Modèle de plan de conduite du changement

Votre équipe a décidé de revoir en profondeur certaines opérations dans l’entreprise. Évidemment, ces changements vous demanderont une préparation et une planification préalables, sans oublier de bien communiquer tout du long. Et si vous vous aidiez d’un modèle de plan de conduite du changement pour tout organiser ?

Ce type de modèle peut vous permettre d’organiser votre plan en équipe et ainsi entreprendre ces changements majeurs sans heurt. La création d’un modèle de plan de conduite du changement auquel vous apporterez des mises à jour régulières vous donnera la possibilité d’aborder ces évolutions organisationnelles de façon réfléchie et de ne passer à côté d’aucune étape du processus. Vous pourrez également l’adapter à vos besoins au fil de la croissance de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de conduite du changement ?

En créant un modèle de plan de conduite du changement, vous disposez d’une structure de travail réutilisable pour établir vos plans de conduite du changement. Grâce à lui, vous pouvez poser les bases et préparer le terrain aux prochains changements organisationnels. Le moment venu, votre équipe pourra compter sur ce plan et se tenir prête à voir évoluer ses processus.

Vous pouvez faire appel à un plan de conduite du changement pour aider vos équipes à opérer une transition en douceur vers un nouveau processus. Le plus souvent, les entreprises utilisent ce type de plan dans le cadre de changements drastiques affectant leurs activités quotidiennes. Le modèle de plan de conduite du changement aiguillera votre équipe en lui proposant un guide pas-à-pas pour mener à bien cette transition majeure.

Mise en place d’un modèle de conduite du changement

Votre modèle vous sera un outil précieux. En effet, il servira de cadre et vous permettra d’enregistrer toutes les informations utiles à la mise en œuvre des prochains changements, sans rien oublier : votre plan de conduite du changement, bien sûr, mais aussi les parties prenantes clés et tout autre enseignement tiré jusque-là.

Pour optimiser l’utilisation du modèle, nous vous conseillons de l’intégrer à un outil qui le rendra aisément reproductible et adaptable à chaque projet, par exemple un outil de gestion de projet. Il vous suffira d’y créer le modèle initial, que vous pourrez alors dupliquer autant que nécessaire. Vous pourrez ainsi ajouter toutes les informations utiles pour l’adapter au processus de conduite du changement qui vous préoccupe.

Au moment de créer votre modèle, prévoyez d’y intégrer ces aspects essentiels du projet :

• Les changements en question : ces changements concernent-ils un processus clé ? Votre équipe adopte-t-elle un nouveau logiciel ? Quelle que soit la situation, votre équipe doit savoir de quels changements il s’agit pour s’y préparer et revoir ses méthodes de travail en conséquence.

• L’état d’avancement des changements : le fait de savoir où en est votre équipe dans le processus de conduite du changement aidera les autres managers à déterminer comment le mettre en place dans leur propre équipe. En outre, grâce au plan, vous suivez votre progression et vous assurez que tout est fait dans les temps.

• Les responsables de chaque étape : au cas où qui que ce soit aurait des questions au sujet du processus, vous devriez désigner une personne à contacter ou un responsable pour chaque étape. C’est le meilleur moyen de responsabiliser tous les acteurs concernés et de leur donner un point de contact.

• La date de mise en œuvre des changements : pour communiquer au sujet des changements, les chefs d’équipe doivent en connaître le calendrier. Chacun aura ainsi assez de temps pour se préparer à passer au nouveau processus.

Utilisation d’un modèle de plan de conduite du changement

Votre modèle représente la première étape dans la création d’un plan de conduite du changement. Il est là pour aider toutes les parties prenantes à identifier les échéances et les informations importantes liées au processus dans son ensemble.

Tout l’intérêt d’un modèle de plan de conduite du changement réside dans la possibilité de le personnaliser pour l’adapter à un projet en particulier. Il s’agit donc d’utiliser la même structure à chaque fois, mais d’en modifier les informations en fonction des circonstances.

Pour tirer le meilleur parti de votre modèle, le mieux reste encore de le créer à l’aide d’un logiciel de gestion de projet collaboratif et de le rendre accessible à tous dans l’équipe. Sitôt le plan disponible, vos collègues pourront le consulter au moment opportun.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non-techniques, sans quitter Asana.

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