9 strategi agar sukses mengelola multiproyek

Jika Anda mengelola tim atau program, kemungkinan ada beberapa proyek yang berlangsung bersamaan. Tapi melacak semua komponen bisa jadi rumit dan cepat. Tanpa proses yang baik untuk mengelola multiproyek, sulit untuk mengetahui pekerjaan apa yang diprioritaskan, bagaimana membantu tim mengelola beban kerja secara efektif, dan apakah semua diselesaikan tepat waktu.

Untungnya, ada cara yang lebih baik. Jika Anda kesulitan mengatur dan mengelola pekerjaan di multiproyek atau memastikan tim memiliki beban kerja yang terkelola dengan baik, sepuluh strategi ini akan membantu Anda menjaga semuanya sesuai rencana.

1. Tetapkan satu tempat untuk menyimpan semua proyek Anda

• Masalah: Kurangnya visibilitas di semua proyek Anda.

• Solusi: Rencanakan dan kelola semua proyek tim Anda di satu tempat.

Contohnya, jika mengelola peta jalan produk dengan banyaknya peluncuran produk, Anda harus benar-benar tahu berapa banyak peluncuran yang dilakukan, apa saja isinya, dan kapan berlangsung. Merencanakan dan mengelola semua peluncuran di satu tempat memungkinkan Anda melihat semua yang berlangsung dan status seluruh peta jalan dengan cepat. Apa yang Anda harus gunakan sebagai alat manajemen multiproyek? Jika belum menggunakannya, proyek atau platform manajemen kerja adalah alat terbaik, dan idealnya yang bersifat fleksibel, mudah digunakan, dan kolaboratif. Menurut kami (tidak mengejutkan), Asana adalah opsi terbaik untuk dipertimbangkan.

2. Tentukan gol, rencana, tanggung jawab, dan ekspektasi di awal

• Masalah: Anda melihat inkonsistensi dalam hasil akhir dan proses.

• Solusi: Tentukan gol, rencana, dan tanggung jawab dengan jelas.

Tanpa alur kerja atau proses perencanaan proyek standar, setiap proyek kemungkinan dikelola secara berbeda. Akibatnya, hasil akhir tidak konsisten, waktu terbuang untuk mengatur proses baru setiap saat, dan pekerjaan kemungkinan akan luput.

Untuk memperbaikinya, pastikan rencana, proses, dan tanggung jawab di tim Anda jelas sejak awal. Pada tingkat proyek, ini berarti menguraikan gol, setiap langkah dan pekerjaan yang perlu diselesaikan, jadwal setiap pekerjaan, dan siapa yang akan bertanggung jawab atas pekerjaan itu secara jelas. Pastikan juga meluangkan waktu untuk umpan balik dan persetujuan yang rawan diabaikan jika buru-buru menyelesaikan proyek tanpa rencana jelas.

Selanjutnya, perjelas rencana, proses, dan tanggung jawab di tingkat program. Tetapkan tujuan tim dan sampaikan dengan jelas proyek yang akan membantu mencapai tujuan tersebut. Gol proyek harus membantu tim menyelesaikan proyek. Lalu, tujuan tim ini akan membantu perusahaan Anda memenuhi golnya.

Untuk mendapatkan semua manfaat manajemen proyek, atur beberapa konvensi seluruh tim. Contohnya, untuk proyek besar, Anda mungkin membutuhkan lead untuk membuat brief proyek sebelum menguraikan rencana proyek. Selain itu, buat templat untuk proyek yang tim sering kerjakan. Itu akan membantu memastikan proyek dieksekusi dengan cara sama setiap saat tanpa harus memikirkan ulang setiap langkah kecil di dalam proyek.

3. Prioritaskan pekerjaan yang akan berdampak paling besar

• Masalah: Anda tidak yakin proyek apa yang diprioritaskan untuk tim.

• Solusi: Lihat cara proyek mencapai gol perusahaan yang lebih besar. Apa yang akan berdampak paling besar? Mulai dari sana.

