Modèle de document de lancement de projet

La phase de démarrage d’un projet est le moment propice pour établir de bonnes bases qui mèneront à sa réussite. Avec toutes les informations clés en main dès le départ, votre équipe sera coordonnée avant même de commencer à travailler. Le meilleur moyen de procéder ? Utiliser un modèle de document de lancement de projet, évidemment.

Qu’est-ce qu’un document de lancement de projet ?

Un document de lancement de projet, fréquemment appelé charte ou brief de projet, est un type de document que le chef de projet crée avant son démarrage. Il contient des informations clés : portée du projet, objectifs, critères de réussite, valeur commerciale et risques potentiels.

L’objectif principal du document de lancement de projet est d’apporter une vue d’ensemble sur un projet pour permettre aux parties prenantes de saisir les objectifs du projet et de l’approche choisie. Les informations principales (qui, quoi, quand, où, comment) du projet y sont clairement présentées pour que les membres d’équipe puissent les consulter en un coup d’œil. Les parties prenantes peuvent également se renseigner rapidement sur les objectifs, le plan et les livrables clés du projet.

Qu’est-ce qu’un modèle de document de lancement de projet ?

Un modèle de document de lancement de projet est un schéma réutilisable qui montre toute son efficacité lors de la création des nouveaux projets  : il suffit de dupliquer le modèle et de le compléter avec les informations pertinentes pour bien démarrer. Ainsi, les chefs de projet ne perdent plus de temps à créer de nouveaux documents à chaque nouveau projet.

Pourquoi utiliser un modèle de document de lancement de projet ?

L’utilisation d’un modèle de document de lancement de projet présente plusieurs avantages pour votre équipe :

• Établir une cohérence pour tous vos projets : un modèle de ce type simplifie le processus de création de projets. Cela permet au chef de projet de suivre les mêmes étapes pour chaque nouveau projet.

• S’adapter aux besoins de chaque équipe : un modèle de document de lancement structure et standardise votre processus de création de projets. En outre, ce modèle est personnalisable et vous permet donc de l’adapter à tout type d’initiative. Libre à vous d’ajouter ou de retirer des sections ultérieurement, selon les besoins de votre projet.

• Tenir les parties prenantes rapidement informées : lorsque ces dernières gèrent plusieurs projets à la fois, il est essentiel de les informer rapidement et avec la plus grande exactitude possible. Grâce à un modèle de document de lancement de projet, la recherche d’information est simplifiée. Plus besoin de perdre votre temps à remuer ciel et terre pour trouver ce que vous cherchez ou à organiser des réunions inutiles pour suivre l’avancée du projet.

Les éléments à inclure dans votre modèle de document de lancement de projet

Un modèle de document de lancement de projet digne de ce nom rassemble tous les éléments que les parties prenantes doivent pouvoir consulter en un clin d’œil :

• Buts et objectifs du projet : ils indiquent clairement ce que le projet cherche à atteindre et les objectifs commerciaux à plus grande échelle auxquels ils contribuent.

• Indicateurs de réussite : votre équipe en assure le suivi pour savoir si votre projet est couronné de succès ou si certains points peuvent être améliorés.

• Portée du projet : dans ce cas précis, la portée de projet comprend le champ d’action, le budget alloué et la durée estimée.

• Plan de communication : il précise comment votre équipe devra communiquer pendant toute la durée du projet.

• Stratégie liée aux ressources : les informations clés en rapport avec les ressources. Cette section comprend généralement un plan d’allocation des ressources ou un plan de stratégie de gestion des ressources.

• Parties prenantes clés : les personnes importantes impliquées dans le projet, du collaborateur individuel à la direction. Cette section comprend généralement une matrice RACI.

• Risques du projet : une section précisant les risques, qui comprend généralement un journal RAID ou une analyse des risques.

Fonctionnalités intégrées

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

• Brief de projet : un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe projet. Veillez à le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée comme Asana.

• Gestion des ressources : cette fonctionnalité vous donne un aperçu de la capacité de votre équipe et vous permet de visualiser aisément l’ensemble de ses activités sur tous les projets, au même endroit. Vous repérez ainsi les conflits et identifiez les risques pour éviter le moindre blocage, et réattribuez ou reprogrammez les tâches. Par ailleurs, vous pouvez également veiller à la bonne répartition des volumes de travail. L’un des membres de votre équipe est débordé ? Le cas échéant, réattribuez certaines de ses tâches ou reprogrammez les moins urgentes pour lui permettre de se concentrer sur ses activités clés.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

Applications recommandées

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

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