Cara menetapkan OKR

Ketika melihat bisnis yang sukses, seringkali kita menganggap kesuksesan itu disebabkan oleh ide intinya. Intel menemukan microchip, Netflix memelopori streaming video permintaan, dan Google membangun mesin pencari modern. Tetapi, ide bukanlah satu-satunya penentu kesuksesan.

Yang mengubah startup kecil menjadi perusahaan yang terkemuka dalam industrinya seringkali bukanlah ide orisinalnya, melainkan eksekusi mereka.

Misalnya, Google adalah satu-satunya nama yang sering dicari, tetapi bukan karena Larry Page dan Sergey Brin memiliki ide yang benar-benar orisinal dan cemerlang. Sebenarnya, Google merupakan mesin penelusur ke-18 yang hadir pada awal era kemunculan internet. Yang membuat Google melampaui pesaingnya yakni cara Page dan Brin mengeksekusi visi mereka dengan fokus dan kejelasan yang luar biasa.

Bercermin pada kesuksesan Google, Page memilih metodologi OKR (Objective and Key Results) yang digagas Andy Grove sebagai faktor utama kesuksesan perusahaannya.

“OKR membantu mendorong pertumbuhan kami hingga 10 kali, berkali-kali lipat,” tulis Page dalam buku karya John Doerr pada 2018,  Measure What Matters. “OKR membantu kami menggapai misi yang luar biasa berani untuk 'menata informasi dunia’.”

Apakah menetapkan gol ini benar-benar sepadan? Jawaban singkatnya adalah ya. Organisasi yang secara konsisten menerapkan metodologi penetapan tujuan ini mendapatkan manfaat dari eksekusi yang lebih baik dari proyek dan inisiatif. Dengan gol yang jelas, Anda bisa secara efektif mengubah ide hebat menjadi bisnis yang lebih baik.

Meskipun eksekusinya bisa menantang, tetapi tidaklah harus menjadi rumit. Yang Anda butuhkan hanyalah konsistensi, dedikasi, dan perencanaan. Inilah cara Anda mengubah gol dari ide bagus menjadi praktik manajemen jangka panjang yang berkelanjutan.

Langkah 1: Tetapkan aturan untuk bisnis Anda

Rumus OKR dirancang agar cukup fleksibel agar sesuai dengan sebagian besar tujuan. Namun banyak organisasi memperlakukannya sebagai kerangka kerja yang kaku dan menolak untuk menyimpang dari metodologi preskriptif. Ini bisa memiliki konsekuensi yang buruk.

Sebelum Anda menerapkan metodologi penetapan gol ini, kami sarankan untuk menetapkan aturan dasar tentang bagaimana OKR akan berfungsi di perusahaan Anda. Aturan ini menentukan cara kerja gol di tim dan organisasi Anda. Ada tiga elemen yang perlu dipertimbangkan secara khusus: frekuensi, proses check-in, dan pembuatan.

• Frekuensi: Artinya seberapa sering Anda menetapkan gol. Berdasarkan pengalaman kami, menetapkan tujuan setiap tahun menghasilkan hasil terbaik karena tujuan tersebut menjadi pilar strategi Anda. Namun, jika organisasi Anda bergerak cepat, Anda memiliki opsi untuk menetapkan gol lebih sering, yaitu setengah tahunan, triwulanan, atau bahkan bulanan.

• Proses check-in: Jadwal yang Anda atur untuk memperbarui dan meninjau progres Anda. Jadwal optimal Anda bersifat unik bagi organisasi. Jika gol Anda besar dan bergerak lambat, check-in dua mingguan atau bulanan mungkin cukup. Namun, jika gol Anda lebih kecil dan berkembang pesat, Anda harus check-in lebih teratur.

• Pembuatan: Ada tiga model dasar, yaitutop-down (pemimpin menetapkan tujuan dan hasil utama), bottom-up (individu menetapkan tujuan dan hasil utama), dan hybrid (pemimpin menetapkan tujuan dan individu menetapkan hasil utama). Memutuskan model mana yang paling cocok untuk Anda bergantung pada ukuran dan struktur perusahaan.

