Équipes virtuelles : 10 astuces pour établir une culture collaborative

L’année 2020 fût riche en bouleversements, mais elle nous aura au moins permis de réaliser que le travail à distance n’avait rien d’insurmontable. En outre, bon nombre de fausses croyances ont pu être démystifiées : les équipes virtuelles seraient moins productives, il serait impossible d’interagir derrière un simple écran, le télétravail nous empêcherait de développer notre carrière professionnelle...

Selon le rapport 2020 dressant un état des lieux du travail à distance, près de 70 % des travailleurs à temps plein aux États-Unis ont travaillé depuis chez eux pendant la pandémie de COVID-19. À l’heure où de plus en plus d’équipes optent pour le télétravail et où de nombreuses organisations généralisent le travail à distance à plein temps, les managers et leaders doivent découvrir les secrets de la réussite des équipes virtuelles et identifier leurs atouts.

En tant que manager d’une équipe virtuelle, vous vous êtes probablement déjà demandé comment développer une culture d’équipe forte dans un environnement de travail décentralisé, créer des processus efficaces et efficients, et combattre la solitude et le manque de motivation. Nous vous proposons quelques solutions dans cet article.

Gérer des équipes à distance

Les éléments clés pour réussir à diriger et gérer une équipe en ligne ne diffèrent pas tant de ceux nécessaires dans le cadre d’équipes traditionnelles. Toutefois, la mise en œuvre de ces éléments au sein d’une équipe virtuelle est décisive pour parvenir à créer un environnement dans lequel les membres d’équipe sont impliqués, productifs et efficaces :

• La confiance : elle responsabilise vos collègues, rend chacun plus flexible et crée un environnement de travail plus gratifiant dès le départ. Encouragez votre équipe à prendre des risques (dans la limite du raisonnable) et à résoudre elle-même les difficultés rencontrées, le cas échéant.

• La motivation : impossible de féliciter vos collaborateurs et saluer leurs petites victoires ou de discuter agréablement à l’heure du déjeuner ? Faites preuve de créativité et trouvez de nouvelles solutions pour préserver la motivation et l’implication de chacun des membres de votre équipe.

• L’autonomie : vous ne pouvez pas contrôler tous les faits et gestes de votre équipe lorsqu’elle travaille à domicile, et ce n’est pas conseillé ! Accordez une autonomie suffisante à vos subordonnés et faites-leur confiance ; laissez-les créer leur emploi du temps et organiser leur journée comme bon leur semble. Votre collègue a envie de faire sa lessive en plein milieu de la journée ? Cela n’a pas d’importance, du moment qu’il tient ses délais.

• La communication : communiquer efficacement et en toute transparence est sans doute l’un des défis majeurs posés par le travail à distance, et l’un des plus complexes, pour réussir à diriger une équipe virtuelle. Les interactions en face à face se feront probablement rares ; veillez donc à bien communiquer au travail pour faire en sorte que les membres de votre équipe se sentent écoutés, reconnus et soutenus.

• La collaboration : outre l’adoption d’une mentalité tournée vers le travail d’équipe, vous devez également fournir les bons outils à vos collègues afin de faciliter leur collaboration au travail. Enfin, vous devez réunir les éléments clés qui assureront la réussite de votre équipe à distance (documents partagés, outils de messagerie ou de gestion collaborative du travail, etc.).

Gardez ces éléments clés en tête lorsque vous gérez votre équipe à distance. Toutefois, sachez aussi qu’il existe d’autres facteurs à prendre en compte pour constituer une équipe virtuelle efficace. Voici un récapitulatif de nos astuces phares pour recruter et diriger une équipe à distance performante, championne en matière de collaboration.

1. Recrutez l’équipe idéale

L’embauche à distance ouvre une myriade de possibilités, mais aussi de défis. Certaines contraintes s’effacent : plus besoin de vous limiter à votre région pour le recrutement ; vous pouvez embaucher des talents partout dans le monde si vous le souhaitez. Toutefois, le potentiel des recrues ne fait pas tout. Les membres qui évoluent au sein d’équipes décentralisées doivent faire preuve de compétences hors pair en communication, être autonomes, axés sur l’obtention de résultats concrets et capables de rester motivés au sein d’un environnement de travail isolé.

