Panduan manajemen integrasi proyek (proses 7 langkah)

Tidak ada dua proyek yang sama dalam hasil akhir, anggaran, dan linimasa. Untuk memastikan semua proyek memenuhi persyaratan dan tujuan, banyak perusahaan menggunakan manajemen integrasi proyek sebagai praktik standar. 

Manajemen integrasi proyek meliputi mengoordinasikan semua elemen proyek, mulai memberikan tugas dan mengelola sumber daya hingga berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Mengambil pendekatan holistis untuk mengelola proyek dan interdependensinya memungkinkan Anda mengeksekusi proyek sembari tetap mengingat gambaran besarnya.

Agar berhasil dalam manajemen proyek terintegrasi, teruslah membaca untuk mempelajari tentang praktik ini secara terperinci, termasuk langkah-langkah dan keterampilan utama yang dibutuhkan. 

Apa itu manajemen integrasi proyek?

Manajemen integrasi proyek meliputi mengoordinasikan semua elemen proyek, termasuk tugas, sumber daya, pemangku kepentingan, dan hasil akhir. Tujuan manajemen integrasi proyek adalah memastikan proses berjalan secara efisien dan mencapai gol yang ditentukan sebelumnya.

Anda membutuhkan manajemen integrasi proyek saat ada interaksi antara proses dan tim yang berbeda. Saat proyek memiliki sejumlah tujuan yang mendesak atau konflik penjadwalan, manajemen integrasi proyek membantu Anda membuat pertukaran biaya atau jadwal yang memungkinkan tim menyelesaikan proyek dan memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan.

Berikut contoh manajemen integrasi proyek: Misalnya, tim pemasaran membutuhkan data dari tim penjualan untuk membuat laporan bagi pemangku kepentingan. Manajemen integrasi proyek digunakan untuk memastikan data dari tim penjualan diserahkan dengan benar kepada tim pemasaran dan hasil akhirnya memenuhi syarat.  

Manajemen integrasi proyek juga meliputi memantau lima fase manajemen proyek yang terjadi selama siklus proyek.

Kelima fase ini meliputi:

1. Inisiasi proyek: Tujuan fase ini adalah membangun visi dan gol untuk proyek serta mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan melalui tujuan proyek. Fase ini terdiri dari membuat piagam proyek untuk memberikan ikhtisar proyek, peta jalan yang jelas, dan daftar pemangku kepentingan untuk menentukan siapa saja yang terlibat. 

2. Perencanaan proyek: Proses perencanaan adalah saat Anda mengatur infrastruktur proyek untuk membantu mencapai gol proyek sesuai batas waktu, anggaran, dan sumber daya. Anda akan membuat dokumen proyek yang lebih terperinci guna membantu tim memahami visi proyek dan apa yang dibutuhkan untuk menjalankan visi tersebut. 

3. Eksekusi proyek: Ini saat Anda akan melaksanakan rencana proyek dan memulai proyek. Sebagian besar anggaran akan digunakan selama fase ini untuk memproduksi hasil akhir. Fase ini juga meliputi aktivitas seperti komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan, jaminan kualitas, dan pengembangan tim. 

4. Kinerja proyek: Fase ini termasuk memantau progres proyek dan membandingkannya dengan rencana awal. Artinya, mengambil tindakan perbaikan saat ada penghambat atau penundaan. 

5. Pengakhiran proyek: Inilah saat Anda mengakhiri proyek secara resmi dengan meminta persetujuan klien atau pemangku kepentingan. Dokumentasi dan pelajaran yang diperoleh dari proyek harus diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. 

Sebagai salah satu area pengetahuan utama dalam Panduan PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) PMI, menguasai praktik ini memungkinkan manajer proyek untuk meningkatkan proses mereka. 

7 langkah manajemen integrasi proyek

Manajemen integrasi proyek memberikan pendekatan holistis pada perencanaan dan eksekusi proyek. Praktik ini berisi tujuh proses mengoordinasikan aktivitas proyek secara efektif. Mari kita uraikan proses tersebut. 

1. Buat piagam proyek

Proyek biasanya dimulai dengan pembuatan piagam proyek, sebuah dokumen singkat yang memberikan ikhtisar proyek dan mengidentifikasi manajer proyek serta pemangku kepentingan utama.

