Cara menulis tujuan proyek yang efektif beserta contoh

Anda telah menyelesaikan proyek, lalu?

Jika sistem tidak siap untuk mengetahui tujuan proyek, Anda akan kesulitan mengetahui: Apa proyek berhasil? Apa Anda mencapai gol? Atau, apa Anda melewatkan target?

Membuat tujuan proyek itu mudah, tapi Anda harus memastikan itu cara yang terukur dan berguna untuk mengevaluasi kesuksesan proyek. Panduan ini akan membantu Anda memulai tujuan proyek, serta meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda.

Apa itu tujuan proyek?

Tujuan proyek adalah apa yang ingin dicapai di akhir proyek. Ini bisa saja mencakup hasil akhir dan aset, atau tujuan yang lebih abstrak seperti meningkatkan produktivitas atau motivasi. Tujuan proyek harus gol yang dapat dicapai, terikat waktu, spesifik yang dapat diperkirakan di akhir proyek.

Tujuan proyek adalah elemen penting dari manajemen proyek—tanpa itu, tidak ada cara ringkas untuk menyampaikan gol sebelum dan selama proyek, atau cara terukur untuk mengevaluasi kesuksesan Anda setelah proyek berakhir.

Jika baru saja memulai tujuan proyek, berikut perbedaannya dengan elemen manajemen proyek lain:

Tujuan proyek vs. gol proyek

Walaupun beberapa tim mungkin menggunakan kedua hal ini secara bergantian, ada perbedaan unik antara gol vs. tujuan proyek. Umumnya, tingkat gol proyek lebih tinggi dari tujuan proyek. Gol proyek harus menguraikan apa yang terjadi setelah proyek berhasil, dan penyelarasan proyek tersebut dengan keseluruhan tujuan bisnis.

Di sisi lain, tujuan proyek lebih terperinci dan spesifik dari gol proyek. Meskipun banyak tujuan proyek dapat memengaruhi tujuan bisnis, tujuan proyek Anda lebih fokus pada hasil akhir spesifik dan aktual di akhir proyek.

• Contoh tujuan proyek: Menambah lima cara baru agar pelanggan dapat menemukan formulir umpan balik dalam produk dalam dua bulan ke depan.

• Contoh gol proyek: Mempermudah tim teknis untuk menerima dan menanggapi umpan balik pelanggan.

Tujuan proyek vs. tujuan bisnis

Tujuan proyek hanyalah tujuan dan indikator kinerja untuk proyek perorangan. Tujuan proyek harus diterapkan pada proyek terkait dan harus cukup spesifik untuk memandu tim dalam mengevaluasi kesuksesan proyek.

Tujuan bisnis lebih besar dari proyek tunggal. Berbeda dengan tujuan proyek, tujuan bisnis akan mendorong arah dan kecepatan bisnis. Tujuan bisnis harus menjadi panduan jangka panjang perusahaan atau departemen. Tujuan mengarahkan gol perusahaan selama satu kuartal atau satu tahun, dan harus ditulis dalam metodologi perencanaan gol yang tim gunakan, seperti tujuan dan hasil utama (OKR).

• Contoh tujuan proyek: Meningkatkan Skor Loyalitas Pelanggan (NPS) perusahaan kita menjadi 62 di akhir kuartal.

• Contoh tujuan bisnis: Menjadi penyedia layanan utama dalam kategori kita.

Tujuan proyek vs. rencana proyek

Rencana proyek adalah cetak biru elemen penting yang perlu dicapai tim agar berhasil meraih gol dan tujuan proyek. Namun, rencana proyek harus mencakup beberapa elemen penting tambahan, seperti pemangku kepentingan proyek, hasil akhir, linimasa, dan banyak lagi.

Rencanakan untuk membuat tujuan proyek sebelum mengerjakan rencana proyek karena tujuan kemungkinan akan mendorong elemen lain dari rencana proyek, seperti hasil akhir dan metrik kesuksesan. Tapi, setelah tujuan proyek ditulis, Anda kemungkinan akan membagikannya kepada pemangku kepentingan melalui rencana proyek.

• Contoh tujuan proyek: Meningkatkan interaksi click through rate (CTR) pada email sebesar 10% di akhir Q3.

• Contoh rencana proyek: Lihat contoh rencana di panduan perencanaan proyek kami.

Tujuan proyek vs. milestone proyek

Sekilas, "tujuan" dan "milestone" terdengar seperti hal yang sama—keduanya merupakan target dalam proyek. Tapi, umumnya, milestone proyek harus memiliki ruang lingkup lebih kecil dari tujuan proyek.

 Milestone proyek adalah checkpoint yang menandai pencapaian spesifik di linimasa proyek. Milestone sendiri tidak merepresentasikan pekerjaan, namun mencatat pencapaian kumpulan tugas atau hasil akhir. Meskipun milestone proyek penting, tujuan proyek mencakup seluruh proyek.

