Gestion de projet : tirez parti des enseignements de chaque initiative

Les livrables d’un projet ne font pas tout, aussi importants et remarquables puissent-ils être. Que votre initiative s’avère une franche réussite, un échec malheureux ou un entre-deux, il est possible de tirer des enseignements de chaque projet entrepris.

Cela étant, il n’est pas toujours facile de recueillir les bonnes informations et de les documenter efficacement. Cet article vous explique comment collecter des données utiles et mettre à profit ce que vous avez appris au cours de votre travail, dans le cadre de la gestion de projet.

Comment définir les « enseignements » d’un projet ?

Tous les projets sont l’occasion de développer de nouvelles connaissances et de renforcer vos acquis. Néanmoins, cela ne vous dispense pas de faire le point sur les leçons tirées de chaque initiative pour recueillir des informations utiles, les documenter et, pourquoi pas, partager votre expérience auprès d’autres équipes. Cette mise au point est aussi l’occasion de créer un rapport, c’est-à-dire un document auquel l’ensemble de l’équipe projet peut se référer pour améliorer ses projets à venir.

Une fois les enseignements tirés d’un projet consignés, ils peuvent être transmis aisément à d’autres chefs de projet qui entreprennent des initiatives comparables. Votre rapport peut aussi servir à certains membres d’équipe prêts à se lancer dans des projets similaires. Un tel partage entre équipes est un excellent moyen d’éviter de reproduire les mêmes erreurs à chaque nouvelle initiative. Vous apprenez de vos erreurs et vos collaborateurs identifient les écueils à éviter.

Il est possible d’apprendre tout au long de la chronologie d’un projet. Selon la complexité de ce dernier, vous pouvez décider d’organiser une mise au point à la fin de chaque phase du projet, histoire de recueillir les informations pertinentes lorsqu’elles sont encore fraîches dans votre esprit. Vous évaluez ainsi ce qui a bien fonctionné, ce qui peut être amélioré et les enseignements à en tirer.

Les différents types de mises au point

En fonction des équipes, cette mise au point n’a pas toujours la même forme. Les équipes d’ingénierie utilisent fréquemment la méthode des cinq pourquoi, laquelle vise à identifier la cause profonde de l’échec du projet. Les équipes Scrum organisent des rétrospectives en fin de sprint. Certaines équipes organisent également des rétrospectives (post-mortem) en fin de projet.

L’essentiel reste de collecter les bonnes informations et de les communiquer à tous vos collaborateurs. Peu importe le nom que vous lui donnez, essayez d’organiser au moins une mise au point par projet, pour dresser un bilan des leçons tirées.

Tirer parti des enseignements de chaque projet en 5 étapes

Il s’agit de votre première mise au point ? Suivez ces cinq étapes pour bien recueillir, documenter et communiquer clairement les informations liées au projet, et veillez à ce que chacun puisse y accéder aisément.

1. Identifier

Vous identifiez les leçons tirées du projet, que vous documenterez à l’étape 2. La phase d’identification se décompose elle aussi en trois étapes :

Étape 1 : réaliser une enquête et obtenir des retours utiles

Envoyez un questionnaire à chaque membre de l’équipe projet pour faire le point sur les enseignements tirés, dès que le projet est achevé ou après l’achèvement d’une phase importante (notamment dans le cadre d’une initiative de grande ampleur). Vous recueillez ainsi les commentaires de vos collègues pendant que ces derniers ont encore toutes les données du projet en tête. Regroupez ensuite ces informations pour obtenir une vue d’ensemble des apprentissages de chacun au cours du travail.

L’enquête sur les enseignements tirés est l’une des parties clés de ce processus de retour sur expérience. Nous vous proposons ci-dessous un modèle dont vous pouvez vous inspirer. Ce questionnaire est plus ou moins le même pour toutes les initiatives ; vous pouvez néanmoins adapter les questions aux besoins de votre projet.

Étape 2 : programmer une mise au point

Avant de commencer, désignez un animateur. Si possible, essayez de choisir un autre individu que le chef de projet, afin que les membres d’équipe se sentent à l’aise et s’expriment librement. Demandez plutôt au chef d’équipe ou à un autre membre de piloter la réunion.

Après avoir programmé une mise au point, l’animateur communique en amont aux participants toutes les informations nécessaires. Ces derniers seront ainsi sur la même longueur d’onde et fin prêts le jour J. Vous pouvez, par exemple, transmettre à nouveau les documents liés à la planification du projet, comme le plan ou les objectifs. Selon la complexité de votre initiative, vous pouvez également mettre à disposition une chronologie du projet et préciser le travail déjà accompli.

Étape 3 : organiser une session de brainstorming

Pour compléter l’enquête évoquée plus haut, organisez une session de brainstorming en direct et conviez-y tous les membres de l’équipe. C’est l’occasion pour eux d’approfondir ce retour sur expérience. Il y a trois questions principales à poser pendant la session :

1. Quels ont été les points forts ?

2. Quelles faiblesses avez-vous identifiées ?

3. Quels éléments peuvent être améliorés ?

2. Documenter

L’objectif principal de ce type de mise au point est de partager tous les acquis de l’équipe avec l’ensemble de ses membres. Créez un rapport détaillé sur les enseignements tirés : celui-ci doit inclure toutes les informations relatives au projet et les notes prises pendant vos échanges collectifs, mais aussi une synthèse des leçons tirées, que les parties prenantes concernées pourront consulter.

