Organiser une réunion de rétrospective de sprint efficace

« La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent. » Dans cette citation souvent attribuée à Albert Einstein, il est fort probable que le génie des mathématiques fasse référence à la mécanique quantique (ou à quelque chose de ce genre) et non à la gestion de projet, mais cette dernière illustre également parfaitement ce propos. Si vos plans ne se déroulent pas comme prévu, ne désespérez pas et trouvez un autre angle d’approche. C’est bien connu, il n’y a que les imbéciles qui ne changent pas d’avis.

Améliorer votre méthode nécessitera cependant de réfléchir à la façon dont les choses fonctionnent. C’est là tout l’intérêt d’une rétrospective de sprint.

Qu’est-ce qu’une rétrospective de sprint ?

La rétrospective de sprint est un type de réunion de l’approche Agile ayant lieu à la fin de chaque sprint, au cours de laquelle les équipes reviennent sur leurs réussites et réfléchissent aux axes d’amélioration à prendre en compte pour le suivant.

La méthode Scrum fonctionne par « sprints », qui correspondent généralement à des cycles de travail de deux semaines à l’issue desquels un livrable est attendu. En organisant le travail de cette manière, les équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel et travailler rapidement, tout en améliorant et réitérant leur processus à chaque nouveau sprint. Les rétrospectives sont donc fondamentales : elles permettent aux équipes de se poser les bonnes questions et d’améliorer continuellement leur processus.

Rétrospective ou réunion d’analyse de sprint ?

Les réunions d’analyse interviennent également en fin de sprint, mais au lieu de porter sur l’amélioration des processus, elles donnent l’occasion à l’équipe Agile ou Scrum de présenter le travail accompli. En effet, cette dernière y expose généralement les progrès réalisés en s’appuyant sur des démonstrations produits qui aident les parties prenantes interfonctionnelles à mieux visualiser et comprendre chaque livrable.

Une rétrospective de sprint porte, quant à elle, essentiellement sur les processus ayant fonctionné ou non. Elle s’axe plus généralement sur l’amélioration du processus de votre équipe et non sur des livrables en particulier.

À qui s’adresse une rétrospective de sprint ?

Si votre équipe utilise Scrum, une rétrospective s’impose alors à la fin de chaque sprint. Scrum est un type de méthodologie Agile généralement plébiscité par les équipes produit, d’ingénierie ou de développement logiciel. Cependant, toute équipe souhaitant créer des processus et en tirer parti rapidement trouvera en cette méthode un excellent moyen d’y parvenir.

Même si votre équipe n’organise pas son travail en sprints, faire des rétrospectives à la fin de chaque projet, ou lorsque vous atteignez un objectif, vous permet de tirer des leçons de vos expériences et d’améliorer votre processus pour les fois suivantes.

Qui participe à une rétrospective de sprint ?

Seuls les membres de l’équipe ayant réalisé des tâches lors du dernier sprint sont tenus d’assister à sa rétrospective. Cette dernière réunit donc le Scrum master, c’est-à-dire le chef d’équipe Scrum qui anime la réunion, les membres de son équipe et parfois même le responsable de produit. Pour faire simple, les personnes conviées à la rétrospective de sprint sont généralement celles qui participent aux réunions debout quotidiennes Scrum.

Les parties prenantes et les responsables qui ne font pas directement partie de l’équipe ne sont donc pas tenus d’y assister. Principalement centrée sur l’équipe produit, cette réunion permet à chacun de ses membres de donner son avis et de réfléchir aux moyens d’améliorer le processus en cours. Restreindre le nombre de participants favorise l’efficacité et donne à chacun l’occasion de s’exprimer librement quant aux problèmes rencontrés et aux changements à envisager.

Si les parties prenantes interfonctionnelles et les chefs de projet ne participent pas aux rétrospectives de sprint, ils assistent en revanche aux réunions d’analyse.

En quoi une rétrospective de sprint est-elle importante ?

L’amélioration continue au fil du temps est un principe fondamental de la structure Scrum, c’est pourquoi une rétrospective est intégrée à chaque sprint. L’équipe Scrum est ainsi toujours en mesure d’apprendre et de tirer les leçons nécessaires à l’amélioration des sprints suivants. De cette façon, chaque sprint individuel fonctionne comme un cycle d’apprentissage permettant aux équipes d’affiner leur processus de planification de sprint.

