Hope for Haiti améliore les conditions de vie de plus d’Haïtiens avec Asana

D’une grande richesse culturelle et partageant une île avec la République dominicaine en pleine mer des Caraïbes, Haïti est régulièrement victime de catastrophes naturelles. Parmi les plus importantes, un tremblement de terre de magnitude 7 s’est produit en 2010 à une trentaine de kilomètres de la capitale du pays. Bien que les estimations du nombre de morts varient, beaucoup pensent que plus de 200 000 personnes ont perdu la vie. En 2016, c’est l’ouragan Matthew qui a ravagé le pays, faisant cette fois-ci plus de 500 morts et un million de sans-abri.

Hope for Haiti est une organisation à but non lucratif qui se consacre à améliorer la qualité de vie des Haïtiens, en particulier des enfants, que ce soit avant, pendant ou après ces catastrophes. L’organisation apporte son soutien aux Haïtiens et les aide à sortir de la pauvreté grâce à des programmes axés sur l’éducation, la santé, l’infrastructure, l’accès à l’eau, ainsi qu’à des prêts et subventions accordés aux entreprises et entrepreneurs haïtiens.

Skyler Badenoch est le PDG de Hope for Haiti depuis quelques années, mais voilà plus de treize ans qu’il se passionne pour ce pays. Il a été le témoin de toute l’aide apportée par Hope for Haiti à la suite du tremblement de terre de 2010 et a lui-même fait partie des volontaires. Aujourd’hui, il supervise une équipe de 65 personnes, répartie entre Haïti et les États-Unis. Dix membres de l’équipe travaillent aux États-Unis et exercent des activités variées : collecte de fonds, marketing, soutien administratif, finances, gouvernance… Les 55 autres membres sont des médecins, infirmières, éducateurs et administrateurs, tous Haïtiens et travaillant sur place. Cette organisation binationale s’engage à faire preuve de transparence et de responsabilité, ainsi qu’à adopter une bonne gouvernance. En outre, Hope for Haiti fait partie des ONG les mieux notées par les plateformes de notation tierces Charity Navigator et Guidestar. Le respect de ces bonnes pratiques au cours de ses activités accroît la confiance en Haïti et encourage plus généralement la philanthropie.

La croissance, moteur du changement

En 2007, Hope for Haiti comptait quatre membres d’équipe à Haïti et gérait un budget annuel de moins d’un million d’euros. Depuis cette époque, l’ONG a multiplié ses effectifs par 15 et son budget par 4, sans compter son programme de donation en nature, dont la valeur s’élève désormais à plus de 9 millions d’euros (soit une multiplication par 10). La croissance de l’organisation lui a permis de faire d’autant plus la différence à Haïti, mais aussi de mettre en évidence certains défis à surmonter (faiblesses au niveau des communications, des relations avec les donateurs et des rapports d’activité).

Lors de la dernière analyse SWOT réalisée par l’organisation (elle effectue ce type d’analyse tous les ans), plusieurs personnes ont indiqué que la communication de projet et les échanges avec les donateurs constituaient des axes d’amélioration organisationnelle. Skyler a donc décidé de se renseigner sur les plateformes qui pourraient aider l’ONG à mieux communiquer et à gérer toutes ses activités au même endroit.

En quête d’une solution

Armé de ces résultats d’analyse SWOT, le PDG a rapidement identifié quatre domaines dans lesquels l’utilisation d’une plateforme de gestion du travail pourrait permettre à l’équipe de franchir des obstacles. Il lui était nécessaire de :

• Rationaliser et automatiser les processus autant que possible, notamment les interventions en cas de catastrophe, les protocoles d’urgence, les demandes de subvention et leur gestion, ainsi que la création de rapports.

• Augmenter la visibilité sur les activités de toute l’organisation de façon à ce que ses collègues n’aient pas à demander des nouvelles aux uns et aux autres.

• Centraliser les communications sur une même plateforme, des discussions d’équipe au suivi des relations avec les donateurs, en passant par le partage de rapports.

• Améliorer la gestion de projet et le reporting pour fluidifier le déroulement des projets, simplifier le processus de création de rapports et renforcer la confiance des donateurs en l’organisation.

Malheureusement, les outils de gestion de projet simplifiée qu’avait testés Skyler n’avaient pas répondu à ses attentes : ils n’étaient ni assez intuitifs ni assez puissants pour convenir aux besoins de son équipe. Sur les conseils de son coach professionnel et collègue ainsi que d’un homologue du secteur, il choisit de donner sa chance à la version gratuite d’Asana, en espérant que l’outil réponde cette fois-ci aux besoins de son organisation.

Compte tenu des résultats de ses recherches, Skyler était persuadé que pour que l’adoption d’Asana soit une réussite, il lui fallait obtenir l’adhésion de la direction. Il a donc choisi de faire adopter Asana par les principaux membres de l’équipe de direction jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment familiarisés avec l’outil, avant d’étendre son utilisation à tous les autres membres de l’organisation. Aux côtés de son équipe, il a commencé à utiliser Asana pour suivre le processus de définition des objectifs hebdomadaires ainsi que les réunions de suivi. Tous les lundis matin, chacun devait ajouter trois objectifs professionnels et un objectif personnel à un projet Asana partagé. Au fil de la semaine, les différents collègues demandaient des nouvelles aux uns et aux autres dans les commentaires.

L’utilisation d’Asana pour suivre ces objectifs hebdomadaires est rapidement devenue un automatisme pour l’équipe. Chaque membre pouvait voir le statut de chaque objectif, et ces tâches servaient d’ordre du jour intégré pour les réunions hebdomadaires, ce qui a immédiatement amélioré la capacité de communication de l’équipe.