Format du rapport :

• Synthèse

• Résumé des conclusions

• Enquête(s) sur les enseignements tirés

• Énoncé détaillé des recommandations

3. Analyser

Analysez votre retour sur expérience pour être en mesure de mettre en pratique tous vos acquis lors de vos projets futurs. En outre, d’autres équipes pourront tirer parti de votre expérience. Ce temps d’analyse est d’autant plus pertinent si vous organisez une mise au point en milieu de projet. Analysez les données recueillies grâce au questionnaire soumis à vos collaborateurs afin d’apporter des améliorations concrètes à votre projet lors des étapes à venir. Par ailleurs, si vous dressez un bilan en fin de projet, servez-vous de cette étape d’analyse pour glaner des informations et envisager les améliorations possibles avant de vous lancer dans un nouveau projet.

4. Conserver les informations recueillies

Conservez tout ce que vous avez appris au sein d’un référentiel centralisé auquel chacun peut accéder, comme un outil de gestion de projet. Les chefs de projet qui disposent d’une source unique de référence accèdent à des informations consultables par tous et sont en mesure de préparer au mieux leurs projets.

5. Concrétiser les acquis

Vous comptez mener à bien un projet similaire ? Prenez le temps de rechercher un rapport issu d’un précédent projet et de le consulter le cas échéant, histoire de ne pas commettre les mêmes erreurs et de tirer pleinement parti de votre expérience passée. Ces rapports doivent être laissés à disposition de l’équipe au sein d’une source unique de référence accessible à tous les chefs de projet. Ces derniers pourront ainsi consulter les rapports avant d’entamer la planification de leur projet.

Modèle de questionnaire

Commencez votre mise au point en effectuant une enquête : envoyez un questionnaire à l’équipe projet pour recueillir des retours utiles. Bien entendu, cela ne vous dispensera pas de discuter du projet de vive voix avec vos collègues. Toutefois, cette enquête est un élément essentiel pour vous assurer de collecter des informations précises et d’apprendre de votre expérience passée.

Nous vous proposons ci-dessous un modèle de questionnaire assez général, à utiliser pour tout projet.

Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord ou en désaccord avec chacun des énoncés suivants :

Si vous avez sélectionné « En désaccord » ou « Fortement en désaccord », veuillez préciser pourquoi. Vos avis sont précieux et nous permettront d’améliorer notre processus de planification de projet à venir.

Planification du projet

Le plan de projet était suffisamment détaillé. Je disposais de tout ce dont j’avais besoin pour bien comprendre le projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le plan détaillait clairement les objectifs du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

La portée du projet était correctement définie.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le calendrier du projet était clair et facile à suivre.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le plan de communication établi définissait clairement comment communiquer à propos des activités du projet et sur quels canaux.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le plan de projet était facilement accessible et a été communiqué à l’ensemble des parties prenantes.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

En tant que partie prenante, je suis satisfait de mon niveau d’implication dans le processus de planification du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Mise en œuvre du projet

Je n’ai eu aucun mal à comprendre les responsabilités de chacun pendant le cycle de vie du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Les parties prenantes étaient impliquées et ont participé efficacement aux activités du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

J’ai pu travailler au sein d’un environnement de travail propice à la collaboration.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le chef de projet est resté à l’écoute et s’est montré disponible.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Les modifications apportées au projet ont été gérées facilement et s’inscrivaient dans le cadre de sa portée.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le calendrier initial (détaillé dans le plan de projet) s’est avéré fidèle à la chronologie réelle du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Les résultats obtenus étaient cohérents avec ceux espérés et définis initialement dans la charte de projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

L’équipe projet est parvenue à une compréhension commune des objectifs et des responsabilités individuelles de chacun.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Résultat

Le projet était réaliste et réalisable.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

L’attribution des tâches est restée claire tout au long du cycle de vie du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Le projet disposait d’indicateurs de performance fiables qui ont permis d’évaluer aisément sa réussite.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Je pense que l’équipe a atteint les objectifs du projet.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Mon degré d’implication dans le projet (y compris la charge de travail allouée, le temps et les efforts consacrés) a répondu à mes attentes.

• Tout à fait d’accord

• D’accord

• Neutre

• En désaccord

• Fortement en désaccord

• Non applicable

Apprenez de chaque projet

Documentez les enseignements tirés de chaque projet pour mieux identifier les bonnes pratiques et les communiquer à vos pairs. Inutile de réinventer la roue à chaque nouvelle initiative : les membres d’équipe et les chefs de projet ont une idée claire de ce qui a fonctionné, de ce qui n’a pas été au rendez-vous et des points à améliorer.

En vous appuyant sur vos expériences passées pour améliorer vos projets à venir, vous pourrez partir du bon pied au moment de vous lancer dans vos prochaines initiatives. Lorsque chacun sait précisément qui fait quoi, pour quand, et reste informé des évolutions du projet et de ce qui les motive, alors l’ensemble de l’équipe est en mesure d’accomplir plus facilement ses projets les plus ambitieux.