Walaupun menggoda untuk mengurangi dengan proyek termudah, pertama—tahan. Lebih baik, prioritaskan proyek itu berdasarkan apa yang akan berdampak terbesar pada gol perusahaan. "Prioritas utama Anda harus selaras dengan gol ini dan membantu selangkah lebih dekat mencapai gol," kata penulis Kasey Fleisher Hickey. Jadi, prioritaskan pekerjaan secara strategis pada tingkat makro (misal, mengundur proyek berdampak rendah ke kuartal depan) dan tingkat mikro (mengatur daftar tugas harian Anda sesuai urutan kepentingan).

Contohnya, tim Anda mungkin mengerjakan lima peluncuran produk sekaligus. Meski semua peluncuran itu memiliki upaya yang hampir sama dan pekerjaan yang perlu diselesaikan, salah satu dari itu berpotensi berdampak lebih besar pada pendapatan pelanggan baru dari keempat lainnya. Namun yang kedua akan berdampak paling besar pada retensi pelanggan dan LTV. Karena Anda mengetahui LTV berprioritas lebih tinggi untuk perusahaan, Anda harus memastikan ada cukup orang yang mengerjakan produk kedua sebelum memutuskan siapa yang sempat mengerjakan proyek berprioritas lebih rendah.

Anda tidak hanya akan dapat mengalokasikan waktu dan mengelola sumber daya dengan lebih baik, tapi juga tidak akan dibiarkan penasaran apakah proyek Anda akan berkontribusi untuk gol perusahaan.

4. Berdayakan tim agar fleksibel saat prioritas berubah

• Masalah: Tim Anda kesulitan melacak prioritas yang terus berubah dan memberi ulang tugas.

• Solusi: Lihat keseluruhan pekerjaan tim Anda.

Mengatur prioritas tim dan menyelaraskan pekerjaan itu penting, begitu juga bertindak cukup fleksibel untuk menyesuaikan jika perlu. Tetapi jika Anda melacak pekerjaan di spreadsheets dan daftar tugas di beberapa alat, mungkin sulit untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan tim pada satu waktu. Akibatnya, ketika prioritas berubah, Anda tidak tahu apa yang harus diatur ulang, seberapa sibuk setiap orang, atau bagaimana melacak pekerjaan yang Anda tunda. Satu cara mencegah ini adalah menerapkan proses kontrol perubahan.

Dengan membagikan sumber kebenaran pusat dengan tim, Anda dapat mengelola multiproyek tanpa khawatir mengalihkan prioritas. Karena pekerjaan semua orang kelihatan, Anda dapat cepat memahami bandwidth dan tugas terkini tim. Lalu, jika perlu memprioritaskan kembali tugas, Anda dapat melakukannya tanpa khawatir tugas benar-benar hilang.

Terakhir, ingatlah untuk terus membuka alur komunikasi—offline dan online. Baik itu di alat manajemen proyek atau pertemuan 1:1 rutin, bicarakan dengan anggota tim Anda tentang beban kerja mereka dan periksa ulang apakah semua sesuai rencana.

5. Kelola dan sampaikan ekspektasi secara jelas

• Masalah: Anda dan pemangku kepentingan tidak selaras mengenai apa yang terjadi dan kapan.

• Solusi: Sampaikan di mana pekerjaan berlangsung.

Tim yang mengalami kendala komunikasi menerapkan solusi itu karena kurang memahami pekerjaan milik mereka, rekan, dan pemangku kepentingan lintas fungsi. Saat Anda tidak mengetahui pekerjaan yang tim lain lakukan, Anda kekurangan konteks untuk memahami mengapa linimasa beralih, apakah prioritas tetap sama, dan bagaimana progres proyek.

Saat mengelola komunikasi di mana pekerjaan berlangsung, Anda memberdayakan tim dan pemangku kepentingan lintas fungsi dengan konteks lengkap di balik pekerjaan Anda. Dengan pembaruan real-time, semua orang juga dapat mengetahui progres pekerjaan.