Piagam proyek meliputi hal berikut:

• Cakupan

• Tujuan dan hasil akhir

• Anggota tim proyek 

• Risiko proyek 

• Manfaat atau laba atas investasi

• Anggaran 

• Kasus bisnis

Pada dasarnya, piagam proyek bertindak sebagai dasar yang memungkinkan Anda untuk merencanakan proyek lebih lanjut. Piagam ini juga membantu mendapatkan persetujuan yang memungkinkan Anda terus berlanjut dengan cepat dan otomatis dalam cakupan proyek. 

2. Kembangkan rencana manajemen proyek

Langkah selanjutnya meliputi mengembangkan rencana proyek yang lebih terperinci, yang menentukan dokumen cakupan proyek, hasil akhir, linimasa, milestone, dan metrik untuk mengevaluasi kesuksesan. 

Rencana proyek digunakan untuk mengarahkan ekseskusi proyek guna memenuhi keseluruhan persyaratan dan tujuan. 

Berikut langkah-langkah membuat metodologi manajemen proyek:

1. Temui pemangku kepentingan untuk menetapkan persyaratan, hasil akhir, dan tujuan proyek.

2. Tentukan cakupan proyek.

3. Buatwork breakdown structure (WBS) untuk mendelegasikan tugas dan menugaskan sumber daya.

4. Buatjadwal proyek.

5. Lakukan penilaian risiko dan kembangkan rencana cadangan.

6. Buat dasar pengukuran kinerja untuk menilai kinerja proyek.

7. Kembangkan rencana tambahan untuk hal berikut: manajemen cakupan, manajemen anggaran, manajemen sumber daya, manajemen perubahan, manajemen pemangku kepentingan, atau manajemen risiko.

Untuk membantu Anda terkait proses ini, Anda dapat menggunakan templat perencanaan proyek sebagai titik awal membangun rencana. 

3. Arahkan dan kelola pekerjaan proyek

Fase selanjutnya adalah eksekusi proyek, di mana manajer proyek bertanggung jawab atas pekerjaan harian yang harus diselesaikan, seperti:

• Mengarahkan tim proyek

• Mengadakan rapat pemangku kepentingan

• Melacak progres proyek

Fase ini memastikan tugas dilaksanakan secara efektif sesuai rencana proyek dan dokumen cakupan. 

4. Kelola pengetahuan proyek

Manajemen pengetahuan proyek merujuk pada proses menggunakan informasi yang ada atau memperoleh pengetahuan tambahan untuk mencapai gol proyek. Langkah ini memastikan anggota tim memiliki seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil akhir yang diperlukan.

Pengetahuan atau keahlian yang diperoleh dalam langkah ini berkontribusi pada keseluruhan body of knowledge perusahaan yang berguna bagi upaya strategis di masa depan.  

5. Pantau dan kontrol pekerjaan proyek

Karena saling berhubungan, proses-proses dalam manajemen integrasi proyek harus diikuti dengan tepat untuk memastikan semuanya sesuai rencana manajemen proyek. 

Langkah ini bertujuan menjaga agar proyek tetap sesuai rencana. Jika ada penyimpangan dari rencana proyek, hal tersebut harus diidentifikasi dan dikoreksi. 

Ada tiga pendekatan untuk hal ini:

1. Tindakan preventif: tindakan yang dilakukan untuk mengurangi dampak negatif risiko proyek

2. Tindakan korektif: tindakan yang dilakukan agar kinerja proyek di masa mendatang kembali sesuai dengan rencana proyek

3. Perbaikan kekurangan: tindakan untuk memperbaiki atau mengganti kekurangan proyek yang didokumentasikan

Teknik umum untuk mengukur kinerja adalah melakukan earned-value analysis guna menilai status terkini anggaran dan jadwal proyek. Jika perubahan proyek perlu dilakukan dan disetujui, dokumen proyek seperti laporan kinerja pekerjaan mungkin perlu diperbarui.

Memantau proyek memastikan proyek berlangsung sesuai rencana untuk mencapai tujuan. 

6. Lakukan kontrol perubahan terintegrasi

Perubahan pada proyek terkadang dapat membuat stres jika tidak ditangani secara tepat, tapi tidak demikian jika ada proses kontrol perubahan.

