15 rahasia membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi

Daftar tugas hanyalah daftar berisi hal yang harus dilakukan. Berarti sebetulnya segala hal bisa masuk ke daftar tugas, tetapi hanya karena telah menuliskan tugas, tidak berarti daftar tugas Anda benar-benar berguna. Melacak secara efektif kapan pekerjaan Anda masuk tenggat dapat membantu Anda memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Tapi, sering sekali daftar pekerjaan yang harus dilakukan tidak tertata dan tidak terhubung dengan pekerjaan sebenarnya sehingga menyebabkan ketidakjelasan dan lebih berfokus pada pekerjaan remeh.

Kabar baiknya, mempersiapkan daftar tugas tidak harus menjadi pekerjaan sia-sia. Pegang kendali daftar tugas Anda dengan 15 rahasia ini untuk membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi.

Pertama: Ucapkan selamat tinggal pada daftar tugas tertulis

Jika Anda belum melakukannya, langkah pertama untuk membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi yaitu membuatnya di aplikasi daftar tugas. Kita merasa puas ketika mencoret suatu tugas dari daftar tugas tertulis, tetapi ini cara terburuk untuk melacak tugas Anda. Permasalahannya, daftar tugas tertulis biasanya tidak teratur, rawan kesalahan, mudah hilang, dan tidak efektif.

Sebagai gantinya, mulailah dengan aplikasi daftar tugas. Tidak seperti daftar tugas tertulis, aplikasi daftar tugas memiliki manfaat sebagai berikut:

• Menyortir dan memprioritaskan pekerjaan. Jika Anda ingin mengubah urutan daftar tugas tertulis, Anda harus menulis ulang semuanya. Tetapi dengan aplikasi daftar tugas, Anda dapat dengan mudah menarik dan melepas item. Tidak hanya itu, sebagian besar aplikasi daftar tugas menawarkan cara melacak prioritas dengan tag kustom.

• Tidak bisa hilang. Tidak seperti daftar tugas yang ditulis tangan, Anda tidak bisa “kehilangan” daftar tugas online. Anda akan selalu memiliki akses ke daftar, sehingga Anda bisa mencatat hal yang harus dilakukan di mana pun Anda berada.

• Tambahkan konteks tambahan ke tugas Anda.  Sebagian besar aplikasi daftar tugas menawarkan cara untuk menambahkan informasi tambahan dalam deskripsi. Daftar tugas tertulis hanya memiliki beberapa kata untuk menggambarkan apa yang perlu dikerjakan. Tetapi dengan aplikasi daftar tugas, setiap tugas memiliki deskripsi yang dapat diperluas di mana Anda dapat menambahkan detail tugas, dokumen kerja, atau informasi penting yang relevan.

• Buat daftar terpisah di tempat yang sama. Sebelum Anda memilih aplikasi daftar tugas, pastikan Anda dapat membuat lebih dari satu "daftar" di aplikasi. Anda mungkin ingin membuat daftar tugas misalnya untuk pekerjaan pribadi, satu lagi untuk pekerjaan tim, dan yang lain untuk pengembangan profesional. Aplikasi daftar tugas dengan beberapa opsi daftar memungkinkan Anda menyimpan semua tugas ini di satu tempat.

• Tetapkan tenggat, pengingat, dan pemberitahuan. Daftar tugas tidak akan berarti banyak jika tidak diselesaikan tepat waktu. Dengan aplikasi daftar tugas, Anda dapat melacak kapan tenggat pekerjaan serta mengatur pengingat atau pemberitahuan untuk memastikan Anda menyelesaikan tugas tepat waktu.

• Kolaborasi. Ketika daftar tugas individu diatur dan prioritasnya jelas, Anda dapat berkontribusi lebih baik pada proyek dan inisiatif tim. Dengan kata lain, semakin terorganisir, Anda semakin mudah untuk berkolaborasi dengan tim.

Jika Anda mencari app daftar tugas, coba Asana. Asana adalah alat manajemen kerja yang dirancang untuk membantu mengatur pekerjaan sehingga Anda tahu persis apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. Gunakan Asana untuk melacak pekerjaan dan menghubungkannya kembali ke proyek yang lebih besar, menginformasikan rekan tim, serta memastikan tidak ada yang gagal.

