Merasa kerja berlebihan? Strategi bagi perorangan dan tim untuk mengembalikan keseimbangan

Baik Anda mengejar minat atau merayakan pencapaian kerja, ada banyak kemenangan kecil (dan besar) untuk dialami saat bekerja setiap hari. Tapi jika Anda sering merasa stres daripada puas, Anda bisa saja kerja berlebihan.

Bekerja keras memang bagus, tapi hidup dengan baik juga sama pentingnya. Kunci mencegah kerja berlebihan adalah memprioritaskan dampak, bukan hasil. 

Jika secara pribadi merasa kerja berlebihan, Anda dapat menangani ini dengan mengatur batas dan menyampaikannya kepada manajer. Sebagai manajer atau pemimpin tim, Anda dapat mencegah kerja berlebihan dalam tim dengan mendukung anggota, serta memberikan konteks dan kejelasan mengenai pekerjaan mereka. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan beberapa tanda dan penyebab umum kerja berlebihan, sebelum mendalami cara mencegahnya sebagai perorangan atau pemimpin tim. 

Cara menemukan kerja berlebihan

Mungkin Anda merasa stres saat bekerja, tapi bagaimana mengetahui jika itu kerja berlebihan? Masalah itu terjadi saat Anda bekerja terlalu keras, terlalu banyak, atau terlalu lama. Jika Anda merasa seperti melebihi kapasitas saat bekerja, secara fisik, mental, atau emosional, Anda kemungkinan kerja berlebihan.

Perbedaan antara kerja berlebihan dan burnout

Kerja berlebihan yang berkepanjangan dapat mengakibatkan burnout. Pada 2019, Organisasi Kesehatan Dunia mengklasifikasikan burnout sebagai fenomena kerja yang mengakibatkan stres kronis di tempat kerja. Menurut Indeks Anatomi Kerja, 71% pekerja pengetahuan mengalami burnout setidaknya sekali pada 2020. Dari pekerja itu, hampir setengah (46%) responden menyebut kerja berlebihan sebagai faktor utama yang berkontribusi pada burnout.

Tanda kerja berlebihan

Stres hanyalah satu tanda kerja berlebihan. Efek samping tambahan dari merasa kerja berlebihan meliputi:

• Kurang bertenaga

• Stres terus-menerus saat bekerja

• Gelisah sebelum mulai kerja, seperti kecemasan di hari Minggu

• Kesulitan berhenti bekerja 

• Merasa seperti tidak dapat menjalani kehidupan biasa karena stres terkait pekerjaan

• Merasa terpisah dari teman dan keluarga

• Kualitas kerja yang berkurang meski berusaha semaksimal mungkin

Kerja berlebihan tidak hanya terasa buruk, burnout berkepanjangan juga dapat memengaruhi kesehatan Anda yang mengakibatkan tidur terganggu atau kekurangan tenaga. Menemukan keseimbangan yang sehat antara pekerjaan dan kehidupan Anda adalah kunci kesehatan mental baik dan kesejahteraan yang meningkat.

5 penyebab umum kerja berlebihan

Anda mungkin merasa kewalahan dan berlebihan kerja, tapi dari mana datangnya perasaan ini? Sensasi kerja berlebihan bukan sesuatu di pikiran Anda, melainkan disebabkan oleh masalah nyata di organisasi atau budaya kerja Anda. Langkah pertama melawan kerja berlebihan adalah memahami asal perasaan ini. 

1. Aktivitas pelengkap

Aktivitas pelengkap adalah aktivitas apa pun yang menjauhkan dari pekerjaan yang menciptakan dampak. Ini meliputi mencari dokumen, meminta persetujuan, dan mencari informasi terkini status pekerjaan, dan lainnya. Kita cenderung menerima aktivitas pelengkap, dan berasumsi bahwa tugas ini hanyalah bagian dari dunia kerja. Tapi waktu yang kita habiskan untuk tugas berkala ini menghalangi untuk berfokus pada pekerjaan berdampak besar. 

Menurut Indeks Anatomi Kerja, rata-rata pekerja pengetahuan menghabiskan 60% waktu mereka pada aktivitas pelengkap. Itu berarti hanya 40% dari setiap hari kerja dihabiskan pada pekerjaan berdampak besar, yaitu tugas dan proyek yang diberikan untuk Anda kerjakan. Masalahnya, kita memiliki jumlah jam yang sama setiap hari. Jadi, saat aktivitas pelengkap memakan banyak waktu kerja, pekerja pengetahuan merasa seperti perlu bekerja lebih lama untuk mengejar ketinggalan.