Cara terbaik mengelola komunikasi secara konsisten adalah mencari alat manajemen kerja yang memungkinkan Anda membagikan pembaruan status dan progres tepat di mana pekerjaan berlangsung. Daripada mengambil data dan kabar terkini di spreadsheet, dokumen, dan alat lain, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan informasi dengan mengklik tombol, serta membagikannya kepada pemangku kepentingan hanya dengan mengklik lagi.

6. Lihat pekerjaan di berbagai proyek untuk menyeimbangkan beban kerja dan linimasa

• Masalah: Anda tidak yakin sebanyak (atau sesedikit) apa pekerjaan yang dimiliki setiap rekan tim.

• Solusi: Pastikan Anda memiliki cara melihat beban kerja pegawai di berbagai proyek.

Ada jebakan lain dalam merencanakan setiap proyek di tempat berbeda: Anda tidak dapat melihat semua pekerjaan yang seseorang lakukan di semua proyek Anda yang berbeda. Artinya, Anda biasanya mengandalkan tim untuk memberi tahu saat beban kerja terlalu banyak atau sedikit. Ini menyulitkan penanganan masalah, seperti tenggat yang luput sebelum menjadi masalah lebih besar, atau (sisi buruknya) menemukan kemampuan yang kurang dimanfaatkan.

Mengelola semua proyek Anda di tempat yang sama adalah langkah baik pertama untuk memecahkan masalah ini. Tapi berikutnya, Anda harus benar-benar melihat semua tugas di setiap proyek, kepada siapa tugas itu diberikan, dan rentang tanggalnya agar dapat menemukan pegawai yang kewalahan dan konflik linimasa proyek. Setelah itu Anda dapat menunda, menghapus, atau memberi ulang tugas guna mempertahankan proyek sesuai rencana. Tidak semua alat memiliki filter yang memungkinkan untuk solusi ini. Jadi, pastikan memilih yang memungkinkan.

Contohnya, mungkin ada desainer yang bertanggung jawab atas tugas kecil, seperti mengedit beberapa foto untuk peluncuran produk Anda selanjutnya, tapi juga mendesain, mencetak, serta mengantarkan brosur, kartu nama, dan poster untuk konferensi bulan depan! Di saat yang sama, desainer lain kelebihan bandwidth. Jika melihat beban kerja setiap orang secara bersamaan, Anda dapat langsung menemukan kesenjangan ini dan mengalokasikan ulang pekerjaan dengan tepat.

7. Sesuaikan jadwal proyek untuk memaksimalkan produktivitas tim

• Masalah: Tanggal mulai proyek tidak terkoordinasi. Akibatnya, pegawai kewalahan, pekerjaan diblokir, dan proyek tertunda.

• Solusi: Jadwalkan setiap proyek dengan portofolio lengkap Anda.

Bahkan proyek yang paling terencana dengan teliti dapat terhalang jika tidak dijadwalkan dengan ruang lingkup lengkap pekerjaan tim selama bulan, kuartal, atau tahun itu. Contohnya, jika Anda mencoba meluncurkan tiga pembaruan web berbeda, itu kemungkinan saling bertentangan atau mundur lebih lama dari perkiraan karena tim mencoba mengerjakan terlalu banyak sekaligus.

Lebih baik, jadwalkan dan koordinasikan pekerjaan tim dengan ruang lingkup lengkap program Anda, serta pertimbangkan menerapkan rencana manajemen insiden. Berikut beberapa kiat:

• Atur tanggal mulai untuk proyek serupa: Terutama jika ada grup sama yang mengerjakan multiproyek, itu berguna untuk mengatur tanggal mulai dan penyelesaian setiap proyek, sehingga setiap orang tidak mencoba menyelesaikan pekerjaan untuk lima proyek berbeda sekaligus. Sebaliknya, mereka akan dapat berfokus pada satu proyek sebelum melanjutkan ke berikutnya.

