Cara membuat rencana proyek yang cocok agar selalu sesuai rencana

Rencana proyek sangat penting untuk menjaga semua hal yang terkait dengan proyek selalu tertata dan sesuai rencana. Rencana proyek yang hebat membantu Anda memulai pekerjaan dengan semua bagian yang diperlukan, mulai gol dan anggaran hingga pencapaian dan rencana komunikasi, di satu tempat. Hemat waktu (dan hindari sakit kepala) dengan membuat rencana kerja yang akan membuat proyek Anda sukses.

Apa itu rencana proyek?

Rencana proyek, terkadang disebut rencana kerja, adalah cetak biru elemen utama yang perlu dicapai tim agar berhasil mencapai gol proyek. Rencana proyek harus mencakup informasi tentang jadwal proyek, ruang lingkup, tenggat, dan hasil akhir, serta harus dibangun di dalam platform yang dapat diakses oleh semua orang di tim. Dengan membuat rencana proyek dalam sistem manajemen kerja, Anda dapat merencanakan, melacak, dan melaporkan pekerjaan di tempat yang sama.

Jika masih belum yakin tentang makna rencana proyek, berikut perbedaannya dengan elemen proyek lainnya:

Rencana proyek vs. rencana kerja

Rencana proyek dan rencana kerja adalah hal yang sama. Tim atau departemen berbeda mungkin memilih istilah yang berbeda, tetapi pada akhirnya, keduanya menggambarkan hal yang sama: daftar langkah-langkah tindakan umum yang perlu diambil untuk mencapai tujuan proyek.

Rencana proyek vs. piagam proyek

 Piagam proyek adalah alat yang dapat digunakan untuk mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan utama sebelum memulai suatu proyek. Hasilnya, Anda harus membuat piagam proyek sebelum mengerjakan rencana proyek. Piagam proyek adalah versi sederhana rencana proyek. Dokumen ini hanya mencakup tujuan, ruang lingkup, dan tanggung jawab proyek. Kemudian, setelah piagam proyek disetujui, Anda dapat membuat rencana proyek untuk memberikan cetak biru yang lebih mendalam mengenai elemen-elemen utama proyek.

Rencana proyek vs. ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek menentukan ukuran dan batasan proyek. Sebagai bagian dari rencana proyek, ruang lingkup proyek harus diuraikan dan disampaikan kepada semua pemangku kepentingan proyek. Jika khawatir tentang scope creep, Anda dapat merujuk kembali ke ruang lingkup yang telah ditentukan sebelumnya dalam rencana proyek agar selalu sesuai rencana.

Agar rencana strategis memiliki informasi yang lengkap, Anda harus menyertakan jadwal proyek, tetapi rencana kerja membutuhkan lebih dari itu. Anda juga harus memberikan arahan tentang elemen utama lainnya, seperti pemangku kepentingan, gol, dan milestone.

Rencana proyek vs. proyek agile

Manajemen proyek agile adalah kerangka kerja untuk membantu tim membagi pekerjaan menjadi komponen kolaboratif yang berulang. Kerangka kerja agile sering dijalankan bersama metodologi scrum dan sprint . Seperti proyek lainnya, tim Agile dapat memperoleh manfaat dari tersedianya rencana proyek sebelum memulai pekerjaan.

Mengapa rencana proyek penting?

Rencana proyek menentukan proyek secara keseluruhan. Tanpa rencana ini, Anda melewatkan langkah pertama yang penting dalam proses manajemen proyek secara keseluruhan. Rencana manajemen proyek yang tertulis dan jelas memberikan arahan kepada semua pemangku kepentingan sekaligus menjaga semua orang tetap akuntabel. Ini menegaskan bahwa Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan sebelum proyek benar-benar dimulai.

Rencana proyek juga memungkinkan Anda, sebagai orang yang bertanggung jawab memimpin pelaksanaan, untuk memperkirakan potensi tantangan yang dihadapi saat proyek masih dalam tahap perencanaan. Dengan begitu, Anda dapat memastikan proyek dapat dicapai atau diperbaiki jika perlu. Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Project Management Institute, ada korelasi kuat antara perencanaan proyek dan keberhasilan proyek. Semakin baik rencana, semakin baik hasilnya. Jadi, menaklukkan fase perencanaan juga menghasilkan efisiensi dan hasil proyek yang lebih baik.