2. Pekerjaan terisolasi

Penyebab stres tempat kerja umum lainnya adalah pekerjaan terisolasi. Saat tidak memahami apa yang dikerjakan anggota tim atau mengapa pekerjaan Anda penting, Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif. Tanpa komunikasi transparan, pekerja pengetahuan menghabiskan waktu mencari informasi dan mengulangi pekerjaan. Faktanya, rata-rata pekerja pengetahuan menghabiskan 13% waktu mereka pada pekerjaan yang sudah diselesaikan, naik dari 10% pada 2019. Selama setahun, 246 jam terbuang karena pekerjaan yang sudah diselesaikan. 

3. Gol yang terlupakan

Sangat penting memahami bagaimana pekerjaan yang dilakukan memengaruhi perusahaan Anda. Tanpa koneksi lebih kuat itu, Anda dapat merasa seperti bekerja dalam kekosongan. Lebih buruk lagi, Anda tidak tahu pekerjaan apa yang diprioritaskan, di mana itu membuat semuanya terasa seperti prioritas utama. 

Selain itu, saat mengerti bagaimana pekerjaan Anda berkontribusi bagi inisiatif tim dan perusahaan, Anda lebih siap untuk mengelola prioritas atau tenggat yang terus berubah. Daripada panik mencari informasi atau memahami cara memprioritaskan ulang tugas terkait proyek baru atau linimasa yang disesuaikan, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan terpenting secara efektif. 

4. Dunia kerja yang selalu aktif

Kita hidup dalam ekonomi pengalihan, dan tekanan tinggi dari dunia kerja yang selalu aktif membuat pegawai merasa seperti perlu bekerja lebih lama hanya untuk mengejar ekspektasi pekerjaan. Sudah berapa kali Anda mengecek email di pagi hari, atau menanggapi pertanyaan kerja singkat di akhir pekan? Praktik ini telah menjadi bagian standar cara kita berinteraksi saat bekerja, tapi itu adalah penyebab utama kerja berlebihan dan burnout.

5. Kelebihan muatan app

Riset menunjukkan bahwa rata-rata pekerja pengetahuan berganti-ganti antar 10 alat hingga 25 kali per hari. Saat ini, cukup umum melakukan pekerjaan di satu alat, melacak pekerjaan itu di alat kedua, dan membicarakan itu di alat ketiga. Tapi pergantian app dapat mengakibatkan informasi luput atau detail yang terabaikan. Faktanya, lebih dari seperempat (27%) pekerja mengatakan tindakan dan pesan luput saat berganti app. 

Selain itu, 80% pekerja pengetahuan melaporkan bekerja sambil membiarkan kotak masuk mereka atau app komunikasi lain terbuka. Tapi pegawai yang berganti-ganti app juga kemungkinan besar kesulitan memprioritaskan pekerjaan secara efektif. Itu dikarenakan setiap pemberitahuan terasa seperti prioritas tertinggi dan perlu ditangani sekarang juga. 

Kiat untuk perorangan: 3 langkah mendukung diri sendiri

Jika merasa kerja berlebihan, jangan coba mengabaikannya. Dan jika memungkinkan, jangan juga lari itu. Mengatasi kerja berlebihan dengan mencari pekerjaan baru memang menggoda. Mencari pekerjaan baru merupakan opsi, dan kadang itu bahkan opsi terbaik. Tapi jika sekadar melarikan diri dari masalah ini, ada kemungkinan itu bisa muncul lagi nantinya. Sebaiknya, dengan belajar menemukan penyebab stres dan kelebihan kerja, Anda dapat berlatih mendukung kebutuhan Anda saat bekerja.

Ini tidak hanya baik bagi Anda secara pribadi. Saat Anda mendemonstrasikan cara mengurangi kerja berlebihan untuk lebih berfokus pada prioritas pekerjaan penting, Anda menunjukkan kepada manajer bahwa Anda memikirkan pengaruh Anda pada tim dan perusahaan daripada sekadar produktivitas. Memprioritaskan kesehatan dan kebahagiaan juga akan memperbaiki keseluruhan kinerja kerja dengan meningkatkan kapasitas Anda.

Pada akhirnya, cara terbaik mendukung diri Anda adalah dengan berbicara kepada manajer tentang beban kerja dan bantu mencari solusi. Sebelum melakukan pembicaraan itu, siapkan rencana agar itu dapat ditindaklanjuti secepatnya.

1. Lacak yang saat ini Anda lakukan

Jika tidak yakin pastinya mengapa Anda merasa kerja berlebihan, mulailah dengan melacak tugas yang dikerjakan setiap hari dan berapa lama Anda menghabiskan waktu pada setiap tugas. Jika relevan, catat pekerjaan apa pun yang dilakukan di luar jam kerja, atau pesan yang Anda rasa terpaksa dibalas setelah jam kerja. 

