Modèle de planning hebdomadaire

Au moment de créer votre planning hebdomadaire, vous devez dresser la liste de toutes les tâches à accomplir. Et si vous n’attribuez pas à ces tâches une priorité, une échéance et une description, elles pourraient bien ne jamais être exécutées.

C’est là tout l’intérêt d’un modèle de planning hebdomadaire.

Qu’est-ce qu’un planning hebdomadaire ?

Un planning hebdomadaire tout simple vous permet d’organiser votre temps pour terminer votre liste de tâches de la semaine. Toutefois, un planning hebdomadaire efficace vous aidera également à mieux identifier la priorité de chaque tâche, son échéance, sa complexité et son niveau d’avancement. Ainsi, quel que soit le jour de la semaine, vous connaissez toujours précisément le contenu de votre liste de tâches et les éléments à traiter en priorité.

Qu’est-ce qu’un modèle de planning hebdomadaire ?

Un modèle de planning hebdomadaire (parfois appelé modèle d’agenda hebdomadaire ou modèle de liste de tâches hebdomadaire) est un outil conçu pour créer et organiser votre planning hebdomadaire. En utilisant un modèle pour créer un nouveau planning hebdomadaire chaque semaine, vous pouvez vous mettre directement au travail et vous lancer dans votre liste de tâches dès le lundi matin.

Les avantages d’un modèle numérique de planning hebdomadaire

Une recherche rapide des termes « modèle de planning hebdomadaire » sur Google permet de trouver des dizaines de modèles Excel à imprimer ou de plannings hebdomadaires vierges au format PDF. Malheureusement, ce genre de planning hebdomadaire réduit au strict minimum les renseignements pouvant être consignés sous chaque tâche.

Le plus souvent, créer une liste de tâches est plus facile à dire qu’à faire. En effet, il ne s’agit pas seulement de déterminer le travail prévu pour la semaine : vous devez également connaître l’échéance de chaque tâche, son importance, les collaborateurs impliqués et le contexte dans lequel elle s’inscrit. Toutes ces informations sont absentes des plannings hebdomadaires imprimables.

En créant un simple planning hebdomadaire dans un outil de gestion de projet (au lieu d’utiliser un format papier), vous pouvez :

• Regrouper toutes vos tâches au même endroit.

• Basculer entre un agenda quotidien et un planning hebdomadaire.

• Suivre la priorité de chaque livrable.

• Réorganiser les échéances en cas de changements de priorités.

• Transmettre des informations détaillées aux parties prenantes.

• Ajouter des documents pertinents (ex. : Google Docs/Sheets) à vos tâches.

• Collaborer avec les membres de votre équipe.

• Suivre l’avancement du travail en contexte.

• Passer en revue les tâches et listes de tâches terminées.

• Améliorer votre gestion du temps.

• Visualiser votre planning hebdomadaire en temps réel.

Les éléments à inclure dans votre modèle de planning hebdomadaire numérique

Pour accomplir vos tâches clés, vous devez être en mesure de les identifier. Cela semble évident, non ? Pourtant, sans les bons outils, cela n’est pas toujours facile.

Veillez à ce que votre modèle de planning hebdomadaire numérique vous permette d’y faire figurer différentes informations sur les tâches à accomplir (ex. : leur priorité ou le temps nécessaire à leur réalisation). Ainsi, en vous connectant le matin, vous passez moins de temps à parcourir votre planning de travail et vous pouvez consacrer plus de temps à la réalisation de vos tâches.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : Quand les e-mails comportent des actions à effectuer, comme l’examen du travail d’une agence ou la demande de design d’un partenaire, vous pouvez désormais créer des tâches correspondantes sur Asana directement depuis Outlook. Ensuite, il vous suffit de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de définir une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Box : utilisez le sélecteur de fichiers Box intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

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