che ha più esperienza in quel campo e, riassegnandola, ti stai assicurando che il lavoro venga portato a termine dalla persona più indicata.

Una strategia che abbiamo adottato per assicurarci che il team lavori con efficacia è comunicare cosa verrà o non verrà fatto come team... Avere chiarezza sul lavoro da svolgere ci permette di decidere più facilmente su cosa concentrarci o meno. Se si riesce a essere chiari, il team ne guadagnerà in efficacia e saprà a cosa dedicarsi.”

5. Fai una revisione delle attività

Prendersi del tempo per dare un'occhiata alle attività che hai accettato qualche tempo fa e a cui stai ancora lavorando è una procedura simile al dire "no". C'è qualcosa a cui stai lavorando che non si allinea più agli obiettivi del team?

Quando individui queste attività, chiediti se è proprio necessario portarle a termine. Se non sono più importanti per il team, prendi in considerazione di metterle in pausa. Se invece vanno completate, chiediti se sei la persona giusta per il compito e, se non lo sei, cerca di capire a chi puoi delegare.

6. Smetti di scrivere a mano le liste di cose da fare e inizia a usare uno strumento

Se stai ancora monitorando manualmente il tuo lavoro, è arrivato il momento di passare a uno strumento online. Anche se prendere appunti può darti soddisfazione, avere liste di cose da fare scritte su fogli è un metodo inefficace, che crea disorganizzazione e aumenta la possibilità di errori e di perdere informazioni.

Assicurati invece che la maggior parte della gestione dei progetti avvenga su uno strumento apposito. Gli strumenti di gestione dei progetti offrono una gamma di funzionalità che ti consentono di ottimizzare il tuo tempo. Con uno strumento di gestione dei progetti potrai:

• coordinare attività interfunzionali e tenere sotto controllo chi sta facendo cosa e per quando

• comunicare informazioni relative alle attività, condividere feedback e creare resoconti sullo stato dei progetti in un unico posto

• monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale per sapere esattamente a che punto è il lavoro

• visualizzare date di scadenza e dipendenze in modo da raggiungere gli obiettivi senza andare di corsa

Inoltre, se pensi che non ci sia nulla di paragonabile allo spuntare un'attività dalla tua lista di cose da fare, aspetta di vedere i nostri animali celebrativi attraversare il tuo schermo.

Sei soluzioni rapide per la gestione del tempo

Le strategie e i suggerimenti di gestione del tempo che abbiamo descritto in precedenza sono utili, ma per implementarle serve tempo. Vuoi iniziare nei prossimi cinque minuti? Prova queste soluzioni rapide per migliorare subito la gestione del tuo tempo.

1. Silenzia le notifiche

Ogni giorno dobbiamo districarci tra app, notifiche e attività. Infatti, il knowledge worker medio usa una decina di app fino a 25 volte al giorno. È per questo motivo che è sempre più difficile concentrarsi sull'attività in corso e lavorare in maniera fluida, con la conseguenza che serve più tempo per portare a termine il proprio lavoro.

Quando possibile, silenzia le notifiche o usa la funzionalità "Non disturbare" per disattivarle temporaneamente. In questo modo potrai concentrarti sul lavoro e far sapere al team che li contatterai più tardi. La maggior parte degli strumenti mostra che hai silenziato le notifiche, in modo che i colleghi sappiano che non risponderai subito. Se necessario, possono scegliere di ignorare la funzionalità, così da poterti contattare in caso di bisogno.

Per aumentare la mia produttività, solitamente mi creo degli spazi di tempo tra le riunioni per dedicarmi a diversi progetti, assicurandomi di lasciare del tempo per fare delle piccole pause. È utile inoltre impostare il mio stato di Slack per far sapere ai colleghi che non risponderò immediatamente.”

2. Organizza il tuo spazio

Ripensa a quanto era in ordine la tua scrivania la prima volta. Probabilmente c'erano un monitor e una tastiera, forse un bloc-notes e poco altro. Se sei come noi, l'ordine non è durato molto. Nel tempo avrai sicuramente accumulato fogli, scatole, libri, post-it e cavi volanti.

Una scrivania disordinata non dovrebbe essere nulla di che, ma il disordine potrebbe distrarre e rendere difficile concentrarsi. Prenditi cinque minuti per riordinarla. Butta i fogli che non sono più necessari, impila accuratamente i libri e avvolgi i cavi sparsi. Quando ti rimetterai al lavoro, scoprirai che sarà più facile concentrarsi.