7 langkah membuat rencana proyek agar tetap sesuai rencana

Untuk membuat rencana manajemen proyek yang jelas, Anda memerlukan cara untuk melacak semua komponen penggeraknya. Apa pun jenis proyek yang Anda rencanakan, setiap rencana kerja harus memiliki:

• Gol dan tujuan proyek

• Metrik keberhasilan

• Pemangku kepentingan dan peran

• Ruang lingkup dan anggaran

• Milestone dan hasil akhir

• Linimasa dan jadwal

• Rencana komunikasi

Tidak yakin arti atau bentuk masing-masing hal ini? Mari kita selami detailnya:

Langkah 1: Tentukan gol dan tujuan

Anda mengerjakan rencana proyek ini karena suatu alasan, kemungkinan besar agar Anda, tim, atau perusahaan mencapai gol akhir. Tetapi, bagaimana Anda tahu Anda telah mencapai gol itu jika tidak memiliki cara untuk mengukur kesuksesan?

Setiap rencana proyek harus memiliki hasil yang jelas dan sesuai harapan. Mengidentifikasi gol tidak hanya sebagai dasar rencana proyek, tetapi juga menjaga semua orang memiliki pemahaman yang sama dan fokus pada hasil yang ingin dicapai. Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa para pegawai yang mengetahui cara pekerjaan mereka berkontribusi terhadap tujuan perusahaan 2X lebih termotivasi. Namun, hanya 26% pegawai yang memahami itu. Ini karena sebagian besar penetapan gol dilakukan terpisah dengan pekerjaan aktual. Dengan menentukan gol dalam rencana kerja, Anda dapat menghubungkan pekerjaan yang dilakukan tim secara langsung dengan tujuan proyek yang ingin dicapai.

Apa perbedaan antara gol proyek dan tujuan proyek?

Secara umum, gol proyek harus lebih umum dari tujuan proyek. Ketika menulis gol proyek, fokuslah untuk menguraikan hal yang seharusnya terjadi setelah proyek berhasil dan keselarasan proyek dengan tujuan bisnis. Di sisi lain, tujuan penyusunan tujuan proyek adalah fokus pada hasil akhir spesifik yang aktual yang akan dicapai di akhir proyek.

 Rencana proyek memberikan arahan yang dibutuhkan tim untuk mencapai gol melalui tujuan proyek. Dengan memasukkan gol secara langsung ke dalam dokumen perencanaan, Anda dapat dengan mudah mengakses panduan proyek. Saat mendefinisikan ruang lingkup proyek, atau menguraikan jadwal proyek, periksa kembali gol Anda untuk memastikan bahwa pekerjaan mendukung tujuan utama.

Langkah 2: Tetapkan metrik keberhasilan

Setelah menentukan gol, pastikan gol terukur dengan menetapkan metrik keberhasilan utama. Meskipun gol merupakan hasil yang diinginkan, Anda memerlukan metrik keberhasilan untuk mengetahui apakah kinerja Anda sesuai rencana dalam mencapai hasil tersebut. Cara terbaik melakukannya adalah dengan menetapkan gol SMART. Dengan ini, Anda dapat memastikan metrik keberhasilan jelas dan terukur, jadi Anda dapat meninjaunya pada akhir proyek dan dengan mudah mengetahui apakah Anda mencapainya.

Misalnya, gol untuk suatu acara mungkin adalah menjadi tuan rumah konferensi tahunan selama 3 hari untuk profesional SEO pada 22 Juni. Metrik keberhasilan untuk gol itu mungkin setidaknya ada 1.000 orang yang menghadiri konferensi Anda. Gol ini jelas dan terukur.

Langkah 3: Perjelas pemangku kepentingan dan peran

Biasanya, menjalankan sebuah proyek berarti melibatkan kolaborator dalam pelaksanaannya. Dalam rencana manajemen proyek, uraikan anggota tim yang akan menjadi bagian dari proyek dan perannya masing-masing. Ini akan membantu Anda memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas (yang akan segera kita bahas) dan memberitahukan harapan Anda kepada para pemangku kepentingan mengenai keterlibatan mereka.

Selama proses ini, pastikan untuk menentukan berbagai peran dan tanggung jawab yang mungkin dimiliki pemangku kepentingan. Misalnya, siapa yang bertanggung jawab langsung atas keberhasilan proyek? Adakah pemberi persetujuan yang harus dilibatkan sebelum sesuatu diselesaikan? Pemangku kepentingan lintas fungsi apa yang harus disertakan dalam rencana proyek? Adakah faktor manajemen risiko yang perlu disertakan?