• Hati-hati dengan dependensi: Apa Anda perlu menyelesaikan pemeriksaan infrastruktur itu sebelum membuat situs web baru? Jika begitu, jadwalkan proyek dependen untuk setelah tanggal penyelesaian terencana pertama.

• Tandai tugas duplikat: Jika ada pekerjaan yang sama di dua proyek berbeda, gabungkan itu. Baik itu onboarding vendor baru atau membeli perlengkapan merekam video untuk pemasaran, pastikan pekerjaan itu diselesaikan lebih awal untuk menjaga kedua proyek tetap sesuai rencana.

Pengaturan waktu bisa sangat penting dalam menjaga multiproyek tetap sesuai rencana dan membantu tim Anda menjadi seproduktif mungkin.

8. Delegasikan pekerjaan, tapi pertahankan visibilitas

• Masalah: Ada perbedaan kecil antara mengelola secara mikro dan menjadi manajer yang lalai. Bagaimana Anda menjelaskannya?

• Solusi: Bagikan sumber kebenaran pusat dengan tim, sehingga Anda dapat memeriksa pekerjaan saat diperlukan.

Baik manajer produk atau manajer proyek, tidak ada yang ingin menjadi manajer mikro, tapi melalaikan tugas dan merasa seperti tidak diberitahu mengenai pekerjaan yang dilakukan di tim Anda dapat membuatnya hampir mustahil menjadi pemimpin efektif. Kabar baiknya, ada harapan.

Dengan membagikan sumber kebenaran tunggal dengan tim, Anda dapat melacak seluruh pekerjaan yang semua orang kerjakan. Saat semua pekerjaan tim berada di proyek bersama yang terpusat, Anda bisa mendapatkan wawasan sekilas mengenai apa yang semua orang kerjakan, kapan tugas itu masuk tenggat, dan bagaimana progresnya. Dengan begitu, Anda dapat memeriksa tugas jika perlu, tanpa mengelolanya secara mikro.

9. Lacak dan simpan alur kerja Anda daripada membuang waktu setiap saat

• Masalah: Anda membangun ulang alur kerja di awal setiap proyek.

• Solusi: Gunakan templat dan sederhanakan proses perencanaan proyek Anda.

Bayangkan: Anda baru saja menyelesaikan kampanye pemasaran per kuartal, dan bersiap untuk kuartal berikutnya. Tapi Anda tidak ingat bagaimana pastinya mengatur pekerjaan—itu berubah drastis sejak itu, dan Anda sudah terlanjur mengelola multiproyek. Anda tidak yakin apa komponen awalnya. Bagaimana cara membuat ulang kampanye tersebut tanpa memastikan tidak melewatkan tugas penting?

Berhenti membuang waktu di awal setiap proyek. Lebih baik, gunakan templat dan sederhanakan cara memulai proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat berulang kali menggunakan alur kerja sebagai templat. Saat waktunya mengoordinasi proyek baru, cukup mulai dengan templat kustom, sehingga Anda dapat mengembangkan lebih cepat dan efektif.

Selain itu, pastikan memperbarui templat Anda secara berkala dengan tugas baru atau langkah yang telah ditambah ke proses atau alur kerja baru yang Anda buat. Bayangkan templat Anda sebagai dokumen dinamis. Anda harus terus memperbaruinya dengan praktik terbaik dan wawasan baru agar ada proses paling efektif dan efisien. Akhirnya, pastikan menyimpan templat di sumber kebenaran pusat tim Anda agar semua memiliki akses ke templat itu, dan dapat memulai proyek dengan mudah.

Kelola multiproyek dengan sukses setiap saat

Sebagai pemimpin tim, mengelola multiproyek secara bersamaan sering kali merupakan kenyataan pekerjaan ini. Semoga kiat-kiat ini membantu Anda melacak semua komponen program, tetap tertata, menepati tenggat, dan mencapai gol Anda setiap saat.