Langkah 2: Ciptakan bersama tujuan di tingkat perusahaan

Anda telah menetapkan aturan dasar program, sekarang Anda siap untuk mulai meluncurkan kerangka kerja di seluruh organisasi. Ingat: OKR adalah singkatan dari Objectives and Key Results. Anda harus dapat meringkas gol Anda dalam satu kalimat: Saya akan [tujuan] yang diukur dengan [hasil utama].

Mulailah dengan menciptakan tujuan tingkat atas bersama untuk organisasi Anda. Inilah pilar-pilar strategi Anda untuk tahun depan. Mereka adalah aktivitas penting dan substansial yang mengarah pada keberhasilan misi Anda. Dapatkan ide-ide dari pemangku kepentingan di seluruh organisasi dan sempurnakan mereka dengan analisis mendalam dari petinggi.

Tapi jaga output Anda agar tidak di luar kendali. Karena semakin banyak orang dengan perspektif berbeda bergabung dalam percakapan, jumlah tujuan dapat dengan cepat membeludak.

Beberapa contoh tujuan besar di tingkat perusahaan adalah:

• Menghasilkan jejak karbon terendah di industri khusus

• Memperluas jangkauan ke pelanggan baru

• Meningkatkan prospek yang berkualitas

Rancang tujuan Anda sesering mungkin agar dapat difalsifikasi dan dapat diukur dengan jelas. Di akhir siklus gol, Anda harus bisa secara yakin mengatakan apakah Anda memenuhi setiap tujuan atau tidak.

Langkah 3: Buat hasil utama di tingkat perusahaan

Setelah Anda memutuskan tujuan di tingkat perusahaan, Anda perlu mencari tahu bagaimana Anda akan melacak progres menuju gol tersebut. Di sinilah hasil utama digunakan .

Untuk menulis hasil utama yang bagus, coba gunakan metodologi SMART.

SMART adalah singkatan dari:

• Specific (spesifik): Apa yang sebenarnya sedang dikerjakan?

• Measurable (terukur): Bagaimana cara mengevaluasi apakah Anda mencapai hasil utama atau tidak?

• Achievable (dapat dicapai): Apakah hasil utama ini adalah sesuatu yang dapat dicapai secara wajar? Perlu diingat, bahkan gol ambisius harus bisa dicapai.

• Realistic (realistis): Dengan sumber daya dan waktu yang dimiliki, apakah mencapai hasil utama ini realistis?

• Time-bound (terikat waktu): Apakah hasil utama Anda memiliki linimasa dan tanggal akhir yang jelas?

Hasil utama Anda harus menantang. Jika Anda yakin akan berhasil, Anda tidak berusaha cukup keras. Seperti perusahaan lain, kami mengikuti saran investor bertingkat dan guru OKR John Doerr dan bertujuan untuk mencapai 70% dari hasil utama kami di setiap periode. Jika kami mencapai lebih dari itu, maka kami tidak cukup agresif dalam merencanakan hasil utama.

Untuk setiap hasil utama, pastikan untuk menyelaraskan arti dari pencapaian, pencapaian sebagian, atau kehilangan KR. Agar efektif, Anda harus mengukur kesuksesan setelah periode berakhir dan memiliki pemahaman yang jelas tentang arti kesuksesan dapat membantu tim memperbaiki dan menyesuaikan proses penetapan gol seiring berjalannya waktu.

Langkah 4: Tetapkan hasil utama untuk tim dan individu

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari metodologi penetapan gol ini, tujuan perusahaan harus mengalir ke bawah melalui organisasi, memandu pekerjaan tim dan individu yang lebih kecil.

Perusahaan sering sekali menetapkan gol dan gagal meninjaunya kembali sampai kuartal atau tahun berakhir. Tetapi ketika gol Anda terputus dari pekerjaan harian, pekerjaan mudah menjadi tidak selaras dan tim kehilangan motivasi untuk mencapai gol. Sebaliknya, riset menunjukkan bahwa ketika karyawan memahami bagaimana pekerjaan individu mereka berkontribusi pada gol organisasinya, mereka akan 2X lebih termotivasi.