15 rahasia untuk daftar tugas yang lebih baik

Jika Anda siap untuk meningkatkan daftar tugas, cobalah 15 kiat ini untuk memaksimalkan kejelasan dan mengurangi inefisiensi. Perhatikan bahwa sebagian besar kiat ini mengasumsikan Anda menggunakan aplikasi daftar tugas untuk mengatur pekerjaan dan meningkatkan produktivitas.

1. Catat semuanya

Lebih baik menuliskan sesuatu dan menandainya sebagai selesai nanti daripada melupakan apa yang ingin dilakukan sejak awal. Seringkali, beberapa curah pendapat terbaik datang ketika kita tidak siap untuk menuliskannya, tetapi inspirasi datangnya tidak diduga. Jika Anda tiba-tiba mendapatkan pemikiran tentang sesuatu yang dapat dilakukan untuk meningkatkan proyek atau ide bagus untuk disampaikan kepada atasan, cukup tambahkan ke daftar tugas.

Ini juga mengapa penting untuk memilih aplikasi daftar tugas dengan pengalaman seluler yang luar biasa. Dengan begitu, jika Anda sedang dalam perjalanan, Anda dapat membuat catatan tanpa harus mengingatnya sampai Anda kembali ke komputer.

Mengurangi ketergantungan pada otak dan memori manusia membuat hidup lebih mudah bagi diri sendiri di masa depan. Asana membantu kita mengurangi beban kognitif dan memberikan kejelasan.”

2. Daftar, daftar, dan daftar lagi

Salah satu alasan daftar tugas membuat kewalahan adalah karena daftar tugas cenderung berisi segala sesuatu yang acak-acakan. Anda mungkin sedang mengerjakan beberapa proyek di tempat kerja dan mencoba menyimpan pengingat untuk meninjau brief kampanye akan datang di samping catatan tentang mencari vendor untuk suatu acara. Hal ini bisa sangat membingungkan, tidak heran Anda merasa kewalahan.

Untuk mengendalikan daftar tugas dan menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda, pertimbangkan untuk membuat lebih dari satu daftar. Misalnya, pastikan setiap proyek atau inisiatif besar memiliki daftarnya sendiri. Selain itu, pertimbangkan untuk membuat satu daftar untuk pekerjaan yang dapat segera ditindaklanjuti, satu lagi untuk ide proyek akan datang, dan yang ketiga untuk pengingat pribadi. Dengan begitu, Anda dapat membuka daftar tugas yang relevan dengan pekerjaan yang dilakukan saat ini, agar lebih fokus pada apa yang perlu diselesaikan.

3. Atur daftar tugas berdasarkan alur kerja, prioritas, atau tenggat

Mengatur ulang daftar tugas setiap hari hanya membuang-buang waktu, meskipun terkadang menyenangkan. Tahan godaan dengan membuat struktur yang sangat bagus untuk daftar tugas. Jika aplikasi Anda mendukungnya, pertimbangkan membuat bagian untuk berbagai jenis pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat mengurutkan pekerjaan berdasarkan proyek atau prioritas, tergantung pada preferensi Anda.

4. Jadikan itu dapat ditindaklanjuti

Daftar tugas bukanlah tempat untuk menyimpan pemikiran atau gol. Detail ini penting untuk dicatat, tetapi jika Anda menyimpan semuanya dalam satu daftar tugas, pekerjaan penting bisa hilang atau terkubur. Sebaiknya, buat tujuan untuk mencatat item tersebut dalam alat manajemen proyek atau sistem manajemen gol. Dengan begitu, Anda masih memiliki akses ke semua pemikiran dan gol penting, tanpa mengacaukan daftar tugas.

Meskipun penting untuk menyimpan pemikiran dan gol secara terpisah dari daftar tugas utama yang dapat ditindaklanjuti, beralih di antara beberapa alat akan membuat kewalahan. Alih-alih, cari cara untuk menangkap semua informasi ini di alat yang sama, seperti Asana.

5. Kata kerja dulu, detailnya nanti

Selain memastikan setiap tugas dapat ditindaklanjuti, kami sarankan untuk memulai sebagian besar judul tugas dengan kata kerja. Meskipun ini bukan aturan menang atau kalah, memulai tugas dengan kata kerja akan membantu mengetahui persis apa yang harus dilakukan pada setiap tugas.

Misalnya, tugas tiga gambar iklan Facebook tidak memberikan banyak informasi. Jika Anda menambahkan "desain" ke depan judul tugas, seketika tugas tersebut dapat ditindaklanjuti dan menjadi lebih jelas: Desain tiga gambar iklan Facebook. Daftar tugas dengan judul kata kerja memberi Anda wawasan sekilas mengenai tugas Anda.