• Contoh tujuan proyek: Mendapatkan 20.000 RSVP pada acara virtual kita sebelum tanggal penutupan pendaftaran (23 Juni).

• Contoh milestone proyek: 8 Juni 2021: Promosi halaman web acara virtual mendatang ditayangkan.

Tujuan proyek vs. hasil akhir proyek

Hasil akhir proyek adalah aset yang harus dimiliki di akhir proyek. Contohnya, dalam kampanye pemasaran, hasil akhir bisa saja iklan baru atau halaman web. Umumnya, tujuan proyek akan menentukan hasil akhirnya, tapi tujuan juga harus lebih luas dari hasil akhir.

Selain mencatat hasil akhir, tujuan proyek juga akan menentukan manfaat dan dampak dari hasil akhir itu, khususnya karena terhubung dengan skema gol proyek dan tujuan bisnis yang lebih besar.

• Contoh tujuan proyek: Mengurangi churn pelanggan bulanan hingga 1% sebelum akhir tahun.

• Contoh hasil akhir: Meluncurkan kampanye winback untuk semua pelanggan nonaktif.

Manfaat tujuan proyek

Tujuan proyek yang jelas membantu Anda mengetahui arah proyek. Tanpa tujuan proyek, Anda akan kesulitan mengetahui apakah proyek berhasil atau gagal, dan tidak dapat merencanakan perbaikan untuk proyek yang akan dikerjakan selanjutnya.

Saat anggota tim tidak mengerti apakah pekerjaan mereka selaras dengan proyek dan gol perusahaan yang lebih besar, mereka akan kurang termotivasi dan terlibat. Menurut  Laporan Gol Asana, hanya 26% pekerja intelektual yang memahami kontribusi pekerjaan perorangan mereka terhadap gol perusahaan. Tujuan proyek Anda memang bukan gol perusahaan, tapi itu adalah proses yang menghubungkan pekerjaan perorangan dengan pekerjaan proyek, lalu ke gol perusahaan.

Jadi, saat Anda memiliki tujuan proyek yang jelas, anggota tim dapat mengevaluasi pekerjaan mereka secara konsisten dan fokus kembali pada tujuan tersebut jika tidak selaras. Anggap tujuan Anda sebagai kompas untuk membantu tim terus bergerak di arah yang tepat.

5 kiat menulis tujuan proyek terbaik

Rahasia menulis tujuan proyek terbaik adalah membuat tujuan ditulis dengan jelas dan bermanfaat. Anda dapat melakukan ini menggunakan metodologi SMART, yang merupakan singkatan dari:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur)

• Achievable (Dapat dicapai)

• Realistic (Realistis)

• Time-bound (Terikat waktu)

Untuk panduan lengkap tentang metodologi ini, baca artikel kami untuk mempelajari cara membuat gol SMART yang lebih baik.

1. Tetapkan tujuan proyek di awal proyek

Agar tujuan dapat mengarahkan hasil proyek, Anda perlu menetapkannya di awal dan menggunakannya untuk memandu proyek. Seperti yang disebutkan tadi, tujuan proyek adalah elemen utama rencana proyek yang juga harus dibuat di awal proyek.

2. Libatkan tim proyek dalam proses penetapan gol

Semakin banyak persetujuan yang didapat, semakin sukses tujuan proyek. Pemangku kepentingan perlu memahami tujuan proyek dengan jelas, sehingga mereka dapat mempelajari bagian lain dalam rencana proyek dan pekerjaan yang berlangsung selama proyek dengan lebih efektif.

3. Buat pernyataan tujuan proyek yang singkat tapi jelas

Jika ini pertama kali menulis tujuan proyek, Anda mungkin ingin menjabarkan setiap detail. Tapi, coba jaga agar tujuan proyek sesingkat mungkin. Anggaplah tujuan sebagai pernyataan untuk memandu hasil proyek. Pernyataan tujuan proyek harus sekitar satu hingga dua kalimat. Informasi tambahan seperti anggaran proyek atau pemangku kepentingan akan dicatat dalam rencana proyek.

4. Pastikan tujuan adalah hal yang dapat dikendalikan

Di sinilah peran SMART dalam membantu Anda membuat tujuan proyek yang ditentukan jelas, realistis, dan dapat dikendalikan. Ada lima elemen pada kerangka kerja ini:

• Specific (Spesifik). Pastikan pernyataan tujuan proyek membahas proyek yang sedang dikerjakan tim dengan jelas. Hindari menulis tujuan proyek yang terlalu luas yang tidak berhubungan langsung dengan hasil proyek.

• Measurable (Terukur). Di akhir proyek, Anda perlu cara untuk melihat kembali dengan jelas dan menentukan apakah proyek berhasil. Pastikan tujuan proyek jelas merupakan hal yang dapat diukur dengan jelas, seperti perubahan persentase atau jumlah aset tertentu.