Ada beberapa manfaat melacak pekerjaan Anda saat ini:

• Temukan tugas yang menguras waktu. Penyebab umum kerja berlebihan adalah perfeksionisme. Cari tugas sederhana yang paling menguras waktu hanya karena Anda ingin menyempurnakannya. Dengan melacak waktu, Anda dapat menemukan tugas yang memakan lebih banyak waktu dari yang diperkirakan, dan sesuaikan jika perlu.

• Perkirakan gangguan berbasis pemberitahuan. Banyak gangguan di tempat kerja terjadi saat kita melihat ikon pemberitahuan muncul di layar. Ini dapat mengganggu alur di mana Anda berada dan menyebabkan Anda menyimpang dari rencana kerja selama hari itu. Pertimbangkan menyalakan mode Jangan Ganggu saat memasuki deep work untuk mengurangi keinginan mengecek.

• Ungkap pekerjaan tersembunyi. Alasan lain kerja berlebihan adalah pekerjaan tersembunyi. Tugas ini bukan hal yang ingin kita kerjakan. Jika belum, pastikan Anda melacak setiap tugas di alat daftar tugas agar memahami apa yang perlu dilakukan setiap hari. 

• Bandingkan tanggung jawab dengan deskripsi pekerjaan Anda. Apa Anda sudah menjalani tanggung jawab ekstra selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun? Jika tugas Anda saat ini jauh melampaui deskripsi pekerjaan awal, tanya manajer mengenai memperbarui jabatan atau struktur penggajian untuk mencakup tanggung jawab itu. 

• Tentukan jika ada pekerjaan berlebih. Terkadang, penyebab kerja berlebihan memang jelas: Anda sama sekali tidak memiliki cukup waktu di hari kerja untuk menyelesaikan tugas. Jika ini persoalannya, Anda dapat bekerja bersama manajer untuk memprioritaskan pekerjaan berdampak besar, dan coba limpahkan atau tunda tugas yang kurang penting.

2. Hubungkan pekerjaan Anda dengan gol perusahaan

Memahami bagaimana pekerjaan Anda berkontribusi bagi gol tim dan perusahaan dapat membantu memprioritaskan dengan sangat baik proyek yang sedang dikerjakan. Sebagai anggota tim yang efektif, jangan coba bekerja sebanyak yang Anda bisa. Justru, Anda harus fokus pada pekerjaan berdampak besar. 

Sebelum berbicara pada manajer, pikirkan dengan matang gol Anda. Apa inisiatif yang pekerjaan Anda dukung? Selain itu, apa ada sesuatu yang Anda kerjakan yang tidak terhubung dengan gol? Apa ada yang dapat dilimpahkan ke anggota tim lain atau ditunda hingga nantinya?

3. Bantu buat rencana tindakan bersama manajer Anda

Berbicara pada manajer Anda tentang kelebihan kerja memang bisa menakutkan. Tapi itu percakapan penting bagi kalian. Manajer Anda ingin Anda berhasil, jadi beri tahu dia bahwa Anda bertambah stres dan beban kerja terasa tidak dapat dikelola. Pertimbangkan mengemukakan hal ini saat rapat 1:1 selanjutnya. Selain itu, jika tidak sering bertemu dengan manajer Anda, minta rapat 1:1 untuk membicarakan tentang bandwidth. 

Kiat untuk manajer: 6 cara mencegah burnout pada tim Anda

Mungkin Anda tidak merasa kerja berlebihan, tapi menurut Anda anggota tim berjuang melawan burnout. Sebagai pemimpin tim, Anda dapat membantu memastikan mereka merasa didukung dengan memberi informasi, konteks, dan alat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. Berikut caranya. 

1. Tanya tim Anda

Cara termudah melawan burnout adalah menanyakan anggota tim jika mereka merasa kerja berlebihan. Ini khususnya benar jika Anda menyadari anggota tim bekerja lebih lama atau membalas email selama akhir pekan. Beberapa orang suka gaya kerja ini, dan mengecek email di sini atau mengerjakan tugas pendek di sana tidak membuat mereka stres. Orang lain mungkin diam-diam kesulitan, tapi tidak yakin bagaimana mengatasinya. Dengan bertanya tentang burnout, Anda dapat memberi pegawai yang kewalahan kesempatan memulai percakapan, mengungkapkan perasaan, dan berproses melalui cara yang dapat dikelola.

