Méthode Scrumban : une approche Agile hybride

Quel est le point commun entre une tragi-comédie, un motel ou une cuichette ? Ces termes ont été créés en associant deux mots qui, une fois réunis, forment un nouveau concept.

C’est l’idée principale derrière la nouvelle méthodologie Agile nommée Scrumban. Cet article lève le voile sur les fondamentaux de ce nouveau cadre Agile, et précise dans quelle mesure la méthode Scrumban peut aider votre équipe à honorer ses échéances et à atteindre ses objectifs.

Qu’est-ce que la méthode Scrumban ?

Scrumban est une méthodologie de gestion de projet qui combine deux stratégies Agile courantes : Scrum et Kanban. La méthode Scrumban a d’abord été développée pour aider les équipes à effectuer la transition de Scrum à Kanban et vice versa. Si les membres de votre équipe ont davantage d’expérience avec une stratégie en particulier, cette alternative peut les aider à se familiariser progressivement avec la méthodologie qu’ils maîtrisent le moins.

Comme nous l’avons indiqué, cette alternative a été développée pour aider les équipes à effectuer la transition entre les deux méthodologies qui la composent. Cela étant, certaines équipes peuvent adopter volontairement la méthode Scrumban, si cette dernière leur semble plus adaptée à leur manière de travailler. Une équipe qui connaît déjà le b.a.-ba des méthodes Scrum et Kanban aura une plus grande aisance avec Scrumban. L’expérience acquise au fil des projets leur donnera une petite longueur d’avance à l’heure de mettre en pratique cette approche hybride.

Scrum ou Kanban ?

Scrum et Kanban sont deux méthodologies Agile très répandues et qui se ressemblent beaucoup, bien qu’elles comportent quelques différences clés. Scrum est une structure Agile qui facilite la collaboration au sein des équipes et les aide à réaliser des tâches à haute valeur ajoutée. La méthode Scrum fonctionne sur le principe des sprints, soit des cycles de travail de deux semaines environ. En outre, elle propose un schéma de valeurs, rôles et directives pour permettre aux équipes de mener leurs sprints efficacement.

La méthode Kanban désigne quant à elle une structure Agile élaborée pour aider les équipes à répartir le volume de travail selon la disponibilité de chacun. La structure Kanban repose sur une philosophie axée sur la notion d’amélioration continue, où les activités sont « extraites » d’un backlog produit pour former un flux régulier. Dans la plupart des cas, les tableaux Kanban donnent vie à la méthodologie du même nom, bien souvent par le biais d’un logiciel de tableaux Kanban.

Méthode Scrumban : comment ça marche ?

Vous l’aurez compris, la méthode Agile Scrumban reprend certaines caractéristiques des structures Scrum et Kanban.

Quelles caractéristiques Scrum retrouve-t-on dans la méthode Scrumban ?

• Les itérations se déroulent à intervalles réguliers, généralement à chaque fin de sprint, lorsque l’équipe organise des réunions d’analyse et des rétrospectives de sprint.

• Les priorités de travail sont établies en fonction de la complexité des tâches et de la demande produit.

• Les membres d’équipe doivent définir ensemble ce que signifie un travail « terminé ». Chacun sait donc à quel moment une tâche peut être considérée comme achevée. Ainsi, les résultats finaux attendus sont clairement énoncés et définis.

Quelles caractéristiques Kanban retrouve-t-on dans la méthode Scrumban ?

• Elle permet d’établir un backlog clair des tâches à accomplir. Dès qu’un membre d’équipe commence à travailler sur une tâche, il « extrait » ces tâches du backlog pour les ajouter à son travail en cours.

• Il convient de fixer une limite stricte de tâches en cours à ne pas dépasser afin d’éviter que l’équipe ne se retrouve surchargée.

• Les tâches sont représentées par des cartes sur un tableau Kanban. Lorsque les équipes travaillent sur une tâche, les cartes sont déplacées vers la colonne qui correspond à l’étape de la tâche.

Les caractéristiques propres à Scrumban

• La structure Scrumban ne comprend aucune hiérarchie d’équipe. Cela signifie que chaque membre de l’équipe de développement peut faire des choix et prendre des décisions, indépendamment de son rôle. En outre, le groupe fonctionne intégralement en autogestion et ne désigne pas de chef d’équipe.

• Il n’est pas nécessaire d’attribuer une échéance aux projets Scrumban. Le travail est souvent organisé en une succession de sprints de deux semaines : ainsi, les membres d’équipe se concentrent sur les tâches propres au sprint concerné, puis les révisent, avant de répéter ce processus. La méthode Scrumban est donc particulièrement adaptée pour les projets à très long terme ou ceux dont l’objectif est flou.