Le mythe selon lequel les équipes virtuelles sont moins productives que les équipes traditionnelles a été balayé pendant la pandémie. En effet, 75 % des individus interrogés dans le rapport mentionné plus haut déclarent être tout aussi productifs lorsqu’ils travaillent à domicile, voire plus que dans un environnement de bureau traditionnel.

Pour dénicher les recrues idéales qui intégreront votre équipe virtuelle, posez-leur des questions spécifiques à propos de leur éthique de travail pendant l’entretien d’embauche. Vous aurez ainsi une idée plus précise de leur capacité à travailler dans un environnement de travail décentralisé. Voici quelques exemples de questions possibles :

• Pourquoi préférez-vous travailler depuis chez vous ?

• De quoi avez-vous besoin dans votre espace de travail pour être productif ?

• Quelle est votre méthode pour rester concentré sur vos tâches ?

• Quelle est votre tactique pour déconnecter et vous détendre en fin de journée ?

Vous devez également tenir compte de la taille de votre future équipe. Pensez aux sports collectifs : dans la plupart des équipes, cinq à douze joueurs se retrouvent sur le terrain. Dès que vous ajoutez des membres au groupe (qu’il s’agisse d’une équipe de travail ou sportive), vous risquez de voir certains individus réduire leurs efforts, car ils pensent que leur contribution au projet concerné n’a plus autant d’importance. Cette impression est aussi connue sous le nom de paresse sociale. Pour vous éviter ces difficultés, limitez la taille de vos équipes (10 membres ou moins).

2. Proposez une expérience d’intégration inclusive

L’intégration des membres au sein d’une équipe virtuelle diffère grandement de celle d’une équipe évoluant dans un environnement de bureau traditionnel. Il vous faudra trouver des moments pour permettre aux nouvelles recrues et leurs collègues d’apprendre à se connaître, car ils n’auront guère l’occasion d’échanger autour de la machine à café à l’heure de la pause…

Accueillez vos nouvelles recrues à distance comme il se doit. Voici quelques idées pour créer une expérience d’intégration inclusive et inoubliable :

• Envoyer un kit de bienvenue : pour que les nouvelles recrues se sentent bien accueillies et se montrent enthousiastes à l’idée de rejoindre votre entreprise, pourquoi ne pas leur envoyer un kit de bienvenue par voie postale ? Les personnes concernées apprécieront le geste, qu’il s’agisse d’une tasse arborant votre logo, d’un bon de réduction pour du café ou d’un lot d’articles de papeterie aux couleurs de l’entreprise, etc.

• Préparer les nouveaux arrivants : assurez-vous que vos nouvelles recrues disposent de tout ce dont elles ont besoin (informations, documentation…) avant leur prise de fonction. C’est tout aussi important que l’envoi de petits cadeaux. Vous devez leur fournir un ordinateur portable, de nouveaux identifiants de connexion ou un téléphone professionnel ? Pas de souci, mais équipez-les en amont pour qu’elles puissent commencer à travailler sans délai le jour J.

• Organiser un mentorat : pour vous assurer que les nouveaux membres de votre équipe se sentent bien accueillis, vous pouvez aussi mettre en place un programme de mentorat. Les mentors peuvent répondre à toutes sortes de questions que les nouvelles recrues n’oseront pas forcément poser à leur supérieur hiérarchique. À noter que le mentorat peut également aider à lutter contre le syndrome de l’imposteur.

D’après les recherches menées par Asana, près de huit nouvelles recrues sur dix ont déclaré avoir déjà ressenti le syndrome de l’imposteur (douter de soi et de ses capacités professionnelles) en 2020. Pouvoir compter sur un mentor personnel avec lequel discuter et à qui poser des questions peut inspirer un nouvel employé à prendre confiance en lui au cours de ses premiers mois de travail. Les mentors s’apparentent également à des guides qui aident les nouveaux arrivants à comprendre la culture de l’entreprise.