Le déploiement dans toute l’organisation

Hope for Haiti a commencé par utiliser la version gratuite d’Asana, mais l’organisation a rapidement compris qu’elle travaillerait plus efficacement grâce aux fonctionnalités payantes. À la mi-mars 2020, Asana a annoncé le lancement d’une offre permettant aux organisations à but non lucratif engagées dans la lutte contre le COVID-19 (recherche médicale et assistance) de bénéficier gratuitement de la formule Asana Business. Skyler en a donc fait la demande et Asana lui a accordé un accès gratuit à la formule Business pendant 12 mois.

Grâce à la puissance d’Asana Business, Skyler a commencé à chercher des moyens de transférer l’ensemble du travail de l’organisation sur la plateforme. Première étape : l’initiative la plus importante, le plan stratégique annuel. Skyler s’est tourné vers les conseillers Asana pour obtenir de l’aide. Skyler et son équipe ont ainsi pu transformer leur plan complexe composé de divers objectifs, stratégies et tactiques en projets Asana. L’équipe de Hope for Haiti utilise maintenant les portefeuilles pour suivre le travail lié au plan stratégique dans l’ensemble de l’organisation, et les chronologies des projets pour visualiser la progression et créer des rapports d’avancement. Avec la majeure partie de l’activité de l’organisation sur Asana, Skyler a réaffirmé qu’Asana était la bonne solution pour son équipe.

La généralisation d’Asana au sein de l’organisation

Une fois les fondations posées sur Asana grâce aux objectifs hebdomadaires et aux projets de planification stratégique, Skyler et son organisation ont étendu leur utilisation à d’autres processus, notamment :

• Les demandes de subventions et leur gestion : l’équipe située aux États-Unis se sert d’Asana pour gérer ses activités de collecte de fonds et ainsi éviter de tout miser sur des financements de dernière minute. De plus, lorsque l’analyse SWOT a mis en lumière certaines insuffisances concernant l’obtention des subventions et les rapports associés, l’équipe a transféré ces processus sur Asana. Elle se sert aujourd’hui de cette plateforme pour gérer ses demandes de subventions, créer des rapports et identifier les revenus attendus issus des subventions.

• La conformité aux protocoles : l’équipe basée à Haïti utilise Asana pour tout, des communications internes aux rapports en passant par les protocoles COVID-19. Lorsqu’une situation d’urgence survient, comme le COVID-19, l’équipe utilise Asana pour créer et déployer des protocoles d’intervention. Par exemple, elle a mis en place une procédure sophistiquée pour accepter et traiter les patients à son infirmerie, qui comprend la prise de température, un poste pour se laver les mains, la distribution de masques, etc. Le protocole est documenté dans un projet Asana et utilisé pour communiquer en interne, en veillant à ce que chaque employé suive les étapes nécessaires.

• Le suivi des dons en nature : cette année, l’objectif du programme est de dépasser les 20 millions de dollars de dons, soit presque le double de son objectif habituel de 11 millions de dollars, comprenant des médicaments, des fournitures médicales et du matériel qui doivent être livrés à Haïti, importés et distribués aux partenaires et aux personnes qui en ont le plus besoin. Le processus est maintenant suivi sur Asana, au lieu de s’appuyer sur des feuilles de calcul Excel.

Une meilleure expérience pour les donateurs grâce à Asana

Grâce à Asana Business, Hope for Haiti interagit plus rapidement avec ses donateurs. Récemment, lors d’un tournoi de jeux vidéo en ligne organisé afin de soutenir les efforts face à l’épidémie de COVID-19, la joueuse de tennis professionnelle Naomi Osaka a décidé de soutenir Hope for Haiti en lui attribuant un don de 25 000 $. L’équipe s’est appuyée sur Asana pour gérer cet événement et envoyer tous les documents nécessaires, ainsi que pour contacter les bonnes personnes au sein de l’équipe de Naomi.

Après avoir reçu la donation, Hope for Haiti a souhaité montrer les retombées positives à Naomi. Sans Asana, ce processus aurait demandé l’envoi de nombreux fichiers et de longues discussions par e-mail. Heureusement, puisque l’équipe a pu évaluer l’impact de la donation sur Asana, elle a été en mesure de créer un rapport et de le communiquer à Naomi en l’espace de quelques semaines seulement.

Retour aux sources

Le COVID-19 a obligé Hope for Haiti à revoir ses priorités (et lui a permis de faire la démonstration de sa capacité de réaction avec Asana en cas d’urgence). Toutefois, Skyler et son équipe sont toujours fermement déterminés à faire avancer leurs initiatives clés : améliorer l’accès à l’éducation, à la santé et à l’eau potable, encourager les donations en matériel médical et développer les opportunités économiques. Grâce à Asana, l’organisation a optimisé ses processus et bénéficie d’une efficacité améliorée, ce qui convainc d’autant plus Skyler que son impact sur ces initiatives continuera de croître.

Et avec un lien renouvelé entre les valeurs fondamentales de l’organisation et la façon dont elle atteint ses buts, Hope for Haiti est mieux placée que jamais pour continuer à dépasser ses objectifs. Par exemple, l’équipe utilisera Asana pour planifier sa collecte de fonds annuelle Hike for Haiti, qui invite les personnes du monde entier à marcher en solidarité avec les écoliers qui parcourent des distances déraisonnables pour aller à l’école en Haïti. Les changements que Skyler et son équipe espèrent mettre en place représentent une montagne à gravir, mais ils sont plus que jamais préparés et veulent avoir un impact sur leur cher pays, Haïti, avec l’aide d’Asana.