Le processus Scrumban

Le processus Scrumban se décompose en quatre étapes simples. Contrairement à la méthode Scrum, on ne désigne pas de Scrum master (chef d’équipe ou de projet). Il est donc indispensable que l’ensemble des membres d’équipe maîtrisent les étapes clés que nous allons vous présenter.

1. Créer un tableau Scrumban

Un tableau Scrumban est un tableau Kanban qui inclut un backlog produit, un backlog de sprint, les étapes de votre processus d’équipe (Non commencé, En cours, En révision, etc.), ainsi qu’une colonne réservée aux tâches terminées. Les étapes affichées sur le tableau sont toutes laissées à l’initiative des équipes. Par exemple, certaines choisissent de ne pas faire figurer leur backlog produit sur leur tableau Scrumban et préfèrent n’y inclure que leur backlog de sprint.

La méthode Scrumban reproduit la nature cyclique des sprints. S’il n’y a plus de cartes sur le tableau, les membres d’équipe extraient de nouvelles cartes du backlog produit. Chaque semaine, l’équipe doit passer en revue les cartes qui figurent au tableau et en ajouter de nouvelles issues du backlog produit selon l’objectif du sprint.

2. Définir vos limites WIP

Dans un cadre Scrumban, les membres d’équipe ne recourent pas aux « story points » (ou « planning poker »). Cette stratégie consiste à attribuer des points aux tâches, afin d’estimer l’effort ou l’ampleur relative de chacune. Ici, votre tableau Kanban ne doit comporter qu’un nombre défini de cartes pour éviter toute surcharge de travail. En d’autres termes, il vous faut établir ce que l’on appelle communément des limites WIP (« work-in-progress limits ») ou TEC en français (travaux en cours). L’équipe Scrumban décide collectivement du nombre de cartes (tâches) pour chaque étape du processus afin que l’équipe ne soit jamais débordée.

La possibilité de planifier et de modifier votre processus à tout moment pendant son exécution constitue l’un des principaux avantages de la méthode Scrumban. Par exemple, si votre équipe a l’impression qu’un trop grand nombre de cartes se trouvent sur son tableau à un moment donné, elle peut choisir de ne plus en ajouter temporairement, jusqu’à ce que les membres d’équipe aient achevé d’autres tâches (autrement dit, jusqu’à ce que d’autres cartes soient déplacées dans la colonne « Terminées »).

3. Déterminer en équipe les tâches à traiter en priorité

Scrumban est l’une des méthodologies Agile les plus flexibles. Dépourvue de hiérarchie d’équipe, cette approche donne à chacun la possibilité de choisir sur quoi travaillera le groupe. Analyser les améliorations essentielles à apporter à votre produit est le moyen le plus simple de hiérarchiser vos tâches dans un projet Scrumban. La définition des priorités est un processus continu et c’est la raison pour laquelle les membres d’équipe sont libres de sélectionner les tâches qu’ils considèrent comme nécessaires pour affiner leur produit. Nous l’avons déjà mentionné, aucun Scrum master ni chef de produit n’est désigné, ce qui donne toute latitude aux individus de prendre les décisions qu’ils jugent les plus adaptées.

4. Organiser des réunions debout quotidiennes

Les réunions quotidiennes aident l’ensemble des membres d’équipe à comprendre ce sur quoi ils travaillent. Ces derniers peuvent décider des tâches qu’ils souhaitent accomplir en se référant aux cartes du tableau Kanban. Assurez-vous que tous vos collègues participent aux réunions debout quotidiennes ; ainsi, votre équipe de développement connaîtra la charge de travail de chacun et pourra établir au mieux ses priorités. Puisque qu’un projet Scrumban n’est pas coordonné par un leader attitré, les membres d’équipe peuvent choisir qui animera chaque réunion quotidienne et désigner une personne différente à chaque fois si le cœur leur en dit.

Cas d’utilisation de la méthode Scrumban

Scrumban est une méthode de gestion de projet particulièrement flexible et c’est l’un de ses principaux avantages. Nous allons vous présenter quelques cas d’utilisation de l’approche Scrumban, lorsqu’elle est employée pour concevoir des processus d’équipe optimisés.