Une rétrospective de sprint aide votre équipe à :

• Célébrer (et encourager) les démarches positives. Une rétrospective de sprint peut être l’occasion idéale de reconnaître et de soutenir une démarche positive mise en œuvre par votre équipe, par exemple une communication proactive lorsque les tâches prennent plus de temps que prévu et que les délais s’allongent. Non seulement un retour positif encouragera votre équipe dans sa démarche, mais il permettra également de favoriser l’implication de ses membres et de limiter les effets négatifs du stress.

• Identifier les axes d’amélioration. Votre équipe pourrait par exemple suggérer de modifier la façon dont est estimé le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, ou encore penser à une amélioration du processus d’entretien du backlog afin d’assurer le regroupement des tâches similaires. Identifier les moyens d’optimiser votre processus de sprint et faire des retours constructifs est essentiel si vous souhaitez gagner en performance et affiner au maximum votre processus.

• Élaborer un plan pour mettre en œuvre les améliorations du processus de planification du sprint. Suggérer des améliorations est une chose, les mettre en œuvre en est une autre. Lors d’une rétrospective de sprint, votre équipe décide des actions concrètes à mener pour gagner en efficacité lors du sprint suivant, par exemple choisir de mettre en place un système pour estimer au mieux le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. En prenant note des actions à suivre, vous et votre équipe engagez clairement votre responsabilité et démontrez votre volonté d’améliorer le processus en cours.

Ordre du jour d’une rétrospective de sprint

Organiser une réunion de rétrospective de sprint peut se faire de mille et une manières. Avec le temps, vous apprendrez ce qui convient le mieux à votre équipe et pourrez alors adapter et affiner son ordre du jour en conséquence. Créer un modèle d’ordre du jour standard permet de le partager facilement avec votre équipe et de recueillir des commentaires à l’avance. Vous vous assurerez ainsi de gagner en efficacité le jour J et de couvrir l’ensemble des sujets à traiter.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, commencez par jeter un coup d’œil à ces quelques étapes essentielles :

1. Définir l’objectif de la réunion

En fixant dès le départ l’objectif de votre rétrospective de sprint, vous aidez votre équipe à se concentrer sur ce qui compte vraiment et mettez tout le monde sur la même longueur d’onde. Pour ce faire, prenez le temps de réfléchir à l’intérêt d’une telle rétrospective pour votre équipe et servez-vous-en pour orienter chaque nouvelle réunion. Votre équipe pourrait par exemple se donner l’objectif de faire des retours francs et constructifs afin d’améliorer le processus de planification de sprint au lieu de tourner en boucle les éléments n’ayant pas fonctionné comme prévu.

2. Recueillir le feedback de votre équipe

Votre équipe constitue la meilleure source d’information dont vous disposez pour améliorer votre processus de sprint. En effet, c’est elle qui réalise les tâches jour après jour et fait avancer le projet. La contribution de ses membres est donc essentielle pour assurer le bon déroulement du sprint. Par ailleurs, le fait de recueillir les commentaires directement auprès de votre équipe permet de s’assurer que le processus de sprint est bien adapté au style de travail et aux besoins de chacun.

Pour vous aider dans cette démarche, envoyez ces quelques questions à chacun des membres de l’équipe 1 à 2 jours avant la rétrospective de sprint. Vous leur laissez ainsi le temps d’y réfléchir correctement et d’émettre d’éventuels commentaires utiles en amont.

• Quels ont été les points forts du dernier sprint ?

• Quelles en ont été les faiblesses ?

• Quelles leçons pouvons-nous en tirer ?

• Quels éléments pourraient être améliorés ?

Joignez simplement ces questions à votre ordre du jour de réunion et envoyez-les à l’avance à votre équipe. Si vous choisissez d’utiliser un outil de gestion de projet comme Asana, c’est encore plus pratique ! Vous pouvez utiliser un modèle de rétrospective de sprint pour partager votre ordre du jour et recueillir tous les commentaires au même endroit.

Certaines équipes Scrum suivent une méthode encore plus simple pour recueillir ce feedback, de type « Start-Stop-Continue » : elle consiste à demander à chacun des membres de l’équipe ce qu’il faudrait commencer à réaliser, arrêter ou continuer de faire.

3. Prendre du recul

Une fois les données de votre équipe recueillies de manière asynchrone, vous pouvez alors identifier les tendances et les éléments récurrents qui en ressortent pour en discuter lors de votre rétrospective. Il peut s’agir de difficultés rencontrées par plusieurs membres de l’équipe, de points clés à intégrer lors des prochains sprints ou encore d’éléments qui fonctionnent parfaitement et qu’il faut donc conserver. Des tendances vont se dessiner et vous aider à déterminer quelles actions mettre en œuvre en priorité lors du prochain sprint. Par exemple, si plusieurs membres de l’équipe signalent un manque d’informations pour accomplir correctement leurs tâches, ce point devra faire l’objet d’une action à suivre.