3. Raggruppa le attività simili

Ogni volta che passi da un'attività a un'altra, il tuo cervello deve trovare il contesto e le informazioni relative a quella nuova attività e fare in modo che siano a tua disposizione. Certo, al tuo cervello servono pochi secondi per questo processo, ma passare continuamente da un'attività o un progetto a un altro porta il tuo cervello a fare gli straordinari.

Questo può ridurre la tua produttività, senza considerare un aumento della stanchezza a fine giornata. Cerca invece di raggruppare le attività simili. Vedi se puoi lavorare a tutte le attività relative a un progetto, o relative a un deliverable, nello stesso periodo di tempo. Quando ci riesci, eviterai di perdere tempo a cambiare contesto e avrai più tempo per concentrarti a portare a termine il lavoro più importante.

Lavorare a gruppi di attività, soprattutto quando si parla di pianificazione, è molto utile per dare la priorità al lavoro senza perdere la capacità di essere dinamici e reagire a quello che sta succedendo o che potrebbe succedere.”

4. Completa le attività minori tra le riunioni o i momenti ad alta concentrazione

Probabilmente ogni giorno hai delle attività che richiedono cinque o dieci minuti per completarle. Possono essere risposte a colleghi del team, correggere un refuso su un documento o inviare un modulo di richiesta di lavoro a un collega.

Se devi completare questo tipo di attività, fai in modo che siano immediatamente visibili, magari usando uno strumento di gestione dei progetti, ma non lavorarci subito. Invece tienile per quei cinque minuti tra le riunioni o quei dieci minuti subito dopo pranzo in cui ti rimetti a lavorare. Non solo riuscirai a completarle rapidamente (e a sentirti meglio per averlo fatto), ma non dovrai utilizzare energie mentali che potranno essere investite in attività più complesse.

5. Smetti di fare multitasking

In poche parole, il multitasking è una leggenda. Anche se ti può sembrare di stare facendo più cose contemporaneamente, quando cerchi di fare multitasking in realtà costringi il tuo cervello a passare rapidamente da un'attività all'altra. Ogni volta che fai questo, il tuo cervello ha bisogno di trovare le informazioni e il contesto relativi all'altra attività. Questo richiede non solo più impegno, ma anche lo affatica.

Invece di fare multitasking, punta a dedicarti a un'attività alla volta, in modo da lavorare senza interruzioni. Lo stato di flow viene raggiunto quando si è talmente concentrati che sembra di essere in "trance agonistica". Quando raggiungi questo stato mentale, riesci a completare più attività in maniera più efficiente, dato che il tuo cervello è concentrato solo su un'attività alla volta.

6. Fai delle pause

Può sembrare controintuitivo, ma una delle cose migliori che puoi fare per migliorare la gestione del tempo è fare una pausa. Di solito, quando pensiamo di essere in ritardo sulla nostra tabella di marcia, tendiamo a lavorare di più, ma il nostro cervello ha bisogno di tempo per riposarsi e ricaricarsi. Se hai un sovraccarico di lavoro e senti gli effetti del burnout non sarai in grado di fare molto, tanto meno completare le attività più importanti.

Se per te è difficile prendersi una pausa, sappi che ci sono altre persone come te. Secondo la nostra ricerca, il 32% dei knowledge worker che soffrono di burnout affermano che il non riuscire a disconnettersi dal lavoro è una delle cause. Non riuscendo a disconnettersi, subiscono gli effetti del burnout, e una volta subiti, non riescono a disconnettersi, creando un circolo vizioso.

Se fai fatica a ricordarti di fare delle pause, prendi in considerazione di programmarle all'interno del tuo calendario. Quando la notifica della pausa appare sul tuo calendario, costringiti a farla, anche se si tratta solo di alzarti in piedi e fare un po' di stretching. Anche se fare quella pausa può sembrare stressante, dopo ti sentirai meglio.

Per non subire gli effetti del burnout quando si lavora da remoto, bisogna trovare nuovi metodi all'interno del mondo digitale per staccarsi dallo schermo e prendersi il tempo che serve. Consiglio inoltre di ballare per un minuto, basta alzarsi e muoversi un po'.”

Prendi controllo del tuo tempo

Fondamentalmente, la gestione del tempo è più uno stato mentale che altro. Per gestire il tuo tempo con efficacia, dai una priorità alle tue attività in modo da sapere a cosa devi lavorare ogni giorno. Invece che lasciare che sia la tua lista di cose da fare a dettare le priorità, concentrati a svolgere un lavoro che sia d'impatto.

Per iniziare, assicurati di monitorare il lavoro con uno strumento centralizzato. Vuoi iniziare? Scopri come Asana può aiutarti a organizzare le tue attività e realizzare i tuoi deliverable.