3. Développez une solide culture d’entreprise

La culture d’entreprise englobe les objectifs commerciaux, les valeurs, le personnel de l’entreprise et les différentes interactions au sein de cette dernière. Une solide culture d’entreprise vous permet d’instaurer des pratiques axées sur les équipes, fluidifier les activités des membres d’équipe, garantir un environnement de travail inclusif et relier toutes les activités à la mission de l’organisation. Définissez des objectifs communs et établissez un énoncé de vision clair afin d’alimenter vos résultats commerciaux et de conserver une dynamique de croissance.

Des études récentes ont montré qu’en dépit du nombre croissant d’équipes ayant adopté le télétravail durant la pandémie de COVID-19, la culture d’entreprise reste un critère de décision important pour les postulants auprès d’un nouvel employeur. En effet, 86 % des personnes interrogées déclarent voir la culture d’entreprise comme un facteur de décision assez à très important.

Une culture d’entreprise forte peut être perçue de manière positive par votre équipe, se ressent aussi dans la qualité du travail produit par cette dernière et renforce l’image de l’organisation en externe. Les candidats potentiels se renseigneront sur la culture que vous avez établi : ils consulteront les profils de votre structure sur les réseaux sociaux, les sites d’évaluation et parcourront les informations disponibles sur votre site Web. Si vous recrutez en ce moment, assurez-vous que les canaux sur lesquels vous êtes présent reflètent votre culture !

4. Définissez clairement vos processus de travail

Dans le cadre de votre processus d’intégration (ou de transition vers le télétravail), vous devez définir clairement vos processus. Le travail à distance accorde à vos collaborateurs une liberté qu’ils ne retrouveront certainement jamais dans un environnement de bureau. Si cette autonomie est très appréciable et constitue l’une des raisons pour lesquelles votre équipe a choisi cette forme de travail, l’absence d’interactions en personne crée parfois des malentendus et entraîne des problèmes de communication.

Plusieurs domaines nécessitent de définir clairement les processus et règles qui régissent vos activités. Prenons un exemple : 44 % des individus qui travaillent à distance ne jugent pas nécessaire de s’habiller correctement pour participer à une visioconférence. Vous pourriez donc instaurer une certaine étiquette à respecter pour prendre part aux réunions en ligne.

Pour simplifier les communications et éviter de manquer certaines discussions, établissez un plan de communication et définissez clairement les canaux à utiliser pour chaque type d’échanges. Slack est idéal pour les questions rapides ou les discussions privées. Pour poser des questions spécifiques à un projet, recourez plutôt à un document partagé ou un logiciel de communication d’équipe.

Selon l’Anatomie du travail 2021, nous consacrons 60 % de notre journée aux activités d’organisation ou « work about work » (communications liées aux tâches, recherche d’informations, va-et-vient entre applications, etc.). Ce temps dédié à des tâches manuelles et redondantes peut nuire aux performances de votre équipe. Définir clairement vos processus de travail permet de réduire le volume de tâches d’organisation à gérer par votre équipe.

5. Communiquez efficacement

D’après la rumeur, rien de tel que de surcommuniquer ! Toutefois, s’il est bon de s’assurer que tout le monde est au courant des activités en cours, cela s’avère parfois épuisant. Vous devez donc veiller à ce que la communication soit efficace, sans surcommuniquer systématiquement.

Est-il vraiment utile de superviser le travail de votre équipe dans ses moindres détails ? Faites plutôt confiance à vos subordonnés : ils sont capables d’accomplir certaines tâches en parfaite autonomie. Votre présence à la prochaine réunion est-elle indispensable et sera-t-elle un plus pour les autres participants ? N’oubliez pas que dans certains cas, consulter le compte rendu de réunion suffit. Enfin, veillez toujours à ce que votre contribution à un projet apporte une vraie valeur ajoutée, histoire de ne pas perdre un temps précieux que vous pourriez consacrer à des activités autrement plus importantes.