Vous devez gérer des projets à long terme

Votre équipe travaille sur un projet à long terme ou sans échéance définie ? Scrumban est justement une méthode efficace pour conserver un rythme de travail constant. Cette dernière peut même devenir un vrai atout, car elle vous permet de contrôler l’état d’avancement de votre travail à intervalles réguliers. En effet, Scrumban fonctionne par sprints et les phases de révision ou de planification sont l’occasion pour votre équipe de vérifier si le travail suit son cours comme prévu. Ainsi, même si le projet en cours n’est pas doté d’une échéance, recourir à la méthode Scrumban permet de faire avancer les cartes d’une étape à l’autre sur votre tableau des tâches et de garder un rythme de travail régulier.

La méthode Scrum ne fonctionne pas au sein de votre équipe

La structure rigide de la méthode Scrum nuit parfois au bon déroulement des processus de certaines équipes de développement. Si votre équipe a du mal à s’adapter à Scrum, aidez-la à se familiariser davantage avec cette méthodologie : testez l’approche Agile Scrumban. Pour rappel, Scrumban est une alternative hybride mêlant les méthodes Scrum et Kanban : votre équipe pourra donc assimiler les éléments clés de la structure Scrum, tout en conservant la flexibilité offerte par la méthode Kanban.

La méthode Scrumban : avantages et inconvénients

Chaque méthodologie de gestion de projet présente des avantages et inconvénients, et Scrumban ne fait pas exception. Voici un bref bilan de ses points positifs et négatifs qui vous aidera à déterminer si cette méthode convient à votre équipe.

Les avantages de la méthode Scrumban

• Gagner du temps : si votre équipe n’utilise aucune méthode de gestion de projet, Scrumban est idéale pour commencer à suivre le travail réalisé par chacun. En outre, cette approche évite d’effectuer du travail en double ou de consacrer du temps à des tâches qui ne rentrent pas dans les objectifs du sprint en cours.

• Gérer des projets à long terme et à grande échelle : Scrumban est une méthode Agile qui fonctionne par itérations et permet d’apporter des changements mineurs au fil du temps. C’est donc une approche idéale pour aborder des initiatives à long terme, car les besoins d’un projet évoluent tout au long du travail. Scrumban aide votre équipe à avancer et à améliorer vos processus en fonction de l’évolution des besoins du projet, et lui permet d’assurer le suivi de toutes les modifications effectuées.

• Autonomiser les membres d’équipe : votre équipe souhaite bénéficier de plus d’autonomie ? Le cas échéant, la méthode Scrumban est un bon point de départ. Cette dernière permet aux membres de votre équipe de prendre des décisions et de hiérarchiser leurs tâches à leur gré. Ainsi, ils ne sont pas sous les ordres d’un Scrum master ou d’un Product Owner (propriétaire de produit), qui déciderait du travail confié à chacun.

Les inconvénients de la méthode Scrumban

• Risquer de semer la confusion en raison de l’absence de manager : pouvoir agir en toute indépendance et autonomie constituent des sources de motivation pour certaines équipes. Pour d’autres, l’absence de supervision peut engendrer une certaine confusion et semer la pagaille dans l’organisation du travail. N’oubliez pas que toutes les équipes sont différentes et qu’une même méthode ne fonctionne pas forcément pour tous les groupes. Pour trouver la méthodologie de gestion de projet qui convient à votre équipe, il faut prendre le temps d’analyser comment travaille cette dernière et les pratiques qui lui conviennent.

• Devoir se familiariser avec une méthode plutôt récente : Scrumban est une méthodologie qui n’a pas encore eu le temps de vieillir et qui ne dispose que d’un nombre relativement limité de processus clairement définis. Les processus d’une équipe Scrumban peuvent sembler très éloignés de ceux d’équipes qui s’appuient sur d’autres méthodologies, ce qui s’explique en partie par l’absence d’un cadre standardisé, comme il est possible d’en trouver en gestion de projet Lean ou Scrum.

• Gérer des projets avec un pouvoir de décision moindre : si votre équipe compte en ses rangs un chef de produit ou un chef de projet particulièrement impliqué, cette méthodologie n’est sans doute pas celle qui vous conviendra le mieux. Dans une équipe de développement Scrumban, les membres ne se voient pas attribuer de rôle particulier. Dans le cadre d’un sprint, cela signifie que chacun est sur un pied d’égalité et peut prendre des décisions, s’il estime qu’elles sont adaptées à la situation.

Adoptez un outil de gestion du travail pour vos projets Scrumban

Planifier un projet à long terme en s’appuyant sur la méthode Scrumban, c’est bien. Faire de même avec un outil de gestion du travail, c’est mieux ! La vue Tableau d’Asana permet à votre équipe Scrumban de visualiser sur quoi chacun travaille et l’état d’avancement du projet. Prêt à mettre en place un tableau Kanban pour votre équipe ?