Jadi untuk menetapkan hasil utama yang bagus di perusahaan, pastikan Anda menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan tujuan di tingkat perusahaan. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan pendekatan penetapan gol hibrida, di mana tim tingkat eksekutif Anda menetapkan tujuan perusahaan, tetapi tim yang lebih kecil menetapkan hasil utama. Ketika Anda memberi tim otonomi untuk menetapkan KR mereka sendiri, mereka akan memiliki pemahaman yang jauh lebih dalam tentang di mana menginvestasikan sumber daya dan upaya mereka untuk menghasilkan hasil terbaik.

Langkah 5: Lacak gol Anda seiring proses

Setelah Anda menetapkan tujuan dan hasil utama organisasi, inilah saatnya untuk mengidentifikasi program dan proyek yang akan dikerjakan oleh Anda dan tim untuk mencapai gol.

Salah satu manfaat menetapkan gol adalah membantu menskalakan prioritisasi di seluruh organisasi. Hubungkan gol dengan pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mencapainya sehingga mudah untuk melaporkan progres Anda terhadap gol dan tangani masalah apa pun yang mungkin menghentikan Anda untuk menyelesaikan gol tersebut.

Menghubungkan gol organisasi dengan pekerjaan sehari-hari juga membuat para pegawai tetap terlibat dalam pekerjaan mereka. Mereka ingin tahu bahwa apa yang mereka lakukan itu penting dan cara terbaik untuk menunjukkan kepada mereka adalah menghubungkan pekerjaan mereka dengan gol tingkat tinggi. Jadi, ketika mereka memahami kesesuaian pekerjaan harian mereka dengan gambaran umum, mereka merasa diberdayakan untuk melakukan pekerjaan terbaiknya.

Pastikan untuk memeriksa progres Anda secara teratur. Alih-alih menetapkan tujuan Anda di dek slide atau spreadsheet, berinvestasilah di platform pengaturan gol  yang memudahkan untuk menghubungkan tujuan perusahaan dengan hasil utama. Dengan begitu, setiap tim memiliki visibilitas tentang bagaimana pekerjaan mereka memajukan tujuan perusahaan.

Langkah 6: Tingkatkan proses Anda

Setelah siklus perencanaan Anda selesai, pekerjaan Anda masih belum selesai. Daripada langsung melanjutkan ke siklus berikutnya, mintalah tim Anda untuk berhenti sejenak dan nilai hasil utama mereka. Individu harus akuntabel untuk menilai hasil utama yang dimiliki dan untuk menulis tulisan singkat yang menjelaskan penilaian tersebut.

Tidak apa-apa jika tidak mencapai semua KR Anda. Faktanya, tim yang mencapai semua KR mereka mungkin tidak menetapkan gol yang cukup agresif. Di Asana, kami bertujuan untuk mencapai sekitar 70% dari KR.

Setelah orang menilai hasil utama mereka, manajer harus mengumpulkan hasil dan memasukan ke dalam tujuan mereka. Salah satu dari banyak manfaat pengaturan OKR adalah transparansi, jadi kami menyarankan para manajer menilai tujuan mereka dan membagikan hasil keseluruhan ke seluruh organisasi.

Setelah penilaian Anda selesai, gali apa yang tidak berhasil selama siklus dan catat apa yang berhasil dengan baik. Untuk siklus mendatang, Anda akan dapat menggandakan kekuatan dan mendukung kelemahan Anda. Jika melewatkan salah satu tujuan atau hasil utama, adakan sesi kerja dengan tim untuk merenungkannya dan belajar.

Fokus pada perjalanan serta tujuan

Saat Anda menetapkan gol, Anda tidak boleh hanya fokus pada apakah Anda mencentang kotak di akhir siklus gol atau tidak. Sebaliknya, dengan menetapkan OKR, Anda mengembangkan kerangka kerja tentang bagaimana memikirkan gol, bagaimana menghubungkan pekerjaan dengan tujuan perusahaan, dan pada akhirnya, bagaimana menyelaraskan dan melaksanakan proyek Anda yang paling ambisius.