6. Prioritaskan tugas Anda

Untuk memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan yang benar tepat waktu, Anda harus mengetahui tugas mana yang paling penting. Baik Anda meletakkan tugas yang paling penting di bagian atas atau menggunakan tag khusus untuk menandai prioritas, pastikan Anda memiliki visibilitas ke pekerjaan penting, sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.

Ini tidak berarti Anda harus melakukan pekerjaan terpenting terlebih dahulu. Terkadang, memulai hari dengan tugas yang mudah adalah cara terbaik untuk memutar roda pekerjaan. Atau mungkin Anda hidup dengan aturan 80/20, yang mengatakan bahwa Anda dapat menyelesaikan 80% pekerjaan Anda dalam 20% waktu, dan Anda suka menyingkirkannya. Bahkan jika Anda tidak melakukan pekerjaan prioritas tinggi terlebih dahulu, pastikan Anda tahu apa yang perlu dilakukan sebelum hari berakhir.

Saya biasanya pulang ke rumah, menidurkan putra saya pada pukul delapan, dan kemudian saya akan mengirim email sampai tengah malam, pada dasarnya mencoba menyortir rantai email dan apa yang terjadi. Dan sekarang, saya benar-benar dapat menyelesaikannya menggunakan Asana karena saya tahu persis apa yang penting.”

7. Selalu sertakan batas waktu

Saat mengerjakan tugas, Anda tidak hanya perlu tahu apa yang harus dilakukan tetapi juga perlu mengetahui kapan harus melakukannya. Menyelesaikan semua tugas penting tidaklah berarti jika selesai pada hari yang salah. Dengan kata lain, Anda selalu perlu tahu siapa yang melakukan apa dan hingga kapan. Bahkan jika Anda tidak memiliki batas waktu yang jelas, lebih baik menuliskan tanggal dan memindahkannya daripada melewatkan semua batas waktu.

8. Bagi pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil

Salah satu pergumulan terbesar untuk mencapai tugas Anda secara akurat adalah melihat sesuatu yang harus diselesaikan besok, tetapi kemudian menyadari, "Wah, ini sebenarnya pekerjaan untuk seminggu."

Jika Anda sering mengalami masalah ini, pertimbangkan untuk memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Mungkin pekerjaan Anda belum masuk tenggat hingga hari Jumat, tetapi ini adalah tugas besar yang akan memakan waktu beberapa hari untuk diselesaikan. Memecah pekerjaan menjadi tugas yang dapat diselesaikan lebih awal dalam minggu ini merupakan hal yang penting dilakukan untuk keberhasilan proyek Anda.

Asana memungkinkan kami melihat jumlah keseluruhan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan, serta kemudian memprioritaskan dan menyusun ulang strategi untuk jenis pekerjaan yang dilakukan.”

9. Kelompokkan tugas serupa

Saat Anda bekerja dalam kelompok, Anda tidak hanya mengerjakan tugas, Anda juga meningkatkan produktivitas. Setiap kali Anda berpindah tugas atau memulai proyek baru, otak Anda membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dan mengkalibrasi ulang. Sebenarnya, manusia tidak pandai melakukan banyak tugas, jadi semakin banyak tugas yang dapat dikelompokkan, semakin mudah untuk otak Anda mencernanya.

Secara khusus, perhatikan pekerjaan harian yang dapat dikumpulkan dan disederhanakan. Jika ada hal-hal yang dilakukan setiap hari, Anda mungkin bahkan tidak memikirkan berapa lama Anda menghabiskannya, tetapi waktu itu bisa bertambah lama. Jika Anda memiliki tugas harian, catat berapa lama Anda mengerjakannya. Kemudian, lihat apakah Anda bisa lebih efisien dengan tugas tersebut. Bisakah Anda mengelompokkannya atau mengotomatiskannya? Menghapus pekerjaan ini tidak hanya membersihkan daftar tugas, tetapi juga membuat Anda lebih produktif.

10. Rayakan progres Anda

Setiap kali Anda memeriksa sesuatu dari daftar tugas, Anda telah mencapai sesuatu. Itu hal yang besar! Anda harus merayakannya, bahkan jika hanya tepukan kecil di bahu.