Itulah alasan permintaan perubahan harus dinilai untuk memastikan perubahan tidak melampaui cakupan atau mendekati scope creep, yang merujuk pada peningkatan persyaratan selama siklus proyek. Beberapa perusahaan bahkan memiliki dewan pengendalian perubahan khusus untuk meninjau, misalnya, permintaan perubahan terkait anggaran, linimasa, dan sumber daya. 

Contoh perubahan proyek yaitu jika klien meminta aset tambahan sehingga Anda perlu mengevaluasi tingkat dampaknya pada proyek. 

Gunakan log kontrol perubahan untuk mendokumentasikan semua permintaan perubahan, termasuk perubahan yang disetujui, biaya dan sumber daya terkait, serta dampak permintaan pada linimasa proyek. Integrasi yang lancar terkait permintaan perubahan pada aktivitas proyek terkini penting bagi kesuksesan keseluruhan proyek. 

7. Akhiri proyek

Setelah semua pekerjaan proyek selesai dan hasil akhir diserahkan serta disetujui klien, saatnya mengakhiri proyek. 

Pengakhiran proyek melibatkan proses seperti:

• Mengadakan rapat pemangku kepentingan terakhir 

• Melakukan tinjauan resmi terkait proyek

• Mengakhiri kontrak

• Menata dan mengarsipkan materi proyek untuk penggunaan di masa depan

Pengakhiran proyek berfungsi sebagai referensi untuk upaya di masa depan dan memberikan wawasan tentang cara meningkatkan sistem manajemen integrasi proyek. 

Cara mengimplementasikan manajemen integrasi proyek

Melaksanakan manajemen integrasi proyek membutuhkan kombinasi keterampilan teknis dan kepemimpinan. Berikut beberapa kiat untuk membantu Anda memulai manajemen integrasi proyek. 

Minta manajer proyek memantau manajemen proyek terintegrasi

Proyek memiliki banyak komponen yang harus terus dilacak dan manajer proyek berperan penting dalam menyelesaikan konflik. Manajer proyek memantau:

• Jadwal proyek

• Biaya

• Hasil akhir proyek

• Risiko 

• Gol proyek

• Sumber daya

Manajer proyek perlu benar-benar memahami cara setiap faktor saling memengaruhi dan dampak pada proyek secara keseluruhan. Manajemen proyek terintegrasi secara khusus melibatkan proses, fase, dan hasil yang terus dilacak manajer proyek.

Contohnya, jika proyek mengalami perubahan cakupan, Anda mungkin berisiko kekurangan sumber daya, pembengkakan anggaran, dan penundaan. Manajemen integrasi proyek memungkinkan Anda menata ulang tim dan mendistribusikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan untuk meminimalkan dampak pada proyek dan bisnis.

Manajemen integrasi proyek dapat sangat berguna saat Anda harus mengelola tim lintas fungsi dan menata interdependensi proyek mereka. 

Lacak waktu secara teliti

Jika belum, mengimplementasikan perangkat lunak pelacak waktu bisa bermanfaat, tidak hanya untuk tujuan penagihan, tapi juga penjadwalan proyek di masa depan. Meskipun kalender tim memberikan Ikhtisar umum tentang alokasi waktu, melacak total waktu yang dihabiskan pada tugas akan memberikan metrik yang lebih tepat. 

Memiliki data ini akan bermanfaat untuk menjadwalkan proyek di masa depan karena akan membantu memperkirakan waktu untuk merencanakan tugas tertentu lebih akurat.  

Bentuk tim proyek yang komprehensif

Tim proyek yang baik dapat memberikan perubahan pada kinerja proyek. Anda bertanggung jawab membentuk tim proyek yang seimbang dan memberi tugas agar sesuai dengan keterampilan dan keahlian anggota tim. Pastikan semua orang memiliki sumber daya yang diperlukan dan koordinasikan komunikasi antartim yang terlibat.   

Gunakan templat proyek untuk menghemat waktu

Membuat rencana dan materi proyek bisa memakan waktu, khususnya karena begitu banyak yang dibutuhkan untuk satu proyek. Daripada membuatnya dari awal, manfaatkan templat proyek, baik dari proyek terdahulu atau yang telah dibuat sebelumnya. 