2. Bagikan konteks 

Untuk mencegah kerja berlebihan, pastikan anggota tim memiliki konteks yang diperlukan untuk sukses. Ini meliputi bagaimana pekerjaan perorangan mereka berhubungan dengan gol perusahaan, apa yang dilakukan anggota tim lain, dan apa status banyak inisiatif pekerjaan. Saat membagikan informasi ini, Anda memberi anggota tim konteks yang dibutuhkan untuk memahami lebih baik lingkungan kerja dan memprioritaskan inisiatif utama.

3. Prioritaskan dampak 

Cara luar biasa lain mendukung anggota tim adalah memberi mereka otonomi untuk melakukan pekerjaan mereka semaksimal mungkin. Setelah anggota tim memilki konteks yang diperlukan untuk sukses, mereka juga butuh otonomi guna mewujudkannya. 

Dorong anggota tim untuk memprioritaskan dampak, dan menormalkan cara mewujudkannya di tim Anda. Contohnya, dorong anggota untuk: 

• Menolak undangan rapat yang tidak perlu. Menurut riset kami, rapat yang tidak diperlukan mengorbankan produktivitas individu selama 157 jam di tahun lalu. Izinkan anggota tim untuk menolak rapat yang tidak perlu dihadiri.

• Melimpahkan pekerjaan berdampak rendah. Jika anggota tim mengerjakan tugas yang tidak selaras dengan gol, dorong mereka untuk melimpahkan pekerjaan itu kepada anggota lain yang lebih selaras dengan tujuan inisiatif.

• Mengatakan tidak, tapi membagikan alasannya. Salah satu hal paling berdampak yang anggota tim dapat lakukan adalah mengatakan "tidak" pada pekerjaan. Ini bisa saja sulit. Jalan pintas yang baik adalah memberikan alasan mengatakan "tidak". Dengan begitu, anggota tim dapat menanggapi, "Sekarang saya tidak memiliki kapasitas untuk tugas ini karena saya memprioritaskan X dan Y."

4. Integrasikan dan otomatiskan

Bagian besar dari aktivitas pendukung adalah pekerjaan manual, misalnya meminta persetujuan, mencari informasi lanjutan tentang status pekerjaan, atau berganti-ganti alat bisnis. Semua tugas ini memakan waktu dan mental. Sebaiknya, cek untuk melihat jika alat pekerjaan Anda menawarkan integrasi bisnis dengan alat relevan lain. Atau, cari cara untuk mengotomatiskan tugas rutin guna memberi tim lebih banyak waktu bagi pekerjaan berdampak besar.

5. Coba manajemen beban kerja

Manajemen beban kerja adalah proses menyebarkan dan mengelola pekerjaan ke seluruh tim secara efektif. Manajemen beban kerja efektif memaksimalkan dampak sembari mengurangi kekacauan, sehingga anggota tim Anda merasa puas daripada kewalahan.

Jika belum, gunakan praktik manajemen beban kerja untuk tidak sekadar mengurangi burnout bagi pegawai stres, tapi juga mencegah mereka merasa kewalahan di awal. Anda dapat melakukan ini dengan menemukan dan melacak kapasitas anggota tim dengan alat manajemen beban kerja.

6. Saat ragu, pimpin dengan contoh

Hal paling berdampak yang dapat dilakukan adalah menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda menghargai waktu dan tenaga mereka dengan melawan kerja berlebihan dalam kehidupan kerja Anda. Jika anggota tim melihat Anda membalas email di akhir pekan, tim mungkin akan merasa terdorong melakukan hal yang sama. 

Ada banyak cara memimpin dengan contoh untuk menunjukkan bagaimana menjaga kehidupan kerja dan pribadi Anda tetap terpisah. Beberapa strategi meliputi:

• Menolak pekerjaan tambahan

• Cuti dan menganjurkan tim melakukan hal yang sama

• Tidak mengecek selama liburan

• Tidak mengirim pesan atau permintaan setelah jam kerja normal

• Memastikan kalender mencerminkan jadwal kerja Anda, termasuk memblokir cuti pribadi untuk hal seperti kunjungan dokter atau waktu keluarga

Sebagai pemimpin, saya tahu tanggung jawab saya menentukan sikap bagi budaya perusahaan kami. Jika saya tidak punya keseimbangan kerja/hidup, saya khawatir rekan tim juga tidak akan memilikinya.”

Mencari keseimbangan yang sehat

Baik Anda mencoba mengelola perasaan burnout atau mendukung anggota tim yang kewalahan, kuncinya adalah kejelasan dan komunikasi. Mencari keseimbangan yang sehat antara bekerja keras dan hidup dengan baik dapat membantu Anda berkembang di tempat kerja dan selebihnya.