Pertimbangkan untuk menggunakan sistem, misalnya, bagan RACI, untuk membantu menentukan siapa yang memajukan proyek, yang akan menyetujui keputusan, yang akan berkontribusi pada proyek, dan yang perlu tetap mendapat informasi saat proyek berlangsung.

Kemudian, setelah menguraikan semua peran dan pemangku kepentingan, pastikan untuk menyertakan dokumentasi itu di rencana proyek. Setelah menyelesaikan rencana, rencana kerja akan menjadi sumber kebenaran lintas fungsi.

Langkah 4: Tetapkan anggaran

Menjalankan sebuah proyek biasanya membutuhkan biaya. Baik mempekerjakan pekerja lepas untuk penulisan konten atau perusahaan katering untuk sebuah acara, Anda mungkin akan menghabiskan sejumlah uang.

Karena Anda telah menetapkan gol dan pemangku kepentingan sebagai bagian dari rencana proyek, gunakan informasi itu untuk menetapkan anggaran. Misalnya, jika ini adalah proyek lintas fungsi yang melibatkan banyak departemen, apakah departemen akan membagi biaya proyek? Jika memiliki metrik gol tertentu seperti peserta acara atau pengguna baru, apakah anggaran yang Anda usulkan mendukung upaya itu?

Dengan menetapkan anggaran selama fase perencanaan proyek (dan sebelum pengeluaran dimulai), Anda bisa mendapatkan persetujuan dan, setelah disetujui, buat keputusan yang cerdas dan ekonomis selama fase implementasi proyek. Mengalokasikan anggaran dengan tepat juga lebih mudah karena Anda sudah memiliki gol dan pemangku kepentingan yang ditetapkan sebagai bagian dari rencana proyek. Perencanaan membantu Anda menentukan bagian proyek yang membutuhkan biaya sehingga tidak ada hal-hal di luar dugaan di kemudian hari.

Langkah 5: Selaraskan milestone dan hasil akhir

Bagian penting dari perencanaan proyek adalah menetapkan milestone atau tujuan khusus yang merepresentasikan pencapaian. Milestone tidak memerlukan tanggal mulai dan akhir, tetapi mencapai satu milestone menandai pencapaian yang signifikan selama proyek. Milestone digunakan untuk mengukur progres. Contoh, misalnya Anda berupaya mengembangkan produk baru untuk perusahaan. Menetapkan milestone pada linimasa proyek untuk waktu penyelesaian prototipe akan membantu Anda mengukur progres yang telah dibuat sejauh ini.

Di sisi lain, hasil akhir proyek adalah hal yang sebenarnya dihasilkan setelah Anda memenuhi milestone. Dalam contoh pengembangan produk, Anda mencapai milestone ketika hasil akhir berupa prototipe dihasilkan. Jika menggunakan templat rencana proyek gratis kami untuk memulai, Anda dapat dengan mudah mengatur proyek seputar hasil akhir dan milestone. Dengan begitu, semua orang di tim memiliki visibilitas yang jelas terkait pekerjaan dalam ruang lingkup proyek dan milestone yang akan dicapai.

Langkah 6: Buat linimasa dan jadwal

Untuk mencapai gol proyek, Anda dan pemangku kepentingan memerlukan kejelasan tentang linimasa dan jadwal proyek secara keseluruhan. Menyelaraskan kerangka waktu yang dimiliki dapat membantu Anda memprioritaskan dengan lebih baik selama sesi perencanaan strategis.

Tidak semua proyek memiliki linimasa yang jelas. Jika Anda sedang mengerjakan proyek besar dengan beberapa tanggal yang tidak diketahui, pertimbangkan untuk membuat peta jalan proyek , bukan linimasa proyek yang lengkap. Dengan begitu, Anda dapat memperjelas urutan operasi berbagai tugas tanpa harus menetapkan tanggal yang tepat.

Setelah menangani tanggung jawab umum, inilah saatnya untuk fokus pada detailnya. Dalam templat rencana kerja, mulailah dengan memecah proyek menjadi beberapa tugas, memastikan tidak ada bagian proses yang dilewati. Tugas yang lebih besar dapat dipecah menjadi subtugas yang lebih kecil, membuatnya lebih mudah dikelola.