Di Asana, salah satu nilai perusahaan inti kami adalah kesungguhan. Mungkin terdengar berlebihan, tetapi nilai ini datang dari hati kami. Kesungguhan berarti meluangkan waktu untuk bersenang-senang dan menciptakan pengalaman yang berarti selama hari kerja Anda. Jika Anda pernah menggunakan Asana, Anda mungkin melihat unicorn dan yeti terbang melintasi layar saat Anda menandai tugas selesai. Mengapa? Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa tidak?

Fitur Asana, seperti unicorn terbang melintasi layar saat Anda menyelesaikan tugas, membuat pekerjaan menjadi tidak terlalu 'dipaksakan' melainkan lebih seperti pengalaman yang menyenangkan.”

11. Pilah daftar Anda di penghujung hari

Alih-alih menghabiskan setengah dari pagi Anda menyisir daftar tugas, atur tugasdi malam sebelumnya sehingga saat Anda masuk, Anda sudah tahu persis apa yang harus dilakukan. Dengan menghabiskan lima hingga sepuluh menit di malam sebelumnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda siap untuk menjalani hari itu di esok pagi.

12. Matikan notifikasi

Notifikasi bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan aplikasi daftar tugas apa pun yang bagus akan memiliki notifikasi. Namun, yang sama pentingnya adalah fitur "tunda" atau Jangan Ganggu. Pada akhirnya, Anda mengatur pekerjaan sehingga Anda bisa lebih produktif dan terkadang itu berarti Anda perlu fokus, alih-alih terganggu oleh ping acak.

Gangguan itu merugikan, jadi kami fokus untuk menghilangkannya sebisa kami. Dengan Asana, orang dapat mengikuti arus dan melakukan pekerjaan mereka tanpa gangguan karena semua orang otomatis tahu posisi dan tanggung jawabnya.”

13. Lacak apa yang tidak perlu dilakukan

Anda tidak ingin membuang waktu untuk pekerjaan yang tidak penting. Jadi, meskipun Anda selalu ingin menangkap detail dalam daftar tugas, penting juga untuk menyisihkannya bila perlu.

Jika Anda melacak prioritas tugas, Anda sudah memiliki wawasan tentang apa yang paling penting dan yang paling tidak penting. Kemudian, jangan takut untuk tidak memprioritaskan pekerjaan jika perlu. Melacak tugas bukanlah tentang melakukan setiap hal kecil setiap hari, melainkan mengendalikan tugas sehingga bisa menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda.

14. Perhatikan orang-orang yang tersesat

Kita semua memiliki tugas-tugas yang sudah tenggat minggu lalu tetapi masih belum sempat kita lakukan. Tetapi jika Anda memperhatikan tugas-tugas itu, tanyakan pada diri sendiri mengapa mereka belum selesai. Apa yang menjauhkan Anda dari mereka? Apakah Anda perlu memprioritaskannya kembali, atau mendelegasikannya kepada orang lain? Apakah ada sesuatu tentang tugas yang tidak dipahami sehingga menghambat Anda? Mengetahui alasan penundaan tugas dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan menghentikan kekacauan.

15. Berkolaborasi dalam satu platform

Idealnya, Anda tidak melacak tugas secara terpisah. Menata dan memprioritaskan sesuatu akan sangat membantu jika Anda tidak memiliki visibilitas ke dalam pekerjaan tim dan sebaliknya. Tim yang paling efektif adalah mereka yang berbagi sumber informasi terpusat di mana pekerjaan sedang berlangsung. Dengan begitu, semua orang tahu persis siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan Anda dapat fokus untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik sebagai tim.

Tentu saja kami menganggap bahwa Asana adalah cara yang baik untuk melakukan ini. Dengan Asana, tim Anda dapat mengatur apa yang harus dilakukan, tahu alasan pentingnya suatu tugas, serta cara menyelesaikannya. Dengan begitu, Anda bukan satu-satunya yang mendapat manfaat dari peningkatan kejelasan dan pengurangan inefisiensi.

Centang "pelajari cara membuat daftar tugas" dari daftar Anda

Membuat daftar tugas adalah tentang mengatur dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan Anda. Anda akan melakukannya dengan 15 kiat ini. Tetapi jika Anda ingin membuat daftar tugas untuk melacak pekerjaan, Anda juga memerlukan cara untuk memberi dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan anggota tim Anda. Cari daftar tugas yang menawarkan fitur canggih tambahan seperti manajemen tugas dan manajemen proyek.

Tertarik untuk mempelajari selengkapnya? Baca tentang manfaat manajemen proyek dengan Asana.