Lorsque l’on vous demande de donner votre avis ou d’assister à une réunion, efforcez-vous de communiquer efficacement :

• Allez droit au but : donnez votre avis avec bienveillance, mais sans détour. Dirigez votre équipe en partant toujours du principe que chacun de ses membres donne le meilleur de lui-même. Si un livrable ne répond pas à vos attentes ou aux normes du projet, proposez un feedback clair et constructif pour que les concernés sachent comment améliorer leur travail.

• Contactez uniquement les individus concernés : si Rémi du service informatique n’est pas en mesure de vous aider à résoudre votre problème, ne lui envoyez pas de message. Il en reçoit déjà bien assez !

• Définissez des échéances : assurez-vous que chaque tâche ou projet est doté d’une échéance pour éviter de vous engager dans une boucle de suivi interminable.

• Transmettez les ordres du jour de réunion : les réunions sont beaucoup plus efficaces et détendues lorsque votre équipe dispose d’un ordre du jour à suivre. Ce dernier permet à chacun de prendre connaissance en amont des sujets qui seront abordés et de la durée estimée de la réunion. Prêt à vous lancer ? Testez notre modèle d’ordre du jour de réunion.

Certaines équipes virtuelles souffrent du manque de repères visuels et de contexte (fourni notamment grâce au langage corporel). Ne sous-estimez pas les répercussions de ces problématiques et communiquez régulièrement avec vos collègues pour que chacun ait le sentiment d’appartenir à la même équipe. Vous éviterez bien des malentendus.

6. Tissez des liens entre collègues

Les membres de votre équipe ne disposent peut-être pas d’un environnement de bureau où se réunir en personne, mais cela n’empêche en rien d’organiser des réunions virtuelles afin de rester en contact. Il existe des moyens concrets de surmonter le sentiment d’isolement qui naît parfois chez certains : réunions individuelles régulières, pauses café ou apéritifs virtuels, etc.

Nous avons toujours besoin d’établir des relations humaines. D’ailleurs, il est d’autant plus important aujourd’hui de trouver le moyen de garder le contact avec les clients et entre nous, ne serait-ce que par vidéoconférence ou en discutant sur Asana ou Slack.”

Rien ne vous oblige à limiter vos échanges personnels à quelques appels détendus et agréables. Prévoyez du temps pour les conversations informelles en début de réunion, comme vous le feriez dans un environnement de bureau traditionnel. Papoter cinq minutes et évoquer les projets de vos collègues pour le week-end, le match de football de votre enfant ou la première visite de votre chien chez le toiletteur vous aideront à établir des liens plus personnels avec les membres de votre équipe, mais aussi à créer un environnement de travail chaleureux et convivial.

N’hésitez pas à organiser des activités de cohésion d’équipe, un autre excellent moyen de mobiliser l’ensemble de vos collègues. Qu’il s’agisse de quelques questions brise-glace rapides au début d’une visioconférence, de soirées quiz mensuelles ou d’ateliers en personne financés par l’entreprise, les échanges personnels anodins et autres occasions de former des liens entre collègues compensent le manque d’interactions quotidiennes en face à face.

7. Motivez votre équipe virtuelle

En théorie, votre équipe virtuelle est composée d’individus motivés, parfaitement capables de prendre et d’assumer leurs responsabilités. Cela étant, tous vos collaborateurs ont besoin d’encouragements de temps en temps, même les plus autonomes.

Pour que votre équipe reste motivée et que sa mobilisation ne faiblisse pas, vous devez lui donner des objectifs à long terme. En effet, elle se sentira beaucoup plus impliquée dans le projet et au sein de l’organisation si elle connaît la mission de votre entreprise. En outre, chacun doit pouvoir bénéficier d’opportunités de développement et de formation, et appréciera donc de se sentir en mesure d’évoluer professionnellement.

Célébrez les anniversaires (personnels et professionnels) et saluez chaque jalon terminé pour témoigner votre reconnaissance à l’équipe pour ses efforts et son implication. Créez des occasions pour vos collègues de nouer des liens, qui favoriseront une bonne entente mutuelle. Vos collaborateurs apprécieront de recevoir des petits cadeaux ou les félicitations de leur supérieur, lesquelles renforcent la confiance en soi. Tous ces éléments contribuent au bien-être de votre équipe et influent sur ses performances.