Kemudian, pilih setiap tugas dan subtugas lalu tetapkan tanggal mulai dan tanggal akhir. Anda akan mulai melihat secara visual semuanya menyatu dalam linimasa proyek yang kohesif. Pastikan menambah pemangku kepentingan, memetakan siapa melakukan apa dan hingga kapan.

Langkah 7: Bagikan rencana komunikasi

Kita telah menetapkan bahwa sebagian besar proyek mencakup banyak pemangku kepentingan. Ini berarti gaya komunikasi akan bervariasi. Anda memiliki kesempatan untuk menetapkan harapan proyek khusus ini dalam rencana proyek di awal. Memiliki rencana komunikasi sangat penting untuk memastikan semua orang memahami apa yang terjadi, bagaimana progres proyek, dan apa yang terjadi selanjutnya. Dan, jika muncul hambatan, sistem komunikasi yang jelas. sudah tersedia.

Saat Anda mengembangkan rencana komunikasi, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Berapa banyak rapat terkait proyek yang Anda perlukan? Apa golnya?

• Bagaimana Anda mengelola pembaruan status? Di mana Anda akan membagikannya?

• Alat apa yang akan digunakan untuk mengelola proyek serta mengomunikasikan progres dan pembaruan?

Seperti elemen lain dari rencana proyek, pastikan rencana komunikasi Anda mudah diakses. Pemangku kepentingan dan kolaborator lintas fungsi harus dapat dengan mudah menemukan pedoman ini selama fase perencanaan dan pelaksanaan proyek Anda.

Contoh rencana proyek

Selanjutnya, untuk membantu Anda memahami tampilan rencana manajemen proyek, berikut adalah dua contoh rencana proyek pemasaran dan desain yang akan memandu Anda selama perencanaan proyek.

Contoh rencana proyek: kalender konten tahunan

Misalnya, Anda adalah Pemimpin Konten di perusahaan dan bertanggung jawab membuat dan menghasilkan kalender pemasaran konten untuk semua konten yang akan diterbitkan tahun depan. Anda tahu langkah pertamanya adalah membangun rencana kerja. Berikut tampilannya:

Gol dan metrik keberhasilan

Anda telah menetapkan bahwa gol untuk membuat dan melaksanakan kalender konten bertujuan meningkatkan interaksi sebesar 10%. Metrik kesuksesannya adalah open rate dan click through rate pada email, pengikut media sosial perusahaan, dan peringkat konten Anda di mesin pencarian.

Pemangku kepentingan dan peran setiap orang

Ada lima orang yang terlibat dalam proyek ini.

• Anda, Pemimpin Konten: Mengembangkan dan memelihara kalender

• Brandon dan Jamie, Penulis: Memberikan garis besar dan salinan untuk setiap konten

• Nate, Editor: Mengedit dan memberi masukan mengenai konten

• Paula, Produser: Memublikasikan konten setelah ditulis dan diedit

Anggaran

Anggaran untuk rencana proyek dan konten selama satu tahun adalah $50.000.

Milestone dan hasil akhir

Milestone pertama Anda adalah menyelesaikan kalender konten yang menampilkan semua topik untuk tahun itu. Hasil akhirnya berupa versi kalender yang dapat dibagikan. Milestone maupun hasil akhir harus ditandai dengan jelas pada jadwal proyek.

Linimasa dan jadwal

Anda telah menentukan bahwa jadwal untuk rencana proyek kalender konten akan berjalan seperti berikut:

• 15 Oktober - 1 November: Fase penelitian guna menemukan ide untuk topik konten

• 2 November - 30 November: Menetapkan topik yang akan ditulis

• 1 Desember - 1 Januari: Membuat kalender

• 1 Januari - 31 Desember: Konten akan ditulis Brandon dan Jamie serta diedit Nate sepanjang tahun

• 16 Januari - 31 Desember: Paula akan memulai penerbitan dan terus melakukannya secara bergilir sepanjang tahun.

Rencana komunikasi

Anda akan mengadakan rapat perdana, kemudian rapat pembaruan bulanan sebagai bagian dari rencana komunikasi. Pembaruan status mingguan akan dikirim pada Jumat sore. Semua komunikasi terkait proyek akan terjadi dalam alat manajemen proyek.

