Modèle de matrice RACI

Nous prenons chaque jour des centaines de décisions. Au travail, nous devons souvent les prendre rapidement pour éviter des retards et des erreurs de communication dans les livrables du projet (et, par conséquent, dans les objectifs généraux de l’entreprise). C’est la raison pour laquelle il est si important de connaître les responsabilités de chacun. Cela permet d’identifier les personnes qui ont un pouvoir de décision et qui sont chargées de l’approbation finale, mais aussi de savoir à qui s’adresser pour obtenir davantage de renseignements.

Une matrice RACI vous aide à définir les rôles décisionnels, en précisant les personnes impliquées à chaque étape d’un projet avant de le commencer. Cela vous aide à obtenir l’adhésion des parties prenantes dès le début et, une fois le travail commencé, à indiquer les responsables de chaque tâche. Autrement dit, les matrices RACI simplifient et clarifient les rôles au sein d’un projet. En ayant un modèle à leur disposition, toutes les équipes sont en mesure d’utiliser cette méthode.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Une matrice RACI est un moyen de définir les rôles et les responsabilités pour tout livrable au sein d’une équipe projet. RACI est un acronyme qui désigne les rôles suivants :

• (R) Responsable : la personne chargée d’accomplir une tâche donnée. Important : une tâche doit compter un seul et unique responsable, à nommer parmi les membres d’équipe. Si une tâche a plusieurs responsables, cela peut entraîner des retards dans le projet (en effet, les responsables peuvent attendre que d’autres prennent des décisions) et risque de semer la confusion parmi les parties prenantes qui ne sauront pas à qui poser leurs questions.

• (A) Approbateur : la personne chargée de contrôler l’achèvement des tâches. En d’autres termes, l’approbateur est chargé de veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies. Il est préférable de désigner un seul et unique approbateur par tâche pour réduire les risques de confusion.

• (C) Consulté : le ou les collaborateurs chargés de vérifier et de valider le travail avant qu’il ne passe à l’étape suivante ou que la tâche ne soit marquée comme terminée.

• (I) Informé : les parties prenantes qui doivent être informées de l’avancement du projet, mais qui n’effectuent pas nécessairement le travail. Veiller à ce que les parties prenantes soient informées tout au long du projet contribue à obtenir leur adhésion initiale et à créer un produit fini qui suscite l’enthousiasme de tous.

Un modèle RACI est particulièrement utile aux grandes entreprises qui comptent de nombreuses équipes interfonctionnelles et des parties prenantes haut placées. Ce modèle peut également être utile dans les petites équipes où les membres se voient attribuer plusieurs rôles simultanément. De plus, les modèles RACI encouragent les différents membres d’équipe à donner leur avis, ce qui peut faciliter la recherche de solutions à des problèmes plus complexes.

Qu’est-ce qu’un modèle de matrice RACI ?

Un modèle de matrice RACI est un schéma qui représente la matrice RACI votre organisation. Il est réutilisable à chaque nouveau projet, vous n’avez qu’à le compléter avec les informations pertinentes. Également appelé « modèle de matrice des responsabilités », il s’agit d’un moyen de rationaliser les matrices RACI au sein de l’entreprise. Vous n’en aurez peut-être pas besoin pour chaque livrable, mais si vous appartenez à un grand groupe ou à une entreprise qui utilise régulièrement cette méthode pour travailler sur différents types de projets, l’utilisation d’un modèle peut être utile. La création d’un modèle au sein de votre organisation permet aux équipes d’utiliser plus facilement et de manière cohérente une matrice RACI dans le cadre de leurs projets, réduisant ainsi les risques de confusion et renforçant la productivité à l’échelle de l’entreprise.

Les avantages d’un modèle de matrice RACI

L’utilisation d’un modèle de matrice RACI présente de nombreux avantages, mais le principal est qu’il fournit un exemple standardisé au sein de votre organisation. En d’autres termes, un modèle permet aux équipes de créer plus facilement leurs propres matrices RACI et d’augmenter les chances qu’elles utilisent un tel outil.

Ce point est important. En attribuant clairement les tâches, vous permettez à chaque employé de remplir son rôle et de travailler plus efficacement en équipe. Vos collaborateurs sont ainsi plus motivés, ce qui se traduit par l’obtention de meilleurs résultats. Pour faire court, un modèle de matrice RACI vous permet d’en faire plus avec moins d’efforts.

L’utilisation d’un modèle permet aux groupes ou aux entreprises qui gèrent nombre de projets et livrables complexes de s’assurer que la matrice RACI est utilisée de manière cohérente. Cette cohérence renforce la visibilité autour de l’attribution des rôles pour chaque jalon et tâche d’un projet. La mise en forme du modèle RACI étant standardisée à l’échelle de l’entreprise, il est possible d’identifier comment les autres équipes l’utilisent, même si elles appartiennent à un autre service. Une utilisation cohérente de cet outil réduit les risques de confusion, et permet à chaque collaborateur de faire le lien plus facilement entre les objectifs d’entreprise et ses tâches individuelles.

Comment utiliser un modèle de matrice RACI ?

Pour utiliser votre modèle de matrice RACI, consultez d’abord votre plan de projet pour déterminer les livrables du projet qui nécessitent son utilisation. Créez une nouvelle matrice RACI à partir de votre modèle et une liste de tâches pour chaque livrable. Si besoin, ajoutez des sections ou des jalons pour diviser la liste des tâches en phases de projet. Par exemple, si vous travaillez dans la production, vos phases pourraient être les suivantes : début, milieu, fin, préproduction, production et postproduction.

Attribuez ensuite des rôles de projet à l’aide de la matrice RACI pour chaque tâche. Ajoutez des colonnes pour suivre l’avancement du projet et effectuez des mises à jour en temps réel. Pour un fonctionnement optimal, créez votre modèle dans un outil de gestion de projet. De cette façon, vous pourrez tenir les parties prenantes informées de manière asynchrone. Vous réduirez ainsi le nombre de réunions d’avancement et tous les membres de votre personnel auront davantage de temps à consacrer à leurs tâches clés.

Une fois terminé, partagez votre modèle de matrice RACI avec tous les services et équipes. Utiliser un modèle vous assure de travailler de manière cohérente, c’est d’ailleurs là l’un de ses principaux avantages. Veillez donc à ce que tous les utilisateurs qui en ont besoin puissent y accéder. Ajoutez des informations supplémentaires qui aideront les parties prenantes à trouver rapidement les renseignements dont elles ont besoin ou à savoir qui contacter si elles ont des questions. Pour renforcer leur adhésion, mettez en évidence les rôles spécifiques des experts en la matière, afin de montrer que vous avez soigneusement réfléchi avant de définir chaque rôle RACI.

Intégrations pour les modèles Asana

Utilisez ces fonctionnalités et intégrations pour concevoir un modèle de matrice RACI qui réponde au mieux aux besoins de votre équipe sur Asana.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

Applications

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Miro : connectez Miro à Asana de façon à rationaliser vos processus et à bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous vos projets, au même endroit. Intégrez des tableaux Miro aux briefs de projet Asana pour permettre aux membres d’équipe d’interagir avec eux, de les visualiser, les commenter ou les modifier directement sur Asana. Vous pouvez également joindre un tableau Miro (existant ou nouvellement créé) à toute tâche Asana, et inviter automatiquement les collaborateurs de la tâche à le visualiser, le commenter ou le modifier.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

FAQ