Essayez, dans la mesure du possible, de trouver un moyen de partager votre écran ou de collaborer sur un document partagé avec toute votre équipe durant la rétrospective. Ainsi, l’ensemble des participants pourra témoigner de votre prise de notes, de votre volonté de faire avancer le projet, ainsi que de l’importance que vous accordez aux commentaires de chacun. Il s’agit d’un bon moyen de favoriser l’implication et de passer des paroles aux actes, notamment si c’est la première fois que vous organisez une rétrospective.

Voici un exemple de la façon dont vous pourriez visualiser et recueillir l’avis de votre équipe pendant la réunion. Ce tableau Kanban reprend l’ordre du jour et dispose de colonnes pour noter les éventuelles questions et trier les commentaires émis.

4. Créer des actions à traiter

Il est désormais temps de créer des actions à traiter pour résoudre les problèmes rencontrés par votre équipe. Ces étapes concrètes, aux échéances fixées à l’avance, doivent être clairement attribuées à des membres de votre équipe. En engageant ainsi la responsabilité de chacun, vous vous assurez de mener à bien votre projet et de vous donner les meilleures chances d’atteindre vos objectifs. Définir des actions à traiter au cours de la rétrospective de sprint permet à chacun de savoir clairement qui fait quoi et quand, et d’être sur la même longueur d’onde. Votre équipe est alors en mesure de comprendre l’importance de chacune des tâches du projet, ce qui l’incite à y contribuer du mieux qu’elle peut.

Pour reprendre l’exemple ci-dessus, si plusieurs membres de l’équipe signalent ne pas avoir eu suffisamment d’informations pour accomplir leurs tâches, créer une action visant à recueillir plus de contexte auprès des parties prenantes lors de l’entretien du backlog de sprint peut être un bon moyen d’y remédier.

5. Clôturer la réunion

Lorsque votre rétrospective de sprint touche à sa fin, prenez le temps de la clôturer convenablement en résumant brièvement les sujets évoqués, en remerciant l’ensemble des participants et en indiquant où retrouver a posteriori les actions à traiter définies au cours de celle-ci. Vous montrez ainsi publiquement que vous respectez le temps et reconnaissez les contributions de chacun des membres de votre équipe. Vous vous assurez par ailleurs que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde au sortir de la réunion.

Rétrospective de sprint : quels sont les principaux pièges à éviter ?

Les rétrospectives de sprint peuvent vous mettre à l’épreuve, surtout si vous êtes novice en la matière. Voici quelques conseils pour éviter les pièges et devenir maître en la matière.

Le manque de temps

Lors d’une rétrospective de sprint, les sujets ne manquent pas et respecter le temps imparti relève alors de l’exploit ! Fort heureusement, quelques astuces existent pour éviter ce genre de désagrément :

• Établir un ordre du jour et le partager à l’avance. Créer un ordre du jour clair est un excellent moyen de gagner en efficacité lors d’une réunion. Celui-ci doit présenter les sujets qui y seront abordés ainsi que le temps alloué à chacun d’eux. Vous êtes ainsi dans les meilleures conditions pour vous concentrer sur l’essentiel, passer d’un sujet à l’autre et traiter l’ensemble des points nécessaires. Partager votre ordre du jour à l’avance permet également de gagner du temps en donnant la possibilité aux membres de l’équipe de se préparer en amont, et donc de participer efficacement aux discussions le jour J.

• Estimer la durée de votre réunion. Vous devez veiller à prévoir le temps nécessaire pour traiter l’ensemble des sujets figurant à l’ordre du jour de votre rétrospective de sprint. La durée de votre réunion dépend de nombreux facteurs : le nombre de participants, la durée du sprint et si besoin, la présentation du processus en cours à de nouveaux membres de l’équipe. Comptez généralement 45 minutes pour une semaine de sprint, 1 h 30 pour deux, 2 h 15 pour trois et 3 heures pour un mois complet. Prévoir de courtes pauses toutes les 30 minutes est indispensable lorsque les réunions s’allongent davantage, notamment si vous vous réunissez virtuellement. En effet, certaines recherches révèlent qu’il est difficile de se concentrer au-delà de 30 minutes lors d’un appel en visioconférence.