Contoh rencana proyek: desain ulang situs web

Dalam contoh ini, situs web Anda akhirnya diperbarui dengan cara mendesain ulang situs web. (Sebenarnya, ini lebih tepat disebut perombakan total.) Proyek ini akan membutuhkan rencana yang mendetail karena ruang lingkupnya yang luas serta harapan tinggi dari berbagai pemangku kepentingan. Inilah tampilan rencana proyeknya:

Gol dan metrik keberhasilan

Gol keseluruhan rencana kerja Anda adalah meningkatkan konversi di situs web perusahaan sebesar 15% pada akhir tahun. Metrik keberhasilannya adalah jumlah pengunjung harian yang mendaftar uji coba gratis dan tingkat konversi pendaftaran.

Pemangku kepentingan dan peran setiap orang

• Anda, Pemimpin Proyek: Merencanakan dan mengelola proyek

• Sophie, UXR: Melakukan penelitian dan memberikan wawasan setiap penelitian

• James dan Jenny, Desain: Menyediakan desain baru untuk situs web

• Shelly, Konten: Menulis salinan dan konten untuk setiap komponen atau halaman web baru

• Kate, Web Developer: Menerapkan situs web baru

• Rob, pemimpin Web Developer: Menerapkan QA dan meluncurkan situs web baru

• Emily, Kepala Pemasaran: Memberikan umpan balik dan persetujuan proyek

Anggaran

Anggaran untuk desain ulang situs web baru adalah $30.000.

Milestone dan hasil akhir

Anda akan mencapai milestone pertama ketika fase penelitian selesai dan Sophie mengirimkan laporan dengan rekomendasi cara melanjutkan ke tahap desain dan konten (hasil akhirnya).

Linimasa dan jadwal

• Maret - Mei: Sophie akan melakukan semua penelitian yang diperlukan untuk mendesain ulang situs web.

• Mei - Juli: James dan Shelly akan secara bersamaan akan membuat desain dan konten.

• Awal Agustus: Kate akan meluncurkan situs web baru dengan desain dari James dan konten dari Shelly.

Rencana komunikasi

Untuk rencana komunikasi, alat manajemen proyek akan digunakan untuk menyimpan semua tugas, komunikasi, dan aset di satu tempat, membuatnya mudah ditemukan semua pemangku kepentingan. Rapat perdana diadakan sebelum pekerjaan dimulai dan di akhir setiap milestone. Semua komunikasi lainnya, termasuk pembaruan status dan permintaan kerja yang masuk, juga dilakukan di alat manajemen proyek.

Cara ClassPass mengelola rencana proyek dari awal hingga akhir

Kerry Hoffman, Manajer Proyek Senior Operasi Pemasaran di ClassPass, mengawasi semua proyek pemasaran yang dilakukan tim kreatif, pengembangan, dan konten. Berikut adalah tiga strategi terbaiknya untuk mengelola rencana proyek:

• Identifikasi pemangku kepentingan di awal: Bagaimanapun ukuran proyeknya, Anda harus mengetahui siapa pemangku kepentingan dan perannya sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda melibatkan orang yang tepat di setiap tahap. Ini juga akan memperjelas proses tinjauan dan persetujuan sebelum tim mulai bekerja.

• Sepakati cara berkomunikasi mengenai proyek: Tetapkan di mana dan kapan komunikasi proyek harus dilakukan agar informasi utama dapat disimpan di tempat yang tepat sehingga semua orang terus selaras.

• Adaptif dan pelajari gaya kerja orang lain: Proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana, tetapi dengan menerapkan manajemen integrasi yang tepat, Anda dapat menjaga proyek tetap berjalan lancar. Selain itu, cari tahu cara kerja favorit anggota proyek sehingga Anda bisa mempertimbangkannya saat membuat rencana. Ini akan membantu segalanya berjalan lebih lancar setelah Anda mulai mengeksekusi proyek.

Tulis rencana proyek berikutnya layaknya profesional

Selamat, Anda resmi menjadi ahli perencanaan kerja. Dengan beberapa langkah, sedikit waktu, dan sejumlah pengaturan, Anda berhasil menulis rencana proyek.

Selanjutnya, Anda dapat menjaga agar Anda dan tim tetap sesuai rencana dan mengatasi tantangan lebih awal. Dan, dengan menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana, Anda dapat mengerjakan setiap langkah dari rencana proyek dengan percaya diri.