Contohnya, templat rencana proyek atau templat agenda rapat dapat disesuaikan untuk berbagai tujuan. Templat memberi Anda dasar yang dapat diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan.  

Berkolaborasilah dengan alat komunikasi tim

Setiap departemen memiliki gaya dan alat komunikasinya sendiri. Proyek kerap memerlukan kolaborasi antardepartemen berbeda. 

Untuk mencegah miskomunikasi atau kurangnya komunikasi antartim, gunakan rencana komunikasi untuk menetapkan kanal yang harus dipakai tim guna membagikan pengetahuan, sumber daya, dan pembaruan status proyek. Dengan begitu, tim dapat langsung saling berkomunikasi dan Anda tidak harus bertindak sebagai perantara. 

Contohnya, alat komunikasi tim memungkinkan Anda membuat tempat terpusat untuk proyek, serta mengaktifkan komunikasi dan umpan balik real-time. Alat komunikasi tim juga dapat melengkapi alat yang sudah digunakan karena dapat terintegrasi dengan alat kerja jarak jauh populer, seperti Google Drive dan Slack. 

Pentingnya manajemen integrasi proyek

Proyek sering bersifat dinamis dan kompleks, melibatkan banyak tim dan proses organisasi. Untuk memastikan semua elemen secara kohesif mengupayakan gol akhir, manajemen integrasi proyek sangat diperlukan. Berikut beberapa manfaat praktik ini.

Memberikan koordinasi dan organisasi selama proyek

Manajemen integrasi proyek layaknya instruksi manual yang dapat digunakan untuk membantu mengarahkan proyek di jalur yang tepat dan memastikan semua prosesnya sinkron. Seiring berjalannya fase proyek, manajemen intregrasi ini memastikan hasil dan dokumen disusun agar fase selanjutnya berjalan lancar.

Memastikan semua orang memahami tanggung jawabnya

Dengan manajemen integrasi proyek, semua pemangku kepentingan dan anggota tim akan memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Dengan memantau proyek secara teliti, Anda dapat menjawab pertanyaan dari tim atau pemangku kepentingan jika ada kebingungan atau masalah. 

Menjaga agar proyek tetap sesuai rencana

Manajemen integrasi proyek menjaga agar proyek tetap sesuai rencana untuk memenuhi batas waktu dan anggaran. Manajemen ini juga menjaga keselarasan proyek dengan rencana manajemen proyek guna memperoleh hasil atau keuntungan yang dijanjikan. Manajemen integrasi proyek membantu Anda menyelesaikan konflik atau perubahan selagi meminimalkan dampak pada keseluruhan proyek. 

Mempertahankan komunikasi yang lancar dengan pemangku kepentingan

Manajemen proyek terintegrasi memastikan pemangku kepentingan terus menerima informasi mengenai progres proyek. Manajemen ini memungkinkan Anda membuat sistem untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan terkait perubahan proyek, baik disetujui atau tidak. Manajemen proyek ini juga menekankan pentingnya mengadakan rapat terakhir setelah proyek selesai untuk melakukan pengakhiran. 

Membuat keputusan yang lebih jelas

Setiap langkah dalam manajemen integrasi proyek memiliki tujuan dan hasil yang sudah ditentukan. Dengan menelusuri semua langkah, Anda dapat memperoleh wawasan mendalam tentang tindakan terbaik untuk setiap fase proyek. Membuat dokumentasi proyek terperinci juga memungkinkan Anda untuk menyampaikan secara jelas pertimbangan di balik rencana.

Secara keseluruhan, manajemen integrasi proyek memberi manfaat bagi semua yang terlibat dalam proyek, yakni tim proyek, manajer proyek, dan pemangku kepentingan. 

Berikan hasil dengan manajemen integrasi proyek

Manajemen integrasi proyek menyatukan semua proses dan tugas proyek. Dengan perangkat lunak manajemen proyek Asana, Anda memiliki sumber kebenaran tunggal untuk merencanakan dan mengatur proyek dari awal hingga akhir.    

Untuk mendorong tingkat kesuksesan proyek, cari tahu apakah perangkat lunak manajemen proyek cocok untuk tim Anda.