8. Tenez compte des fuseaux horaires

Réunir votre équipe pour des projets, visioconférences et autres apéritifs virtuels est une excellente initiative. Toutefois, rappelez-vous que vos collaborateurs travaillent à distance et parfois aux quatre coins du monde. Si les membres de votre équipe se trouvent sur différents fuseaux horaires, bloquez un moment qui convient à tous pour échanger collectivement.

Les équipes à distance s’organisent de manière beaucoup plus flexible, mais rien ne vous empêche d’imposer des heures de travail fixes (par exemple, de 11 à 15 heures). Pendant cette période de temps, chaque membre de l’équipe doit être en ligne et disponible pour échanger avec ses collègues (sauf pendant la pause déjeuner). Les études montrent que 74 % des travailleurs estiment que les heures de travail fixes sont utiles aux équipes à distance.

Pour fluidifier les activités, ne prévoyez pas de réunions avant ou après les heures de travail fixes que les membres de l’équipe doivent respecter. En théorie, personne ne devrait être contraint de se lever plus tôt ou de travailler plus tard s’il y a de meilleurs créneaux pour échanger dans la journée. Respectez le rythme de chacun et montrez à vos collaborateurs que vous accordez de la valeur aux efforts qu’ils déploient. De leur côté, ils pourront ainsi maintenir un bon équilibre entre vies professionnelle et privée.

L’exercice peut devenir particulièrement périlleux si vous gérez des équipes internationales. L’équipe Asana met tout en œuvre pour que personne ne se sente exclu. Pour ce faire, nous organisons des réunions d’équipe récurrentes, mais jamais aux mêmes heures. Par exemple, toutes les équipes se réunissent une fois par semaine et l’horaire change toutes les deux semaines (le matin ou l’après-midi aux États-Unis). Cela permet à nos collègues basés en Europe de se joindre à nous une semaine sur deux, tandis que les membres de l’équipe APAC peuvent consulter l’enregistrement de la réunion au moment qui leur convient, et inversement.

Vous devez avant tout faire le maximum pour trouver une routine qui fonctionne pour votre équipe. Vous pouvez même instaurer une journée sans réunion dans la semaine : vos collaborateurs n’auront pas à répondre aux multiples appels et autres sollicitations, et disposeront de plus de temps pour se concentrer pleinement sur leurs tâches clés, sans être constamment interrompus.

9. Servez-vous d’outils conçus pour travailler à distance

Si vous ne dotez pas votre équipe virtuelle des outils dont elle a besoin pour communiquer et travailler ensemble efficacement, elle n’a aucune chance de réussir. Dans le monde effréné des affaires, envoyer quelques documents par e-mail ne suffit pas. Appuyez-vous sur des plateformes interactives et autres logiciels comme Asana ou Google Docs, spécialement conçus pour aider les équipes virtuelles à collaborer.

10. Organisez des réunions ou événements en présentiel

Enfin, ne sous-estimez pas l’importance des réunions en face à face. Si possible, essayez de réunir votre équipe pour des événements en personne de façon régulière. Si vos collègues se trouvent tous à proximité, vous pouvez organiser un événement chaque semaine ou une fois par mois. Si les membres de votre équipe sont répartis dans différents États, pays ou fuseaux horaires, envisagez d’organiser des réunions par zone géographique en petits groupes. Cela étant, il est également possible de réunir tout le monde pour un événement de plus grande ampleur (grande réunion estivale, fête de fin d’année ou autre événement d’entreprise, par exemple).

La tenue d’une réunion en personne avec toute votre équipe peut s’avérer coûteux et prendre du temps. Toutefois, se rencontrer (même une seule fois par an) lors d’un grand événement peut vraiment renforcer la cohésion de votre équipe, et notamment faire naître un sentiment de confiance, consolider les liens entre collègues et renforcer l’implication de chacun.

Avantages et défis des équipes virtuelles

Les équipes virtuelles permettent aux organisations de brasser large lorsqu’il s’agit de recruter les meilleurs talents. Toutefois, les membres d’équipe n’évolueront pas au sein d’un même bureau, ce qui peut poser un certain nombre de défis.