Le manque d’implication

Oser donner son avis n’est pas toujours simple et nécessite de se sentir à l’aise et apprécié dans son travail, notamment lorsqu’il s’agit d’évoquer les difficultés rencontrées lors d’un projet. Cependant, faire des retours constructifs est indispensable à l’amélioration de votre processus de sprint. Voici quelques conseils pour favoriser l’implication de votre équipe et lui donner soif de réussite :

• Communiquer les sujets traités à l’avance. Les membres de l’équipe auront ainsi le temps d’y réfléchir, car raisonner et apporter des réponses élaborées requiert un peu de préparation. Difficile de faire preuve d’assurance avec une dizaine de paires d’yeux braqués sur vous et une assemblée pendue à vos lèvres alors que vous venez tout juste de prendre connaissance du sujet ! Évitez les sueurs froides et envoyez à votre équipe la liste des sujets à traiter quelques jours à l’avance. Il peut s’agir de revenir sur les éléments qui se sont bien passés, les difficultés rencontrées ou encore de réfléchir aux pistes d’amélioration possibles pour les fois suivantes.

• Briser la glace. Commencez par une question un brin amusante pour détendre l’atmosphère et conférer un peu de convivialité à votre réunion. Parmi nos plus belles trouvailles : « Le hot-dog est-il vraiment un sandwich ? », « Si vous étiez une pomme de terre, comment souhaiteriez-vous être cuisinée ? » ou encore « Si vous deviez envoyer un émoji au PDG dans la seconde, quel serait-il ? ».

• Témoigner votre reconnaissance. Pour que les membres de votre équipe aient envie de partager leur avis, vous devez créer un espace de confiance et montrer que vous accordez une importance particulière à leurs expériences et commentaires. En pratique, cela consiste à faire preuve d’une écoute active et à prendre des notes lorsqu’ils prennent la parole. Vous leur montrez ainsi que l’avis de chacun d’entre eux compte à vos yeux. Les remercier sincèrement pour leur contribution est également encourageant, notamment en cas de retours constructifs. Parfois difficiles à faire, ils sont pourtant essentiels à l’amélioration de votre processus.

Le manque de clarté

Imaginez un peu : vous venez de passer des heures à donner et à recueillir des commentaires constructifs, vous clôturez enfin votre rétrospective de sprint, et... fin de l’histoire. Pas de suivi, pas de mesures ou d’actions à entreprendre, rien. Bref, tous vos efforts réduits à néant.

Pour éviter un tel scénario, veillez à bien documenter vos analyses et à établir un suivi des informations recueillies au cours de votre rétrospective de sprint. Vous pouvez par exemple :

• Prendre des notes et partager votre écran. Le Scrum Master ou le chef de produit joue le rôle d’animateur et prend des notes lors de la rétrospective. De cette façon, les membres de l’équipe peuvent concentrer tous leurs efforts sur les retours à faire. Les notes de réunion sont essentielles pour vous aider à vous souvenir des points importants et des actions à traiter a posteriori. Bien que les méthodes de prise de notes varient, les sujets discutés, les décisions clés et les actions à entreprendre doivent absolument y figurer.

• Faire un suivi et mettre en œuvre des actions concrètes. Définir une liste d’actions à entreprendre est la meilleure façon de donner suite aux commentaires et d’améliorer continuellement le processus de sprint. Pour être efficaces, ces actions doivent être clairement attribuées à des membres de votre équipe, avoir une échéance et une description sans équivoque. Pour cela, mieux vaut utiliser des verbes pour éviter toute confusion, par exemple « Recueillir davantage d’informations sur les tâches auprès des parties prenantes avant l’entretien du backlog » au lieu de « Plus d’informations sur les tâches ».

• Faciliter l’accès à l’information. Prendre des notes et définir des actions à traiter sont d’excellents moyens de gagner en efficacité, mais c’est de pouvoir les partager avec l’ensemble des membres de votre équipe qui fait la différence. Au lieu de passer votre temps à transmettre des documents aux uns et aux autres et d’envoyer des e-mails à tire-larigot, envisagez d’utiliser un outil de gestion de projet comme Asana pour organiser votre rétrospective de sprint. Vous pourrez ainsi partager l’ordre du jour de la réunion, prendre des notes en temps réel et assigner des actions au même endroit. De plus, en coordonnant votre sprint avec Asana, toutes les informations dont votre équipe a besoin sont centralisées. Vous n’avez donc plus besoin de passer sans cesse d’un outil à l’autre, mieux, vous gagnez du temps !

Dernière ligne droite

Les rétrospectives sont essentielles à l’amélioration continue de votre processus de sprint. Vous en planifiez une ? Jetez un coup d’œil à notre modèle gratuit de rétrospective de sprint ! Assurez-vous ainsi de n’oublier aucune étape clé tout en favorisant la collaboration au sein de votre équipe tout au long du processus Scrum.