• Achievable (Dapat dicapai). Apa tujuan proyek adalah hal yang ingin dicapai secara wajar dalam proyek? Hal ini berhubungan dengan cakupan proyek. Jika cakupan proyek tidak realistis, tujuan proyek kemungkinan juga sama. Tanpa gol proyek yang Dapat dicapai, proyek dapat mengalami scope creep, penundaan, atau kelebihan beban kerja.

• Realistic (Realistis). Saat membuat tujuan proyek, Anda harus memahami sumber daya proyek secara umum. Pastikan tujuan dapat dicapai dalam kerangka waktu dengan sumber daya yang tersedia untuk proyek ini.

• Time-bound (Terikat waktu). Tujuan proyek harus mempertimbangkan durasi linimasa proyek. Pastikan untuk memperhitungkan waktu yang tersedia untuk mengerjakan proyek.

5. Periksa tujuan proyek selama siklus proyek

Karyawan yang mengerti cara pekerjaan perorangannya menambah nilai pada organisasi 2X lebih termotivasi. Untuk menjaga agar tim tetap selaras dan termotivasi, pastikan terus memeriksa dan memberi mereka informasi terkini mengenai tujuan proyek. Masukkan bagian yang berhubungan dengan tujuan proyek dalam laporan status proyek. Bagikan apakah proyek saat ini sesuai rencana, berisiko, atau tidak sesuai rencana. Dengan begitu, tim proyek dapat menyesuaikan kembali jika perlu serta membuat progres yang sangat berkontribusi pada tujuan proyek.

Contoh tujuan proyek yang baik dan buruk

Membuat tujuan proyek itu sulit dan melakukannya dengan baik untuk proyek Anda membutuhkan waktu. Tidak masalah! Lihat tiga contoh tujuan yang baik dan buruk ini untuk membantu membuat tujuan Anda sendiri:

Contoh 1: Tujuan proyek bisnis

• Buruk: Meluncurkan halaman beranda baru.

Tujuan proyek ini melewatkan banyak karakteristik penting. Meski terukur, dapat dicapai, dan realistis, tujuan tidak spesifik atau terikat waktu. Kapan halaman beranda harus ditayangkan? Apa yang harus menjadi fokus perancangan ulang?

• Baik: Membuat aset halaman beranda dan materi promosi baru yang fokus pada empat cerita pelanggan dan kasus penggunaan. Meluncurkan halaman beranda yang diperbarui dan berorientasi pada pelanggan di akhir Q2.

Tujuan proyek ini solid dan spesifik (membuat aset halaman beranda dan materi promosi baru), terukur (meluncurkan halaman beranda yang diperbarui dan berorientasi pada pelanggan), dapat dicapai dan realistis (fokus pada cerita pelanggan dan kasus penggunaan), serta terikat waktu (di akhir Q2).

Contoh 2: Tujuan proyek nirlaba

• Buruk: Meningkatkan keberlanjutan dalam proses produksi kita sebesar 5%

Tujuan proyek ini masih kekurangan beberapa karakter penting meskipun lebih spesifik dari contoh buruk sebelumnya. Tujuan ini terukur (sebesar 5%), tapi tidak spesifik atau terikat waktu karena kita tidak menjelaskan arti "keberlanjutan" atau kapan proses produksi harus meningkat. Akibatnya, kita tidak benar-benar tahu apakah tujuan dapat dicapai atau realistis.

• Baik: Mengurangi limbah operasional sebesar 5% dan meningkatkan penggunaan produk daur ulang sebesar 20% dalam 12 minggu ke depan.

Tujuan proyek ini dibuat berdasarkan tujuan sebelumnya karena sekarang kita memiliki tujuan spesifik. Tujuan proyek ini juga mencakup cara mengukur gol (sebesar 5%... 20%). Sekalipun sedikit ambisius, tapi tujuan ini dapat dicapai dan realistis karena terikat waktu (dalam 12 minggu ke depan).

Contoh 3: Tujuan proyek pribadi

• Buruk: Meningkatkan penilaian kinerja

Percaya atau tidak, kebanyakan tujuan proyek pribadi tidak spesifik atau terukur. Itu karena kita kesulitan mengarahkan metrik kesuksesan ke diri kita. Tapi, untuk mengetahui jika kita meningkatkan dan mencapai gol pribadi, kita perlu membuat tujuan proyek yang lebih jelas.

• Baik: Mendapatkan setidaknya 4/5 pada penilaian kinerja Maret dan September di 2021.

Di sini, ada tujuan proyek yang memenuhi semua syarat: spesifik (mendapatkan setidaknya 4/5), terukur (4/5), dapat dicapai dan realistis (4/5 memberi kita ruang untuk kesulitan tak terduga), dan terikat waktu (di 2021).

Secara objektif, tujuan proyek adalah ide yang bagus

Menetapkan tujuan proyek dapat membantu tim mendapatkan kejelasan, selaras dengan pekerjaan, dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Tapi, ingat: tujuan proyek hanyalah satu bagian dari keseluruhan rencana proyek. Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara meningkatkan kejelasan dan keselarasan selama tahap perencanaan proyek, baca panduan menulis rencana proyek kami.