Pas d’inquiétude ! Tout leader peut transformer ces défis en opportunités, à condition d’adopter un état d’esprit positif et de gérer ses activités efficacement.

Avantage : votre équipe gagne en flexibilité

La flexibilité offerte par le travail à distance constitue l’un des principaux avantages des équipes virtuelles. À moins d’organiser un grand nombre de visioconférences, vos collaborateurs peuvent s’accorder quelques libertés. Ils peuvent notamment travailler en portant des vêtements décontractés (survêtement, haut confortable, etc.), sans toujours être tirés à quatre épingles.

Chacun peut également définir ses propres horaires de travail. Vous souhaitez vous lever tôt ou travailler un maximum avant que les enfants ne reviennent de l’école ? Pas de souci. Et si vous préférez accomplir vos tâches en soirée, c’est possible aussi. Chacun choisit le créneau qui lui convient, celui où il est le plus productif.

Les membres de votre équipe peuvent travailler depuis leur cuisine, dans un café ou en compagnie d’autres télétravailleurs au sein d’un espace de coworking. Envie de vous installer dans la ville de vos rêves ? N’hésitez pas ! Vous avez l’embarras du choix.

Inconvénient : des difficultés à séparer sphères professionnelle et privée

Si certains apprécient de commencer leur journée en répondant à quelques e-mail au fond du lit, travailler depuis chez soi n’est pas toujours si facile. Un sentiment d’isolement naît parfois en raison d’un manque d’interactions avec autrui, mais le télétravail est la porte ouverte aux distractions, qu’on ne compte plus.

La vaisselle sale dans l’évier, le chat qui marche sans cesse sur le clavier, votre enfant qui rentre de l’école et veut goûter sans attendre… Autant de facteurs de distraction capables de transformer le travail à distance en véritable défi. Lorsque vous ne disposez pas d’un bureau séparé dans lequel travailler au calme, la gestion de vos activités se complexifie.

N’oubliez pas que chacun n’a pas le luxe de pouvoir s’isoler dans une pièce séparée (qui peut servir de bureau) au sein du foyer. Certains éprouvent donc des difficultés à déconnecter en fin de journée, surtout lorsqu’il n’existe pas de différence nette entre espace de travail et foyer familial.

Avantage : vous gagnez du temps et de l’argent

Les membres de votre équipe n’ont pas besoin de faire des allers-retours entre leur lieu de travail et leur domicile. Ils économisent donc chaque jour un temps précieux qui peut être consacré à leurs proches, amis, hobbies… En bref, ils sont davantage en mesure de se ressourcer.

Ne pas disposer de bureaux permet également à votre entreprise d’économiser. Votre organisation n’a plus besoin de financer des locaux, de fournir des places de parking aux employés ou de couvrir leur frais de déplacement.

Inconvénient : vous devez gérer les décalages horaires

Au sein d’une équipe décentralisée, vos collègues sont parfois répartis aux quatre coins du monde. Si vous ne tenez pas compte des fuseaux horaires et du rythme de chacun, vous risquez d’exposer votre équipe à des problèmes de communication et de collaboration.

Abordez la communication d’équipe avec sérieux, sans quoi vous pourriez faire face à des malentendus. Ces derniers nuisent au bon accomplissement des projets et autres activités quotidiennes. Veillez à donner des instructions claires à vos collaborateurs et adoptez un outil adapté : l’ensemble de l’équipe sera sur la même longueur d’onde et communiquera facilement à propos des initiatives en cours.

Accordez la priorité à la communication et la collaboration

Vous gérez une équipe virtuelle ou traditionnelle ? Dans les deux cas, privilégiez une communication claire, faites preuve d’empathie envers vos collègues et montrez l’exemple afin de promouvoir un environnement de travail sain.

Ne sous-estimez jamais les avantages que peut apporter un logiciel de gestion du travail à votre équipe. Servez-vous des modèles Asana pour suivre vos processus, communiquer vos ordres du jour de réunion et collaborer facilement. Ainsi, vous ne manquerez plus jamais une seule échéance !